会议管理制度

1 目的

为加强会议管理，规范会议工作程序，提高工作效率和会议质量，特制订本规定。 2 范围

适用于集团各类会议管理。

各子公司应依照本制度建立本子公司的会议管理制度。

3 职责

3.1 各会议主持人负责确定所主持会议的会议时间、参加人员、会议议题并主持会议，回答问题并做出相应决议、决定。

3.2 会议组织部门负责会议的组织工作，安排有关会议资料、设施，做好会议记录，整理会议纪要和会议安排工作表并发放有关人员。

3.3 参加会议各单位按主持人要求准备会议材料和发言，做好相关记录，落实会议安排工作。

4 会议分类

4.1 总裁办公会

4.1.1 时间：每月至少一次，具体时间以通知为准。办公会经总裁批准可随时召开。属表决式的办公会可不组织召开，采取文件会签方式。

4.1.2 地点：总裁办公室或会议室。

4.1.3 会议组织部门、主持人、参加人员：总裁办组织，总裁主持，参加人员为副董事长、副总裁、总裁助理，经总裁确定其他人员可列席参加。

4.1.4 会议内容：研究集团公司投资、经营、生产、管理等重大问题，并做出相应决议、决定。

4.1.5 会议资料准备、记录、纪要：议题须提前1天报总裁办，（临时召开的办公会最好提前2小时将议题交总裁办，总裁办汇总整理后发放给参会人员。总裁秘书作会议记录，整理会议纪要，发放会议安排工作表至相关单位。

4.2 总经理联席例会

4.2.1 时间：每月x日上午8点30分召开。

4.2.2 地点：以行政管理中心通知为准。

4.2.3 会议组织部门、主持人、参加人员：行政管理中心负责组织，总裁主持，每月联席会议参加人员为集团公司副董事长、副总裁、总裁助理、财务总监，河南卫华、新乡卫华、郑州卫华、物资公司。

4.2.4 会议内容：每月联席会议各子公司总经理汇报上月工作情况、存在问题、下步工作计划及需要集团协调解决的问题，每季度第一次联席会议各子公司应对上季度情况做出总结汇报；集团领导经研究对相关问题做出决议，并安排下一阶段的主要工作。

4.2.5 会议资料准备、记录、纪要：各子公司于每月x日前将提交会议的全部资料报行政管理中心（电子版），行政管理中心汇总后提交集团参会领导。行政管理中心派员做记录，整理会议纪要，发放会议安排工作表至相关单位。

4.2.6 集团总裁可根据具体情况决定是否提前召集相关人员召开碰头会。

4.2.7 经总裁批准会议时间可作适当调整，调整后行政管理中心应及时通知参会人员。

4.3 总部例会

4.3.1 时间：每月x日下班一个小时后召开。

4.3.2 地点：会议室。

4.3.3会议组织部门、主持人、参加人员：由行政管理中心组织，总裁（或授权人）主持，参加人员为总部各部门副部级以上管理人员。

4.3.4 会议内容：各部门简要汇报上月工作总结和下月工作计划，提交需要领导协调解决的问题，讨论解决办法，会议主持人做工作安排。

4.3.5 会议资料准备、记录、纪要：各部门于每月x日上午10时前将需提交例会解决的问题报行政管理中心，行政管理中心汇总后提交主持人，并派员做记录，整理会议纪要，发放会议安排工作表至相关单位。

4.3.6 会议发言顺序：财务资金中心、审计监察中心、投资发展中心、市场发展中心、生产运营中心、研究院、法律事务中心、行政管理中心、人力资源中心、基建管理中心，发言提出需解决的问题应与上报问题基本一致。领导发言顺序：副总裁、副董事长、总裁。

4.4 总部部门例会

4.4.1 时间：每月x日、16日、26日下班后一个小时。

4.4.2 地点：各部门办公室。

4.4.3 会议组织部门、主持人、参加人员：各部门自行组织，部门负责人主持，本部门全体人员参加。副总裁可参与分管部门的例会，每年至少二次，对部门例会的质量予以关注。

4.4.4 会议内容：传达贯彻公司文件、会议精神，部门人员做工作汇报，对本部门人员提出的问题给予答复，检查总结上旬工作，安排下旬工作，提交需总部例会讨论解决的问题。

