文件控制程序

1目的

通过对质量管理体系有关的文件的批准、发布、更改等进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2 范围

适用于与质量管理体系运行有关的文件控制。

3 职责

3.1 企管部负责组织质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理；

3.2 技术部、质检科负责组织技术、工艺和检验文件的编制、收发、更改的控制和管理；

3.3 生产部、供应部、销售部等部门负责本部门文件的管理和正确使用。

4 程序

4.1 文件分类

质量管理体系文件包括：

a) 质量手册、程序文件、部门人员职责及各类管理制度等；

b) 质量管理体系运行过程中的质量计划、涉及的质量记录；

c) 产品技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）；

d) 产品图样、工艺文件、操作规程（作业指导书）、检验规范等。

4.2 文件编号

4.2.1 编号(码)表示形式：

a) 质量手册：**/QM—2008

手册代码  年份·

b) 程序文件：** /QP0X—0X—2008

程序代码  顺序号    年份

c) 支持文件：** /GW XX—XX—2008

文件代码      顺序号  年份

d) 质量记录：** /QR0X—X X—XX

记录代码    部门号   顺序号

e) 技术文件编号方法：

① 可自行设计产品及工艺装备编号；

② 其它文件按4.2.1中c、d方法统一编号。

4.2.2 分发编号（码）方法及其表示形式：

部门分发编号规定：

4.3 文件的编写、审核、批准、发布

4.3.1 体系文件由企管部负责组织编写，由管理者代表审核，总经理批准发布；

4.3.2 文件批准发布时，总经理应确保文件的适宜性。

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格式如下：

XX有限公司管理标准

QG/XXQP6201-2003

人力资源控制程式 代替：QG/XXQP6201-2002

1. 目的

对与产品和服务质量有关的人员规定相应岗位的能力要求并进行培训，确保 其具备必要的资格和能力胜任本职工作。

2. 适用范围

本程式适用於对相关人员岗位能力的要求；培训计划的制定和实施；培训效

果确认；培训考核及相关档案管理；本程式适用於公司所有与工程质量有关人员的培训。

3. 职责

3.1公司人力资源部

——负责确定公司岗位描述和员工培训大纲；

——负责公司培训计划的制定和实施，审批各相关专业应急培训计划；

——负责公司人员考核、培训档案管理、培训实施和培训效果评价；

——对公司人力资源的开发工作向管理评审提交综合报告。

3.2 各部门负责人

——负责协助人力资源部做好确定本部门相关岗位知识背景和技术能力要求； ——负责按年度向人力资源部提出培训需求计划；

——负责向公司人力资源部提出专业应急培训计划，

——负责协助人力资源部进行人员考核并验证培训效果。

3.3 总经理

——负责批准公司“年度员工培训计划”和“员工岗位描述”。

4. 工作程式

4.1 岗位描述的确定

——各部门负责协助人力资源部做好岗位描述的确定；

——对岗位描述定期由人力资源部组织评审，以便更新培训需求(如顾客新需求、技术新发展、工作中发现的不足等）；

4.2 培训需求确定

——公司人力资源部依据岗位描述对相关岗位知识背景和技术能力要求的确定；全面提高员工综合素质的培训需求的确定；

——公司领导结合公司发展对培训要求的确定；

——各部门依据业务工作及员工要求对培训需求的确定；

——新进员工和重要岗位（销售和服务人员、须持证上岗人员和重新上岗人员等）上岗前培训需求的确定。

4.3 培训计划编制

——各部门按年度向公司人力资源部提出培训需求计划（含部门和个人的期望），结合上级、公司领导要求，公司人力资源部对照“岗位描述”统筹平衡，制定公司年度培训计划，经审批后实施；

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1 目的

    XXXXXXXXX……

2 适用范围

    XXXXXXXXX……

3 职责

3.1

3.2

……

4 工作程序（新宋体，13号字，加粗）

4.1 （新宋体，13号字）

4.1.1

4.1.1.1

1）

……

5 相关文件

5.1

……

6 相关记录

6.1

……

7 附表或附图

格式说明：

1、纸张大小：A4

2、页边距：上、下、左、右均为2.5cm ；装订线左侧1cm；“页面设置”中“板式”选择“奇偶页不同”。

3、“页面设置”中“文档网格”“行”每页设置为：51。

4、“段落”行间距设置为：1.5倍。

5、页眉（参照本样本格式）：1.5cm；字体：新宋体，13号字。

6、正文格式：新宋体，13号字；标题加粗（参照以上示例）。

7、每个程序文件正文后面注明“本程序起草部门、审核人、主要起草人”，置于页末（如下所示）。

 

本程序起草部门：

审  核  人：

主要起草人：

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ZS/CX/SB01 文件控制程序，20##年9月26日生效

0 目的

对与集团公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一体化管理体系有关的场所使用有效的文件和资料。

1 适用范围

适用于本集团公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。

2 术语和定义

2.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2     文件持有者：经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。

2.3   格式文件：按《文件编写导则》格式拟制的文件。

3 职责

3.1   文件批准

3.1.1 一体化管理手册的批准由公司总经理负责;

3.1.2 一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责;

3.1.3 格式作业文件的批准由分管公司领导负责，非格式作业文件的批准根据需要由分管公司领导或者责任部门负责人负责；

3.1.4 技术文件的批准由公司总工程师负责。

3.2 责任部门

3.2.1 负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件；

3.2.2 负责分发非格式作业文件；

3.2.3 公司办另负责拟制本程序并督导实施,负责印制分发格式文件；

3.2.4 企划部另负责拟制一体化管理手册，负责审核格式文件及其文件更改通知书与一体化管理手册的一致性、协调性。

3.3 文件持有者

3.3.1 维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容；

3.3.2 按文件更改通知书及时更改文件内容；集团公司领导所持一体化管理体系的文件

的更改，由公司办安排办理。

3.3.3 发现不妥之处向拟文部门提出修改意见；

3.3.4 妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失；

3.3.5 受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅；

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文件控制程序

1.0 目的和范围

对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作

废的文件。

2.0 适用范围

本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。

3.0 职责

总经理室负责文件归口管理。

各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4.0 工作程序

文件分类和编号

(1)文件包括：

①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)；

②形成文件的程序；

③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业、工作规范、管理规定等 )； ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)；

⑤记录(一种特殊类型的文件)。

(2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到 全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

(3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

(4)文件编号执行《文件管理规定》。

文件的编写及审批

(1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

(2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签)，主管副总经理批准(必

要时报总经理批准)。

(3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

文件的发放

(1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控”

版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受控号和去向。

(2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放

时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登记表中签字。

(3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号，破损文件由

总经理室收回。

(4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作

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1、目的

对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件，防止失效或作废。

2、适用范围

适用于本校教育教学服务质量管理体系有关文件的控制。

3、流程及要求

1、目的

编制并保持质量记录，以提供质量管理体系符合要求和有效运作的证据。

2、适用范围

适用于本校质量管理体系有关的所有质量记录的控制。

3、流程及要求

1、目的

建立内、外沟通交流渠道，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。

2、适用范围

适用于本校各层次各部门(单位)间以及与外部各部门(单位)、单位、人员之间的沟通。

3、流程及要求

1、目的

按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2、适用范围

适用于本校最高管理者对现行质量体系的评审。

3、流程及要求

1、目的

科学制定学院质量方针和质量目标，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2、适用范围

适用于本院最高管理者对现行质量方针和质量目标的控制。

3、流程及要求

…… …… 余下全文

XXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXX有限公司

…… …… 余下全文