物料采购管理制度

物料采购管理制度

第1章总则

第1条 为加强对工厂采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。

第2条 本制度适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。

第3条 采购工作的目标。

1. 根据工厂生产的需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。

2. 在保证物料供应的前提下，控制采购成本。

3. 处理好与供应商的关系，优化工厂的供应渠道。

第2章物料请购管理

第4条 工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下所示。

1. 生产部:请购计划期间的用料或常备用料。

2. 仓储部:请购预备物料或其他物料。

第5条 请购单的填写。

1. 用料部门的经办人员根据用料的预算及库存装款填写请购单，填写时要注明物料的名称、规格、数量、需求日期、请购部门及对物料的特殊要求等，经部门经理审批签字后，送采购部门。

2. 如果请购单不只一份，应按照需求日期的先后顺序装订成册后送采购部门。

3. 对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。

4. 物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写，送采购部门。

5. 当有些物料需经过精密的设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在说明栏中注明物料检验所耗费的期限。

第6条 请购的审批权限。

1. 请购物料的总金额在10000元以下时，由部门经理审批。

2. 请购物料的总金额在10000～50000元时，由生产副总审批。

3. 请购物料的总金额在50000元以上时，由总经理审批。

第7条 请购单的撤销。

1. 请购部门因工作失误等原因出现请购单的填写错误且已送到采购部时，应立即通知采购部，并在已填写好的请购单上写明撤销原因，其中一联留采购部存档。

2. 如果采购部门已根据错误的采购单发出订货单，采购部门应积极同供应商进行协商并加以解决，如取消订货单或转为其他相近物料的采购。

3. 由于人为原因造成工作失误的，相关人员应承担相应的责任。

第3章采购作业管理

第8条 采购部门在接到物料请购单据后的作业标准。

1. 进行审核，对于越权的请购单审批直接退回请购部门。

2. 收集所请购物料的仓储资料。

第9条 采购部门的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报主管副总及总经理进行审批。

第10条 采购预算的编制。

1. 采购人员根据物料需求计划选用合适的方法编制采购预算。

2. 编制的采购预算必须在考虑到工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。

3. 编制好的采购预算必须经财务部的审核通过。

第11条 供应商的选取。

1. 对于所需物料的采购对象应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。

2. 若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场，进行询价，选择不少于三家的供应商。

3. 组织由质量管理部、财务部、工艺技术部等相关部门对供应商进行考察，经审查合格的供应商方可登记到工厂供应商名单中。

第12条 采购方式的选择。

1. 工厂所采购的物资总金额超过50000元时，必须采用竞标的方式进行采购。

2. 工厂的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。

(1)集中采购。具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。

(2)长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。

第13条 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报主管副总与总经理审批。

第14条 与供应商的谈判。

1. 与供应商谈判的原则。

(1)合作原则。

(2)认同原则。

(3)平等原则。

(4)互惠互利原则。

(5)坚持客观标准原则。

2. 与供应商谈判的流程。

(1)与供应商进行联系。

(2)与供应商进行谈判。

(3)与供应商进行价格磋商。

(4)与供应商达成协议。

(5)签订合同。

第15条 采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。

第4章采购作业的控制

第16条 采购部人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。

第17条 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。

第18条 采购人员未能按采购进度采购时，填写《采购进度异常报告单》，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策加以解决。

第19条 采购的货物到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合质量管理部门对采购的货物进行验收。

第20条 货款的给付。

1. 采购部门将质量管理部、仓储部签字盖章的《物料验收单》与《物料进库单》收集整理后，交财务部门进行核算、付款。

2. 若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。

第5章附则

第21条 本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。

第22条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。

2.2.4  采购合同管理制度

工厂采购合同管理制度应规范采购合同的编写要求、合同签订程序、合同执行与控制、合同修改与终止、合同纠纷处理与合同档案管理等事项。

下面是××工厂采购合同管理制度，供读者参考。

采购合同管理制度

第1章  总则

第1条 为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。

第2条 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

第2章采购合同的编写

第3条 工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

第4条 采购合同的编写程序。

1. 调查供应商。

在编写合同前，采购部应组织专人对《初选供应商名单》中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。

2. 进行谈判。

采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。

3. 拟定草案并评审。

采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。

4. 拟定正式的采购合同。

采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

第5条 正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。

1. 合同签订双方的姓名、住所和联系方式。

2. 标的的全称、价格及报酬。

3. 标的的数量和规格型号。

4. 标的的品质和技术要求。

5. 标的的履约方式、期限和地点。

6. 标的的验收标准和方式。

7. 付款方式和期限。

8. 售后服务和其他优惠条件。

9. 违约责任和解决争议的方法。

第6条 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。

第3章采购合同的签订

第7条 工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。

第8条 与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。

第9条 工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。

第10条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

第11条 签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。

第4章采购合同的执行与控制

第12条 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。

第13条 采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

第14条 采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。

第15条 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

第16条 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

第17条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

第18条 采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。

第5章采购合同的修改与终止

第19条 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。

第20条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

第21条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。

第22条 有下列情形之一者，视为合同终止。

1. 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2. 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3. 出现违背合同中条约的状况。

