拟上市公司专职董事会秘书工作开展的思考

[摘要]上市公司的董事会秘书的职业发展及困境得到了学术界的众多讨论。鉴于拟上市公司没有信息披露的义务，董事会秘书工作集中在规范公司内部控制及主导上市申报工作，与上市公司董秘相比，拟上市公司董秘工作内容及面临的问题是有其特殊性的。本文着眼于拟上市公司专职董秘这一特殊群体，结合从业经验，对其职业发展中面对的问题、困境原因进行分析，并从长期的制度设计及目前制度下董秘的改进两个方面提出建议。

[关键词]拟上市公司；董事会秘书；规范运作

1前言

董事会秘书作为一个新兴职业，董秘队伍随着资本市场的发展也在不断的壮大，逐步形成具有一定规模和稳定性的职业化人群，其职业现状及困境得到了广泛的关注，但是，这些关注往往着眼于已上市公司的董事会秘书。拟上市公司由于处在由不规范向规范的治理中，董事会秘书的生存环境较之已上市企业董秘，有其特殊性，并且，拟上市公司的董事会秘书在公司规范治理中更发挥着举足轻重的作用，所以，拟上市公司董事会秘书更好地开展工作，在企业上市之初就已建立完善规范的内部控制制度，有利于提高上市公司的规范运作水平，有利于资本市场的健康良性发展。

上市公司的董事会秘书，工作内容包括信息披露、与机构投资者等外部投资者的沟通、与监管部门的沟通以及公司内部三会等规范运作的监督。筹备上市中的企业，没有信息披露义务，笔者认为，董秘的工作重点是：①规范公司的内部控制制度，董事会秘书是一个新的管理习惯建立的推动者，在没有上市需求前，三会制度、独立董事制度这些都是没有的，这是一种新的企业管理方式的引进，董秘需要这些制度引进之初让企业的原有管理者适应、接受，并让这些制度真正发挥作用。②主导推动上市申报工作，这就涉及与中介机构的沟通配合，协调公司内部资源，包括股份公司改制设立、法律瑕疵的处理等合理有序推进上市进程。与上市公司董秘外部主要是股东及机构投资者、监管部门的沟通不同，拟上市企业主要是与各中介机构的沟通。

拟上市企业董秘工作更难，上市公司董秘的工作是圆环状的，上市后有例行的工作要做，给监管机构传送文件、信息披露等，可以理解为重复性的。拟上市公司董秘的工作是线性的，一直向前推进的，从上市准备启动开始，进入了材料申报、反馈等一个个不同阶段，一直到公司上市，每个阶段的工作都是不同的体验。

2现行董秘工作工作中的问题

董秘是一个要求颇高、职责重大、富有挑战的岗位，任务十分繁杂，既要和各种“事”打交道，又要和各类“人”打交道。作为上市申报工作的具体执行者，不

管是券商等中介机构还是公司股东、高管，都对董秘的工作寄予厚望，在敲定董秘人选时也是非常慎重，但拟上市公司专职董事会秘书仍然离职率高或者工作无法正常开展，主要表现在两个方面。

2.1三会、独立董事不能真正有效运作，董事会秘书沦为文字秘书

这种现象在拟上市公司中尤为突出。在公司改制之前，特别是民营企业，老总意志就是公司意志。由于上市需要，引入了外部投资者，才开始有了利益分化，进而引入独立董事、监事会、董事会秘书等设置，以权力的制约监督来实现公司的规范运作。虽然监管机构要求保荐机构要对“董监高”进行上市规则培训，但基本上寥寥几次的培训浮于形式，再加上独立董事对公司了解有限，改制后的公司管理依然延续之前的一人独大的状态。董事会秘书做的也就只剩下完善三会文件的形式工作，甚至很多工作开展后补做三会文件的情况。

2.2与其他高管相比更显弱势，没有调动资源的能力

董秘制度设立之初，是维持公司运作规范，协助其他部门履行职务。与其他高管公司地位相比，专职董秘更接近于“弱势群体”这一角色。改制上市过程中，小的方面申报文件的提供、财务数据的提供，业务、财务底稿的提供；大的方面公司业务发展方向定位、关联方清理、募投项目落实等都是需要公司各部门的配合，无形中也增加了各部门的工作量。但在公司内部权力的分配上，专职董秘由于不参与日常经营，董秘的要求达不到上令下达的效果，这种部门配合的要求，甚至是弱势部门要求强势部门配合的要求，导致工作开展吃力，影响申报进度及申报质量。

公司上市筹备过程，董秘工作最重要的就是协调各方关系，但由于兼职董秘特别是因公司上市需要专门空降到公司的专职董秘，一般存在上面这些问题，受到各方挤压无法开展工作而不得已离职。公司法以及沪深证券交易所《股票上市规则》的规定，董秘是公司的高级管理人员。特别是监管机构为了提高董事会秘书的地位，要求创业板上市公司董事会秘书应当由上市公司董事、经理、副经理或财务总监担任。由于公司对董事会秘书的定位，并无实质上的权力，专职董秘无法参与到公司日常经营的决策中去，导致边缘化，在公司内部更无协调资源的能力。如何将董秘是上市公司高管这一要求真正落地，似乎只有兼任除董秘之外的高管职位才能令董秘获得参与公司日常运营，进而保证董秘在公司中的地位。兼职董秘负责一部分日常经营事务，在公司中有话语权，反而可以依靠自己兼职的角色更好地开展董秘工作，但由于公司筹备上市工作烦琐且多，兼职董秘必须配备有力副手才能实现兼顾。

