费用报销制度

20##年7月1日改版

费用报销制度

为了规范公司费用报销范围、权限和流程，加强公司员工对费用报销管理的理解和认识，使费用报销制度化、合理化，达到开源节流目的，特制订本制度。

一、报销审批权限

（一）费用项目审批权限

费用报销按费用项目、额度确定审批权限。

(二)运营支出项目审批权限

    3、销售提成                                                                                   所有                              总经理

注：1、上述审批额度标准按每次所发生费用计算；

2、共同经手的费用必须由最高级别人员报销。任何人不得自用自批费用；

3、财务人员对一切不合理的费用支出报销有权提出质疑并交财务上级审核处理（由相关财务人员负责3日内给出回复），审批后方予以付款；

4、分期付款项目外，当次的费用报销必须在一张支付证明单上反映；当次费用分多次申请付款的，财务有权可予以拒付；

5、  如费用审批权限人因出差等在外原因，原则上需待审批人返回履行签批手续后方可报销。特殊情况下可由出纳先行电话请示，获准支付后，待审批人回到公司后补签。

二、报销审批流程

1、借款审批手续

1.1 公司员工因工作需要必须借支款项的，必须先填制“借支单”，如实填写借支事由、大小写金额、经手人、还款（报销）日期。如该笔借款是按合同支付必须注明所属合同名称、已付金额、合同约定付款期，实际付款期，本次支付后的未付款金额。填写凭证完毕，并经部门负责人同意后，按审批权限进行审批；

1.2、外单位、个人因私原则上不得借用公款，确因特殊原因，并能提供还款担保的，必须报经总经理批准后，方可给予借支；

1.3、员工任何借支原则上不得超过本人当月工资；试用期员工借支任何款项，均须由部门经理担保方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应负全部责任；

1.4借款人执审批后的“借款单”到财务部，财务经理根据公司的资金状况确定是否予以支付。若支付，由出纳按照批准金额予以支付。

1.5下列两种情况财务部门有权且必须在当月工资中扣回并处扣除5‰的日滞纳金：

(1) 出差返回后三个工作日内应予以报销，不按期报销，且无被公司采信的合理理由的；

(2) 报销额小于借支额，且未及时退返余款的；原则上不允许出现不退余款的现象；

2 、报销管理程序

2.1借款人在任务完成之后要及时报销，原则是前款不清，后款不借；

2.2报销时,借款人应及时将费用单据加以整理归类，应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，零散的原始凭证应在“原始凭证粘贴单”上粘贴好,并注明总金额、附件张数、经手人等。 借款人报销时填写“费用报销单”，注明部门、年月日、报销项目、摘要、金额、单据及附件共    页单等要素填写齐全，并在“报销人”栏签字，将整理后的原始单据附在其后。 “费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

2.3经手人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人进行审核，部门负责人应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后在“复核”栏签字。

2.4当事人将审查签字后的“费用报销单”与原始单据送交财务进行核准，审查无异议后财务经理在“会计”栏签字。

2.5费用报销统一于每周一、三两天交会计核准后由财务经理送总经理审批后予以报销。

2.6经手人执审批后报销单据到会计处核销，财务开具报销单据收据。

3．审批报销流程

（1）总经理签批费用支出

 1）规定标准范围内费用：

2）超标准费用和涉及应酬、佣金、礼品等费用的支出：

上述费用必须先请示后发生，营销总监有300元/次/单以内的招待费的审批权限，其他如佣金、礼品和超过

标准的招待费等由总经理审批，电话同意的必须于出差回来马上补签审批手续，然后按1）流程报销。

（2）员工基本工资、绩效考核、其他奖惩审批发放流程

  

