文件及资料准备（Wal-Mart Non E&E） 注意：所有记录（如无特别要求）提供最近3个月的。生产线的记录请保留在生产线。记录请中午前放到会议室。前2项请在首次会议时提供! 另请准备几个提供给客户的产品来拍照。
1) 营业执照（正本或副本），ISO证书或其他证书或认证资格的复印件（例如ISO9001， ISO14001， BRC, FSC/PEFC, 内部实验室资格证等）
2) 工厂平面图，生产流程图
3) 质量手册(含质量方针政策)，程序文件
4) 工厂组织架构图，品质部组织架构图
5) 虫害控制程序及检查杀虫记录，如杀虫外包提供外包合同及相应杀虫记录，如内部杀虫，提供 内部杀虫记录及内部杀虫人员培训记录；
6) 防霉变文件规定及防霉变检查记录，温湿度管理规定及温湿度监控记录。
7) 锋利金属工具（利器）控制程序及记录
8) 针收发和断针管理文件及记录（如适用）
9) 金属探测器操作指引，九点灵敏度测试记录，产品金属探测记录（如适用）
10) 废弃物管理程序和记录（一般废弃物和危险废弃物），合同，危险废弃物转移记录，排污许可证
11) 设备清洁及维修程序，维修计划及记录
12) 最新主要生产设备清单及设备工具，夹具，配件清单
13) 玻璃（玻璃窗，灯管等）控制程序及玻璃检查，更换记录
14) 监视和测量设备、仪器的控制程序，仪器校验清单，仪器校验报告（内部校验报告，外部校验 报告，如为内部校验，则内校人员要有资格证，并提供内校标准量块和砝码）
15) 客户投诉处理程序和客户投诉处理记录
16) 产品召回程序
17) 原材料品质检查标准（含缺陷等级分类表），抽样计划及来料检验记录
18) 制程品质检查标准（含缺陷等级分类表），抽样计划及制程巡检记录
19) 成品品质检查标准（含缺陷等级分类表），抽样计划及成品品质检验记录
20) 定期品质会议记录
21) 产品追溯系统演练记录
22) 危害分析(物理的，化学的，微生物的污染等)程序及记录
23) 物料先进先出管理规定及记录
24) 物料出入库记录
25) 木材控制程序和相关使用记录（如木制品出口ASDA），美国雷斯法案相关控制程序和记录（如 木制品和雷斯法案范围内产品出口美国）
26) 符合加州甲醛限制法令（CARB法案）的相关程序和记录（两年）（如有出口美国复合木制品）
27) 在GRS注册法律标签 (law label)的相关记录
28) 产品物料清单（BOM）
29) 物料测试报告（铅和重金属含量测试），Reach测试报告
30) RoHS 控制程序和相关记录，REACH 控制程序和记录（包括详细的适用于工厂的SVHC（高度关 注物质）清单）
31) 供应商的符合性声明文件（例如RoHS, Reach）
32) 不合格品控制程序
33) 不良物料退货，返工，报废记录
34) 化学品管理规定
35) 供应商及外发商选择及认可程序，供应商及外发商合格名录, 供应商及外发商导入评估、定期 业绩评估程序及报告（业绩评估记录提供过去12个月的）
36) 产品开发控制程序及记录，样品打样文件规定（设计开发段报告，打样报告等）
37) 产前会记录（主要指量产前的会议记录）
38) 试产（小批量生产，即Pilot-run）控制程序及试产总结报告
39) 首件检查记录
40) 停线授权规定和停线通知记录
41) 文件资料管理程序及质量记录管理程序
42) 功能检查记录
43) 纠正预防措施程序及纠正预防措施报告，包括不合格物料处理记录，制程异常处理记录，不良
成品纠正预防报告，重工记录, 内部审核纠正预防措施记录，管理评审记录等
44) 工厂产品交货及时率统计资料（过去12个月的记录）
45) SPC（统计制程管制）程序及关键制程或关键参数（如尺寸）的控制图
46) 工厂内部测试项目清单
47) 产品测试规定及测试报告（含内部实验室测试报告和委外测试报告），测试报告部分提供过去
12个月的；
48) 重要生产参数规定并提供参数监控记录
49) Wal-Mart产品测试规定
50) 员工培训程序, 培训计划, 培训记录,培训教材，包括入职培训，岗位培训，尤其是QC人员，
实验室测试人员,生产员工，设备保养人员的培训记录和考核记录。
第二篇：沃尔玛ES验厂程序及文件审核清单
ES AUDIT CONFIRMATION LETTER
Dear ________,
Please be informed that Wal-Mart Global Procurement is planning a visit to your factory. The purpose of our visit is to perform an Ethical Standards audit for Wal-Mart Stores, Inc. focusing on 3 key areas of your factory: ? Factory management practices
? Factory systems
? Labor relationship
To achieve the above, we will follow the audit procedures as below:
