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第十章 档案的编研

一、档案编研工作的内容、特点和意义

二、档案编研成果的分类

三、常见的档案编研成果及其编制方法

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一、编研工作的内容、特点和意义

（一）档案编研工作的内容

1、档案编研工作的含义

★档案编研工作：是以馆藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容满足社会需要为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、选择、加工，使之转化为各种形式的编研成果的一种专业工作。

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基本含义有四个方面：

（1）档案编研工作的物质对象----档案文件

（2）档案编研工作的内容实质----对档案文件的内容进行研究、加工和整理。

（3）编研工作的主要目的----满足社会对档案信息的利用需求。

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2、档案编研工作的内容

（1）编研题目的选定，即选题；

（2）编研素材的查选，即选材；

（3）档案材料的考订、加工与编排

（4）编研成果中辅助材料的编写；

（5）编研成果的审核；

（6）档案编研成果的出版和传播。

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? （二）档案编研工作的性质、特点

? 1、性质：

? （1）研究性：编研工作是一项科学研究活动研究性贯穿于编研工作的全过程，有的编

研成果本身就是科学著作。

? （2）政治性：这项工作一般是掌握在统治阶级的手中，并成为维护其统治利益的工具。

现代的编研工作应符合党的政策。

? （3）条件性：受各种条件的制约，要以客观需要为依据，以所存档案材料为基础。

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2、档案编研工作的特点

档案编研工作是开发利用档案信息资源的一种方式，和其他开发利用档案信息资源的方式比较，有以下特点：

（1）工作过程的创造性；

（2）提供信息的选择性；

（3）服务方式的主动性；

（4）发挥作用的广泛性。

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（三）编研工作的意义

1、它是开发利用档案信息资源的有效方式；

2、是提高档案工作水平的一个重要途径；

3、是保护档案原件，并使档案内容长远流传的有效措施。

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二、档案编研成果的分类

★由于人们对档案信息需求和编研形式的多样性，编研成果必然有多种类型，常见的分类角度有以下六种：

（一）根据表达方式分为三种类型

文字式

图表式

声像式

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1、文字式编研成果

以文字叙述为主要方式揭示档案信息的编研成果。

如：文件汇编、专题著述等，一般具有内容祥细、全面系统等特点。

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2、图表式编研成果

即以图形、表格为主要方式揭示档案信息的编研成果。如图集、名优产品统计表等。图表式编研成果具有简明直观条理性强、信息集中等特点。

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3、声像式编研成果

即以声音和影像的形式再现档案信息的编研成果，如档案电影片、电视片等。声像式编研成果具有生动、形象、存储信息密度高等特点。

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（二）根据不同的内容结构 分为三种类型：

综合性编研成果

专题性编研成果

系列性编研成果

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1、综合性编研成果：

即汇集一定数量的档案信息比较全面地反映某单位各项活动，某一学科领或的编研成果。如校史、厂史、 年鉴等。

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2、专题性的编研成果

即集中反映某一方面的工作、生产、现象等档案信息的编研成果。如专题汇编、选编等。

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3、系列性编研成果：

即由若干个独立主题的编研成果组成的，具有一定内容或专业的联系，或者各自从不同侧面反映同一主题与对象的编研成果丛书。

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（三）根据不同的载体形态，分为二种类型：

印刷型编研成果

非印刷型编研成果

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1、印刷型编研成果

即以纸张为载体，通过印刷方式进行传播的编研成果。它是一种传统的也是基本的编研成果形式。

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2、非印刷型编研成果

即以磁性材料、感光材料为载体进行传播的编研成果。它是一种很有发展前景的、使用日趋广泛编研成果形式。

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（四）根据不同的加工深度，分为：

一次文件信息编研成果

二次文件信息编研成果

三次文件信息编研成果

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1、一次文件信息编研成果

即在保留档案内容和形式特征的的前题下，根据一定的题目，将档案材料加以汇编的编研成果。

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2、二次文件信息编研成果

即对档案内容和形式特征的进行提炼、综合、归纳等加工编写而成的编研成果。如目录、索引、简介等。

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3、三次文件编研成果：

即编研人员在对档案信息进行深入、系统研究的基础上编写的评述性、预见性、建议性的论文或专著，如对产品的质量分析和建议、设备发生故障的原因和对策等。

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（五）根据不同的性质分为：

汇编型编研成果

编述型编研成果

论著型编研成果

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1、汇编型编研成果：

即按一定的题目，对档案原文进行编选、编排、编校、编注后获得的一种系统化档案文件集合。

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2、编述型编研成果：

即按一定专题，对档案信息内容进行分析、归纳、浓缩、综合编写需成的具有档案性质的编研成果形式。如大事记、组织机构沿革、统计数字汇编、年鉴、 会议简介、专题资料等。

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3、论著型编研成果

即根据某一题目，通过对档案内容信息进行系统分析研究后得出的编研成果。它属于编研成果的最高层次，具有研究性、创造性特点。

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※目前常见的论著型编研成果，包括根据档案文献编著的学术论文、专著、人物传记、方志科技发展史、以及利用档案撰写的各种研究报告等。

