连南瑶族自治县民族高级中学
全 宗 指 南
（2005～20xx年）
全宗号：118
连南瑶族自治县民族高级中学综合档案室编
20xx年10月
全宗名称：连南瑶族自治县民族高级中学 全 宗 号：118
一、全宗来源简况
1、连南瑶族自治县民族高级中学形成和职能
2、全宗构成者所有曾用名称
3、全宗管理机构和全宗档案数量
4、全宗档案收集、征集、接收、移交、数量
二、档案内容与成份介绍
建校以来，我校的档案工作在各届领导的重视，在档案局领导的指导和档案员的努力工作下，形成了大量具有保存价值和本单位特色的档案，现档案室共存有文书等八大类的档案。其中文书档案、教育教学档案和声像档案较好地反映了本单位的职能和活动情况。下面对其中的八类档案分别作简要的内容介绍：
（一）、文书档案
文书档案是学校创办以来真实的历史写照，它记录了学校不同阶段的基本情况和历届师生的工作情况。这部分档案共1522件，其中永久保存的有617件，30年的有298件，10年的有607件。主要内容有：
（1）永久保存：学校年度工作计划、总结、学校党支部年度工作计划、总结、学校教职工花名册、党员花名册、学年初统计报表、党员统计年报、师资情况统计表、财政预决算报表、团员花名册、教代会会议材料、学校机构设臵、撤并、名称更改、人员编制等文件材料、学校人事任免、学校干部、职工调动工作
的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根、学校干部职工受到县一级以上表彰奖励的文件材料、学校行政会议记录、党支部会议记录、大事记、学校参加上级党委统一部署开展的专项活动形成的方案、报告、总结、学校制定的各项规章制度。如：
《关于成立民族高级中学的批复》存在A/20xx年/永久/021；
2010-2011学年初统计报表存在A/2010/永久/063；
《关于县属学校行政级别问题的批复》存在A20xx年/永久/046；
《关于批准广州市白云中学等普通高中为广东省一级学校的决定》存在A/20xx年/永久/005；
朱国河校长任职通知存在A/2012/永久/017。
（2）30年保存：包括学校各处室形成的年度计划、总结及阶段性的工作报告、总结、计划生育达标材料、党费收缴形成的材料，校级表彰资料等。如：
《关于执行调整民族高级中学住宿生收费标准的通知》存在A20xx年/30年/021；
《连南民族高级中学2009-2010学年第一学期开学典礼暨表彰大会资料》存在A/20xx年/30年/017；
《连南民族高级中学2009--2010学年第二学期教学工作计划》存在A/20xx年/30年/001；
（3）10年保存：包括上级颁发的普发性文件材料，业务机
关对本校工作检查时形成的文件材料，值周简报，学校领导讲话稿，与主管部门的签定的各类安全负责书，教职工辞职、调动等申请等。如：
20xx年学校与教育局签订的《学校安全工作责任书》存在A/2008/10年/038；
《20xx年值周简报》存在A/2009/10年/052件；
县物价局下发的《关于高一新生开展军训活动收费的复函》存在A/2011/10年/002。
（二）、基建档案
基建档案大类代字为B，基建档案按工程项目设臵，收集了连南民族高级中学的学校办公楼、实验楼、学生宿舍楼、饭堂等的有关征地、报建、规划等综合性材料，地质材料和平面布臵图；建设建施图和结施图、消防排水图、电气设施图、防雷施工图。基建档案的编号是以每个工程项目建设中形成的文件材料编一个流水号，其结构模式是：大类代字+基建项目代号+案卷号。每个工程项目用阿拉伯数字作为代号，工程项目设有办公楼(景行楼，B1)；教学楼一(乐学楼，B2)；教学楼二(敏学楼，B3)；教学楼三(励学楼，B4)；教学楼四(尚学楼，B5)；实验楼一(致真楼，B6)；实验楼二(六艺楼，B7)；学生宿舍楼（B8）；饭堂（B9）；连廊（B10）；学校总配电房（B11）；综合工程项目（B12），共整理归档65卷。
办公楼（B1）主要内容有：办公楼工程的招投标、施工合同、
