公司管理制度 浙江开华农业开发有限公司 编号：KH-2015-001 办公邮件管理办法

目的：为了方便部门之前的沟通，工作联络，规范管理

范围：公司各部门

责任：后勤管理人员

内容：

一、邮箱的申请、设置、注销：

1、申请：公司现阶段统一使用163邮箱做为公司的临时办公邮箱。

2、设置：邮箱开通后应立即修改密码，将随信签名设置成姓名、公司、地址、办公室电话、传真、移动电话、公司网址的格式。

3、注销：邮箱用户离开公司时，将公司邮箱交与行政部进行注销。

二、邮件的撰写：

1、善用主题栏：主题栏应该写明电子邮件的主旨，让收件人在未打开邮件就能知道邮件的主旨，是否具有急迫性．并且便于以后查询，主题栏过于模糊，容易遭到收件人忽略，甚至删除。

2、正文部分的撰写：应直接切入重点，尽可能直接说明主旨，言简意赅，一个事情一点，一个问题一点，让收件人一目了然，尽量避免长篇大论。

3 、邮件的发送：

（1）收件人规定：收件人为发件人所在部门的负责人，与此事件有关责任人和连带人。要慎选收件人，只发送邮件给相关者，严禁非经授权将公司信息、机密文件传送给非相关职务的员工。

（2）发送前检查：在发送邮件前，确定邮件中有无错字、标点符号使用是否有误，以及是否将所需附件附上。

（3）发送后检查：检查已发送邮件是否成功发送，或再将第二点的内容核实一遍，如有错误应重新再发；邮件发送后，还应注意是否有系统退回邮件。

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4、邮件的接收与答复：

（1）每天上班后的第一件事就是收发邮件，及时处理邮件，所收到的每封工作邮件都需尽量当日答复，如不能当日答复的需说明情况。

5、邮箱的使用管理：

（1）最大化利用好邮箱，尽量无纸化办公，减少使用打印机、复印机的频率。

（2）邮箱用户应将有用的邮件做好备份，定期进行邮箱清理，以确保整个电子邮件和该信箱之正常运作和顺畅。

（3）邮箱账户仅限本人使用，禁止将本人账户转借他人使用或借用他人账户。

（4）经常对电脑作杀毒处理，以免将带毒邮件发送给他人。

（5）遵守所有与电子邮件有关的网络协议、规定和程序。

6、邮箱的工作内容：

（1）工作日志、周志、月总结：（具体规定参照工作日志管理制度）

（4）合同评审：各类合同经过各部门领导评审通过后才能签订合同。

（5）请款审批：董事长或相关领导不在公司，而又急需支付的各类款项，通过本部门领导、财务部，副总、董事长邮件回复后，可以先行支付，等需要签字的领导回公司后再另行补签。

