应用文写作——事务文书
一、事务文书概述
（一）事务文书的性质
事务文书，是机关、团体、企事业单位和个人处理公务或日常事物时使用的一种具有特定格式的应用文体。
事务文书种类很多，常见实用的事务文书有：计划、总结、简报、调查报告、大事记、会议记录、会议纪要、规章制度、契约、按语、遗嘱等。
（二）事务文书的特点
? 第一，事务应用文在实际使用过程中已形成了一套比较固定的格式，这种格式已经约定俗成。
? 第二，读者比较固定。
? 第三，事务应用文还具有政策性、制约性、严密性和时效性等特点。 ? 第四，事务应用文具有真实性和实践性的特点。
二、计划
（一）计划的性质
计划是人们为了完成某项任务事先拟定的文件。具体地说，在一定时期内，为了更好地完成学习、生产和工作等任务，必须根据本单位或个人的实际情况，提出具体要求，规定明确的目标，制定相应的措施，把这些内容写成文章，这就叫做计划。
人们通常所说的方案、安排、打算、设想规划等也就是计划。方案是指政策性和原则性较强、内容较完整的计划。安排打算是指时间较短、内容较具体的计划。设想规划是指尚未成熟的粗线条的计划。
（二）计划的作用
第一，有了计划，可以做到心中有全局，奋斗有目标。
第二，有了计划，可以合理安排和使用人力、物力、财力，充分调动大家的积极性和主动性。
第三，有了计划，便于随时检查和监督，及早发现问题和解决问题。
第四，便于总结经验，推广经验，吸收教训，更好地完成任务。
（三）计划的种类
按性质分，有生产计划，学习计划，工作计划等；
按范围分，有国家计划，单位计划，部门计划，个人计划等；
按时间分，有远景计划，年度计划，季度计划等；
按内容分，有综合计划，专题计划等；
按形式分，有条文式计划，表格式计划等；
另外，还有名目较多的专项计划、如财物计划、信贷计划、各种生产作业计划、教学计划等。
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（四）计划的一般写法
1. 标题
标题通常包括单位名称，有效期限和计划的种类，如《 ××学校20xx年度第一血气第二课堂活动计划 》。如果认为计划不成熟，可以在标题的后面或下面加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”等。
2. 正文
这是计划的主体部分，要求写得具体明确，言简意明。一般包括指导思想，总的任务、要求，具体的指标、措施和注意事项等。总的说来，应该包括如下几个部分。
（1）简短的前言：说明制定计划的指导思想、依据和本单位的具体情况。但也有不写前言的。
（2）目的和任务：具体规定要完成那些任务，什么时候完成，数量和质量上的具体要求，以及完成计划的具体措施、步骤和方法。
（3）包括应该注意的问题，以及检查和修订计划的办法等。有的还有附表、附图和解释说明等。
3.落款
在正文的右下方应写明制定计划的日期。如果计划标题中没有写明单位名称，还要在正文的右下方先写明制定计划的单位，再写明制定的日期。
（五）订计划要注意的事项
1.要实事求是
2.要走群众路线
3.计划要有科学性、严肃性
由于各种客观原因，制定计划难免有不周到的地方，因此，制定计划要留有余地，在执行时也要随客观情况的变化进行必要的修改。
另外，以文件形式发的计划，要写出文件编号。
例文
××印刷厂××年流动资金定额的工作计划
根据上级关于核定流动资金定额通知的精神，结合我厂的实际，提出我厂核定××年度流动资金定额工作的计划如下：
一、目的和要求：
在去年核资的基础上，结合增产节约活动中揭露的问题，发动群众挖掘资金潜力，按照正常生产最低需要的原则和加速资金周转的要求，从紧核定资金金额。通过核资，认真建立健全制度，进一步提高企业管理水平。
二、时间、方法、步骤
（一）总的时间为一个月，自即日起至×月底止。
（二）这次核资采取分级归口、自查自核、专业部分协助的方法进行。具体作法是： 2
1.略
2.略
3.略
（三）核资工作分三步进行，（略）
三、具体安排（略）
××××年×月×日
三、总结
（一）总结的性质和作用
所谓总结，是对某一阶段的学习、生产、工作或思想情况进行回顾、检查、分析和研究，从理论认识的高度概括经验教训的书面材料。我们常用的小结、体会，实际上也是总结，只是它们反映的内容较简单，时间较短，范围较小或者经验不成熟罢了。
