北京什刹海之源会奖有限公司
关于经营物料集中采购管理办法
一、总则
根据公司董事会制定的“统一采购，分散补充，集中管理，降本增效”的原则，建立完善公司高效监督制约的采购体系，公司特制定经营办公耗材物料物资集中采购办法，请各部门和企业单位严格遵守执行。
二、目的：
为了规范公司和相关企业经营物料的采购与管理，确保公司采购的所有物品资料符合规格标准和质量要求，保证物料的安全，规范物料出入库行为，减少资金的积压，健全公司内部管理机制和加强资产管理监控，规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。特制定本办法。
三、适用范围：
本制度适用于本公司、四合院皮影专题酒店、紫檀主题酒店和中山公园经营企业。
四、采购工作的组织结构
公司财务部门为公司整体采购审核、规划、监管、指导的责任部门。财务经理为第一责任人。公司各部门、各企业单位负责人，为本部门本单位的采购工作的责任人。采购工作实施连带责任制，本部门单位采购出现问题后，除要追查当事人的责任外，也要追究责任人的连带行政责任和经济责任。
五、采购原则
对于办公和经营中大宗物料易耗等商品采购，一定坚持统一集中的原则。对于特殊特急附加值较低的物料，根据公司经营需要，可由需要部门或企业自行采购，事后也要纳入公司统计之中；对于凡是经营、工程或办公需要采购单个价值在2000元以上的器材，用具，用品，设备等，应按照公司固定资产管理办法另行上报审批采购；对于工程设备设施改造更新维护费用达到 1000元的，应按照专项专审的方法，可采取议标，小型招标等方式进行。对于自营自销商品，一定要根据市场销量和企业库存现状做好可行性分析后采购，勤进快销，避免公司资金的积压。对于经常性小型化的维修工程和公司制作印刷品等事项，应采取一事一报，单独审核批准，实际工作中，应签署合同的应该事前提交公司做好合同的审核工作。
六、采购计划
为了奠定好建立公司试行预算管理体制的基础，公司决定先期试行制定好采购计划。由各部门和各企业单位根据实际工作需求，对可预见性的，有规律性的，常态化的，日常消耗的物品物料等，根据办公生产经营实际需要，要编制采购年度计划。按自然年编制年度物品物料采购计划。在年度开始的第一个月30日之前，将本部门，本单位的物品物料，标明所需物料的名称、数量、单位、规格、库存数量（如有特殊要求写明备注）交本部门领导或本企业负责人审核，上交到办公室汇总，办公室上交到财务部门会审后，上报公司总经理审批，总经理审批后，采购计划由财务部门存档保存，财务部门将根据年度计划，审核当年的实际采购的各类物品物料等。采购实施过程中，各需求采购部门单位的物料申请单应该与年度计划中的采购类别，材质，数量，大致价格基本一致。如差别太大的，应说明原因。
七、采购实务：
采购人员根据审批的物料申购表集中采买，统一配送。公司实施一二级采购的模式，对于生产办公经营特殊性的物料物品，列入年度采购计划的，经过总经理批准的，可自行采购。公司财务部门负责统一列支核算，完善入库手续。用于日常生产经营的餐饮原材料、辅料等不在计划采购之列，根据市场销售状况和对外销售行情，按照承包合同中的有关规定，实行时效性专项采购。
八、采购类别
1、餐饮食材和辅料: 鲜肉禽类、鲜活水产类、鲜和干菌类、高档辽参干贝、时令蔬菜、瓜果，葱姜蒜、，其他盐、料酒、油，醋、茶等等辅助材料。
2、办公用品：办公耗材，硒鼓、墨盒、色带、U盘、复印纸、打印纸、相片纸、收银纸、塑封膜、装订封面、热熔封套、装订夹条、装订胶圈，办公文具，笔筒、胶棒、中性笔、白板笔、订书机、打孔器、、文件夹、文件袋、、资料册档案盒告事贴等。打印机、一体机碎纸机、考勤机、点钞机、装订机、、电话机、对讲机、扫描仪、塑封机、标签打印机、支票打印机。鼠标、键盘、交换机、路由器、内存条等。