4.3.5 会议资料准备、记录、纪要：各部门负责人安排。部门保存会议记录。

4.5 经济活动分析会

4.5.1 时间：每月x日上午8点30分召开。

4.5.2 地点：会议室。

4.5.3 会议组织部门、主持人、参加人员：集团财务资金中心组织，中心负责人主持，参加人员为财务资金中心副部级以上人员、河南卫华、新乡卫华、郑州卫华、安装公司、运输公司财务部门负责人，审计监察中心、投资发展中心、生产运营中心、总裁办负责人列席。邀请总裁或副总裁参加，至少应有一位领导参加。

4.5.4 会议内容：通报经济运行情况分析，作各子公司财务状况报告，需要集团财务中心给予解决和支持的工作，以及今后的工作计划。讨论集团对子公司的财务管理，总结、评价经济运行中优势及存在问题，提出改进意见和措施。

4.5.5 会议资料准备、记录、纪要：各子公司财务部门准备月度财务分析报告，于8日上午12时前将报告报财务资金中心。财务资金中心作会议记录，整理会议纪要，发放会议安排工作表至相关单位。

4.6 专题会议

4.6.1 时间：以通知为准。

4.6.2 地点：以通知为准。

4.6.3 会议组织部门、主持人、参加人员：由提议部门组织，主持人由分管领导确定，参加人员根据会议内容确定，由提议部门通知。

4.6.4 会议内容：研究专题内容。

4.6.5 会议资料准备、记录、纪要：由会议组织部门准备专题会议资料，提前1-2天将会议资料发放给参加会议人员，安排会议记录人员，整理会议纪要，发放会议安排工作表至相关部门。

4.7 公司员工大会

4.7.1 时间：一般为次年元月份，具体时间以通知为准。

4.7.2 地点：以行政管理中心通知为准。

4.7.3会议组织部门、主持人、参加人员：由行政管理中心组织，总裁主持，参加人员为集团总部全体管理人员，各子公司主要管理人员、职工代表参加，会议地点所在子公司多派人员参加。

4.7.4 会议内容：总结上年度工作，布置下年度主要工作，规划远景目标。表彰奖励先进集体和优秀个人。

4.7.5 会议资料准备、记录、纪要：行政管理中心准备会议报告、人力资源中心准备表彰资料。作会议记录，整理纪要。

4.8 销售大会

4.8.1 时间：每年阴历正月初八。

4.8.2 地点：以通知为准。

4.8.3 会议组织部门、主持人、参加人员：市场发展中心组织，主持人待定，参加人员：总裁及各级领导、相关管理人员、公司驻各地经营部、业务人员。

4.8.4 会议内容：主管营销工作的副总裁作上一年度销售工作总结、市场分析、新一年的销售政策，总裁通报公司发展情况，表彰和奖励在销售工作中业绩突出的单位和个人。

4.8.5 会议资料准备、记录、纪要：主管营销工作的副总裁准备销售工作总结、表彰和奖励名单、用户满意度调查表等资料，行政管理中心准备总裁讲稿，市场发展中心派员作会议记录，整理会议纪要，编制用户意见改进表发放至相关单位进行整改。

5 会议准备和规定

5.1 各种会议应由组织部门提前安排：会议日期及开会时间、参会人员、会议地点确认、会议记录人、会议内容及议程，会议室的布置工作及应具备的设备。各例会正常召开不再通知，如有变动由会议组织部门另行通知。例会一般议程结束后可安排管理或技术讲座。

5.2 公司员工大会和销售大会属重大会议，应由组织单位牵头成立相应的筹备小组，负责会议的组织和筹划工作，提前一个月报请总裁审批。

5.3 会议纪要和工作检查表的发放、落实：各会议会后两日内会议纪要整理完毕报主持人审核后，发至相关领导和单位。会议安排工作表由会议组织部门落实完成情况报主持人。

5.4 例会发言内容要求：简要叙述本单位的工作状况，对存在问题拟定的方案需领导审定的，需两个以上单位支持和配合的。

5.5 各会议纪要均需报行政管理中心存档，行政管理中心应做归档记录。重要会议纪要永久保存。（部门例会纪要保存2年）。对会议的重要精神可由会议记录部门整理，以快讯形式传达贯彻。

