商务部-采购管理制度

目 录

1. 总则 .............................................................................................................................. 2

2. 采购原则 ...................................................................................................................... 2

3. 采购程序 ...................................................................................................................... 3

4. 违约处理 ...................................................................................................................... 4

5. 审计监督 ...................................................................................................................... 4

商务部-采购管理制度

1. 总则

1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司的商务采购活动。

2. 采购原则

2.1. 严格执行询议价程序

物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2.2. 采购会审、合同会签制度

物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。

2.3. 职责分离

采购人员不得参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应由商务部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

2.4. 一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

2.5. 廉洁制度

所有采购人员必须做到：

2.5.1自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

2.5.2加强学习，提高认识，增强法治观念。

2.5.3廉洁自律，不能向供应商伸手。

2.5.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

2.5.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

2.5.6努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。

商务部-采购管理制度

3. 采购程序

3.1供应商的选择

3.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质。

3.1.2对于经常使用的商品或服务，商务部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。

3.1.3在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

3.1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

3.2采购程序

3.2.1固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报人力资源行政部统一申请。使用OA中固定资产采购申请流程，由各相关部门审批，对于一定数额的固定资产申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。

3.2.2外销物品的采购，需需求人员使用OA中的项目采购申请流程，由各相关部门审批，对于毛利率小于8%的采购申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。项目采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。

3.2.3采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同风险条款的审查。商务部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

3.2.4采购过程中发生变化时，销售部/需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交商务部执行。

3.2.5技术中心、人力资源行政部负责接收报告的出具。

商务部-采购管理制度

3.3付款程序

3.3.1商务部根据付款计划提出申请，走OA付款申请流程，各主管总裁签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

3.3.2#5@p：付款时必须索要#5@p，核对#5@p内容是否和合同一致，并填写#5@p明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。

4. 违约处理

4.1货物出现延期后，商务部及时通知销售、技术中心及相关部门。

4.2货物出现质量问题后，由使用部门或技术中心（外销货物）提出意见，报部门经理，交商务部处理。商务部接到意见后，将情况上报主管副总裁，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。

4.3商务部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，商务部负责追索。追索不成，由法院裁决。

5. 审计监督

5.1采购全过程进行财务监督和审计。

5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有业务部门、销售及相关领导参与外，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。

第二篇：集团公司采购管理制度

****有限公司

****〔2010〕18号

采购管理制度

主旨：采购管理制度

壹、 说明：

（一）目的：为了规范公司的采购流程，兼顾质量同时，以获得较优性价比的采购物质，合理控制公司成本。

（二）具体细则如下：

一.公司所有外购物资实行负责人采购管理，具体范围包括：

1. 日常物资采购：办公用品及劳防用品（工作服、安全帽）等；

2. 设备采购：设备零件、仪器、大型设备等；

3. 电子、数码设备类：电脑、数码产品等；

4. 物业环境改造类：地面交通道路划线材料、收缩门、道闸、自来水管等维修配件、宿舍门锁、席位宿舍、物业维修工具、空调电风扇、广告灯维修配件、环境维修材料、电表、电线、粉刷涂料、空调维修配件、码头疏浚工程所需材料、环境保洁类（杀虫剂、除草剂、消毒粉、洗洁精、扫帚、拖把及畚斗等）及其他物业环境相关用品；

5. 烟酒、茶叶、礼品采购

二.相关部门的工作职责

1. 总部行政处工作职责：

1）公司所有的办公用品、劳防用品、员工的工作服均由总部行政处采购负责人统一采购、洽谈。

2）一般物资采购：根据各部门送交的《采购申请单》中的物资，对供货厂商进行“询（进行厂商资格认证）、比（价格比较）、议（最后定价）”，预算内报 1

至总经理审批确认，预算外的报至董事长审批确认。

3）对采购物资到公司后，采购负责人组织相关部门进行验收并根据采购申领流程，将物资转入行政部仓管员入库，依据#5@p到财务报销后核销采购计划。开发长期合作厂商，整理并建立“采购合同档案”及“经常性合作采购厂商清单”，做好采购合同备案管理工作，供公司稽核处进行核查。