3、客房用品和低值易耗品： 床上用品、布草、窗帘、保电热水壶、电话、衣架、衣夹、竹、木制品、钥匙、手牌美容、镜垃圾桶、防滑垫、标示牌、其他客房用品。酒店餐饮用品陶瓷餐具、镀金（银）器酒具、塑料制品茶具、转盘不锈钢制品、食品模型、玻璃器皿、酒水车、酒店台布、酒店布草、酒店椅套、酒店窗帘、其他餐饮用品。一次性牙具、梳子、香皂、拖鞋、剃须刀、淋洗用品（洗发露、沐浴露、护发素、润肤乳）、浴帽、针线包、女宾袋等， 生纸、梳子、浴帽、面巾纸、一次性笔、鞋拔、 洗发精、香皂、普通牙刷、沐浴液、擦鞋布等等。
4、保洁物料劳保用品，清洁用品 空气净化剂、清洁剂、清洁工具、消毒液、擦窗机、抛光机、吹干机、疏通机。工服、手套、工作鞋等。
5、工程维修材料工具：工程用具类。五金配件。灯具开关。电线辅料，土建用材，水暖材料，强弱电工具、日杂用品等。
6、红酒（白酒）经营：高档酒水，无论白酒和红酒单价每瓶300 元以上的。公司确定采购模式代销和自营，在实际运作过程中，应该增加代销比例，减少自营的风险。
7、固定资产：公司新购添置的设备设施价值在2000元以上的，采购程序，一事一议，单独请示报告，公司批准后，按采购程序进行购置。
九、采购方式
一般采购应多方询价，货比三家。充分利用线上信息广泛网络购物便利的条件，在线下对多家实体供货商多咨询的方法。公司将逐步设立独立的账号建立完善网上采购的模式，采取以网购为主的采购方式，鲜活类商品、时令菜蔬除外，具体方案由财务部门另行研究制定。
1、询价：
（1） 凡属一般采购，采购人员均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
（2） 确属货源季节性紧张、独家专项代理、专卖品等特殊状况，不受上述所限。
（3） 凡属合同中采购项目，采购人员依合约之价格核价，重要的是执行好履行好合同的条款。
（4） 如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。
（5） 凡属可作成本分析之采购项目，采购人员应配合财务部门成本分析，以便经营销售中参考确定售价。
（6） 询价后，应确认各家报价、质量标准、产品规格、采购条件等是否在同等条件下有可比性。
2、议价
（1）询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。
（2）议价时应注意品质、交期、运输、服务兼顾。
3、询价、议价注意事项
（1） 市场价格下跌或有下跌趋势时。
（2） 采购频率明显增加时。
（3） 本次采购数量大于前次时。
（4） 本次报价偏高时。
（5） 有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
（6） 公司策略需要降低采购成本时。
（7） 其他有利条件时。
4、其他注意事项
（1） 专业材料、用品或项目专属物料，采购人员应会同使用部门共同询价与议价。
（2） 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应会商使用部门或使用人确认后方可确定。
4、食材与餐饮辅料等物料的采购。采购人员会同厨师长考察市场内的海鲜蔬菜肉禽等物料2家以上，在同等质量和标准情况下，原则上使用报价低的供货商。财务人员应动态对此进行监督，及时核定餐饮采购中的实际成本，并向总经理定期报告。
十、工程采购
工程物业部门进行 应该向公司提交工程维修设备设施，工程建设等，应向公司提交更新改造方案，初步报价，施工图纸，材料清单，施工单位资质，选聘办法，质量监督，保修办法等，经公司同意后，再寻找相同的类似的企业进行询价，或按招投标和议标的预算方式进行。经总经理批准后，方可实施。一般工程用具，设备设施耗材，五金件和常用的工程设备设施备件等按上述采购程序办理。
