XXXXX采购管理制度

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；

3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。

4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则：

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则：

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则：

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

2、询价比价议价：

（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。

（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

（4）客户认可的供应商。

采购人员须建立供应商信息台帐。

5、合同签定：

（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、进度跟催

（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。

（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

7、验收入库：

采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。

8、对帐付款：

采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

9、采购流程图：（附后）

六、考核：

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。

八、本制度附件：

1、《XXXXX请购单》

2、《XXXXX询价记录表》

XXXXXXXX集团有限公司

XXXX年XX月XX日

采购流程图

XXXXX请购单

申请单位：                                                         申请日期：    年    月    日        编号：

XXXXX询价记录表

                                                                                                        编号：

采购物品验收单

                                                           编号：

  验收部门负责人：             验收经办

第二篇：企业采购验收管理制度

企业采购验收管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为了规范企业采购物资的验收作业,确保货物质量,特制定本制度。

第2条 适用范围

凡是采购进入企业的物资均适用本制度。

第3条 主管部门

货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收,对收到货物的数量和质量进行检验。

第4条 基本要求

1. 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。

2. 对于验收过程中发现的异常情况,验收人员应当立即向采购部或有关部门报告,采购部或有关部门应查明原因,及时处理。

第2章 实施检验

第5条 收货准备

1. 货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单” 时,按供应商、货物交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。

2. 对于需要按重量、长度、体积等计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收,不得虚估。

第6条 货物验收规范

质量管理部门应当就货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关 1

部门,按照所需货物制定《货物验收规范》，作为采购及验收的依据。

第7条 待验货物处理

对于已经到货等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收货物的分开储存,并规划“待验区”以示区分。

第8条 审核单据

1. 货物到货后,货物验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“订购单”、“合同” 等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入“订购单”。

2. 验收人员填写验收报告单并在上面签字。

第9条 急用品验收

紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。

第10条 出具合格验收报告

1. 对于经检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。

2. 质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。

3. 质量管理部门验收完毕后, 应当对验收合格的商品或劳务编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据, 并及时报告采购部门和财务部门。

2

第3章 检验异常处理

第11条 验收异常

1. 验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

2. 验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。

3. 公证单位或供应商确认后, 验收人员开立“索赔处理单” 呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门督促办理。

4. 对于验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于“材料检验报告单”上注明不良原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物办理退货。

第12条 超交处理

1. 货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2. 属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时于备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。

第13条 短交处理

交货数量未达到订购数量时,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第14条 退换货作业

1. 对于检验不合格的货物办理退货时,采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”，呈采购经理签字确认后办理退货。

2. 需更换货物时要与供方协商解决;需要增减货款时要在付款前或有效承付 3

期内通知财务部门。

3. 对于已付款但在保修期或保质期内出现质量问题的货物,要负责联系维修或索赔,索赔收入全部上缴财务部门,连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上缴。

第4章 附则

第15条 本制度由质量管理部负责解释和修改。

第16条 本制度自颁布之日起实施执行。

4