采购管理制度
（试行）
第一章 总则
第一条 为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效率降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。
第二条 公司采购业务由采购部统一管理，其他相关部门应给予积极配合，保证采购工作的顺利展开。
第三条 采购工作实行统一管理，分级负责的方式，在采购部经理的领导下，分级负责商品的采购。
第四条 采购工作应以降低成本为目的，规范进、出货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化的工作为公司提高经营效益。
第二章 采购业务流程
第五条 采购业务流程
采购业务流程图：见附图
第三章 申请采购
第六条 需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求，按照规定的格式填写请购单。
第七条 请购单应该按照规定格式填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部。
（1）固定资产按照固定资产购置申请表（附表一）的格式进行填写填报；
（2）超市商品采购按照超市采购清单（附表二）的格式进行填写填报；
（3）日常零星采购按采购申请单（附表三）的格式进行填写填报。
第八条 完整的请购单应包括下列内容：
（1） 申请采购的部门；
（2） 申请采购物品的名称、用途、数量、规格（必要时应提供样品、图纸或技术资料等）；
（3） 物资的需求时间；
（4） 特殊情况的备注；
（5） 采购申请单填写人；
（6） 申请部门主管；
（7） 采购申请单审核人；
（8） 采购部门主管审核；
（9） 财务审核；
（10）总经理审批。
第九条 需求部门在提报请购单时应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份。
第十条 遇紧急物资，公司领导不在的情况下，可以电话先行请示，征得同意后提报采购部。签字确认手续可以后补。
第十一条 请购单接收注意事项：
（1）采购部门在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整清晰，检查请购单是否经过领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）检查仓库该物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
第十二条 采购部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。
第十三条 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部门。
第十四条 对于提报的采购应按照采购人员的分工和岗位职责进行分工处理。
第十五条 对于紧急请购项目应优先处理。
第四章 询价、比价及议价
第十六条 询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。
第十七条 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。
第十八条 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。
第十九条 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。
第二十条 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况。
第二十一条 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。
第二十二条 除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额或预算金额在1万元以上的所有项目都应要求有至少三家上的供应商参与比价；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。
第二十三条 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力。
第二十四条 比价采购或招标采购应拟定完整的询价表。
第二十五条 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
第二十六条 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。
第二十七条 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其价格最低，所报价格的综合条件更加突出。
第二十八条 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
第二十九条 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
第三十条 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
第三十一条 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。
第三十二条 比价、议价结果汇总应完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。
第三十三条 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
第五章 合同的签订
第三十四条 合同是当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
第三十五条 采购合同正文应包含的要素
（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；
（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
（3）包装要求；
（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；
（5）付款方式；
（6）工期；
（7）质量保证期；
（8）质量要求及规范；
（9）违约责任和解决纠纷的办法；
（10）双方的公司信息；
（11）其他约定。
第三十六条 合同的签订：
（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
（4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
（5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
（6）详细约定发票的提供时间及要求；
（7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；
（8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