十一、经营性采购
红酒和价值高端的白酒列为经营性采购。经营部门必须将拟采购的经销产品做出可行性分析，产品销售对象，产品市场价格，产品的独有竞争性，产品线上销售情况和成交价格，预计销售获得的利润，资金周转，库存等等因素向公司提出可行性分析报告，专题请示，经公司领导批准后实施。财务给予过程监督，与可行性分析做好对比，发现问题及时报告。考核办法另行研究制定。
红酒采购的工作流程为，酒吧经理将需求的品种、数量、价格、产地列出采购清单，提交采购部门，采购人员向供货商询价，并将初步结果反馈给酒吧经理，初步确定采购目标后，在请采购人员第二次向供货商询价，并将最后结果报告给酒吧经理，酒吧经理在正式进货之前，应向公司说明，准备进货品种、数量、价格、产地，代销和自营的比例、库存数量和当前市场销售状况，获取毛利的分析等，然后按公司物料用品采购流程，经财务审核后，呈报公司总经理批准后执行。
十二、采购流程阶段结束后的规定
采购人员在采购工作中规定的标准术语：在向供应商询价或维修建设单位询价时，必须强调为自家公司。在采购工作结束时，供货商按照市场平均价格提供物品物料后，又额外给予的帐外折扣或纪念品，采购人员或经办人员应向公司报告。
公司拟确定固定的供应商常年进货时，涉及签署合同谈判，采购人员或当事部门负责人必须两个人一起参与谈判。
采购人员在完成一个专项采购任务或一批采购工作后，应将采购过程中询价的过程做出详细记录，并将询价的供应商户和最后成交的供应商户的电话，经办人，商家厂家或个体户名称、采购物品名称，质量，价格，食品卫生等信息填写在采购执行清单中，向公司报备，形成公司常年的采购档案。财务部门负责监督实施，要建立好公司监督制约机制，每个月对市场进行分析，对采购人员报备的信息要复合检查，特别要对中山、五色土两家经营单位做好监督检查工作。。
办公室每个季度或半年，对采购人员完成工作情况做出评估考核。
十三、物料仓储与交付
1、物料的送达：
（1）采购人员按照计划表单完成采购任务，并将采买票据送达第三方签字，第三方作为证明之用，第三方可以是同时参与采购的人员，也可以是申购的部门负责人，或办公室主任。
（2）申购人员依据采买票据对所采购物料进行认真检查，包括：物料名称、规格、数量和质量是否相符。完全相符后可做签收或入库。
2、物料的保管与保养：
（1）根据不同的形状、类别、特点、用途，分区摆放;要做到物料数量、规格清楚，物料摆放整齐、有序，便于清洁和检查。
（2）维持库房清洁卫生、做好防潮、防高温、防冷冻、防虫、防污染、防火、防盗、防漏洒工作;每日做好卫生清洁，整理得当，不得有垃圾死角。
3、物料出库：
（1）办公用品领用：领用设备必须填写领用登记表。设备原则上谁使用，谁保管，谁负责。归还设备时，必须保证设备完好无损，内外干净，如有损坏应及时报修，并在领用薄上注明损坏情况。
（2）生产经营物料领用：常用清洁工具由办公室主任办理领用手续，按实际需求分配给清洁员工。申领的工具可存放在工具间，所用工具自行保管，需要使用时自行取用。清洁工具损坏影响使用的，可再行领用，领用时需以旧换新。
（3）消耗品物料的领用：消耗品物料由办公室主任办理领用手续，按实际使用情况分发给保洁员使用，批准领取的清洁用品必须为清洁专用，不能挪为他用或者私用，一经发现按规定处理。所领取物料若未一次使用完，可展示暂时存放在工具间内，代下一次使用时取出再用，不可随意浪费，物料用完后再到仓库领取。
十四、物料盘存
建立与财务相关联的库存台账，明确库存物料盘存制度，建立物料盘存的时间、方法、要求及质量抽查。
1、每季度进行一次盘库，对各种物料的数量做出登记。
2、每季度项目物资盘点表要在月底最后一天上报财务部门。
