汽车配件精品采购流程及管理制度
1、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。售后服务部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、售后服务部经理职责:
1) 负责组织公司所销售汽车配件精品的采购
2) 对库房的管理工作负责。
3) 做好销售部和服务部之间的联系工作。
4) 帮助销售部作好精品的选型及推荐新产品的工作。
5) 对本部门员工制度执行情况负责。
6) 对本部门员工的专业知识培训负责。
7) 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8) 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9) 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责:
1) 早盘查(点货备发)、晚清帐(当日工作当日完)。
2) 提供及时准确的货物,做好后勤保障。具体要求:订单一发,必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态,即时登报信息,直至合同完成、存档。
3) 负责库房日常管理事务。
4) 检查库存产品状况。
5) 按规定收发物料。
6) 物料进库储位的筹划与排放,
7) 填写库房相关数字登录到金迪系统。
8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。
9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10) 对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。
11) 维护和管理搬运工具。
4、流程:
1) 采购流程:
A 收到销售部的计划需求单以及配件部计划员计划
B 配件部经理审批
C 询价、比价
D 服务经理审批后,再叫公司总经理审批
E 签订采购合同
F 复印后,将原始合同整理装订年末存档
2) 付款流程:
A 填写付款申请单
B 服务部经理审核
C 财务部付款
D 总经理审批
E 总公司总经理和财务部总监审批
3) 收货流程:
A转发:
a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货
b. 供货方传真或邮寄提货单
c. 通知相关人员提货
d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续
e. 采购员清点货物并办理金迪系统入库手续
4) 收进项#5@p流程:
a. 催供货方开具#5@p
b. 核对开票内容
c. 录入金迪
d. 将#5@p交财务部签收。
5) 出库流程:
a. 库管员收到销售部信息员发出的出库申请
b. 库管员发货
5、采购管理制度:
1) 建立好供方及用户档案,并做好工作记录。
2) 建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。
3) 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。
4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划。
5) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤
6) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
7) 配件部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后,及时按操作规程准确登录金迪系统
8) 配件部每月x日前,将上一月的采购合同编号整理成册
9) 违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度:
1) 库房由专人管理,各种货物登记,做到帐物相符,非库房管理人员不得私自进入库房,拒绝任何人在库房逗留。
2) 保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟,杜绝烟火隐患,如有违反罚款100元。
3) 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4) 任何出入库物品都要履行手续,见单发货,领用登记。
5) 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单(一式两份)和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。
6) 接到出库申请后根据合同内容进行备货,并由领货人签字方可办理出库。
7) 出库返回单,应由销售内勤保管(需方签字)。
8)库管员每月第三周的周六对库房盘点,并将盘点结果在次日报副总经理。
9) 违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。
采购员岗位职责
1、在配件经理的直接领导下,严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。
2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌,落实到人。
3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案,并与业务部门达成共识。
4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家,控制降低采购成本,对供应商进行管理及考评,每年按一定比例更新供应商(形成表单)。
5、协助经理搞好供货渠道建设。
6、严格执行合同管理规定,要按时签订,不得延误,并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
7、合调配公司库存资源,订货时掌握好实际库存和在途物料情况,在有库存的情况下要以先出库存为主。
9、参加本部门员工业务培训。
10、树立南百公司的专业形象,保证南百公司的名誉不受到侵害。
第二篇:办公后勤用品采购及管理制度
办公后勤用品采购及管理制度
一、总则
1、为了规范办公后勤用品的采购、保管、领取和使用,确保办公所需,倡导勤俭节约,杜绝浪费,在管理上贯彻“管用结合、合理调配、物尽其用”的原则,特制定办公后勤用品管理制度。
2、本制度适用公司所有部门及员工。
二、办公后勤用品的采购
1、所有办公后勤用品的采购工作归口行政部管理。
2、严格执行公司采购制度,凡采购物资商品等必须按采购规定标准程序进行。
3、严格采购审批制度,行政部负责控制公司办公后勤用品预算和使用情况,审核物品采购及个人领用申请。
4、采购工作要科学合理,增强透明度,采购前应做好市场调查,充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家,讲价压价,实行阳光采购,避免和杜绝人情采购,努力达到货真价实、物美价廉。
5、办公后勤用品采购一般程序:
(1)部门提出采购申请,部门主管、分管领导审核(每周一各部门将申请清单报行政部); (2)行政部按以下规定权限办理审批。
A、一次性支出在500元以下的.由行政部经理审批;一次性支出在 500元以上3000元以下的,由分管领导审批;3000以上的,由总经理审批。
B、大宗、批量、贵重物品由行政部经理、分管领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关,全程参与采购工作。必要时,申购部门也要派人参与采购工作。
(3)在分管领导、行政部经理监督指导下实施采购;
(4)所购物品交保管员验收登记入库;
(5)采购人员凭入库单、#5@p等到财务部报账;
(6)行政部应做好周、月、年度的《办公后勤用品申购台账》。
三、办公后勤用品的保管
1、办公后勤用品由行政部安排专人负责保管。保管与采购人员应由2人以上分别担任,各负其责,不得一人双兼。
2、库存物品的种类要科学确定,合理控制,常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公后勤用品可适量库存,要避免不必要的储存和过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公后勤用品应即时入库,分类存储,注意防火、防盗、防湿。物品采购员和保管员要搞好验收交接,在《办公后勤用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量并签收。
4、定期对办公后勤用品进行盘点,确保帐物相符,随时撑握库存物品数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
四、办公后勤用品领取
1、领取的原则:工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用,由仓管负责人审核发放领用物品。
2、领取时,领取人须在办公后勤用品领取登记本上写明日期,领用物品名称及规格、数量、用途,并由领用人签字。
3、招待烟酒领取审批参照《招待管理制度》。
4、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要,对于消耗品,可根据历史记录和经验法则制定领取基准。
5、领取非消耗性办公后勤用品,应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
6、大件物品领取后,应列入行政部固定资产管理序列。
7、为接受民主监督,强化节约意识,每季度通报一次办公后勤用品领用情况。
五、办公后勤用品的使用
1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节约每一张纸,每一颗订,每一滴墨,每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公后勤用品应为办公、后勤保障所用,不得据为已有,挪作私用,不
得用办公后勤设备干私活,谋私利,不许将办公用品随意丢弃、废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关用电源,定期维护、保养,最大限度的延迟办公设备、后勤用品的使用寿命。
4、办公后勤用品的使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用,应充分发挥各种办公后勤用品的使用效率。
六、其他
1、本制度的解释、修订由行政部负责。
2、本制度自颁发之日起施行。