档案全宗的写法

作者： 丹心一片

-- 发布时间： 2009/09/07 09:08am

大家都知道，全宗卷是每个单位介绍档案管理情况的档案，而作为全宗卷最重要的一个内容－－全宗介绍，又称全宗指南，更是全宗卷的核心。

有一点大家一定要清楚，全宗指南的写法和我们每年年度整理工作完成后写的归档整理工作小结，其结构是一致的，只是年度整理工作小结是每年写的，而全宗指南是在每年工作小结的基础上，过5－10年将其汇总一下。因此全宗指南不一定每年都要编写。

全宗指南的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。

一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。

1、全宗指南名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南”构成。 例：苏州市发展与改革委员会全宗指南；

2、时间： 反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公元纪年表示。如(19xx年—20xx年)；

3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆单位也可填写单位代号。

二、正文部分包括：全宗构成者沿革；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成份介绍 。

1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺序依次记叙）。

⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演变情况。

⑶职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。

⑷全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。(一般写到中层正职)

2、全宗内档案情况简介内容包括：

⑴档案的数量及保管期限

⑵档案的完整程度

⑶档案的利用价值及鉴定情况

⑷检索工具的配置情况

⑸档案的整理情况

3、全宗内档案内容与成分介绍 （一般要按分类体系结合问题介绍）

主要包括：⑴反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；

⑵每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；

⑶知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；

⑷年代久远和特殊载体的档案。

⑸其他需要专门说明的档案要介绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的检索要素；内容介绍等。

三、备注部分

包括：1、全宗指南的编制情况；

2、有关全宗内档案的补充说明；

3、全宗指南中需加解释的名词、事件及问题；

4、全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。

每年的归档整理工作小结不需要有封面和备注，只要正文。着重介绍当年度整理工作情况和档案的成分介绍，如果当年度没有机构、人员的变化，那么在第一部分全宗构成者沿革当中，只要简单一句：同上年，这样就可以了。

怎样编写全宗介绍

全宗介绍也称全宗指南，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。

一、全宗介绍的主要作用：是向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位历史、全宗的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。

二、全宗介绍基本有两类：一类是介绍机关团体、企事业单位的；一类是介绍人物的。

全宗介绍的内容一般包括：立档单位的简要历史；全宗的简要历史；全宗内档案的内容和成分；全宗介绍的辅助工具等部分。其中重要的是立档单位和全宗的历史简况，全宗内档案和成分是介绍的主体。

1、立档单位的简要历史。包括立档单位成立的历史背景、成立时间、地点、机关性质、任务、隶属关系、所辖区域、组织机构设置及职能的变化、工作发展及文书处理情况，撤销机关还应指出撤销原因及其代行职能或继承单位的机关名称。

2、全宗简要历史。包括档案材料的起止日期、案卷数量、种类、主要内容、完整程度、整理、鉴定、保管、利用、交接情况以及检索工具的种类等。

3、全宗内档案材料和成分的介绍。这是全宗介绍的主体。介绍档案的内容和成分，主要是指明档案的来源、内容、可*程度、形成时间、利用价值等。具体介绍方法常见有三种：

（1）简要介绍，即将案卷内容综合概括地介绍。

（2）详细介绍，是比较详细具体地介绍档案内容，甚至可以详细到案卷逐个介绍，以及注明卷号、起止时间等。

（3）重点与全面相结合的方法，对于全宗中比较次要的案卷作综合概括介绍、对重要案卷或个别价值较大的文件作较详细的介绍，甚至可以注明卷号、起止日期等。

具体采用哪种方法介绍，要根据全宗档案内容和成分、利用价值程度和档案数量等情况确定。

4、全宗介绍的辅助工具。为了便于利用全宗介绍，可以编一些辅助工具。如人名、地名索引、目次、机关通用简称等。

三、全宗介绍的编写

1、编写提纲的拟定

在提纲中要对立档单位历史沿革简介、全宗历史概况的具体写法，对档案内容和成分介绍采用何种体例，是否编制附录等加以明确。

2、材料的收集与分析整理

为了编写全宗介绍，至少要从以下线索收集材料。

第一、查阅全宗卷。全宗卷对编写全宗介绍，特别是对编写立档单位历史沿革简介及全宗历史概况部分有直接凭证与参考作用。

第二，认真分析案卷目录、全引目录及各种检索工具。

第三，具体掌握全宗内档案的基本内容。对于案卷数量较少的全宗，可以采取全面调卷的方法；对于案卷数量很多的全宗，一般只能采取重点调卷的方法。

第四，广泛了解与全宗有关的基他资料。应注意收集社会上的著作、论文、汇编中与所要介绍的全守相关的资料、查阅利用档案的记录。

在收集材料的过程中，要注意对材料的整理分析，收集材料时最好采用做卡片的方法，对案卷数量较少的全宗也可采用在笔记本上分类记录的方法。

3、编写中要注意的问题

（1）立档单位历史沿革简介与全宗历史概况两部分要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右为宜。

（2）全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。

（3）要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。

（4）行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。

编写全宗介绍是一项政治性、科学性很强的工作。为保证质量、编写时必须要充分占有该全宗的有关材料。如：立档单位及全宗历史考证，机关历史与档案情况的有关材料及该全宗的各种检索工具和参考资料等。在编写时要注意全宗名称（内设机构名称）使用准确的全称、档案内容各项数字要反复核对，做到准确无误。