   说明：人事、财务不得在没有考核奖惩结果前自行计算发放工资；由于部门经理或人事考核不及时造成

工资发放延迟由相关责任人承担全部责任。

4．费用报销单的填写注意事项

（1）    请在费用报销单上填写所属部门。如：销售部。在“子目”栏填写费用项目。如：办公用品费

（2）    报销事由须填写详细（发生日期/月/日、事由），并在报销单上注明（发票）张数；

（3）    所有的签名请签中文全名；

（4）    不要涂改任何地方，金额处涂改无效；

（5）    大小写金额必须填写一致；

（6）    差旅费报销使用“差旅费报销单”报销，应详细填写出差起止地点、日期和时间，并分别对应填明交通工具类别、交通费金额、出差生活费补贴金额、住宿费（日数、标准和金额）。

5．原始单据的注意事项

（1）    凭正式发票报销，发票内容完整。发票台头填写：湖南达嘉智能包装设备有限公司。原则上无发票不能报销，特殊情况如打摩托车无票必须由总经理签批并取得代用票。取得发票如未填写发票台头、日期的，该票视做废票。发票所有项目必须由费用收取人填列，报销人自行填列不得报销；

（2）    原始单据必须用胶水粘贴在“原始凭证粘贴单”上，并附于费用报销单后面，不得使用订书机装订。单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右或下。

6．其他注意事项

（1）       不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理；

（2）      出差生活费补贴须注明出差起始时间（精确到时分）和天数及补贴标准；如有出差应酬，请自行扣减（每发生一次应酬餐费报销则相应扣减一日餐费补贴的一半）。

（二）货款支付流程

 

（三）市场推广活动费用审批流程

市场推广活动费用审批

三、费用报销标准

费用报销标准中所规定的级别，现将容易误会的职位明确划分见下表：

（一）误餐费补贴标准

1、    公司员工出差在长、株、潭、宁乡、望城、益阳、浏阳地区且当日往返的享受每餐15元的误餐费补贴；早餐不予补贴。

2、    上述误餐的公司人员参加公司业务应酬的，取消当次误餐费补助。

3、    长沙市、株洲市范围：长沙五区及营销部周边地区、株洲周边工作超过5个小时，补助误餐费15元/天。

4、    外出公干必须是报批后经过直接上级批准并如实填写《外出登记表》。外出登记表须有直接上级的签字认可方有效。否则取消考勤和误餐补助。

（二） 出差费用报销标准

公司职员出差报销标准(每人每天)：

4差旅费报销

4.1 报销期限规定：出差回来一周内必须报销完毕，否则取消报销；特殊情形需总经理签批同意后方可报销，但处以报销金额5‰日滞纳金的处罚。

4.2员工出差必须填写“出差申请单”，经部门负责人审核后交综合部登记确认，报财务核定借支。出差返回由部门经理确认出差总结报告后方可履行报销手续，财务经理、总经理及其助理有权抽查出差总结报告。

4.3出差借支额度由财务部门根据出差申请核定。借支额度超过贰仟元以上的需提前一天报计划给财务预备资金。出差回来整理、分类粘贴原始票据，填写“差旅费报销单”。出差期间发生的费用按规定填写，在“预支”栏内填写借支金额，“报销人”栏签字，部门负责人在“主管”栏、财务在“复核”栏签字。

4.4出差必须在规定期限内返回，特殊情况不能返回的，应报告部门负责人，由部门负责人告知综合部予以登记。未批准、未续假的不予报销。

4.6出差到株洲、湘潭、宁乡、望城、浏阳等附近县市只报销公交车费；特殊情况需申请的士费的，必须提前申请审批。

4.7出差期间住宿、餐费、市内交通费必须提供出差地的正式住宿发票（须填写起止时间，房间经费标准、人数等），才能报销当日全额标准内费用；无住宿发票（包括非正式住宿发票）只报销当天费用的50%。.租赁住房须事先报部门负责人同意，再报财务核准方可签订租房合同；外派长期定点工作（不包括对方提供住宿的）补贴标准另订。