验收、工程预算，防雷设施合格证，建筑施工图纸，排水、消防图纸，防雷设施图纸，配电系统图纸等材料。如：办公楼工程招投标、施工合同、验收材料等存放在B1-1。
教学楼一（乐学楼B2）主要内容有：教学楼一工程的招投标、验收、监理，预结算，工程设施合格证，建筑施工、防雷、排水、配电图纸等材料。如：教学楼一的工程设施合格证存放在B2-3。
教学楼二(敏学楼，B3)主要内容有：教学楼二工程的工程合同、钢筋用量、验收、预结算，防雷设施合格证书，建筑施工、配筋、柱表图纸，施工、楼梯、副手门窗等的图纸，工程配电、排水、消防、防雷设施图纸等材料。如：教学楼二工程配电、排水、消防、防雷设施图纸存放在B3-5。
教学楼三(励学楼，B4)的主要内容有：教学楼三工程的工程中标、防雷设施检测、验收、钢筋用量、基桩监测，工程合同、监理、签证、工程量、预结算，建筑施工、配筋、柱表图纸，配电系统、排水消防、防雷设施图纸，防雷装臵合格证等材料。如：教学楼三建筑施工、配筋、柱表图纸存放在B4-3。
教学楼四(尚学楼，B5)主要内容有：教学楼四工程的招标、工程联系文件、施工合同、监理，监理实施细则、基桩检测、预算、支付申请，工程节能计算、建筑施工图纸，配筋、柱表、梯表图纸，防雷设施、配电系统、排水消防图纸等材料。如：教学楼四工程的招标、工程联系文件、施工合同、监理等材料存放在
B5-1。
实验楼一(致真楼，B6)主要内容有：实验楼一工程的中标、施工合同、验收、预结算、防雷工程，防雷设施合格证书，建筑施工、柱表、配筋、排水消防、防雷设施图纸等材料。如：实验楼一（致真楼）工程建筑施工、柱表、配筋、排水消防、防雷实施等图纸存放在B6-3。
实验楼二(六艺楼，B7) 主要内容有：实验楼二工程的中标、施工合同、防雷工程、预结算，建筑施工、柱表、配筋图纸，工程结构总说明、柱表、配筋图纸，工程配电系统图纸，工程梁构造、柱表、配筋图纸，排水消防图纸等材料。如：实验楼二工程配电系统图纸存放在B7-4。
学生宿舍楼（B8）主要内容有：学生宿舍楼工程的施工合同、中标、招标、验收、施工联系文件，工程监理实施细则、太阳能热水工程设计方案与报价、工程款支付申请，建筑施工、楼梯、门窗图纸，工程结构总说明、柱表、配筋图纸，基础大样图纸，排水消防系统图纸，配电系统、照明、风扇、空调、插座图纸，电气设计、防雷系统图纸，建筑施工、节能、楼梯大样图纸等材料。如：学生宿舍楼工程的电气设计、防雷系统图纸存放在B8-8。
饭堂（B9）主要内容有：饭堂工程的施工合同、工作联系文件、监理、结算、支付申请，建筑施工图纸，工程结构总说明、梁、梯表、柱表、配筋图纸，配电系统、电气设计、照明、风扇图纸，排水消防图纸，防雷系统图纸等材料。如：饭堂工程的施
工合同、工作联系文件、监理、结算、支付申请等材料存放在B9-1。
连廊（B10）主要内容有：连廊工程的施工协议、钢筋加工、预结算，连廊（一）工程建筑施工、结构总说明、梁构造、配筋、承台表、柱表图纸，连廊（二）工程结构总说明、梁构造、配筋、建筑施工图纸，连廊（三）工程结构总说明、梁构造、配筋、承台表、柱表图纸，连廊（四）工程建筑施工、结构总说明、梁构造、配筋、承柱表图纸等材料。如：连廊（四）工程建筑施工、结构总说明、梁构造、配筋、承柱表图纸等材料存放在B10-5。
学校总配电房（B11）主要内容有：学校总配电房工程的中标、安装工作联系文件、承包合同、检验报告、预结算，直流电源柜配电、修改通知、电流测量、配电系统、钢筋图、10KV线路进线控制回路图纸等材料。如：学校总配电房工程的直流电源柜配电、修改通知、电流测量、配电系统、钢筋图、10KV线路进线控制回路图纸等材料存放在B11-2。
综合工程项目（B12）主要内容有：综合类工程议标、中标、施工协议、申请报告、施工记录、预结算，工程款支付申请，总平面图、绿化规划，施工图纸，体育场平面图、体育场排水平面图纸，施工图设计修改、排水、电缆管道布臵图纸，综合类工程排水消防系统、接地系统图纸等材料。如：综合类工程排水消防系统、接地系统等图纸存放在B12-7。
（三）、会计档案