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（六）根据不同的功能，分为：

参考性编研成果

介绍性编研成果

检索性编研成果

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1、参考性编研成果：

即对有关档案信息内容进行摘录、汇总、编排，为利用者提供系统的参考资料和历史线索的编研成果，如大事记、年鉴、组织沿革

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2、介绍性编研成果：

即着重向利用者介绍和报道馆藏档案情况，以及某项事情和活动的大致情况的编研成果，如会议简介、全宗介绍等。

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? 3、检索性的编研成果：

? 即根据一定的目标，列举档案的题名、责任者、文号、主题词、分类号等，为利用

者利用档案提供查找线索的编研成果，如目录 索引等。

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第十章 讨论、思考题

1、什么是编研工作，它有什么意义

2、档案编研有哪些类型，各类型的特点？

第二篇：档案编号

档案编号

一、基本建设档案档号编制

在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。

基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成。 即： 0901×× - ××× - ××× - ×××

类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件号

二、档案类目划分原则：

一将公司档案作为一个整体，具有统一性；

二档案来源优先原则，并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式； 三档案管理继承性原则，保持档案管理的待续性；

四实行档案综合管理，便于档案的管理与利用。

三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目，并依序固化在归档章上。归档章的一般式样详见附件一（a），需移交进馆档案的归档章式样详见附件一（b）。

1. 全宗号 集团档案部门给各立档单位编制的代号。集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布。

2. 类号 归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行。其中，文书档案的类号为“01”。

3.年度 归档文件的形成年度。年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“1978”。

4. 保管期限 保管期限分为“永久、长期、短期”三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。

5. 件号 归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种，室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写。无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号。

6. 盒号 档案盒的排列顺序号。编写时，一般可在同一年度内按照档案盒的排列顺序从“1”开始逐盒流水编号。

盒号分为“室编盒号”和“馆编盒号”两种，室编盒号在归档文件整理阶段编写，并可根据实际需要在同一年度、同一保管期限内按照档案盒的排列顺序流水编号；馆编盒号则在档案移交进馆时按进馆要求编制。无进馆任务的立档单位可不设置馆编盒号。

(二) 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置并填写相关内容。当文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌时，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

上海第二工业大学档案分类编制的说明（修订稿）

为了适应本校档案工作日益发展的需要，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等法规文件有关规定，结合本校实际情况，按照档案内容和载体的特征，特编制了上海第二工业大学档案分类方案，现共分为党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基建（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）、电子（DZ）、实物（SW）等十二大类。

一、党群类和行政类档案

根据学校党群和行政管理工作中形成的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号。党群（DQ）档案按不同分类号分为：11党办，12纪检、监察，13组织，14宣传、党校，15统战，16工会、妇联，17团委；行政（XZ）按不同分类号分为：11校办，12人事，13审计，14保卫，15档案、图书，16总务后勤并根据保管期限按永久、长期、短期顺序排列，编制案卷号。

档案号编制形成以年度号、党、政档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

二、教学类档案

根据本校的教学层次和教学档案主要包括教学管理、教学研究、教学时间等工作内容形成特点编制用于组成档号的二级类目和三级类目代号排列组卷。其教学（JX）档案按不同分类号分为：二级类目 11 综合，12 研究生教育（暂未形成），13 全日制本、专科、中专教育，14 成人教育，15 非学历教育，另在二级类目下设三级类目：

11 综合：学生运动会如此。

12 研究生教育（暂空）。

13 全日制本、专科、中专教育

11 综合：教学评估、优秀教学评奖材料入此；

12 学科与实验室建设；

13 招生；

14 成绩及学籍管理；

15 课堂教学与教学实践；

16 学位；

17 毕业生；

18 教材。

14 成人教育

11 综合：教学评估、优秀教学评奖材料入此；

12 学科与实验室建设；

13 招生；

14 成绩及学籍管理；

15 课堂教学与教学实践；

16 学位；

17 毕业生；

18 教材。

15 非学历教育

11 综合：教学评估、优秀教学评奖材料入此；

12 学科与实验室建设；

13 招生；

14 成绩及学籍管理；

15 课堂教学与教学实践；

16 学位；

17 毕结业生；

18 教材。

另根据保管期限按永久、长期、短期顺序排列编制案卷号。档案号编制形成以年度号、教学档案分类号、案卷号三个部分组成。

属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度，涉及学籍问题的，可采用入学时的年度（级）。

三、科研类档案

根据本校科研档案主要以科研管理与按学科科研项目内容编制用于组成档号的二级类目代号。其科研（KY）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按科研课题，并根据科研阶段排列编制案卷号。