（6）各类需要沟通的文件、需要留有相关凭证的问题处理。

7、附则

（1）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。

浙江开华农业开发有限公司

2015-3-18

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第二篇：办公管理制度1

深圳市金博亿股权投资基金管理有限公司 办公管理制度

办公管理制度

1、目的

1.1规范公司办公作息、办公纪律、办公礼仪、办公行为与请休假等管理体系。

1.2明确公司办公管理制度的审核审批与工作流程，统一行为规范，保证各项工作有序进行，展现企业文化。

2、适用

2.1适用金博亿PE公司各职能中心的全体员工。

2.2适用金博亿PE公司各级员工办公管理流程和奖惩参照标准。

3、权责

3.1由行政管理中心行政部负责草拟、修订和拟定。

3.2由各中心负责人审核，总裁审批。

3.3行政管理中心行政部颁布。

4、定义

4.1办公礼仪：

4.1.1指公司各级员工在工作时间内，开展各项工作和人际沟通中应严格遵守的工作行为规范、举止穿着规范、工作标准流程和礼貌语言规范。

4.1.2与同事协同工作中以遵守岗位职责、工作流程、绩效标准的职业道德标准律己、敬人行为。

4.2作息管理：

4.2.1指员工必须遵守公司制定的员工工作作息时间管理规定，包括对迟到、早退、旷工、请假和加班的相关规定、纪律与审核审批流程。

4.3请休假管理

4.3.1指员工在工作时间内发生的各类请假行为相关的规定、纪律和审核审批流程；以及员工按照国家劳动法应该享受的休假规定和相关纪律。

5、内容

5.1作息时间规定

5.1.1 工作时间：

（1）金博亿公司每周工作六天，每天工作七小时，星期天休息。

（2）员工工作时间：上午9：00—12：00；下午13：30—17：30。

（3）公司副总经理以上员工与结算中心员工采用弹性工作制，每天上午必须到公司（外地出差除外）。 1

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5.1.2考勤打卡规定：

（1）员工上下班实行指纹打卡制度。员工必须严格遵守作息时间，按时上下班，无故不得迟到、早退和旷工。（弹性工作制的员工除外）

（2）上午上班，下午下班各打卡一次，每日二次。

（3）因公出差，按《出差申请表》上核准的时间考勤。

（4）忘记打卡，请填写《未签到登记表》，说明原因并由中心副总经理或总监签字后，交行政管理中心人事部，作为当月考勤记录。

5.1.3缺勤处理：

（1）迟到、早退者，5分钟以内每次扣薪5元，15分钟以内的每次扣薪15元，30分钟以内的每次扣薪30元。每个季度考勤有迟到、早退记录，将不能获得年度的晋职、晋级资格。

（2）当月忘记打卡超过一次（含）以上，没有合理理由的；迟到或早退30分钟（含）以上的；没有事先请假或请假未经批准擅离工作岗位的，以旷工论处。

（3）无故不上班或故意不打卡者作旷工处理，当日旷工0.5-2小时以内的计半天旷工，2-4小时以内的计全天旷工。旷工扣当天工资总数并进行相关的行政处罚，旷工一天扣薪100元，旷工二天扣薪200元，依此类推。连续旷工三天或全年累计旷工达四天者作自动离职处理，将予以解除劳动合同，不计发当月工资，不做任何经济补偿。

（4）下列情况皆以旷工论处：

? 未请假或请假未批准，私自休假者。

? 行为不端被公安部门拘留，导致无法到岗者。

? 打架斗殴、违纪致伤造成休假者。

5.1.4加班管理：

（1）公司提倡高效运作,员工的本职工作应于正常上班时间内完成，不得故意拖延。

（2）实际加班时间应与考勤纪录相符,加班工资计算以考勤纪录为准。如有加班考勤纪录而实际并未加班的，视情节轻重对相关责任人进行扣薪100—300元的处罚。

（3）员工加班需提前半天提出申请，详细填写《加班申请单》，经部门经理审核，主管（副）总经理/总监批准后交人事部备案，未经批准而擅自加班的，公司不予计算加班费。如加班时间与所填报时间不符的，需在次日上午补填《加班申请单》，经部门经理审批后交人事部备案。

（4）如确因工作需要，符合以下条件并经过相关领导审批的，可计为加班：

（5）在休息日或法定节假日内，公司因为业务等原因要求员工加班的。

（6）由于发生严重自然灾害或其他灾害，为避免公司财物遭受损失而进行抢救的。

（7）突发性、不属于正常工作范围内的工作而必须通过延时工作或利用休息日、法定节假日完成工作的。 2

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5.1.5下列情况不属于加班：

（1）公司经理级（含）以上员工（除司机）在星期日、法定节假日以外的延时工作时间。

（2）凡属正常工作范围之内，但因个人工作效率必须在正常工作时间之外继续上班的。

（3）因工作需要出席社交场合的。

（4）因公差旅期间。

（5）加班时的就餐时间。

（6）市场销售人员的业务时间。

5.1.6 加班工资计算

（1）公司经理级以下员工在正常上班时间外（非法定节假日、休息日）加班的，按加班时间发放100%的基本工资。或作1:1调休。

（2）公司员工在休息日加班的，按加班时间发放100%的基本工资,或作1:1调休。

（3）公司员工在法定节假日加班的，按加班时间发放200%的基本工资。

（4）加班时间不足30分钟者不予计算加班费.

