北京突破电气公司

文件拟制/更改/审批单    

文件名称：《发货单签收管理办法》

文件编号：公司字    号

拟制人：刘晓伶、由荔 

发放范围：网上发布、抄送外地办事处人员及各城市经理

需会签部门：无

审批人：财务总监

提出日期：20##-09-28

希望完成日期：201-09-30

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审批人：                                     □√同意   □无修改   □ 不同意      时间：

                           □√已修改   （请画√）

发布时间：                                                            开始执行时间：

 发货单签收管理办法

                 公司字    号                         20##年，第  版

1          目的：确保公司发出货物安全到达客户，清晰公司货物资产状态，及时开出客户发票，加快应收账款周转，同时保证应收账款的准确性，制定本办法。

2          目标：

2.1         定期跟踪需要签收的发货单是否签收。

2.2         定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续。

2.3         定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否已经收到实物。

3          操作流程：（签收流程图见附件1，操作指导书见附件2）

客户部物流跟单员根据客户确认收货的验收单（各种体现客户收货的单据或客户签字的发货单）做U8发货单签收。

3.1         对于客户全部确认收货的单据，签收确认为“全部签收，没有拒收”

3.2         对于客户有拒收部分货物的情况，签收确认为“部分签收，有拒收”，对于拒收的货物直接根据发货单生成退货单：

3.2.1   拒收货物已经实际收到，退货仓库选择发货时的仓库或“不合格品库”，库房收货人按实际收到的货物，进行单据审核

3.2.2   拒收货物尚未实际收到：

3.2.2.1  退货仓库选择“在途退货库”，并保存审核单据

3.2.2.2  实际收到全部拒收货物时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，部门为“客服部—物流组”，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库。

3.2.2.3  实际收到部分货物，部分损失的情况时，，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，部门为“客服部—物流组”，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库；对于损失的货物，填写“其他出库单”，出库类型为“运输损失，同时进行实际收货及损失货物的签收（变更）。

3.2.2.4  客服部负责对在途退货库进行管理，对其库存货物的收回负责，定期出具相应的报表。

3.3         正常退货

3.3.1   对于实际已经收到货物的情况，根据退货申请单，填写U8退货单，仓库直接选择实际仓库，录入退货的品种和数量。

3.3.2   对于没有实际收到货物的情况：

3.3.2.1  根据退货申请及客户出具的退货单，填写U8退货单，仓库选择“在途退货库”，录入退货的品种和数量。

3.3.2.2  实际收到货物时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库。

4  由财务结算人员对发货单据的签收进行跟踪报表，对于未能及时按规定进行签收的财务有权给予每单10—100元的处罚。

5        此文件自20##年10月1日起执行。

文件最终解释权为财务结算中心及财务总监。

文件不完善或不明确的后续补充。

                                            北京突破电气有限公司

                                              20##-09-28

附件1：

                          发货单签收流程图

发货签收流程描述

1.重点监控内容：

1．定期跟踪需要签收的发货单是否签收（是否有签收人和签收日期）

2．定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续（发货单列表拒收数量是否等于累计退货数量）

3．定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否几经收到实物（发货单列表拒收数量是否等于收回数量