会计档案是学校教育经费使用情况的反映。会计档案按其内容分为会计报表类、会计账簿类、会计凭证类。
1、D1.1会计报表类包括：资产负债表、事业支出表
2、D2.1会计账簿类包括：总账、现金出纳账、明细账
3、D3.1会计凭证类 包括：原始凭证、记账凭证
现室藏会计档案共166 卷。
（四）、声像档案
本档案收录有学校历届领导的照片、学校在教育教学活动及较大活动中形成的照片（F1）和光盘（F2）等资料，共收集、整理照片档案20卷700张，光盘档案7卷126张。其中照片档案的主要内容又分为：
（1）人物类：收集了连南民族高级中学历届校长和现任领导的照片。如第一任校长蓝梓芬的照片、第二任校长李忠泓的照片、现任校长朱国河的照片、现任副校长吴仿秋的照片、任副校长王晓彬的照片、现任副校长唐春辉的照片、现任办公室主任、工会主席易建新的照片等。
（2）荣誉类：收集了学校在教育教学、教学科研、体育竞赛、艺术比赛、党团等方面获得的各级各类获奖证书、奖杯和奖牌等的照片。如 ?县第四届中小学艺术节参赛节目《毕业照》荣获高中组文艺表演赛一等奖证书?照片、县?普高?考核二等奖奖牌照片、 ?清远市文明单位?荣誉称号证书照片?清远市第十一届广场文化艺术节?金奖（奖杯）照片、?2006--2007学
年度先进家长学校?证书照片、?清远市五四红旗团委?牌匾照片、?广东省现代教育技术实验学校? 牌匾照片等。
（3）活动类：收集了教育教学科研活动、学校德育教育活动、学生各类比赛、师生文体活动等活动的照片，如：有校园艺术节、校运会、参加社会实践活动、教育教学开放周公开课、德育主题班会、法制讲座等照片。如 ?20xx年高一新生军训照片?、 ?2007学年家长开放日暨感恩教育系列活动照片?、?学校第二届校运会照片?、 ?学校第三届艺术节照片?、 “我校举行20xx年高考表彰大会照片?、“我校举行省一级学校揭牌仪式照片?等。
（4）学生类：收集了历届毕业班合影照片。如?连南民族高级中学2006届高三（6）班毕业合影?照片。
（5）其他类：收集了校容校貌、上级领导到我校视察指导工作等的照片。如?20xx年6月22日省长黄华华到校视察的照片?、 ? 省教育厅刘育民副厅长到校视察工作?、 ? 清远市市长陈家记视察校园?、? 清远教育局副局长温树辉到校视察工作?、? 教学楼鸟瞰图?、? 校园文化长廊：艺术长廊?等。
（6）光盘档案：主要是我校召开教代会、家长会、校运会、教学开放日、兄弟学校来校交流、爱心团体到校助学、军训、校园文化艺术节、课改、课题开题等活动拍摄的照片或视频所刻录形成的光盘资料。如?连南民族高中第一次教职工代表大会?视频、?过程体验、自主建构?课改专辑视频、?少数民族地区中学励志教育策略研究?省重点课题开题视频、?自主建构，合作探
究?省级课题结题视频、?澳大利亚卫斯理学校来我校交流? 视频、? 连南民族高级中学电视宣传片?视频、?连南民族高级中学第九届校园艺术节视频?等。
（五）、教育教学档案
教育教学档案是本校的主体档案。它记录本校贯彻国家教育方针，从事教育教学教改工作的基本情况。这部分档案有11870件，其中永久保存的有554件，30年的472件，10年的10844件。主要内容有：
（1）永久保存：包括学校教学计划、总结，学生转学证存根，学历证明存根，教师优秀论文集，教育科研课题申报、结题材料，教师业务情况登记及学术成果等材料，高考录取名册，学生学籍管理的规划、章程，学生学籍表，学生花名册，历届校友、同学录，学生休学、退学、复学、转学等材料，新生名册，毕业生名册，学生学期操行评语、鉴定材料、表彰（县级及以上）三好学生、优秀团员、先进班集体等材料、开除团籍、队籍和其他处分及恢复团籍、队籍、取消处分材料。如：
《连南民族高级中学2005学年度学校工作计划》存在G2005/永久/001；
《广东省2010-2011学年度?三好学生?花名册》存在G2010/永久/018；
《广东省20xx年普通高中新生录取名册》存在G2013/永久/003。