2. 网络信息处工作职责：

1）设立采购负责人负责对公司电脑及数码产品采购的评估、确认及验收。

2）负责对公司电脑网络数码设备进行入库、财产登记及领用；

3. 设备维保处工作职责：

1）根据公司设备运行情况，制定设备（零部件）备用品采购计划，设立采购负责人做相应的采购计划；

2）负责对有关设备施工工程项目、公司机械设备及有关材料选购评估、确认及验收。

3）负责对公司设备配件进行入库、财产登记及领用；

4. 综合管理处工作职责：

1）对公司物业改造类的物业维修工程的评估、确认及维修，设立采购负责人进行维修配件及材料的采购计划；

2）负责对公司物业改造类物品进行入库、财产登记及领用；

5. 财务部工作职责：

1）对《采购申领单》或《大型设备、工程评审表》流程及货款结算凭证的合理性、合法性审核，发现问题督处有关部门纠正，避免给公司造成经济损失；

2）认真审核物资采购及销售的货款结算，发现问题及时向领导报告；

3）设置有关明细帐簿，及时办理记帐手续，做到帐目清楚；

4）做好与仓库、采购、销售、部门的帐目核实工作，有效控制公司成本。

6. 审计部工作职责：

1）不定期对行政处、设备采购部门、网络信息部门、综合管理处“采购合同档案”及“经常性合作厂商”进行抽查、评定，如发现问题，及时向领导报告。

2）定期对财务物资采购、工程项目等帐目的核实，若发现问题，及时向领导报告。

3）有效监督采购报销流程，合理优化流程。

7. 其他部门工作职责：

2

其他部门因生产、管理需要，需采购相关物资时或洽谈工程项目时，必须填写《采购申领单》或《大型设备、工程评审表》，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事长审批后，交由相关采购负责部门采购事务。

三.采购作业操作规程

1. 基本规定

1）本公司的采购业务及工程项目统一由相关采购负责人负责办理，其他所有员工均有权推荐优秀的供应商，但不得自行采购、私定工程项目合作商或透露标底。

2）采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期合作伙伴）四种采购方式；必要时采用公开招标形式。

3）采购人员在洽谈某项材料、设备或工程时，原则上供应商不得少于两家，如有必要，可以采取多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司投资成本。

4）除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。（对长期供应商可采取“平时送货、月末结算”的方式。）

5）为了确保安全、高效、低成本，大型设备采购、工程议价协商，必须成立专门评审小组进行评审及相关程序后，方可采购；[详见“2.具体流程”中3）]

6）采购合同或工程合同必须经过法律事务部的审核、签字。

7）采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则：

五不购：A.预算内，没有提供《采购申领单》或无相关部门确定的不购；

B.预算外、无审批的不购；

C.无材质证明和产品合格证的不购；

D.材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购； E.现场、仓库能够代用的材料不购。

三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本

8）采购物资运到公司时，先由各相关采购负责人对照《采购申领单》或合同，经组织验收、确认无误后入库、登记、领用。

9）大宗材料、大型设备及工程项目的采购或洽谈：必须按申请部门提交的《大型设备、工程评审表》进行公开招标或邀请招标。通过考察综合评选，与价格较低、保证质量的厂商合作。

10)出纳人员须在接到财务会计审核后凭证后办理付款手续，付款时必须认真审

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核是够具备签章齐全的条件，对签章不齐的付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，申购部门可以先以电话请示的方式报副总经理或总经理、董事长[视需要]同意后办理付款手续，但待其回到公司后需补办手续。 11)预算内：若因特殊情况，无法及时填写《采购申领单》又急需请购的物资，可事先以电话方式报总经理批示后请购，但事后需及时补上手续。

12)预算外：若因特殊情况急需请购的，可事先以电话方式报董事长批示后请购，但事后需及时补上手续。 2. 具体流程：

1）部门预算内：申购人填写《采购申请单》→ 发起者部门主管确认 → 执行者上级部门主管→ 采购组议价填单 → 根据采购金额由相关领导分别审批 → 采购负责人采购 → 总经理审核 →申请部门组织验收 → 领用人（财产保管人）签字 ??→ 财产管理员入档；

2）部门预算外：申购人 → 财务预算专员《预算外项目专项申请单》〔审批后按“部门预算内”流程走，但增加董事长审核项“??采购负责人议价填单 →根据采购金额由相关领导分别审批→ 董事长审核 → 采购负责人采购??”〕

3）大型设备、工程项目招标流程：

附注：

A．厂商[提供资料]：公司简介、相关资质证明、方案及初步报价；

B．评审小组确定投标商：

◆ 设备评审组：设备维保处代表、使用部门代表、采购负责人、行政部总监、综合管理处主管

◆ 工程评审组：工程部代表、使用部门代表、采购负责人、行政部总监、综合管理处主管

◆ 必要时，可邀请专业人士及上层领导参加。

C．初审结束后，厂商方可进行投标；

D．若对特殊工程项目[如：码头吊机类]，无法通过招标筛选进行的项目，可

不用填写《大型设备、工程评审表》，但相关部门须配合采购负责人进行实地考察，询问同类参考价，合理控制成本；

3. 经济责任处罚

1）物资请购部门必须依据预算计划、生产管理实际需要，认真填写《采购申领单》或《大型设备、工程评审表》，对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司成本浪费，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

2）各采购负责人需对采购物品的品质、贷款结算安全负责，若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。

3）财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向上级领导汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

4）各公司物料管理员需对入所有抵达公司的采购物品，依照采购合同规定的质

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量要求进行质量检验并入库，若发现品质不符时，必须及时报告采购负责人

处理，严禁对品质不符的产品放行入库。因质检人员玩忽职守造成经济损失

的，给予相应的经济和行政处分。

5）若采购过程中，有相关人员自行采购或私定项目的，公司不负责任何费用及

后果且对该人员轻者经济处罚，重者经济处罚并开除[含透露标底者]。

特此通知！

****有限公司

20xx年7月14日

主题词：采购 管理制度 通知

抄送：公司全体员工****有限公司 20xx年7月14日

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