档案号编制形式以年度号、科研档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水，综合类用自然年度。项目用完成年度。

四、基建类档案

基建档案主要按基建管理与工程项目编制用于组成档号的二级类目代号。其基建（JJ）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按基建单体工程项目。

档案号编制形式以年度号、基建档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然制度、项目用竣工年度。

五、仪器设备类档案

仪器设备档案按设备管理与设备型号编制用于组成档号的二级类目代号：（并参照国家教委19xx年x月编制的高等学校固定资产分类目录），其设备（SB）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按仪器设备项目。档案号编制形成以年度号、设备档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水，年度用仪器设备购置的年度。

六、出版类档案

出版档案按出版管理、报纸、刊物、书稿、音像编制用于组成档号的二级类目代号。其出版（CB）档案按不同分类号分为：11综合，12报纸，13刊物，14书籍，15音像。 档案号编制形式：以年度号、出版档案分类号、案卷号三部分组成。

案卷号按最下位类目流水，年度用出版物年度。

七、外事类档案

外事档案按外事管理、出国出境、来校、国际合作与会议编制用于组成档号的二级类目代号。其外事（WS）档案按不同分类号分为：11综合，12出国出境，13来校，14国际合作与会议。

档案号编制形式：年度号、外事档案分类号、案卷号三个部分组成。

八、财会类档案

财会档案按财务管理、会计报表、会计帐册、会计凭证、工资清册编制用于组成档号的二级类目代号。其财会（CK）档案按不同分类号分为：11综合，12报表，13帐册，14凭证，15工资清册。

档案号编制形式：以年度号、财会档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水。类目报表、帐册、凭证按年、月顺序案卷号。

九、声像类档案

声像档案按声像管理、照片、录音、录像编制用于组成档号的二级类目代号，其声像（SX）档案按不同分类号分为：11综合，12照片（含缩微胶片），13录音带，14录像带（含影视胶片），15幻灯片。16光盘。

档案号编制形式：以年度号、声像档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度。

十、电子公文类档案

电子档案按管理、光盘、软盘编制用于组成档号的二级类目代号，其电子（DZ）档案按不同分类号：11综合，12光盘，13磁带，14磁盘，15其他。

档案号编制形式以年度号、电子档案分类号、案卷号三个部分组成。

十一、实物类档案

实物档案主要包本校荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、证书、锦旗和纪念品、礼品等其实物档案一级类目为SW。

档案号编制形式：以年度号、实物档案分类号、案卷号三个部分组成。

案卷号、年度号按实物形成年度。

基本格式：全宗号—大类代号(目录号)－项目(小类)代号—年度—保管期限—案卷号(盒号)

一、文书档案

1、传统方法组卷

全宗号—(目录号)—年度—保管期限—案卷号

2、简化方法组卷

全宗号—(目录号)—年度—保管期限—盒号—件号

二、财务档案

全宗号—(目录号)—年度—保管期限—案卷号

三、科技档案

1、基建档案

全宗号—大类代号—项目代号—案卷号

如：148－J－TJ－122 （其中：148为全宗号，J为基建，TJ为土建工程，122为案卷号）

2、设备档案

全宗号—大类代号—设备类型—案卷号

如：148—S—ZL—135 （其中：148为全宗号，S为设备，ZL为制冷设备，135为案卷号）

3、产品档案

全宗号—大类代号—产品类型—案卷号

如：148—C—ZC—144 （其中：148为全宗号，C为产品，ZC为轴承，144为档案号）

4、音像档案

全宗号—大类代号—音像类型（专题）—案卷号

如：148—Y—GP—112 （其中：148为全宗号，Y为音像，GP为光盘，112为案卷号）

5、照片档案

全宗号—大类代号—照片专题—案卷号

如：148—Z—HD—123 （其中：148为全宗号，Z为照片档案－HD为活动专题，123为案卷号）

四、业务档案

全宗号－大类代号－业务类型－案卷号

如：148－YW－JC－125 （其中：148为全宗号，YW为业务，JC为疫病监测，125为案卷号）

注：在机关档案室，由于档案数量相对较少，文书档案和会计档案的目录号暂时不编。其档号格式为：

1、文书档案。传统方法组卷：全宗号—年度—保管期限—案卷号；

简化方法组卷：全宗号—年度—保管期限—盒号—件号。

2、会计档案。全宗号—年度—保管期限—案卷号。