3、财务部门会不定期对项目实际物资进行审查。
4、盘库遇到物料多或少，及时处理。对物料盘点后出现盘盈情况应仔细对账，查经无误后按实物重新入账;如单据或帐填写有误，应及时报告并予以更正。对物料盘点后出现盘亏情况时，需详细盘查原因，填写情况说明书。各种物料的盘盈盘亏要及时分析原因，并上报总经理助理，根据其意见进行处理。
5、公司任何部门不得擅自处理库中的物料物品，如要处理一些多余物品物料，过期食品饮料等，应登记造册，向财务提交报表，经财务部门报总经理审批后，才能进行处理。处理后的产生的收入一律上缴财务部门。
十五、采购工作评估和奖惩
1、采购工作评估的指标
对公司整年度采购工作，将根据各个部门的相关职责和关键指标打分后做出评估。采购人员工作的评估应以适时、适质、适量、适价、适地五个要素，进行量化指标评测和考核。
⑴、时间效果：未及时采购公司所需物料影响生产经营和正常的办公。紧急采购与日常采购的费用差额。
⑵、品质标准：进料品质合格率。物料使用的不良率或退货率。
⑶、数量要求：呆滞物料金额。呆滞处理损失金额。库存金额。库存周转率。
⑷、价格因素：实际价格与标准成本的差额。实际价格与过去移动平均价格的差额。比较使用时之价格和采购时之价格的差额。将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。
⑸、效率指标：采购金额。采购金额占销货收入的百分比。采购部门的费用。新开发供应产商的数量。采购完成率。错误采购次数。其他指标。
2、采购工作评估的方法
（1）公司年度采购工作评估
公司年度采购工作评估根据部门职能进行评定。不同部门采取不同的指标权重，最后评定结果。
（2）采购人员工作考核
价格指标： 采购员必须报三家供应商的实际价格，采购部或价格审核员对其选定的供应商价格进行复核，上报价格与审核价格都要一致。实际采购价格低于审核价格或低于时点的市场价格记10分。实际采购价格高于审核价或高于时点的市场价格有客观原因的8分。实际采购价格高于审核价或高于时点的市场价格又不能解释原因的5分。实际采购价格大于同类企业同类产品同类质量的物料20%以上的记-10分。
质量指标： 所当期采购物料合格数量与当期采购物料总数量之比，100%记10分；90%记8分；70%记5分。未发生实际应用物理单位或部门有效投诉的记5分；
数量指标：；当月计划采购数额与实际采购数额之比。100%记10分；90%记8分；70%记5分。
时间指标：在规定时间内及时完成记10分，未完成但没有影响经营生产记5分；未完成轻微影响了正常办公生产经营0分。未完成严重影响了正常办公生产经营-10 分。
效率指标：计划采购数额与实际采购数额之比。100%记10分；80%记6分；50%记0分；
完成上报公司供应商户电话，联系人登记。完成准确记10分，完成缺项8分；未完成0分。
3、考核结果的划分
由办公室组织实施，各有关部门密切配合。组织专人每个季度或半年进行考核，并将考核记录留存，年终实施奖励时可作为重要的参考依据。
4、奖惩办法
依据季度考核档案记录，每季度均能达到95分以上者，在测算采购成本增加减少因素后，可兑现年终奖金 元。如发现职务侵占或收取商业回扣，将取消季度考评资格，数额在 元的，公司直接解除其劳动合同。数额在5000元及以上的，触犯刑法的将追究其法律责任。考核结果，也可做岗位薪金调整、职务晋升等客观依据。
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附件一
北京什刹海之源会奖有限公司
经营物料集中采购流程示意图
附件二
北京什刹海之源会奖有限公司
高端酒水采购示意图
附件三
采购人员评测考核表
附件四
公司年度采购工作评估表
附件五（样表参考）
供应商登记表