1. An opening meeting with your factory management, to explain briefly the purpose and procedures of audit
2. A factory tour to walk around your factory area including production floors, dormitories, canteen, etc.
3. Document review of related documents as shown in the document request list
4. A private interview (without the presence of factory management) between our auditors and selected employees from your factory
5. A closing meeting with your factory management to conclude any findings.
The entire process should take around half day to one whole day.
Enclosed or attached separately, you will find:
? Wal-Mart Standards for Suppliers
? List of documents required for audit review
? Assessment Definitions
? Audit Confirmation Letter from Factory
? Gifts and Gratuity Letter
The document list shows the documents and records we need to review on the date of audit. Please prepare and have them ready on site.
It would be highly appreciated if you could arrange all workers and all department heads to be at the factory upon our arrival. Each department head should also be prepared with all the keys to any locked areas that he/she is responsible for so that the auditor can access such areas when needed. During the audit, some employees of your factory will also be selected for interview with our auditor(s).
All suppliers are encouraged to participate in our ES audits.
Please feel free to contact us if you have any questions.
Tel: ------------------------ Fax: ------------------ Email: ---------------------
Address: ---------------------------------------------------------------------------- Effective Date: Feb. 23, 2005 P 1 of 5
ES AUDIT CONFIRMATION LETTER
Sincerely,
Ethical Standards Coordinator of Shanghai Office, Ethical Standards Dept., Wal-Mart Global Procurement Tel: ------------------------ Fax: ------------------ Email: ---------------------
Address: ---------------------------------------------------------------------------- Effective Date: Feb. 23, 2005 P 2 of 5
ES AUDIT CONFIRMATION LETTER
尊敬的沃尔玛供应商：
作为沃尔玛的供应商, 贵公司对沃尔玛业务的发展意义重大。我们对贵公司的一贯支持和真诚合作表示 衷心的感谢， 并希望在今后能与贵公司有更进一步的合作。
现在，我非常荣幸地代表沃尔玛全球采办道德标准部(ES部门)，跟贵司联系我们的供应商工厂审核事宜。 我们计划对贵公司的工厂做一次沃尔玛的供应商工厂审核， 我们将着重对以下三个方面进行考察：
? 工厂的日常管理；
? 工厂的运作体系；
? 工厂的劳资关系。
我们的主要审核程序是：
1。召开见面会，拜会贵厂管理人员，简要介绍审核目的及审核程序；
2。 巡视厂房，仓库，宿舍，食堂，医疗室等场所；
3。对下附清单所列文件进行阅核；
4。与审核员所挑选的工厂员工进行单独面谈(面谈时请工厂管理人员回避)；
5。召开审核总结会，与厂方负责人及相关人员讨论本次调查中所发现的问题，并提出改正措施。
整个审核访问过程将需要大约半天到一天时间。
现附上下列文件，请参考准备：
? 沃尔玛的供应商标准；
? 审核所需文件清单
附上审核所需文件清单和我们的具体日程安排，是为了恳请贵厂配合，务必在我方到厂之前准备妥当。同时，为了保障工厂审核过程顺利展开，请工厂预先安排好各部门员工以及有关负责人员在验厂当天上班以配合本次审核工作。各部门负责人则还应携带其管辖区内各上锁地方的锁匙以便随时打开供我方审核人员巡查。 届时我方还会选出数名贵厂员工进行个别访谈，核实贵厂实施沃尔玛供应商标准的具体情况。
另外，请在右下方填写您所确认的到访日程。请确认此信之各项内容并核签后回传给我方。贵公司若能在提供贵厂的中文厂名和地址的同时，提供交通示意图，我们将不胜感谢。
我们鼓励所有的供应商都出席本次工厂审核。
如您有其他疑问， 请尽快与我们联络。
祝商祺！
备注：请在回复第4页时，附上贵厂地图，多谢合作！
沃尔玛初定访问日期 ： ________________
工厂中文全稱 ： ________________
Supplier Representative
道德標準部协调专员 供应商代表 签字 : ________________ 沃尔玛全球采办道德标准部 Shanghai分部
公司/工厂确认人签字 ：_________________ Tel: ------------------------ Fax: ------------------ Email: ---------------------
Address: ---------------------------------------------------------------------------- Effective Date: Feb. 23, 2005 P 3 of 5
ES AUDIT CONFIRMATION LETTER
Document List 文件清单
(Reminder: The original documents of items#1, #7, #8, #11, #12, and #9,#14~#16 (if applicable) , the certificate/ license and training records of #17  (if applicable) etc. need to be presented at the time of the audit. 注意：在审核当日必须提供审核员以下#1、#7、#8、#11、 #12项, 以及#9、 #14~#16项(如适用) , 还有#17，#18 所述的证明/培训记录（如适用）的各项文件之原件).