（9）违约责任一定要详细、具体；
（10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
（11）合同签定签应对合同初稿进行巡签审查；
（12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
（13）签订的所有合同应及时报送财务部门。
第六章 付款及合同执行
第三十七条 付款
（1）所有已签订合同付款时应参照公司相关规定执行；
（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写资金支出审批单或付款审批单，该审批单巡签完毕后提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单../../../../百度文档/My Documents/My Fetion file/871786690/付款审批单.doc后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
第三十八条 合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
第七章 验收入库
第三十九条 报验
（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知库房进行验收；
（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司相关规定执行；
（3）库房在接到采购部通知后应及时验收合格后入库，并出具入库清单，对于验收不及时延误公司运营使用或不能入库的情况库房应负主要责任；
第四十条 入库
（1）公司所有的外购物资入库前均应经过检验或验收；
（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
（3）未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
（4）已经验收的产品应及时的入库，并及时出具入库清单。
附图：
附表一：
附表二：
附表三：
第二篇：公司食堂管理制度
员工食堂管理制度
第一条 目的
为规范XXXX有限公司（以下简称公司）员工食堂工作，强化食堂管理,给员工提供更好的后勤保障服务，特制定本制度。
第二条 本规定所称食堂管理
指员工食堂所需食品原材料的采购、入库、出库、库存管理。
第三条 管理部门
公司行政部是公司员工食堂的管理部门，负责食堂收支的审核和相关事务的监督工作。
第四条 适用范围
适用于公司全体员工。
第一章 菜单制定
第五条 菜单标准
员工每日菜单标准为一个大荤,一个小荤,一个素菜,一个汤。
第六条 菜单制订流程
一、 由厨师在每周四之前,将下周五个工作日的菜单统一在《菜单明细表》中（详见附件1）全部列出；
二、 厨师将列好的菜单交食堂管理员审核，食堂管理员交行政部长审定；
三、《菜单明细表》审定合格后一式三份,分别交食堂管理员、采购员,厨师各一份,做好下周的准备工作。
第七条 菜单制定要求
下列情况由食堂管理员按照食堂管理流程灵活处理
一、由于特殊原因需要临时更换菜单，如采买时没买到相应的合适的素菜；
二、因当日临时增加的经过审核批准的外来人员，需要增加菜量或需另外制定菜单的；
三、各部门因生产需要有加班人员用晚餐。
第二章 食材采购
第八条 采购时间
食材采购每周进行一次,原则上每周五采购下周用食材。
第九条 采购流程
一、驾驶员、采购员和厨师凭《菜单明细表》一同前往采购,采购员留存采购发票作报销之用；
二、采购员将实际采购的食材按数量、单价、金额填写《采购明细表》（见附件2）；
三、食堂管理员、仓库保管员按《采购明细表》食材的数量进行核称，确认后由食堂管理员、仓库保管员，采购员共同签字后报销，原则上每周核销一次。
第十条 采购要求
一、为保证食材质量，确保员工健康用餐 ,荤菜必须统一在麦德隆购买,素菜统一在白云亭批发，采购的食材须保证新鲜，严禁购买病死猪肉和过期变质蔬菜、调味品、肉制品等，一经发现将由食堂管理员、仓库保管员，采购员共同承担全部损失；
二、若公司由于集体加班所备食材不足，则由食堂管理员按照采购流程及要求安排采购，临时采购的食材，必须定点在华联超市或其它超市购买；
三、采购时若遇特殊情况有人缺席，则由行政部长根据采购数量大小安排其它人员前往。
第三章 食材入库
第十一条 入库流程
一、采购来的食材由仓库保管员依据核称并签字确认后的《采购明细表》填写《食材出入库表》详见附件3）；
二、食材统一由仓库保管员入库保管。
第十二条 入库要求
入库保管过程中发生食材过期、霉变，仓库保管员应立即告知食堂管理员，如因个人疏忽导致食材损失，由保管员个人负责，并承担全部损失。
第四章 食材领用及出库
第十三条 领用流程
一、每日厨师将所需食材名目、数量列出清单交给食堂管理员；
二、食堂管理员确认后去仓库保管员处领取,并签字确认；
三、仓库保管员将领用的食材明细登记在《食材出入库表》上，办理食材出库。
第十四条 领用要求
一、食材使用发生剩余时须由食堂管理员交还至仓库保管员处重新办理剩余食材入库手续，仓库保管员须填写《食材出入库表》；
二、食堂保管员应在每笔出入库手续办理完毕后计算库存结余量，做到每笔账目不分大小均记录清淅，账物相符，发现不符应及时核实更正。
第五章 食堂工作人员职责及要求
第十五条 行政部长职责
负责食堂整体工作的安排、规划，食堂工作秩序的监督，每周菜单内容的审定，食物质量的抽查以保证食物的安全等。
第十六条 食堂管理员职责
负责食堂工作的具体布署。主要负责每周菜单内容的审核，食材收支的审核，食材出入库具体工作的管理监督，每日菜品质量的调查跟踪、意见反馈，食堂卫生秩序的检查。
第十七条 厨师职责
负责食材清单的规划和每日员工餐点的制作。
第十八条 仓库保管员职责
负责食材出入库的记录和食材的保管，做到每周盘点库存。
第十九条 采购员职责
负责员工用餐所有食材的采购、运送、采购发票的保管、报销工作。
第二十条 人员具体要求
一、食堂工作人员必须证件齐全，健康证必备。每年进行一次健康检查，检查不合格者，不准在食堂工作；
二、食堂工作人员应时刻保持食堂清洁卫生，每餐后必须对食堂的桌椅、灶具进行清洗；餐具清洗干净后，统一消毒；
三、食堂工作人员应注意个人卫生。工作时要穿戴工作衣帽，口罩。做到勤洗手，勤洗发，修发，勤剪指甲，勤换、勤洗工作服；
四、非工作相关人员不得随意进入厨房和仓库；
五、下班前，要关好食堂门窗，检查各类电源开关设备，保证安全无事故。
六、违反上述“二至五条”者，一经发现由行政部长给予5元/次的处罚。
第六章 附 则
第二十一条 员工管理严格按流程执行，责任明确到岗位，失责将按有关制度惩处。
第二十二条 本制度的修订及解释权归属行政部。
第二十三条 本制度自签发之日起生效。
附件：
1、菜单明细表
2、采购明细表
3、食材出入库表
4、菜单制定流程
5、食材采购流程
6、食材入库流程
7、食材出库流程
[以下无正文]
签发
二〇##年十月二十三日
呈报：董事长办公室
发送：公司各部门
抄送：
传达：公司全体员工
拟文：行政部
存档：行政部
附件1：
菜单明细表
日期： 填表人：
菜单明细表
日期： 填表人：
采购明细表
附件3：
食材出入库表
附件4：
附件5：
附件6：
附件7：