4.8公务陪同客户食宿或对方包食宿的或已报销招待费的，不再另行报销补助.。

4.9参加各种会议和学习，包食宿的不予补助；参加会议、学习人员不包食宿的凭会议通知单及相关票据报销。

4.10工程项目有食宿的驻点的，公司员工到工地一律在工程项目驻地食宿，公司给予15元/天的补贴。

4.11出差享受实报实销待遇的，不再享受补贴。

4.12白天和夜间的划分：早七点至晚八点为白天时间，其余时间为夜间时间。白天行车超过6小时者，按一天计算补助；不足6小时满4小时者，按半天计算补助；不足4小时者，当天不计算外勤天数。

4.13 上午11:00前—晚8:00后外地出差为一天外勤，给予一天补助；晚8点前出差为半天，给予半天补助。

4.13出差期间业务招待费需先报本部门负责人，经分管领导审批财务审核后经总经理签批报销；

4.14外单位人员为我公司临时办事，其费用开支，经总经理批准可实报实销。

4.15夜间乘火车硬座补助规定：出差期间在夜晚（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上）未坐卧铺的，未报销当日住宿的，发给夜间乘车补助费，其标准为：按当次夜间乘坐车硬座票价的30%发给乘车补助；乘卧铺者，不予补助；

4.16 关于私事绕道的报销规定：趁出差或调动工作之便，事先经总经理批准就近回家省亲、办事，所发生的车船票，一律按直线距离报销，多开支的部分由个人自理，不发放绕道和在家期间的一切补助费；

4.17 前往周边县市当天往返的原则上给予30元/天的补助，包括长沙（非营销部员工）、株洲（营销部员工）、湘潭、益阳、宁乡、望城、浏阳；但在公司或营销部公干的除外。

5、差旅费报销说明：

1）市内交通工具统一为公交车，出租车费报销仅限于经理以上职员因特殊情况下的需要；

2) 因工作需要, 销售部各级业务人员特殊情况乘坐的士报销时须注明理由（特殊情况指陪同客户、携带20Kg以上重物、无其他交通工具、总监、总经理助理或总经理批示的紧急情况），凭真实有效的交通费票据经由总经理签字审核后报销；

3）报销单必须注明出差时间、往返地、每一路段的交通工具和费用、标明出差原因和结果等；

4）出差人员（含售后服务人员）出差前，需填写‘出差申请表’，出差回来后必须填写总结报告（或售后服务记录），经上一级主管和总经理批准后，方可履行报销手续。报销时将该申请表附于差旅费报销单后，并由上一级主管和总经理签示（总结报告或售后服务记录）以后方可报销此次出差费用，无经审批的出差申请表和总结报告（售后服务记录由商务助理审批）不予报销和计算出勤。

备注： 1、同性别两人以内必须同住，有三人间时同性别三人必须同住；由最高级别人员报销住宿费；

2、特殊情况，如陪同客户时超标须事先请示总经理，并取得正规发票，报销时注明客户姓名、人数、联系方法等资料，并由审批人签名核准。

3、为鼓励节约，凡在出差地有亲友可寄宿的，公司按住宿标准的50%予以补贴；自家所在地出差，距离在20km以内，经请示部门经理后可回家居住，但不得影响工作，公司报销往返路费但不计算住宿补助。

4、员工在乘坐提供购买保险的交通工具时必须购买保险，否则由此带来的经济损失由员工自己承担；

5、出差人员不得利用出差机会外出旅游、探亲，如有特殊情况须变更行程的，必须报经总经理同意，否则视为严重违纪；并由个人承担该次出差全部费用；

6、凡与总经理同出差，并包食宿者，不再享受任何补贴。

7、上述各项费用实际报销时凭真实有效的票据在限额以内报销，超支部分由个人承担。

8、住宿费无票一律按标准减半报销；交通费、招待费无票必须经过总经理审批方可报销；住宿费无票且交通费无票造成无法证明该次行程的一律取消报销。

8、设立业务人员的个人销售费用帐户和销售部门的费用帐户，与业务相关的差旅费、招待费、车辆使用费（过桥过路费、油费等）等报销，一律计入相关业务人员的费用帐上。每月10前向部门经理和总经理提交上述费用报表。