（2）30年保存，包括学校内设处室的计划、总结、会议记录及有关活动的材料，班主任、各科任课教师名单，德育考核表，县级以下教育科研课题立项申报、过程材料，优秀教研组评选资料，县级以上示范课、优质课、公开课资料，校运会秩序册、破纪录材料，校极表彰资料等，如：
《连南民族高级中学第四届田径运动会秩序册》存在G2008/30年/007；
《连南民族高级中学2012-2013学年第一学期教学工作计划》存在G2012/30年/001；
《2013-2014学年第二学期科任教师安排一览表》存在G2013/30年/027。
（3）10年保存：包括各学科工作计划、总结，各学科组工作计划、总结、活动记录，备课组工作计划、总结、集体备课本，期末试卷分析、公开课材料，优(后进)生辅导计划、跟踪表，教学反思，兴趣小组材料，教学常规检查、抽查资料，班级综合实践活动计划、总结，课程总表，教研组新课程学习计划、总结、活动记录，教研组政治业务学习计划、总结、活动记录本，教师培训，教学开放日资料，体育特长生训练计划、总结，班级清洁卫生评比情况，健康教育计划、总结，心理健康资料，学生会、文学社、广播站等社团资料。如：
《参与禁毒斗争，构建和谐校园——吴仿秋副校长在禁毒签名宣誓大会讲话》存在G2005/10年/961；
《连南民族高级中学历史科组2007-2008学年第二学期教学常规检查总结》存在G2007/10年/1108；
《连南民族高级中学备课组工作计划（高二物理）》存在G2011/10年/138。
（六）、实物档案
实物档案分为可折叠（H1）和不可折叠(H2)两大类，主要内容为本校集体获得的奖牌、奖杯、奖状、证书等档案资料，共90件。如：
H1.1-017是我校被评为?20xx年教育系统先进单位?证书； H2.1-039是我校获的?清远市第十一届广场文化艺术节暨首届‘喜迎十八大 开心广场 百姓舞台’少儿文化艺术节金奖?奖杯。
（七）、教师考绩档案
教师考绩档案不设属类，学校在职教职工都要建立个人的考绩档案，一般在每学年开学后一个月内完成。教师考绩档案内容包括：专业技术人员年度考核登记表、专业技术人员业务档案、各类进修、学历教育、培训学分表、晋升职称聘书、资格证书、论文、获奖证书、受处分的材料。
这次整理的教师考绩档案共184卷。
八、毕业生档案
毕业生档案不设属类，接年编流水号，由办公室在学生毕业后的下一学年开学初向综合档案室移交。
毕业生档案内容包括：毕业生档案内容包括：初、高级中学的毕业生毕业时，未考上高中或大学的学生，其个人的人事档案没回学校拿走，一人一卷。
三、检索查阅注意事项
（一）检索注意事项
1.可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称
我校档案检索采用计算机和手工检索，文书和教育教学档案采用单份文件归档，形成的是归档文件目录；具体有（1）文书档案目录、基建档案目录、会计档案目录、声像档案目录、教育教学档案目录、实物档案目录、教师考绩档案目录及毕业生档案目录，其中文书档案目录1本，基建档案目录1本，会计档案目录3本，声像档案目录2本，教育教学档案目录6本，实物档案目录2本，教师考绩档案目录1本及毕业生档案目录2本；（2）全宗指南；（3）本单位汇编的专题材料汇编，包括有学年初报表汇编、学校管理制度汇编、任免文件汇编、新生录取名册汇编、毕业生名册汇编、党员名册汇编、教职工名册汇编；（4）档案库房平面索引表、密集架指引卡等。
2.机读目录、手工检索工具条目的数量
为适应现代化发展的需要，我校综合档案室配臵了一台电脑，安装了泰坦档案管理软件，将本单位自成立以来的文书、基建、会计、声像、教育教学、实物、教师考绩及毕业生档案目录录入了泰坦档案管理软件，可对我校各门类档案进行电脑检索，
截止20xx年10月，共有机读目录16268条，手工检索工具16268条。
3.本单位尚未开展纸质档案数字化加工工作。
4．本单位无纸质档案缩微副本。
5.非纸质档案的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。