3对拟上市公司董秘工作开展有以下几个建议

3.1长期的制度建设上，建议通过法律形式增加程序性权利，取消董秘监督职能，以制度保障未来董秘的职业化、市场化

历史上，董事会秘书制度是被动的引进，而不是主动自发的需求。我国移植

这一制度的背景是改革开放后随着资本全球化的进一步发展，大型企业选择境外上市时，根据英美法系的法律规定，必须设置董事会秘书一职为公司高级管理人员。为了消除这种制度上的障碍，19xx年《到境外上市公司章程必备条款》做出了上述规定，不难看出我国在移植董事会秘书制度过程中缺乏直接动因，而是一种被动、消极的权宜之计。在传统英美法系国家，董事会秘书虽然与董事会一样作为公司的机关独立存在，但往往被当做董事会的协助机构，其职责主要是协助董事会处理一些事务。在英美法系中，董事会秘书虽然由董事任命，但其职责仅限于程序性的和事务性的工作，并不负有监督董事会的职能。这一点完全不同于我国的董事会秘书制度。笔者认为这是有其合理性的。因为我国《公司法》只规定董事会秘书“负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股权管理，办理信息披露事务等事宜”，没有规定其对应的权利，也没有规定其履行职责所应有的制度条件。董秘这一岗位存在“先天不足”，使得专职董秘在多数情况下对公司的众多决策只是了解但不能全程或充分了解，在一些敏感问题上，董秘不具有依据相关规定制约董事会、董事长、总经理一些不妥决定的能力，没有高管的实质权力。根据发达国家经验，应该用法律保证董秘的程序性权利。在目前董秘由董事会任命的情况下，建议取消董秘的监督职能，回归董秘的本源，保障董事会履职的程序合法。

用制度来保证董秘职业的市场化，用制度创新来改变目前董秘产生的方法。建议参照保荐代表人、注册会计师、律师的职业管理方式，也可以考虑与证券从业资格考试等现行考试结合起来，探索董事会秘书的职业化制度，逐步建立具有公信力的董秘人才库，从而促进董秘专门人才的合理竞争与流动。目前实行的董秘培训是上岗培训，过于形式化。企业上市筹备期就需要聘任有相应资格证书的董秘，而上市中及上市后信息披露等出问题后，监管部门可吊销资格证书，这样可以从职业发展上更好地约束董秘尽责。

3.2在目前的制度设计下，建议董秘增加行业经验，提高企业的决策智囊作用，自制度设立之初夯实企业规范运作基础

专职董秘不参与企业的日常经营，但在辅助企业发展及董事会科学决策中，对市场、行业的深入研究，可以在公司再融资、资产重组及对外投资等重大事项决策中，发挥好“谋士”作用，提供详尽的项目信息，增加公司对董秘地位的认同。

自三会、董秘制度设立之初，通过制定相关可实施细则使其落地，充分发挥独立董事的积极性，使监事会发挥监督作用。董秘应是提升公司治理结构的重要推动者。定期组织高管培训，将证监会及资本市场的最新动向及要求及时传达，讨论如何通过制度设计保证对外投资制度、信息披露制度、三会制度、内部控制制度等落实到位，调动高管积极性。

一个公司董秘发挥作用的空间大小反映了公司规范治理水平。在目前的制度设计下，由财务总监或者业务副总等实权副总兼任董秘，配备有法律或者财务经验的证券事务代表对于企业的上市进展以及上市后信息披露工作来说，还是比较合理的选择。

参考文献：

[1]陈生，张发政.论我国董事会秘书制度的现实困境与未来出路[J].长春理工大学学报（社会科学版），20xx（12）.

[2]徐伟新.上市公司董事会秘书制度之检讨[J].法制与社会，20xx（9）.

[3]甘肃证监局课题组.甘肃辖区上市公司董事会秘书履职情况调查[J].甘肃金融，20xx（3）.

第二篇：非上市公司董事会秘书工作职责

XXX公司董事会秘书工作职责

一、负责传达董事会的决定和指示，督促检查贯彻执行情况；

二、负责协调各部室、各公司之间的工作，监督检查工作情况；

三、负责审核由董事会聘用人员的任免、聘用、提拔、调动方案，并上报董事会；

四、根据公司经营发展要求，协助董事会进行公司的发展方向研究，参与制定各公司发展目标、发展战略、中长期规划和年度工作计划，并检查了解实施情况；

五、拟定权属决策层制定的相关制度，拟定公司章程修改方案，并上报董事会。负责对各公司重要规章制度的审核工作，推动公司制度创新；

六、负责协助董事会掌握企业状况，定期系统地向董事会提供信息和工作建议；

七、协助董事会处理日常工作事务；

八、负责对董事会提出的问题进行调查、协调和处理；

九、负责董事会会主持或筹办会议的筹备工作，确定会议时间、地点、与会人员和会议日程，并发出通知；

十、负责做好董事会办公会等的会议记录，必要时形成会议纪要并下发，负责综合性文件的传递、传达、催办与检查； 十一、协助董事会接待外来宾客，负责同政府相关部门的联络工作；

十二、收集、整理公司和董事会的各项重要工作、活动信息；编写公司工作年鉴和简报；

十三、负责监督各公司印章、董事会名章和公司证照等的使用情况；

十四、负责承办董事会交办的其他工作。