4. 合同约定期满。

5. 发生符合合同条款中合约解除的事项。

第6章合同纠纷的处理与合同管理

第23条 当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时， 一般情况采取以下四种解决方法。

1. 与供应商协商解决。

2. 请第三方协调解决。

3. 由仲裁机构进行仲裁。

4. 通过法律途径解决。

第24条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一的，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。

1. 泄露合同内容。

2. 私自更改合同内容。

3. 丢失合同。

4. 在合同签订及资料保管时发生损害工厂利益的行为。

第25条 参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重、触犯法律的，将依法追究其法律责任。

第7章附则

第26条 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

第27条 本制度自总经理办公会议审议后执行。

物料采购跟催方案

一、目的

为控制采购交期、确保生产顺利进行、规范有效的实施物料跟催，特制定本方案。

二、适用范围

本方案适用于采购物料跟催的管理工作。

三、管理职责

采购部为采购物料工作的归口管理部门。

四、制定跟催工作规划

(一)跟催工作准备

1. 确定交货日期及数量。

2. 了解供应商主要生产设备利用率。

3. 要求供应商提供生产计划表或交货日程规划。

4. 了解供应商物料管理及生产管理能力。

5. 在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任。

6. 准备替代物料来源。

(二)拟定采购进度时间控制表

1. 规划合理的购运时间。采购部需对请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间进行合理的规划。

