文件控制程序
1.0 目的和范围
对与质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关部门使用的文件为有效版本,防止误用失效或作
废的文件。
2.0 适用范围
本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。
3.0 职责
总经理室负责文件归口管理。
各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。
4.0 工作程序
文件分类和编号
(1)文件包括:
①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标);
②形成文件的程序;
③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业、工作规范、管理规定等 ); ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等);
⑤记录(一种特殊类型的文件)。
(2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本,在发生更改时能追溯到 全部使用者,“非受控”文件为更改不通知版本。
(3)文件可以是任何媒体形式,如硬拷贝、电子媒体等。
(4)文件编号执行《文件管理规定》。
文件的编写及审批
(1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写,管理者代表审核,总经理批准。
(2)其他文件由业务主管部门组织编写,部门经理审核(必要时相关部门会签),主管副总经理批准(必
要时报总经理批准)。
(3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
文件的发放
(1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本,提供给其他单位或顾客时为“非受控”
版本,发放时均应盖“受控”和“非受控”章,并登记受控号和去向。
(2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号,总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放
时,均应填写“文件发放登记表”,领用人应在登记表中签字。
(3)当文件破损严重时,应到发放部门办理更换手续,补发新文件,仍沿用原来受控号,破损文件由
总经理室收回。
(4)当文件丢失时,应说明原因,申请补发。补发文件应给予新受控号,同时注明丢失文件受控号作
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