5.6 各单位或人员提请召开三个部门以上的各种临时性或专题会议、接待外部人员会议，由工作主管部门报主管领导同意，向行政管理中心提出申请，由行政管理中心安排。

5.7 会议时间：例会一般控制在2.5小时以内。总经理联席会等大型会议一般为4小时以内，最长不超过一天。

5.8 提高会议成效的要领：严格遵守会议的开会时间；会议开始时主持人就会议议题作简洁说明；发言内容不要偏离会议主题，不要过于集中于某些人、事，要向着结论推进。

6 会议纪律

6.1 会议开始前应由本人签到，如不能到会应向会议主持人请假，视会议性质确定是否委派人员参加。

6.2 参加会议人员须衣着整洁，配戴工作牌，按组织部门规定位置就座。

6.3 会议期间应将手机关机或置于振动位置,一般不允许接听电话和发短信，紧急事情到外面接听。必要时，会议组织部门安排专人专职接听手机电话。

6.4 参加会议人员不允许迟到、早退，不许交头接耳，不许中途打断别人的发言，中间有急事离开会场应向主持人请假。

6.5 会议发言应言简意赅，发言过长应听从主持人提醒。需做专题发言应提前向主持人申请。发言尽量使用普通话，语音清楚，速度适中。

6.6 参加会议的人员必须认真做会议记录，对会议上提出的问题必须按期完成，如有特殊情况需及时向主管领导汇报。

6.7 违反会议纪律者，每次扣罚0.5-2分，由会议组织部门实施。

7 记录

7.1 会议纪要

7.2 会议工作安排表

8 其它

8.1 本制度由集团行政管理中心起草及修订。

8.2 本制度经集团公司总裁韩宪保批准发布。

8.3 本制度自发布之日起实施。

卫华集团有限公司

20xx年x月x日

第二篇：03会议管理制度

会议管理制度

编 制: 王建民

审 核:

批 准:

受控状态: 受控

持 有 者:

分 发 号:

20xx-11-5发布 20xx-01-01实施

一、目的

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

二、职责

（一）综合管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。

（二）会务工作主要由综合管理部承办；其他部门主办或召集的会议，综合管理部应予协助。

（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合管理部整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

（一）、公司部门周会制度

1、主持与记录：由部门经理主持，各部门助理记录，

2、召开时间：每周一上午上班前5分钟。特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。

3、参加人员：部门主管、车间主管、部门员工

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。

4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。

（二）、公司员工月会制度

1、主持与记录：由综合管理部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由综合管理部经理主持。

2、召开时间：每周第一个星期一早上上班举行。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。

3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向综合管理部请假。

（三）、公司经营计划制度

1、主持与记录：由财务部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由财务部经理主持。

2、召开时间：每月的20日。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。

3、参加人员：部门负责人。

4、会议内容：

（1）上月经营计划完成情况的总结和汇报。

（四）、公司工作述职会议制度

1、主持与记录：工作述职会议由综合管理部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。

2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由综合管理部安排。

3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向综合管理部请假。

4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。

（五）、其他会议

1、公司年终总结和表彰大会

各部门负责人总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由综合管理部部具体组织实施。

2、各专题会议

相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。

四、会议召开

（一）会议安排：

1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报综合管理部，由综合管理部进行统一安排，方可召开。

2、综合管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。

3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请综合管理部调整会议计划，未经综合管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经

理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

（二）、会议的准备：

1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由综合管理部提前做好投影设备连接调试工作；

2、会议之前，综合管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；

3、特别重大会议，应由综合管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：

3.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；

3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；

3.3会议场所布置；

3.4会议服务人员的安排；

3.5会议签到；

3.6会后事项安排。

3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。

（三）、会议召开及传达：

1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。

2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。

4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，综合管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。

6、公司会议的会议纪要由综合管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。

7、会议结束后综合管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由综合管理部专人负责，根据规定的时间节点逐

项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。

（四）、会议纪律

1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元，迟到每超过一分钟增加5元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。

2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前半天通知。迟到的则缴纳50元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。

3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前2天通知。参会人必须到场，迟到的则缴纳500元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。

4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助10元.

5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

第三十三条 附则：

附件：会议纪要

早会员工登记表

会议签到表

本制度由综合管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行