5.2行政奖励和处罚：

5.2.1行政奖励：对于严格遵守公司规章制度，且有特殊贡献者，公司将按照相关规定给予不同等级的奖励和奖金。

5.2.2行政处罚：对在上班期间，无视公司规章制度、纪律散漫、给其它员工带来不良影响的员工，公司将按相关规定给予不同等级的处罚。

5.3请休假

5.3.1假期类别

（1）假期分为扣薪假和带薪假两大类。

（2）带薪假：每周公休假、法定假、婚假、产假、丧假、工伤假、年休假。

（3）扣薪假：事假、病假。

5.3.2 请休假规定

（1）员工请假必须填写《请假申请单》，并在部门经理批准后交人事部备案，未在人事部备案的请假无效，强行请假作旷工处理。

（2）公司员工请假三天（含）以下由部门经理初核，主管副总/总监复核，行政管理中心经理批准；员工请假三天以上由主管副总初核，行政管理中心经理审核，总裁批准。并交人力资源部备案。

（3）员工请产假必须提前三十天向人事部门申请,并附医院或当地政府相关证明。

（4）凡请假员工，假期未满上班或超假必须到人事部办理销假或续假手续。未办理销假手续者假期内上班不计工资，超假但未办理续假手续者以旷工论处。

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（5）各类休假（含每周公休假日及法定假）均应一次性安排，并填写《休假申请单》。

（6）员工请假必须提前填写《请假申请单》，注明请假种类、假期、时间、事由、交接事项，经部门经理同意，中心副总或总经理审批后，在行政人力资源部报备登记后方可离岗休假。

（7）员工申请休假超过一天，需在休假前安排、交接手头工作，确保工作连续性。

（8）请年休假的假期由部门领导根据工作情况安排和批准；年休假不得跨年度使用。

（9）如遇特殊情况，无法事先请假，应在上班后 30分钟以内电话请示本部门主管或经理、行政中心人事部，并委托他人代为请假和登记，本人事后须在上班当日补办请假手续。

（10）请事假、病假：

? 最小请假单位为1小时，不足1小时按1小时计算。员工请事假期间扣发全部工资。请假期间不再享

受工资、奖金和津补贴。

? 一年之内，事假累积二十天以上或病假累计三十天以上者，无权参与当年年终奖金的分配。 ? 病假或工伤休假累计超过 30 天的员工，无权参与当年年终奖金和享受年休假。

5.3.3假期计薪规定：

（1）公休假、法定假、年休假、婚假、丧假、产假、工伤假。

（2） 30 日以内的工伤假为基本工资和职务工资；30 日（含）以上的工伤假，假期只发基本工资和职务工资的50 %。

（3）女员工生育享受不少于90天的产假，包括15天的预产假。已婚妇女23周岁以上生育第一个子女为晚育，实行晚育的，增加产假30天，难产(非正常顺产的平产手术者）增加产假15天，多胞胎生育的，每多生育一个婴儿增加产假15天，发放正常工作工资。