总结是由感性认识上升到理性认识的过程，是由物质到精神的飞跃。所以，总结好像一面镜子，是我们回顾、检查、改进工作的有效方法。
总结可以加强与上级领导之间的联系。总结还可以表扬好人好事，批评坏人坏事，调动人的积极性，把工作做得更好。
（二）总结的种类
总结的种类很多，按性质分，有学习总结、生产总结、工作总结、科学实验总结或某项专题总结等；按范围分，有个人总结、单位总结、地区总结等；按时间分，有月份总结、季度总结、年度总结等。
（三）总结的格式和写法
由于总结的总类不同，因此具体写法也多种多样，但是基本内容总不外乎情况回顾、经验教训，存在问题和今后打算等几部分。大体格式则分以下几项。
1. 标题
总结的标题，大部分由单位名称、期限和总结的种类三个要素构成。如《××市××学院19xx年上学期工作总结》。有的标题不写明单位名称，如《19xx年工作总结》，而把单位名称写在总结末尾。
2. 正文
这部分是总结的重点，其内容一般包括以下几方面：
（1）基本情况：把总结的缘由、依据、所涉及的时间、地点、事情的概况及有关的条件写清楚，取得哪些经验（或教训），这是对全文的总交代。
（2）主要经验教训。这是总结的主要部分。主要说明在什么思想指导下，采取那些措施，取得哪些成绩和经验，有哪些教训，并要求把这些经验教训从感性上升到理性上来认识，使之条理化。
在叙述中，既要谈看法、认识，还要注意例举典型事例、群众反映和具体的数据来证明，使之更具有说服力。
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在叙述教训时，应当分析其原因，引以为戒。工作中，取得的成绩，原因是多方面的，经验也不是一条。因此在总结归纳时要根据内容需要，分条列项来写。至于总结中是否列小标题，可以视具体情况而定。
（3）指明今后努力方向。这部分通常在总结经验教训的基础上提出今后的打算，制定新的措施，明确努力方向，表示今后的决心。
3. 署名和日期
总结的日期常常被人们所忽视。实际上，不管标题中有没有表明时间，为了日后查阅方便，还是要写明日期。
4.写总结的基本要求和注意事项
1.明确目的，突出重点。
2.深入调查研究，实事求是。
3.要注意记叙和议论的关系。
记叙和议论是写总结最常用的方法，记叙的事实是说理议论的根据，说理议论又是所叙事实的升华、提高。总结常常采用夹叙夹议的写法，语言要简明扼要，准确肯定，不能模棱两可，含糊其词。
例文
关于19xx年至19xx年××工厂工会总结
19xx年7月，我厂召开了第十八届工会会员代表大会。两年多来，由厂党委和上级工会加强领导，厂行政重视，全场职工热情支持，我们的工会工作有了新的进展。在开展多种教育，提高职工素质，加强民主管理，积极参政议政，动员组织职工开展劳动竞赛和关心职工生活等方面取得较好的成绩。
一、开展多种教育，提高职工素质
（略）
二、加强民主管理，积极参政议政
（略）
三、开展劳动竞赛，提高经济效益
（略）
四、关心职工生活，维护职工权益
以上是我厂工会19xx年至19xx年的工作回顾。两年来，我们虽然取得了一定的成绩，但是还有不足之处。主要表现在对职工面临新情况在思想上产生的新问题，还
了解得不够深入细致，在群众生活方面关心不够。今后我们一定发扬成绩，克服缺点，努力把工作搞好，为把我国建设成为富强、民主、文明的社会主义国家而努力奋斗。 ××厂工会
19xx年10月30日
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四、简报
（一）简报的性质
简报，即简明的信息报道，是某一机关、团体、企事业单位编发的用以传达信息、反映情况、交流经验的文书形式。通过它，可使本行业人员了解信息，掌握动态，取长补短，改进工作。因此，简报在许多机关、单位使用频率很高，在现代社会事务中有着重要的作用。
（二）简报的种类
简报作为应用文书的一种，适用范围广，编写形式活，常见的“简讯”、“信息”、“动态”、“战报”、“参考”等，均属于简报的范畴。
按照简报的性质和用途划分，一般可分为工作简报和会议简报两大类。
1.工作简报