1. Business License
2. Factory floor plan
3. Organization Chart
(营业执照) (工厂平面图) (组织机构图) (工厂厂规厂纪) (宿舍纪律规则) (员工手册) 4. Factory rules and regulations 5. Dormitory rules and regulations 6. Employee handbook
7. Individual Labor Contract is required; Group labor contract is allowed as long as government’s written document provided and has clear traceability. (需要提供个人劳动合同，清晰并且通过政府认可的集体合同可以接受)
8. Personnel file
? ID copy
(身份证复印件) (人事档案资料-包括入厂日期) (请假单) (离职信/记录) (奖惩记录) ? Application with joining date ? Leave application ? Resignation letter / record ? Rewards and punishment record
9. Health examination report and registration for workers between 16 to 18 years old.
(16-18岁未成年工体检报告及上岗证/登记)
10. Local official minimum wage document(当地政府关于最低工资的文件)
11. Payroll records and production records for past 12 months: (最近一年的工资 / 生产记录)
(a) Time card / attendance record (工时卡/考勤记录)
(b) Piece rate worker production record/ Piece rate wages calculation record(计件工生产记录及计件工资计算记录) (c) Payroll computation (manual, computer, etc.) (工资计算记录-手工或电脑) (d) Pay slip /wage sheet with workers’ signatures (有工人签名的工资条/薪资表)
(e) Wages deduction / fines record (工资扣除/罚款记录)
12. Insurance – Official Statement issued by Local Government and Insurance Receipt
(保险-当地政府部门提供的有关批文和保险购买的收据)
13 Trade union representative election procedure, work union responsibilities and work union meeting minutes (工会代表选举程序,工会职责,工会组织会议记录)
14 Kitchen / canteen hygiene certificate (厨房/餐厅卫生许可证)
(厨房/餐厅人员健康证)
(废气/废物/废水等的排污许可证明) 15 Kitchen / canteen worker’s health certificate
17 Factory safety records - 工厂安全管理记录
? Building structure safety license (厂房建筑结构安全合格证)
? Building fire safety floor plan, fire evacuation floor plan(厂房消防平面图, 紧急逃生图)
? EHS task force / Safety committee organization and/or procedure 16 Discharge permit (for sewage, waste water, air emission, open burning etc.)
Tel: ------------------------ Fax: ------------------ Email: ---------------------
Address: ---------------------------------------------------------------------------- Effective Date: Feb. 23, 2005 P 4 of 5
ES AUDIT CONFIRMATION LETTER
（环境健康安全组织/安全生产委员会架构图及/或工作程序） ? Accident / incident / illness record (突发事件/事故记录/病假记录)
(特殊设备许可证明)
（危险物库存清单/废弃物库存清单）
(化学品物质安全资料表)
（消防培训、演习记录）
（机器安全操作培训记录）
（化学品安全使用培训记录）
（医疗与急救培训记录）
（卫生/健康培训记录）
(其他培训记录如适用) ? Special equipment permit / certificate ? Hazardous inventory / waster inventory ? MSDS – Material Safety Data Sheet 18 Training record - 工厂培训记录 甲、 Emergency evacuation and fire fighting training 乙、 Machinery safety training 丙、 Chemical safety training 丁、 Medical and first aid training 戊、 Hygiene / health training 己、 Others(if applicable)
? Operator’s license for special type of work (forklift, elevator, electrician, etc) (特殊工种人员操作证)
Tel: ------------------------ Fax: ------------------ Email: --------------------- Address: ---------------------------------------------------------------------------- Effective Date: Feb. 23, 2005 P 5 of 5