第二篇：全宗档案

全宗介绍编写范例

XXX县劳动就业局全宗介绍

一、立档单位历史概况

1、立档单位沿革

XXX县劳动就业局前身是XXX县劳动服务公司，劳动服务公司成立于XXX年X月X日，隶属与于XX县人力资源和社会保障局。主要职责是负责全县职工的安置、培训、就业、待业保险、劳动保障业务代理、劳务输出等工作。办公地址在XXXXXX。

XXX年X月X日XXX劳字（XXX）X号文件，批准成立XX县劳动服务公司重新核定事业编制X名，并同意下设XX个股室。即XX股、XXX股、XXX股、办公室。

XX年X月初X县劳动服务公司成立了待业青年培训中心，作为专门的培训基地。

XX年X月X日XX编（XXX）XX号文件批准成立XXX县劳务市场管理所，事业编制XX人，规格为股级。隶属劳动服务公司领导。负责全县职业介绍、培训、劳务输出等工作。

XXX年X月X日XX编字（XXX）X号文件批准XXX县劳动服务公司规格为副科级单位。同年又增加了劳动服务企业管理业务。

XXX年X月X日XX劳发（XXX）X号文件将XX县劳

务市场管理所划归劳动局领导，脱离与劳动服务公司的领导关系。

XX年X月撤销XXX县劳务市场管理所改称职业介绍所，与劳动服务公司安置股合并办公，劳动服务公司建立劳务输出股和劳动监察股。

XXX年X月X日XX编字（XXX）X号文件劳动服务公司更名为劳动就业局。XX年X月成立XX县创业培训中心。当时有职工XX人，其中大中专学历XX人，有初级职称的X人，中级职称的XX人，高级职称的XX人。内设办公室、财务股、业务股等XX股室。

2、立档单位领导名录

劳动服务公司领导人名录

XXX年X月----XXX年X月

经 理 XXX（股 级） XXX年月----XXX年 X 月 （副科级） XXX年月----XXX年 X 月

XXX XXX年月----XXX年 X 月

XXX XXX年月----XXX年 X 月

XXX XXX年月----XXX年 X 月 XXX XXX年月----XXX年 X 月

XXX年XXX县劳动服务公司更名为XXX县劳动就业局

局 长 XXX XXX年月----XXX年 X月

副局长 XXX XXX年月----XXX年 X 月 XXX XXX年月----XXX年 X月

二、立档单位主要职责

主要职责是负责全县职工的安置、培训、就业、待业保险、劳动保障业务代理、劳务输出等工作。

三、劳动就业局档案室及档案内容与成份介绍

1、劳动就业局档案室档案装具与设备

劳动就业局综合档案室建立于XXX年月，现有档案库房一间 XX平米，办公室一间兼阅档室一间XX平米。档案室配备现代化档案装具密集架XX列，配有防磁柜、消防、防盗、防火、防光、防尘、防虫等各种防护措施。还配置了计算机、扫描仪、照相机等适应档案工作现代化发展需要的先进设备。

2、档案内容与成分介绍

XXX县劳动就业局档案室保存档案共有XX大类，分别为文书、财会、设备、声像、实物、职工档案等共计 卷册。

（1）、文书档案 从XXX年至现在 共 盒 件 ；

（2）、并轨职工档案 XXXX卷；

（3）、财会档案 共计XXX册。其中：报表XXX盒，帐簿25年的XX盒XX册，15年的XX盒XX册，凭证XX盒XX册；

（4）、设备档案 共计XX 卷；

（5）、声像档案 共计XX卷；

（6）、实物档案 共计XX件；

从档案内容看，收集比较齐全完整，基本上反映了XXX县劳动就业局工作的历史面貌，为查阅利用提供了可靠真实的依据，是本局宝贵的历史财富。

四、XXX县劳动就业局档案主要来源

XXX县劳动就业局档案来源于两部分：一是来源于本局形成的各种文件材料。二是来源于上级主管部门及其他部门下发的文件材料及其他材料。

1、文书档案：主要是本局形成的人事任免、各种通知、通报、方案、意见及业务工作方面的文件材料；局内形成的会议记录、规章制度、工作计划、工作总结、党员花名册、职工花名册、调研报告等文件材料。上级主管部门及其他部门下发的文件材料。

2、职工档案：是本局自XXX年以来根据企业并轨的需要成立劳动业务代理中心接收职工档案。

3、财会档案：主要是在会计工作中形成的报表、帐簿、凭证等档案。

4、设备仪器档案：主要是本局购买仪器设备、装备过程中形成的档案。

5、声像档案：主要是本局在工作和活动中形成照片和

录音录像档案材料。

6、实物档案：主要是历年来获得的奖杯、锦旗、牌匾和其他纪念意义的实物档案。

五、XXX县劳动就业局档案检索工具与编研资料

1、检索工具：为方便查找利用，XXX县劳动就业局档案室编制了各门类档案的案卷目录、分类目录、全引目录、财会档案目录、职工档案台账等检索工具，以更好地为本局和社会各界服务，为准确、快捷的利用档案奠定了坚实的基础。

2、编研资料：为了积极开发档案信息资源为劳动就业局领导科学决策服务、为劳动就业、劳动培训、劳务输出等各项工作服务，劳动就业局档案室以室藏档案资料为依据，编写了《XXX县劳动就业局大事记》《XXX县劳动就业局机构沿革》《XXX县劳动就业局荣誉录》《XXX县劳动就业局基础数字汇编》《档案工作法律法规规范文件汇编》《档案工作手册》等编研资料，为单位各项工作提供了积极有效的服务。