1.目的: 有效管理公司郵件的申請及使用.

2.範圍:公司所有郵件使用者.

3.職責:

     3.1.由需求人員至資訊課領取<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>並填寫相關內容然後至部門經理、資訊課長、資訊協理審批,然後再填寫維升-電子郵件及電腦系統使用辦法切結書.

     3.2.資訊課根據其工作內容申請相應權限之郵箱.

     3.3 由資訊課負責安裝及發布.

4.程序:

4.1.需求人員填寫<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>後簽至部門經理,并注明所需用之工作,由資訊課課長審核后,上呈至資訊協理核準.最後由資訊課留底備案.

4.2.資訊課收到簽核的<<區域網路及資訊系統使用申請暨異動單>>後,根據實際情況申請相應權限之郵箱,并要求使用者填寫維升電子郵件及電腦系統使用辦法切結書.由資訊課留底備案.

      4.2.1臺籍及業務人員均使用台北郵件服務器之郵箱,其它人員使用郵件服務器之郵箱.

4.3郵箱申請設定完畢後,資訊人員應負責安裝設定,教會使用者基本的使用方法及注意事項.

4.4.資訊課在郵件地址更新時,應將變更郵箱地址加入新通訊錄中,并及時發布.

4.5.若人員調動或離職,人事應及時通知資訊課,以便將郵箱轉它人使用或刪除.郵箱轉收人員也應及時填寫郵件保密協定.

4.6.所有郵箱使用者,須嚴格遵守公司郵件管理辦法.

5.所用表單

5.1. 維升電子郵件及電腦系統使用辦法切結書  

5.2. 區域網路及資訊系統使用申請暨異動單

第二篇：报刊、信函、邮件管理办法

编号：SM-XH-016 版本号：A 修改号：01 共2页第1页

XX集团报刊、杂志、信函、邮件

收发管理办法

第一章 总则

第一条 为规范集团报刊、杂志、信函、邮件收发工作行为，提高管理效率，特制定本办法。

第二条 本办法适用于集团总部、各公司、各投资项目（以下简称集团各单位）。

第二章 管理体制

第三条 集团报刊、杂志、外来邮件、外发公函、电等业务由集团商务公司统一负责。

第四条 商务公司指定专职人员负责收发工作。

第三章 收发业务

第五条 外发信函要求。

（一）集团各单位因公需外发信函，经办人每天在下班前1小时将信函送到商务公司，填写外发登记表。

（二）每天下班以前，商务公司应将当日外发信函清点，累计送交邮局寄发。

（三）应急或特殊外发信函，经办人在填写外发登记表时应明确外发时间和要求，商务公司及时反馈已办信息。

第六条 报刊、杂志订购与收发。

（一）订购时间：每年10-11月底预定下一年上半年度报刊、杂志；每年4月底以前预定下半年度报刊、杂志。

（二）订购手续：由集团各公司综合部将需要订购的报刊、杂志的代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚，并经各公司总经理核准后填写预定单，报集团总办审批后，交由商务公司工作人员办理订购。

（三）报刊、杂志的收发。

1、由商务公司负责填写分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些部门或领导。

2、门卫室工作人员每天对邮局送来的报刊、杂志应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

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编号：SM-XH-016 版本号：A 修改号：01 共2页第2页

3、门卫室工作人员收到邮局送来的报刊、杂志后应及时分发给集团各单位，不得耽搁延误。

第七条 外来邮件收发。

（一）外来邮件一律由门卫室工作人员负责签收分发。

（二）凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由门卫室工作人员通知收件人到门卫室当面签收。

（三）一般公启信函、私人信件，由门卫室工作人员分发到集团各单位。

（四）私人不明平信一律由门卫室工作人员将姓名写在门卫室门口小黑板上，由个人自取。

（五）不论公私邮件门卫室工作人员应随到随清，及时分发，不得丢失、搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

（六）凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在门卫室通知发出后，应随即到门卫室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，门卫室概不负责。

第四章 责任考核

第八条 报刊、杂志、外来邮件、外发公启、函电等业务工作质量由商务公司进行检查、考核，并承担责任。

第五章 附则

第九条 集团各单位对于报刊、杂志等有保存价值的信息应自行整理归档，必要时可转由集团总经办存档。

第十条 本办法自颁布之日起施行，解释权在集团总经办。

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