宿泽院办发〔2014〕3号
关于印发《文本格式整理标准》的通知
各系、部、处、室：
文本资料的格式及整理质量关系到学院的形象和内涵建设。现将《文本格式整理标准》印发，请各部门认真学习，熟悉本《标准》中的各项规定，严格遵照执行。
附件：文本格式整理标准
二○##年三月三日
附件：
文本格式整理标准
本标准是根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔 2012〕14号）和高校文档管理的有关规定，结合我院实际情况而制定。
本标准中的文本资料包括行政公文和各部门应归档的一般文字材料（简称一般文档）。
本标准适用于学院各行政部门和教学部门。
1 文档用纸幅面及版面尺寸
1.1 文档用纸幅面尺寸
文档用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。
1.2 文档页边距尺寸
公文用纸的天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸的地头（下白边）为：25mm±1mm
公文用纸的左订口（左白边）为：28mm±1mm
公文用纸的右口（右白边）为：25mm±1mm
红头公文首页眉首和尾页版记部分按国家标准设置。
一般文档用纸订口（左右白边）为：30mm±1mm
一般文档天、地头（上下白边）分别为：30mm、25mm
一般文档页脚为：15mm
1.3 表格页边距尺寸
表格的天头（上白边）为：25mm±5mm
表格左右及地头（左、右、下白边）为：20mm±5mm
2 文档格式
2.1 文字采用Word文档格式，A4型纸竖向打印。
2.2 选左侧装订，（可先用回形针固定，汇总移交后统一装订）。汇编材料首页要加封面,次页为目录。
2.3 文档标题
2.3.1 文档标题用2号(或小2)标准宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称。
2.3.2 如有副标题，用3号标准宋体字加粗。
2.3.3 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.3.4 Excel电子表格的标题一般用18号—20号宋体字加粗。
2.4 正文
2.4.1 正规公文的正文用3号仿宋体字；一般文档可用4号或小4号宋体字；长篇汇编材料及科研论文等可用小4号或5号宋体字。
2.4.2 正文在标题下空一行，每自然段落前缩进2个字符，回行顶格。数字、年份回行时不能分拆。
2.4.3 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。
2.4.4 正文中如有多级标题，第一级标题用黑体（加粗）字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。（也可不变字体只做字体小半号或加粗显示）所有标题独立成行，不加标点。
2.4.5 正文是表格时，Excel电子表格的表头用12号—14号宋体或仿宋体（加粗）字，表内字用10号—12号宋体或仿宋体字；Word表格的表头用小四或五号字（加粗），表内用五号或小五号字。
2.5 页码
2.5.1 一般页码在正文下方居中。
2.5.2 单页单面文件可不编页码。
2.5.3 汇编材料也可单号靠右边，双号靠左边编页码。
2.6 附件
2.6.1 文本资料如有附件，在正文下空一行左空二字用3号或4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
2.6.2 有多个附件时，使用阿拉伯数字加序号给以分辨，附件名称后不加标点符号（如“附件1：×××××” ）。
2.7 成文日期
2.7.1 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。
2.7.2 成文时间的标识位置在右下方右空4字符。
2.8 附注
公文如有附注，用小4号仿宋体字（加粗或加方圆括号），居左空2字标识在成文日期下1行。
3 公文生效标识
3.1 单一发文印章
3.1.1 单一部门制发的公文在落款处可不署发文部门的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文一行之内（可视页面稍有出入），端正、居中、下压成文时间，印章用红色。
3.1.2 各部门制发的一般文档应在正文右下方落款处署上成文单位全称，在下一行标识成文日期(中文年月日)，下压成文时间加盖部门印章。
3.1.3 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
3.2 联合行文印章
3.2.1 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
3.2.2 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并加盖印章其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
3.2.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”加盖印章在成文日期上的方法解决。
3.2.4 会议纪要应注明会议名称，会议纪要不需加盖公章。
4 排版规格与打印装订要求
4.1 排版规格
4.1.1 文档正文用3号仿宋体字，（长篇汇编材料及科研论文可用小4号或5号宋体字）。行距为单倍行距（或固定值22-28磅）。
4.1.2 Excel电子表格的表头用12号-14号宋体或仿宋体（加粗）字，表内字用10号-12号宋体或仿宋体字，行高掌握在32±4（用于每格单行字时，多行字时适当加宽）；Word表格的表头用小四或五号字（加粗）表内用五号或小五号字，使用单倍行距。
4.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
4.3 印制要求
双面打印；页码套正，两面误差不得超过2mm。字面不花、不白、无断划。
4.4 装订要求
公文及一般文档应左侧装订，做到不掉页。保证文档的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为5mm—7mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。
二○##年三月三日
主题词：印发 文本 格式 标准 通知
宿迁泽达职业技术学院院长办公室 20##年3月3日 印发