9、本公司车辆使用一律执行申报审批和登记制度，因业务需要使用车辆，除个人报销往返过桥过路费，营销部车改车辆根据车改方案报销费用。

10、其他人员销售机器时的费用计入个人帐户，并注明对应客户及合同号。

11、出差报销严禁用非出差地区和时间的发票报销充数；交通工具和时间必须一一吻合，否则无效。

（三）市内交通费标准

1．确因工作需要乘坐出租车的，只限于经理级以上员工，其余一律乘坐其他公共交通工具，特殊情况乘坐出租车的，需经部门经理和总经理审批。

2．办事乘坐公共交通工具的，按实报销；若有特殊情况，经部门负责人事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。符合公司派车标准的，按《车辆管理制度》申请派车。

3．本市外出或定点工作外出报销市内交通费应填写“市内交通费用报销单”禁止使用联号车票。经手人在“填报人”签字，部门负责人在“审核”签字，财务在“财务”签字，总经理（或助理）在“主管”签字。

4.节假日出租车不予报销（特殊情况需说明原因，经部门负责人审核财务核准总经理审批后给予报销）

（四）电话费报销规定

1．手机话费报销限额标准和职位明细（元/月；标准内实报实销）

2.享受手机报销标准的，均凭月结发票于每月15日前凭发票报至财务，按标准限额内实报实销；高于限额，则超出部分自行负担。本标准不适用于试用期员工。

3.享受通讯费报销人员必须在8:00-22:00（财务制度内条例规定）保持通讯畅通（含节假日），若因其手机关机而无法联系，第一次由综合部或部门经理给予口头警告，第二次只能按话费限额标准和实际发生额孰低金额报销当月话费的50%，第三次取消当月话费报销；

4．如因工作调动等因素，电话补贴额度不足正常业务需要时，由部门经理向总经理助理提出申请，交由总经理助理协同财务经理核对电话清单（扣除因私话费后），确实超支者，报经审批权限人批准后，可予调整；已批示的文件交财务部备案；

5．部门固定电话的使用由部门负责人管理；

6．严禁将公司电话用于私人用途，由总经办组织不定期核查，核查出私话公报的和公话私用的，将对其本人及电话管理人员予以相应处罚；严禁上班时间接听非紧急私话，确有急事的接听时间也不得超过三分钟。

7．公司报销的移动话费用于公司的业务联系，严禁“煲电话粥”、开通无关的声、讯业务，总经理助理协同财务经理每月抽查报销人员的通话记录，发现因私话费超过报销标准的15%者，一律按私人话费比例在每月报销中扣除，以抽查到的最高比例计算。

（五）交际、接待费报销规定

1、  应酬需要用款，必须事前申请，按限额标准报总经理批准后，方可办理交际、接待事宜；

2、部门业务接待费用（用餐、休闲等）标准如下：

2.1、公司整体交际应酬费每月预算限额10,000元；

2.2、因业务需要应酬的，无论是否超预算、金额多少都必须事前申请，经有关权限人批准后方可报销；

2.3、业务招待费发生后，必须及时报账，填写“费用报销单”并在原始凭证注明接待事由、明确接待对象、时间、地点、参加人数、接待规格，报销凭据必须是正式发票，否则财务人员有权拒绝报销；

2.4、一般情况下，只有各部门负责人、招待事项所涉相关人员有权出面接待客户。如遇特殊情况：如各部门负责人均不在的情况下，需经办人员接待的，应先向各部门负责人提出口头申请，经同意后方可接待；

2.5、业务招待费按总经理批准的预算内的数额开支，由各部门负责人决定执行。各部门预算内发生的招待费，由各部门负责人审查，财务部核准，分管领导审批后报销。预算外支出一律由各部门负责人以书面形式向总经理汇报后，按总经理批示执行。