2. 比较生产进度。需在采购订单或者合同中明确要求供应商编制《生产进度计划表》、《实际生产进度表》，并将两项表格进行对比，严格控制交货时间。

(三)制订沟通计划

1. 采购部需和销售部、生产部密切联系，随时关注销售市场情形和生产部计划变更情况，以便据此更改采购计划。

2. 采购部需制订计划定期与供应商进行联系，以便掌握供应商的实时信息。

五、跟催方法

物料跟催包括但不限于以下四种方法，物料采购专员应据情况选择合适的方法，确保采购交期的达成。

(一)订单跟催

按照订单预定进料日期，提前一定时间进行跟催，具体包括以下两种方法。

1. 联单法，将订购单按照日期顺序排列，提前一定时间进行跟催。

2. 统计法，将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

(二)定期跟催

每周在固定的时间将需跟催的订单整理好，打印成报表，统一定期进行跟催。

(三)设置物料跟催表

物料采购专员根据物料跟催表掌握供料状况，确定跟催对象，保证及时供料。

(四)设置物料跟催箱

在采购部办公室内设置物料跟催箱，取代传统翻页打钩的办法。在跟催箱里面设置32格，前31格代表每月的日期，第32格为急件处理格。

六、采购跟催措施

(一)定制物料跟催

定制的物料需对供应商生产过程进行监控。

1. 物料采购专员需及时了解供应商备料情形。

2. 为供应商提供必要的材料、模具或技术支援。

3. 物料采购专员了解供应商的生产进度情况。

4. 交期及数量变更时及时通知供应商。

(二)非定制采购的跟催

1. 物料采购专员需注意是否按规定时间收到验收表。

2. 物料采购专员及时电话查询交货进度。

(三)重要物料跟催

1. 采购部需审核供应商的计划供应进度，并分别从各项资料获得供应商的实际进度。

2. 重要物料采购除要求供应商按期报送进度表之外，采购部还应实地前往供应商处进行访问查证。

3. 必要时派专人驻场监控，确保供应商按时交货。

4. 将累计交货结果以报表形式告知供应商，促进其改善。

七、跟催工作考核

(一)采购人员跟催考核

采购部需将跟催工作中如下内容纳入采购人员绩效考核体系。

1. 采购人员对交货延误原因进行分析的情况。

2. 采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况。

3. 采购人员对交期的控制情况。

(二)供应商交期考核

1. 将供应商交期延误次数、时间、数量等纳入供应商的考核体系。

2. 供应商交期延误对本工厂造成的损失纳入供应商的考核体系。

3. 对交货及时、质量优良的供应商，增加付款优惠及其他奖励。

2.5  供应商管理

2.5.2  供应商管理制度

供应商管理制度

第1章  总则

第1条 为加强工厂在采购时对供应商的管理，保证生产所需物料的供应，对供应商的资质和能力进行客观的评价，特制定本制度。

第2条 本制度适用于对供应商进行管理时的相关事宜。

第2章供应商的调查

第3条 工厂的采购人员应随时随地地进行市场信息的收集，关注与工厂生产所需物料相关的供应商的信息及供应价格，建立供应商调查表，以记录整理潜在或合格供应商的信息。

第4条 建立的供应商调查表的内容。

1. 供应商的基本资料，包括供应商的名称、资质、地址、法人代表、联系方式、注册资本、是否进行直销等。

2. 供应商的物料供应状况。

3. 供应商供应的物料品质状况。

4. 供应商的专业技术能力。

5. 供应商的生产能力。

6. 供应商的管理水平。

7. 供应商的财务及信用状况。

第5条 采购人员在寻找潜在供应商的途径。

1. 工厂与供应商的历史交往记录。

2. 供应商的商品目录。

3. 相关行业的行业期刊。

4. 工厂固定供应商的介绍。

5. 销售代理的介绍。

6. 工厂的销售代表。

7. 网络搜索。

第6条 凡是愿意与工厂建立供应关系且符合条件的供应商，都应制作供应商调查表，并不定时进行填写，作为对供应商评价的依据。

第7条 当供应商调查表中的供应商的相关条件发生变化时，采购人员应及时更新供应商调查表中的相关信息。

第8条 对于与工厂目前存在供应关系的供应商，采购人员应做好与供应商发生每次供应关系的详细记录，并将相关内容及时填入供应商调查表中。

第3章供应商的评审

第9条 采购人员应不断地对新的供应商及现有的供应商进行评审，淘汰不符合条件的供应商。

第10条 合格的供应商应符合的条件。

1. 供应商应有合法的经营许可证和与工厂规模相匹配的综合实力。

2. 供应商已建立起质量体系并通过了验证。

3. 供应商具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识。

4. 供应商能够满足工厂所需物料的供应和紧急物料的供应。

5. 供应商所供应的物料在同等的价格上，质量占优；在同等的质量上，价格更便宜。

6. 供应商所提供的供应物料的样品通过试用并且合格。

7. 供应商若为代理商则应调查其生产厂商是否符合以上条件。

第11条 供应商评审小组成员构成及职责。

1. 供应商的评审工作由供应商评审小组负责。

2. 评审小组由采购主管、质量主管、技术主管及财务经理等人员组成。

第12条 供应商的评审的内容。

1. 能力，包括供应商的生产能力、创新能力、财务能力、配送能力、技术水平等。

2. 质量，包括供应商提供物料质量的控制、产品质量的稳定性、产品的质量认证等。

3. 价格，包括采购价格的稳定、采购的相对价格、付款条件等。

4. 时间，包括供应商所提供物料的生产周期、订货周期、交货周期、交货时间、紧急物料的交货时间等。

5. 服务，包括供应商所提供的售前服务、售后服务、订单跟踪服务等。

6. 其他，包括供应商的抗风险能力、人员的稳定性、安全方面的措施等。

第13条 对于工厂临时的且提供物料的总金额在10000元以下的供应商，可直接由采购部对其进行审核，报采购部经理批准即可。

第14条 对于工厂的长期合作供应商， 必须到其生产地进行实地评审，并编制评审结果。

第15条 供应商的评审时间。

1. 普通供应商一般的评审周期为一年。

2. 提供重要材料的供应商至少每半年评审一次。

3. 与工厂签订长期供应合同的供应商至少每季度评审一次。

第4章合格供应商档案管理

第16条 采购人员应将评审合格的供应商录入《合格供应商名单》，工厂进行采购时将首先考虑名单中的供应商。

第17条 采购部所编制的的《合格供应商名单》必须报主管副总及总经理进行审批。

第18条 采购部应在工厂所需物料的每个品种下应根据评审分数的高低选择2～3家供应商作为工厂的主要供应商，其他供应商为备选供应商，并按照评审等级的高低进行采购数量的分配。

第19条 《合格供应商名单》不是一成不变的，实行优胜劣汰原则，即每次评审后将不合格的供应商从档案中删除。

第5章供应商考核

第20条 由采购部按照不同频率对列入《合格供应商名单》中的所有供应商进行考核。

第21条 考核方法。

对供应商实行评分分级制度，满分为100分。

1.90～100分为一级供应商。

2.80～89分为二级供应商。

3.70～79分为三级供应商。

4.70分以下为不合格供应商。

第22条 考核项目和评分标准。

对供应商的考核项目及评分标准如下表所示。

供应商的考核项目及评分标准表

第23条 考核频率。

关键、重要物料的供应商每月考核一次，普通物料的供应商每季度考核一次。

第24条 考核结果的处理。

1. 考核结果在90分以上的供应商，优先采购。

2. 考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部对其提交的纠正措施和结果进行确认并存档。

3. 考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购或是减少采购量，其结果应报主管副总及总经理审批。

4. 对考核结果在70分以下的供应商需从《合格供应商名单》中删除，并终止对其采购。

5. 考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。

第25条 对合格供应商的质量监督。

1. 质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，对于批量产品不合格应及时通知供应商，产品不合格的对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。

2. 对不合格的供应商应取消其供货资格，并修订《合格供应商名单》。

第6章附则

第26条 本制度由工厂采购部负责制定并解释。

第27条 本制度由工厂采购部负责检查与考核。

第28条 本制度报工厂董事会批准后施行，修改时亦同。

第29条 本制度施行后，原有的相关制度自行终止，与本制度有抵触的规定，以本制度为准。