工作简报，是日常工作中编发的简报，这种简报涉及面广，名目繁多，常是各主管单位为沟通情况、交流经验、传达信息而定期编发的内部刊物。如“出版简讯”、“销售动态”、“教育通讯”、“团的情况”、“工会交流”、“科技信息”等等。
2.会议简报
会议简报，是会议期间编发的简报。这种简报涉及面小，一般是比较重要、规模较大的会议才用。
会议简报主要反映会议的进展、领导讲话、代表发言以及会议期间一些有意义的插曲花絮等，要求快速编印，最好次日能送达代表手中。会议结束，会议简报也就宣告结束。
（三）简报的特点
第一要快。
第二要简。
第三要准。
第四要新。
（四）简报的格式
简报的格式，一般包括报头、报文、报尾三部分。
1.报头
一般的简报，均需在封页的上部显要位置套红印刷报头。报头的内容一般包括以下内容：
（1）简报名称：简报名称应根据简报的行业性质或内容作用等确定。如“市场信息”、“高教通讯”、“文化动态”、“××会议简报”等。报头常请知名人士书写，多为行书字体，大红套印，美观醒目。
（2）期数：简报应标明期数，一般以年为时限，年初至岁末依次排序，定期以外如有增刊，可另编期号。会议简报的期数则以一次会议始终为时限按次编号。有些规模较大、耗时较长的工程、会战、活动等也可编简报，期次也是以其起讫为序。如“第十二期”，“增刊第三期”等，印在简报名称的正下方。
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（3）编印单位：编印单位即编发简报的部门或机构，一般印在简报名称的左下位置，如“××局办公室编”或“××会议秘书处编”等。
（4）编写时间：编写时间一般印在简报名称右下方，与编印单位相对应的位置上。样式为“200×年×月×日”。
（5）密级：密级一般分为绝密、机密、秘密三级，应视简报内容而定，印在简报名称右上方空白处。一般性简报可不注密级。
（6）编号：编号是印制本期简报的分数，以数码形式另行打印在密级上面，如“编号010”等，以便查核回收。非密级简报一般不打印编号。
以上简称为报头，它与下边简报正文之间常用一道红色粗线隔开。
2.报文报文，即简报内容，也就是该期简报编载的全部信息。有些简报，一期只集中登载一篇，而更多的则是把几篇内容相关的信息，合编在一期简报之中，这样就要在报头下印出本期信息的分条目录，包括题目、页码及作者。从第二张开始编写页序，登载简报信息内容。至于每则信息文章，均应有标题和正文两部分。
（1）标题：标题是文章的眼睛，应让人一看便知道该文的内容。要求做到简短、明晰、新颖、引人。标题常用陈述句或主谓短语概括内容，这与新闻的题目相似。
（2）正文：正文是简报的主要部分。一般应遵循“总——分——总”的结构模式，要把时间、地点、作法、效果、意义或教训等写清楚。多采用叙述性语言，忌用描写抒情的表达方式。
如果是转发其他单位文件和简报内容时，可以在开头加段编者按，作些说明和评论。 正文写完后，可在后面用括号注出本篇内容的来源或作者等。如（××中学××供稿）、（转引自《市场动态》）
3.报尾
简报内容登载结束，还需在最后印上报尾。报尾通常是划两道分开的粗平行线，中间分两至三行依次注出“报”、“送”、“发”，并写出有关单位或个人名称。格式如下： 报：××× ××× （上级单位名称或领导人姓名）
送： ××× ××× （平级或相隶属的单位）
发： ××× ××× （下级单位名称）
例文
情况简报
（第二十五期）
××市高等教育办公室 200×年×月×日
××市成人中等专业学校期末基础课统考情况
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市高教办于今年7月1、2日组织全市成人中专99级第一学年下学期基础课统一考试，有29所学校参加，统考课程有语文、数学、物理、化学等4门。基本情况如下： 参加语文统考的有26所学校?? （略）
这次统考时间长，工作量大。我们对组织工作做了一些尝试??（略）
这次统考工作还存在一些问题，主要有以下几点：
1. 分散制卷弊多利少??（略）
2. 监考工作不严不细??（略）
3. ??略
期末统考是检查各校教学管理、提高各校教学质量的方法之一，必须坚持下去。我们将认真总结这次期末统考的经验教训，制定出完善措施，把今后的统考工作做得更好。
抄报：国家教育部成人教育司、××省高教局、市府办公厅
抄送：市属有关部、委、办、局