2.6、审批权限：按同职位的招待标准：营销总监可批准FSR或区域销售总监最高120元/人的招待标准申请！营销中心一律由营销总监最终审批，超出营销总监的标准报总经理审批。公司生产中心的生产总监审批，超出总监审批权限的向总经理报批；公司管理中心由总经理助理审批，超出其权限的由总经理最终审批！

（六）固定资产、低值易耗品、办公用品报销规定

4.7固定资产报销规定

4.7.1借款购置固定资产（低值易耗品）凭审批后的“固定资产（低值易耗品）购置申请单”予以借款，报销时发票附入库单及“固定资产（低值易耗品）购置申请单”。

4.7.2

1．各部门因工作需要需购置固定资产、低值易耗品的，须填列《资产购置申请单》向总经理提出书面申请，《资产购置申请单》由申请人填列，申请人应详细说明申购原因，经部门负责人审核签字，交总经理审批，由采购部办理借支采购。报销时凭发票、入库单报销！申请人领取资产时应在总经办处办理签收手续。财务部对不符合上述流程的资产购置费应拒绝报销；

2．办公用品实行定期集中采购。各部门所需办公用品，每月初由部门负责人统计本部门当月所需办公用品，填列《办公用品申请表》报综合部主管。综合部汇总各部门申请，根据库存情况，确定拟购数量、预估采购金额，填列《办公用品申购汇总表》经财务部审核后，报总经理批准。采购办公用品时由总经理与财务部指定人员共同办理，购回入库时由行政验收签字。各部门领用办公用品时应在综合部办理签收手续。财务部对不符合上述流程的办公用品费用应拒绝报销。

3．固定资产（低值易耗品）的维护、修理由各部门统一汇报到综合部，提出使用异常详情，由综合部安排实施后凭“固定资产（低值易耗品）维修申请单”及发票、清单报销。

4.8办公用品、电费、房租、佣金等费用

4.8.1办公用品实行定期集中采购，各部门必须根据工作实际需要进行预算，减少浪费。除消耗品外，非第一次领用的用品应以旧换新；

4.8.2综合部汇集各部门办公用品申请后，按市场价格估算预计金额，并作为“费用支出预算表”的一个项目上报公司，经批准后，方可进行采购（每月一次）；

4.8.3办公用品购回交行政验收后，按‘费用报销流程’进行报销。

4.8.4办公用品购置借款凭“请购单”予以借款，报销时凭发票、清单及“请购单”。

4.8.5办公用品领用参照公司《办公管理制度》执行。

4.8.6每月电费、房租凭“付款申请单”，按合同及清单付款，经手人应及时催收发票。

4.8.7佣金凭总经理“审批”的“佣金支付申请单”予以报销。佣金支付原则上只能采用汇款方式，业务人员不得直接经手现金。

4.9原材料、物品零星采购报销

4.9.1因公司业务的需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项时，填写“付款申请单”财务根据“资金预算计划单”核准经总经理审批后付款。

4.9.2 材料、商品先到后付款的，凭发货方的发票和入库单，由采购部填写“付款申请单”，经部门负责人签字后，财务根据供应商欠票、材料暂估入库情况核准，经总经理审批后付款。

4.9.3经济业务发生时，需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票领用簿上签字。支付后归还其支票头，并填写支付金额及收款单位名称，加盖收款单位财务专用单。作废支票须交回财务室留存。遗失支票，领取人必须及时报告报务并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。

4.9.4零星采购报销凭发票（背面注明经手人）、送货单、请购单、入库单，部门负责人在票据背面审核签字报总经理审批。

4.10运杂费

采购或配送运输货物发生的运杂费需凭运输发票及发货单据，经手人发票背面签字注明用于什么项目、部门负责人审核、财务核准、、总经理审批。

（十）业务佣金等费用

给客户或中介的业务佣金，必须由当事人事先向主管负责人提出申请，并经总经理同意后方可向客户或中介承诺，收回全部货款后由当事人填写支付申请单由部门主管和总经理签批后，由财务统一支付，不得采用由当事人提现支付。虚报业务佣金视同贪污论处。