室藏非纸质档案有照片、光盘、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书，其中照片档案共700张，光盘档案126张，锦旗8面，牌匾44块，奖杯6个，荣誉证书32本。占室藏档案的4.9%。
（二）查阅注意事项
1.档案的完整和完好程度以及遗失、销毁情况
综合档案室主要集中保管了20xx年成立以来本单位的各种档案资料，没有发生遗失档案情况。档案室内各种设施、设备齐全，档案柜全部使用档案密集架，安装了空调、抽湿机、灭火器，配备了电脑（专用）、打印机、复印机、温湿度计等，并配备了专人管理，确保档案的安全，使综合档案室基本符合保管现代化的要求。
由于我校成立时间较短，室藏档案末达到销毁时间。
2.档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况
根据广东省机关档案分类办法，结合我校实际，我校档案分为八大类，即：（1）文书档案（代字A）；（2）基建档案（代字B）；
（3）会计档案（代字D）；（4）声像档案（代字F）；（5）教育教学档案（代字G）；（6）实物档案（代字H）；（7）教师考绩档案（代字J）；（8）毕业生档案（代字K）。
文书档案采用单份文件归档法，采用年度－保管期限分类法进行整理，以件为保管单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行；基建档案按工程项目组卷，同一幢楼同一个工程项目的材料一起组卷，编一个流水号，保管期限永久；会计档案按会计报表、账簿、凭证三种类型设臵，按自然形成的卷册为一个组卷单位组卷，设有会计报表、会计账簿、会计凭证；声像档案设有照片和光盘，其中照片设有人物类、荣誉类、活动类、学生类和其他类；教育教学档案按学年——保管期限分类排列，每学年的永久、30年、10年各一条流水号；实物档案分可折叠和不可折叠两大类，按时间先后顺序排列，编大流水号；教师考绩档案不设属类，每人一卷，新教师一般在新学年开学一个月内把个人的考绩档案归档；毕业生档案不设属类，每人一卷，于学生毕业的次年由办公室归档。
3.档案的利用及鉴定情况
我校的档案利用工作，主要是满足校内教育教学工作的需要，20xx年10月至20xx年底，查阅利用档案917卷、1143件,738人次。
为抓好档案鉴定工作，成立了档案鉴定小组，档案鉴定一是在文件材料归档时，按照我校制定的《连南民族高级中学档案鉴
定、销毁制度》等的有关规定，对归档文件进行初步鉴定，确定归档文件的保管期限；二是对综合档案室保管的档案进行销毁鉴定，因学校成立时间不长，档案未到销毁时间，暂未开展销毁鉴定工作。
4.划分的保管期限种类以及各类保管期限档案数量
我校综合档案室隶属办公室管理。档案室集中保管了20xx年至20xx年形成的档案材料，包括文书档案、教育教学档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案、教师考绩档案及毕业生档案等八大类档案。
档案室集中保管了本单位全部档案目录和档案资料。自20xx年以来，共收集组成档案2077卷,13392件，我校文书档案保管期限分为永久和定期，定期又分为30年和10年（永久611件、30年281件、10年604件）；基建档案的保管期限为永久，共有65卷；会计档案保管期限分为永久、25年、15年（永久保存的报表有9卷、25年保存的账簿14卷、15年保存的凭证143卷）；声像档案保管期限为永久，共有27卷（其中照片档案20卷共700张，光盘档案7卷共126张）；教育教学业务档案保管期限分为永久、定期，定期又分为30年和10年，共有11870件（永久554件、30年472件、10年10844件）；实物档案保管期限为永久，共有90件（其中可折叠的40件，不可折叠的50件）；教师考绩档案保管期限为永久，共有184卷；毕业生档案保管期限为30年，共有1545卷。
5.本全宗指南完成于二○一四年十月。编写人员全面考察了本校档案综合管理的情况，并依照《中华人民共和国行业标准全宗指南编制规范》DA/T14-2012，在集体研究的基础上编制完成。