印发：各成人中专校（班）
五、调查报告
（一）概念
调查报告是对某一项工作、某一件事、某一问题进行深入细致地调查研究后，将调查经过、情况、认识和结论用文字表达出来的一种应用文体。
调查报告，通常要对现实生活中典型事物和工作中急需解决的问题，进行深入的了解，系统的剖析，解释出它的本质和规律，以便指导和推动面上的工作。从这个角度讲，调查报告是说理性很强的应用文。
调查报告，力求反映出事件、经验或问题的来龙去脉、前因后果，从而引出带有规律性或富有指导性的结论、意见。从这个角度讲，它又是常在报刊发表的新闻报道的一种。因此，调查报告的特点有新闻性、针对性和指导性。
（二）调查报告的作用
调查报告应用极为广泛。它常常以书面汇报的形式向上级机关汇报工作，还常以新闻报道的形式在报刊和内部资料上发表。它能使上级机关或有关领导了解下情；能起提供政府部门制定方针、政策、计划的依据，沟通信息，交流经验，提高认识，把工作搞得更好。
（三）调查报告的写法
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调查报告
1.标题
调查报告的标题写在首行中间，要醒目，力求揭示主题，或明确表达作者的观点、倾向。标题一般由正标题和副标题组成。正标题是调查报告主要事实或基本经验的概括说明。副标题是关于调查对象和调查内容的补充说明，并且要标明是“调查报告”、“调查”或“调查附记”。一般排在正标题下一行。没有副标题的调查报告，在标题上直接标明“??的调查”。
2.作者
作者个人，或是为了调查而组成的调查小组，写在标题、副标题的下一行，也可写在调查报告的末尾。
3.内容
调查报告的内容由三个部分组成。即由开头、正文和结尾三部分构成。
（1）开头
开头可以开门见山，直截了当地提出问题，介绍主要事实；可以先摆情况，然后提出问题，介绍基本经验；可以夹叙夹议地叙述事实，表明作者对所叙事实的基本看法；还可以将调查的时间、地点、调查的对象，调查原因、目的，调查的人员，调查的方式、方法向读者先作扼要介绍。
（2）正文
正文部分是全文的主体。要求作者以鲜明的观点，真实的材料，运用典型事例、准确数据，叙述调查的经过和了解到的情况。写法上有纵式结构、横式结构以及纵横式结构的区别。
纵式结构是按照事物的产生、发展、变化的过程，以时间的先后为序书写。这种写法一般是对某个事件的始末进行调查研究后写成的报告。
横式结构是指调查报告的主体分为几个部分，按照事物的内部逻辑关系进行分类，把材料横向排列，逐个进行叙述，达到从各个方面分析问题，做出结论的目的。
纵横结构是同时具有纵使和横式特点的结构。可以先纵式，后横式，反之亦可。纵式横式相包容使用也可以。
（3）结尾
结尾部分是调查报告的结束语。要求就全文作出对读者有启示性的、有意义的结论。
（四）怎样才能写好调查报告
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1.首先要深入第一线去调查。调查前，要学习与调查内容有关的党的方针、政策；调查中，要深入群众，大量详尽地占有材料，既要听取正面的意见，也要听取反面的意见，为写好调查报告打下基础。
2.要对材料进行认真的分析研究，去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，抓住事物的本质和主流，找出有规律性的东西，总结出带有普遍意义的经验。3.要做到观点和材料统一。观点统率材料，材料说明观点，彼此印证，高度统一。
例文
关于青少年犯罪原因的调查
××市教育局调查组
19xx年“五四”青年节前夕，我们怀着对“失足”青少年的同情、关心的心情，走访了“××少教所”，向该所45名少年犯调查了他们走上歧途的原因，现报告如下： 一、45名少年犯中在籍学生7名（其中生6名，小学生1名），辍学在家的初中生38名。因过早辍学走上犯罪道路的占84.4％。
二、45名少年犯中，父母双亡的有11人；远离父母跟祖父母一道生活或寄居在亲戚朋友家生活的有7人；被家长过分溺爱、放纵的有19人。说明这些孩子大都缺乏良好的家庭教育。
三、45名少年犯中，有37人因看淫秽武打小说、黄色录像而盲目崇拜“英雄”，追求金钱美女，所谓江湖义气，而后导致偷盗、行凶和流氓犯罪活动，走向犯罪道路的。