（七）车辆费用报销规定

1、    路费、桥费、停车费等凭出车记录及真实票据报销，综合部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；填报出差补贴报销单要经过用车人员签名（以证明司机在本次出车中是否符合享受补贴条件），总经理的审批。（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销。

2、属车辆本身故障问题经综合部经理检查确认后方可维修，修理费凭真实票据报销；

3、一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销。

4、预算内有规律性如过桥费、车辆保险费、年检费用等国家明文规定的开支，一律由综合部负责办理；经部门负责人审核后，财务部门核准总经理审批予以报销；工资性支出应报总经理审批后，财务可受理.

5.其他需要说明的问题

5.1以上各种报销发票，必须为正规发票，特殊情况（如收款收据、收条等）需说明原因报总经理特批。

5.2对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。拒绝更换的，财务有权拒绝报销。

5.3报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章。

5.4对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部复印备案。

6. 检查与考核

6. 1虚报报销费用、伪造票据、使用假发票等行为，一律按贪污给予相应的处罚。

6. 2因公借款，任务完成当月不及时办理报销手续者参照公司财务制度规定给予处罚。

6. 3报销后，报销金额不足借支金额的，应退回多余借款。如未退回借款的将在当月工资中予以扣除其余款并按财务制度给予处罚。

6. 4借款、报销过程中威胁、恐吓、侮辱上级领导或财务人员等行为者参照公司制度规定给予处罚。

6. 5未及时催收增值税税票交财务；造成不能认证抵扣者，其进项税额损失由责任人承担。

6. 6采购物资货款已预付，不及时催收货物者，给公司造成损失者由责任人全额承担。

6.7 采购物品经检验不合格退货或保修期内故障退修（换）未及时处理给公司造成的损失由责任人全额承担。

6.8 预付货款采购超过30天（或合同规定交期）未验收入库的；财务必须及时书面报告总经理和采购主管。

6.9 保修期内生产、销售退回（含客服）的外购外协件，必须立即办理退货手续并立即交转采购履行保修义务；因疏忽造成损失的由责任人承担全额责任。

四、财务人员审批、支付费用报销单规定

1．  财务主管审核费用报销单时，必须核查费用报销是否在规定的标准内，核查报销金额是否准确，发票是否符合报销业务要求、是否真实。对不符合要求的费用报销单必须告之报销人退单理由。

2．  费用报销单如属冲抵借支的，必须核查所冲借支是否与实际借支相符合，如有不符财务审核人员有权提出异议并要求归还，任何人不得私自截留借支款；

3．  出纳不得支付未经审批核准或审批核准手续不全的报销单，否则由出纳自行负责全额赔偿责任；

4．  财务人员必须坚持原则，对不符合规章制度的支出必须坚决予以抵制。否则须承担全额责任。

五、备注

1、    核实：是指对该项费用的合理性、真实性进行确认、证实。

2、    审核：是指对该项费用是否符合公司制度规定标准、手续是否齐全、报销凭证是否真实有效、报销数额是否正确。

3、    审批：是指对该项费用有最终决定权利签字，如在权限范围内未违反公司制度，其他部门应配合其工作。

4、    签批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作用，有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。

5、所有费用报销、付款、借支必须经过总经理签字认可方可发生；急需付款、借支时由总经理助理向总经理电话请示同意后签字（***代）财务可先办理付款、借支，但必须事后由总经理签字财务方可入账和制作凭证。

六、附则

1、本办法自公布之日起开始实施，由财务部负责解释；

2、本办法如有变动由公司另行公布为准。

湖南达嘉智能包装设备有限公司

20##年09月

                                          出差申请报告(含客服)