（4）病假：只发病假日正常工作工资的 60%。

（5）丧假：1—3天的丧假。直系亲属包括父母、配偶和子女，发放正常工作工资。超出规定的丧假视作“事假”处理。

（6）年休假：职工入职累计工作满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天，发放正常工作工资。

（7）事假：无薪假。

5.3.4凡属下列情况为公假日

（1）经公司责任领导批准（非公司安排，与公司业务有关的）参加会议、学习、培训、社会活动或参加相关部门的参观、考察、访问、休养等活动。

（2）因工（公）负伤，尚在医疗期内。

5.3.5公假期间：基本工资、劳保福利、津贴的标准和待遇不变，不享受岗位工资。

5.4办公环境和氛围管理

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5.4.1办公区环境管理规定

（1）保持个人桌面整洁，设备及办公用品摆放整齐有序，不得将多余物品堆放在桌面上。

（2）不得随地吐痰、乱丢杂物，保持公司办公环境及场所的卫生整洁。

（3）公司办公区域均为无烟区，禁止吸烟；特殊区域或个别办公室有特殊规定的除外。

5.4.2员工着装要求

（1）工作时间要求穿着正式服装，男士穿西服（夏季可穿衬衣），女士穿职业装。男士不得留长发，女士不得浓妆艳抹。任何时间禁止在办公场所穿背心、短裤、短裙、拖鞋、凉鞋。

（2）在办公区域内必须佩带工作证（牌）。

（3）办公场所不得大声喧哗吵闹，任何时候不得发表有损公司形象的言论。

5.4.3办公礼仪要求

（1）公司同事之间应主动打招呼；在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

（2）有人主动与您打招呼，必须要有响应。

（3）接待来宾时应主动、热情、大方、微笑服务，主动安排、邀请客人就座，并及时递上茶水。

5.5管理者工作行为标准

5.5.1坚持规范化和制度化的工作原则，严格遵守且主动按照公司规定的工作流程实施。

5.5.2宽容大度，容纳异己，广泛听取不同意见，不打击、不取笑积极提出建议的员工。

5.5.3充分调动下属的工作积极性，激发下属的工作潜力；鼓励下属独立自主完成工作任务。

5.5.4不干预下属正常的工作，不轻意越级指挥下属。

5.5.5尊重下属工作成果，不抹杀下属业绩，善于分享团队工作成果。

5.6接拨电话行为准则

5.6.1本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

5.6.2如因工作需要打长途电话时，需向部门主管请示，经领导批准后方可进行。

5.6.3员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。电话铃响三声内必须接听；同事离开，须帮助接听。

5.6.4接打电话时，在保证对方可以清楚听到的基础上应尽量降低声音，以免影响其它员工的工作及泄露保密事宜。

5.6.5接听电话时要面带微笑、语言柔和，必须用＂您好，金博亿公司！＂，＂您好＂，＂请问你找哪位＂，＂对不起，XX女士/先生不在＂，＂请稍等＂，＂再见＂等礼貌用语。

5.7员工工作行为准则

5.7.1所有公司工作行为均不得迟到、早退（上班、司训、培训、活动、开会等）。

5.7.2上班时间内不许吃东西或用餐；员工如在办公区域用餐须注意保持桌面和地面的卫生。

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5.7.3进入他人办公室须先轻轻敲门，得到许可后方能入内。

5.7.4维护安静严肃的工作气氛，有事应用内线电话交流。

5.7.5长时间离开办公席，桌面不得留有书籍、稿纸和档案等重要文件，数据要随时存档，注意保密工作。

5.7.6办公时间不谈论与工作无关事宜或到其它办公区域随意走动闲聊，不得在办公时间内吃零食。

5.7.7办公时间不得随意浏览与业务无关的书报、杂志、互联网站。

5.7.8不得在办公时间内上网聊天，工作需要排除在外。

5.7.9办公时间原则上不准打私人电话，接话人通话时间应控制在３分钟之内。

5.7.10开会、会客、听课应自觉将手机调至振动，如需接听电话应离开会议场地，以免影响到会场环境及他人。

5.7.11在办公区域走动应控制发出的声音，以免影响他人工作。

5.7.12下班前应自觉检查个人计算机、空调、饮水机、灯、门窗是否关好。

6．附件

6.1附件表格

6.1.1《未签到/签退登记表》

6.1.2《公务外出登记表》

6.1.3《考勤统计表》

6.1.4《请假申请单》

6.1.5《休假申请单》

6.1.6《加班申请表》

6.1.7《内联单》

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