以上调查表明，过早辍学、脱离学校教育，缺乏良好的家庭教育，受淫秽书刊、黄色录像的毒害等是导致青少年犯罪、失足落水的主要原因。希望能引起社会各界人士、特别是学校和家长们的重视。
六、大事记
（一）概念
大事记，是机关企事业等单位或其他团体组织机构按时间为序，记录与本部门相关的具有历史价值的重大事件的文字。它是一个单位、一个系统乃至一个国家回溯历史、总结经验、起草文件、编史修志的重要依据，是最原始的档案材料，具有备忘录性质。
（二）大事记的类别
大事记按部门分，有“学校大事记”、“公司大事记”、“部队大事记”等；按阶段分，有“一周大事记”、“一月大事记”、“历史大事记”等。
（三）大事记的写作要求
大事记的形式常有表格式和条文式两种，其写法完全一致，只需写出在什么时间发生了什么事件就行。可根据事件的具体情况或详或略地叙述说明，用不着去议论分析和阐释意义。
大事记一般可当天记录，也可隔日记录，重要活动或会议因起讫时间较长，可在结束后作综合性记录，必要时可用附件，如有关文件资料或音像图片等。
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记录的内容应根据本单位实际情况取舍。可记本单位和上级主管单位领导人的主要活动、重要会议、人事变动、工作措施以及其他较有影响、有价值的事项。
大事记的编写要求是：
（1）保持连续性，不中断，不化零为整；
（2）抓住重点，不宜不分巨细，一概罗列；
（3）注意正确性，不能概念含糊，数据要准确无误。
例文
中国历史大事年表
（半殖民地半封建社会）
1839年 林则徐到广州禁烟，虎门销烟。
1840—1842 年 鸦片战争。
1841年 广州三元里人民抗击英国侵略军。
1842年 《中英南京条约签订》。
1844年 《中美望厦条约》签订。
七、会议记录
（一）概念
记录，是把会议或报告的内容当场如实地记载下来的书面材料。
记录的内容，应包括会上的报告，讨论的问题，与会者的发言、决议等。
有了记录，就可以作为传达、执行会议精神的依据，也可以作为今后进一步分析、研究和总结工作的参考资料。
重要的记录要存档备查。比较重要的会议都有一个或两个以上的记录员。
作好记录，不是一件容易的事。各种会议有不同的性质和内容，记录也有不同的方法和要求，除了耳灵手快，还要有综合分析的能力。学会作记录，可以提高工作效率和写作水平。
（二）记录的种类和方法
1.会议记录
会议记录包括两个部分。
第一部分是记录会议的组织情况，应写明：
（1）会议的名称。
（2）开会的时间、地点。
（3）出席和列席人员。
（4）主持人的姓名。
（5）记录人的姓名。
（6）备注：有些会议还要写清会议的起讫时间。
第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。
要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必 10
要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人反对，多少人弃权）。
记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
会议记录要忠于事实，不能夹杂记录者的个人情感，更不容许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，需征得发言者的审阅同意。
2. 报告记录
报告记录是听取报告时所作的记录。
报告记录可根据报告的性质和自己的需要详记或略记。
报告记录要写明：报告题目、报告人姓名、报告日期和报告内容。
例文
××学院第×次办公会议记录时间：××年×月×日
地点：第一会议室
出席人：罗××（院长）??（略）
缺席人：??记录：×××（院长办公室秘书）
（一）报告：
1.吴××报告院基本建设进展情况（略）。
2.支持人传达省人民政府《×××的通知》（略）。
（二）讨论：
我院如何按照省人民政府的《通知》精神抓好行政费用的合理开支（略）。
（三）决议：
1.（略）
2.（略）
3.（略）
散会
主持人（签名）
记录人（签名）
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