2.单据设置方案

2.1档案设置

1.      表体自定义项1（文本60字符）名称：签收状态

定义档案：未签收；全部签收；部分拒收

2．表体自定义项3（文本60字符）名称：是否完成

定义档案：未完成，完成

3．表体自定义项5（数值，小数0）名称：拒收数量

4．表体自定义项6（数值，小数0）名称：收回数量

5．表体自定义项11（文本，120）名称：原发货单号

6．表体自定义项13（整型）名称：报损数量

7．表头自定义项2（文本，20）名称：托运单号

8．表头自定义项3（文本20字符，名称：计费方式

档案与原出库类别重复，需要手工输入

9．表头自定义项4（日期）名称：签收日期

10．表头自定义项11（文本120字符）名称：退货类型

增加定义档案：01签收损失，02正常退货

11．表头自定义项16（数字，小数2位）名称：运费

2.2单据设置：

发货单：

表头自定义项2：托运单号（手工输入）

表头自定义项3：计费方式（手工输入）

表头自定义项4：签收日期（手工输入）

表头自定义项16：运费（手工输入）

表体自定义项1：签收状态 （默认值：未签收）

表体自定义项3：是否完成 （默认值：未完成）

表体自定义项5：拒收数量（默认值：0）

表体自定义项6：收回数量（默认值：0）

表体自定义项13：报损数量（默认值：0）

退货单：

表头自定义项11：退货类型

调拨单：

表体自定义项11：原发货单号（手工输入）

其他出库单：

表体自定义项11：原发货单号（手工输入）

3.流程图

4.重点操作步骤描述

4.1发货部分

填写发货单流程与原流程一致，表体上增加了自定义项内容

1．  签收状态：自动带出未签收，

2．  是否完成：自动带出未完成，

3．  拒收数量=0，

4．  收回数量=0

5．  损失数量=0

填写流程与以前一样，新增加的自定义项内容在第一次填写时不用填写

4.2签收部分

发货流程与原流程一致，收到客户的签收回执后在系统中变更对应的发货单（此时发货单已经审核出库，不能弃审修改，只能变更）

签收分情况处理：

第一种：全部签收，没有拒收

操作步骤：

1。在表头签收日期处修改签收日期

2．变更表头相应内容，如计费方式，托运单号，运费等信息，如果与签收不同步，可以进行多次变更

3．在表体签收状态处修改为：全部签收

4．在表体是否完成处修改为：完成

修改后保存数据，签收结束

第二种：部分签收，有拒收情况

发货单变更操作步骤：

1。在表头签收日期处修改签收日期

2。变更表头相应内容，如计费方式，托运单号，运费等信息，如果与签收不同步，可以进行多次变更

3．在表体签收状态处修改为：部分拒收

4. 在表体拒收数量处修改客户拒收数量

4．如果是收到实物在表体收回数量处录入实际收到数量，如果未收到实物则不修改此项，待收到实物时再变更。

5。在系统中填写退货单，退货分两种情况：

第一种：实物已退回

1．  增加退货单，根据对应的发货单生成

2．  注意退货类型：应为A签收损失

3．  根据实际情况选择对应的仓库信息（如不合格品库，或其他仓库）

4．  根据实际拒收数量修改退货数量（负数表示），变更是否完成为完成

5．  保存，提交库管审核退货单，结束退货流程

第二种：实物未退回，只是收到拒收通知

1．  增加退货单，根据对应的发货单生成

2．  注意退货类型：应为01签收损失

3．  仓库选择12客户退货在途库

4．  根据实际拒收数量修改退货数量（负数表示）

5．  保存，并审核退货单。

6．  实物退回时，先变更发货单，表体项目：收回数量，如果退回数量小于拒收数量，则应同时变更损失数量，再变更是否完成为完成，同时填写其他出库单，把损失的数量做报损出库，出库类别为225销售退货损失，部门为：0403客户服务部_物流组，仓库为12客户退货在途库，在表体《原发货单号》处填写实际损失的发货单号

7．  将收到的货物部分，由客户服务部填写调拨单，调出仓库为12客户退货在途库，调入仓库为实际仓库，并在表体《原发货单号》处填写实际退货的发货单号，出入库类别为调拨出库和调拨入库收到货物的品种和数量，保存调拨单，库房收到货物后审核调拨单。

4.3正常退货

正常退货是指不是签收时造成损失的，手工填写退货单，不能根据发货单生成，退货类型选择：正常退货，仓库直接选择实际仓库，录入退货的品种和数量

开票主要事项：如果是根据发货单生成的退货单，开具发票时系统会自动减少原发货单的可开票数量

第二篇：出货单管理规定

出货单管理规定

为了防止因管理不善造成单据混乱而给公司造成经济损失，考核出货单在整个流转过程中各相关人员的工作业绩，确保本规定的有效实施，特制定此规定。本规定中的出货单仅指纸质出货单。分别是第一白联存根，第二红联客户，第三黄联财务，第四蓝联仓库。

1、相关人员应把出货单视作#5@p和收据来进行管理。

2、事业部财务负责人负责监督和控制本事业部已从广州领的出货单据的流转过程，并妥善保存已用完和未用的出货单，如有遗失应及时上报并上报丢失情况说明，事业部财务负责人还负责将每次的十本出货单报事业群财务备案。事业部空白出货单只剩余三本时即要向广州申请领用。存根联要整本装订，仓库联也要整本装订。

3、事业部仓库负责人负责安排人员根据订单配货装车并指定人员认真填写每本出货单，按联次要求把该联送给不同的需求者。空白出货单只能用于出货，要妥善保管，不能被人用作它用。填单人员按照出货单的序列号顺序开具，不得空号、跳号，不得套写，不得大头小尾，不得随意篡改各联次，填写错误的四联应联合订在一起，并分别在出货单的四联加盖“作废”章。存根联留底，它是作为发生问题溯源的依据，不允许撕走。整本出货单按序编号存查。

4、事业群财务经理负责所有事业部出货单的备案工作，并严格按规定的本数（10本）批准发出空白出货单。

事业群财务经理在检查出货单时如发现违反本规定的将严格按

惩处办法执行。

1、相关负责人未按公司规定控制执行，经公司领导及相关部门评定分析，确属失职或有意的根据性质分别予以200-1000元罚款，如缺少一联或少一本将予以200-500元的罚款并降职或调岗处分，情节特别严重者，将按《公司法》追究其责任。

2、在工作过程中，如玩忽职守，粗心大意，不按上述规定填写，编号不正确、漏编、少编或多编，根据失职程度，每次给予10-50元的罚款。

本规定自20xx年12月1日开始执行。

事业群财务部

20xx年12月1日