会计档案管理办法

会计档案是制定经济计划，实施会计监督和会计分析的重要依据，是研究经济业务、财会历史的宝贵史料，为加强和完善会计档案的管理，提高会计档案的科学管理水平，使会计档案更好地为各项工作服务，根据北京市财政局、北京市档案局制发的《北京市会计档案管理办法实施细则》，结合北京城乡建设集团有限责任公司(以下简称集团公司)会计工作实际，特制定本办法。

1管理原则

1.1会计档案，是指集团公司会计年度执行过程中，在财务管理和会计核算业务中形成的，记录和反映经济业务活动的具有保存和利用价值的会计凭证、帐簿、报表等原始记录，它既是集团公司档案全宗的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。

1.2会计档案由集团公司档案部门实行集中统一管理，会计档案的日常领导由集团公司财务负责人承担，业务上受上级和集团公司档案部门的指导、监督和检查。

2归档范围及保管期限

2.1在集团公司各种会计业务活动中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，均属归档之列，本公司财务部门承办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、总结、请示、报告等有关材料，不属于会计档案归档范围，列入文书档案归档范围。

2.2会计档案的保管期限，按集团公司会计档案保管期限表规定执行。

3整理、立卷、归档

3.1财务部门要设专人负责会计文件材料的积累、收集，会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计档案移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责整理立卷，填写会计档案盒，并编写案卷目录一式两份，财务部门和档案部门各一份。

3.2会计档案的立卷方法：

3.2.1会计凭证。会计凭证按月立卷，会计人员根据凭证登记帐簿后，将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。装订前要剔除金属物，编写页号。记帐凭证附件，做到整齐、结实、美观。要填写好凭证封面和脊背(注明单位名称、年度、月份和起止日期，起止号码)，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。厚度不要超过2厘米。

3.2.2会计帐簿。会计帐簿按年度立卷。在会计年度终了后，进行整理立卷。立卷时要按帐簿的种类进行。一本帐簿为一卷。订本帐簿要保持原来面目；活页帐簿应撤出空白页，编

写页号，装订成册。每本帐簿加贴封面。

3.2.3会计报表。会计报表按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月度报表分别组卷。本级机关的报表和下属单位上报的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订。每卷均需编有页号并加装封面，填写卷内目录和备考表(可使用文书档案备考表)，报表和文字材料合并组卷。其它单独核算的各种会计档案(如财务会计、工会会计、基建、外汇等)可参照上述方法进行整理。

3.3档案部门接收的会计档案应保持原卷册的封装，个别需要重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，并在拆封情况记录上签字，以分清责任。

3.4有关部门向档案室移交会计档案时间在第二年6月底前，移交内容按保管期限表内容移交。

4分类、排列、编号及销毁

4.1会计档案的分类按会计年度——类别分类法。即：把一个会计年度内形成的会计档案分成凭证、帐簿、报表等类，然后分别组成若干保管单位(卷册)。排列按年度——类别，然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头，短的排在后头。

4.2会计档案的编号要合理，便于管理和查找。可根据排列的方法选用一个年度编一个流水号或按类别各编一个流水号方法。

4.3会计档案要填写案卷目录，作为基本的检索工具和统计工具。

4.4会计档案期满需销毁时，由公司档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定后销毁，确有保存价值的，可延长保管期限。

4.5在销毁会计档案时，对末了结的债权、债务的原始凭证以及有重要参考价值的原始凭证均应单独抽出。另行立卷，重新制定保管期限。

4.6销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门派员监销，监销人员必须在销毁审批表上签、盖章，并将销毁情况报告集团公司主管公司领导。

附：会计档案保管期限表

附：         

会计档案保管期限表

第二篇：财务部会计档案管理办法

财务部会计档案管理办法

第一条，为加强公司财务部会计档案的管理，确保会计档案资料的安全、完整，制定本办法。

第二条，本办法所称的财务部会计档案，是指财务部门的各种会计凭证、帐本、会计报表、合同、文件、#5@p存根、收据存根、银行对帐单、调节表、纳税申报表等。

第三条，财务部设立档案管理员，财务部的各种会计档案由档案管理员进行管理，按照ISO9001－2000质量管理体系认证中的文件控制程序和记录控制程序要求，认真做好收、发文记录和控制。

第四条，会计档案管理要求：

1、本年度发生的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，原则上由相关经办会计、出纳自行妥善保管，在下一年度开始后30天内装订成册并移交本部门档案管理员保管。

2、当月发生的会计凭证，必须由档案管理员在月度终了后15天之内装订成册，存入指定的档案柜内，会计档案柜应选在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，室内应经常保持清洁卫生。

3、当年发生的会计凭证的监管工作，由财务部门负责人具体负责落实；上一年度及以前的会计凭证的监管工作，由本部门档案管理员具体负责。

4、当年发生的会计凭证所存放的档案柜，因工作需要使用比较频繁，可以不加锁保管，但应经常使档案柜门处于关闭状态，财务部门负责人应经常查看、清理，原则上要求每月进行一次，确保会计档案不遗失。

5、会计档案在会计年度终了后，暂由财务部门保管两年，期满后，由财务部门档案管理员编造清册移交公司档案部门保管，移交清单应由财务部门妥善保管；在移交之前，由本部门档案管理员加锁保管，在此期间的会计档案借用、复印等，按照《贵州五福坊食品有限公司

财务管理制度》第四十一条的规定办理(即非财务人员借用会计档案原件，必须经分管财务的副总批准；会计人员借用会计档案或非财务人员复印会计档案，必须经财务部经理或副经理同意)。

第五条，处罚规定：

1、财务部门相关会计人员、出纳人员对于本人经手的除会计凭证以外的会计档案，如帐本、报表、对帐单、银行存款余额调节表、纳税申报表、收据存根等，不按规定的时间（次年开始30天内）完成装订并移交部门档案管理员的，发现一次罚款20元，因保管不善造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。

2、当月发生的会计凭证超过15天仍未装订成册的，对部门档案管理员每次罚款20元；档案管理员未按规定进行档案管理，造成会计档案遗失的，视情节轻重给予当事人100元——300元的罚款。

3、因档案管理工作监管不够，导致会计档案遗失且无法落实责任人的，视情节轻重对财务部门负责人给予100元——300元的罚款。

第六条，本办法所称的会计年度、本年度、上年度、下年度，均指国家财政年度，即每年1月1日－12月31日。

第七条，本办法自公布之日起开始生效，由财务部门负责人具体组织实施，财务部各相关人员根据本办法的要求协助落实各自的档案管理工作。

批准人：

财务部 二00八年一月十八日

拟稿人： 审核： 份数：电子档9份，文稿档1份 传达范围 ：财务部全体人员

报：总经理

发：督导部