公文格式要求
1.对公文用纸:A4 210mm×297mm
2.公文用纸上白边为:37mm±1mm
3.公文用纸左白边为:28mm±1mm
4.未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
5.主标题:二号小标宋简体。
一级标题:三号黑体(不加粗)
二级标题:三号楷体(不加粗)
三级标题:三号仿宋(规范中说的是不加粗,但实际操作中,为了便于识别,有时会加粗)
6.正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
7.版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
8.双面印刷:页码套正,两面误差不得超过2mm。
9.印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
10.公文应左侧装订,不掉页。
11.公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
12.附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);
13.附件名称后不加标点符号。
14.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
15.如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。
16.用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;
17.当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。
18.当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
19.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
20.公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
21.页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
22.公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
23.公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封
三、封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
第二篇:公文格式
通用公文的格式
一、通用公文用纸和印装规格
1、公文用纸采用国际标A4型纸,其幅面尺寸为210mm×297 mm。
2、公文页边与版心尺寸:
天头(上白边)为37mm±1 mm;
地脚(下白边)为:35 mm±1mm;
订口(左白边)为28mm±1mm;
翻口(右白边)为:26 mm±1mm
版心尺寸为156 mm×225mm(不含页码)。
3、文字符号从左至右横写、横排。一般每页排22行,每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。
二、通用公文中各要素标识规则
通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记3部分。红色反线以上的各要素统称眉首;红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;主题词以下的各要素统称版记。
1、眉首
公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(会签人)和红色反线等要素。
(1)公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。使用公文份数序号的目的是为了便于文件的统计、登记与查找。并不是所有的公文都要编制份数序号。《办法》
规定带有密级的公文编制份数序号。如需标识公文份数序号,便用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。例如印100份公文,其第1份的序号可写成“0001”,最后1份的序号写成“0100”。应根据公文的份数来决定编几位数字,但至少应不低于两位,即“1”编为“01”。
(2)秘密等级和保密期限。秘密等级是指划分公文保密的级别,目前分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字, 如“机 密”;如需同时标识秘密等级和保密期限,也用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,如“机密”★一年”。
(3)紧急程度。紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。紧急公文分为“特急”和“急件”两种。有的文件要求限时送达,则在文件封套上标注“限×月×日×时前送达”的字样。如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字,如“急 件”;如需同时标识秘密等级,秘密等级顶格标识在版心右上角第一行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成,对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
对平行文与下行文来说,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm;对上行文来说,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识,字号由发文机关酌定,一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文时,主办机关名称放在前面,“文件”2字臵于发文机关名称右侧,上下居在排布;如联合行文的机关较多时,也必须保证公文首页显示正文。
(5)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。例如,“国办发[20xx]5号”,“国办”为发文机关国务院办公厅的代字;“20xx”为年份;“5号”是序号,是指国务院办公厅在20xx年所发的第5号文件。
发文字号用3号仿宋字标识。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份标全称,用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位(如“5号”)不编为“005号”),不加“第”字(如不可写为“第5号”)。
发文字号位臵有两种形式:一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行,居左空1字。
联合行文时只标识文件主办机关的发文字号。
(6)签发人(会签人)。签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。
上报的公文需标识签发人,其位臵平行排列于发文字号右侧,即发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。“签发人”3字用3号仿宋体字,其后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
联合上报公文时,文件主办机关的签发人姓名臵于第1行,其他机关签发人的性名按发文机关标识中机关名称的先后排列次序,在第一行之下依次排列,此时下移红色反线,使最后一个签发人的好姓名与左侧的发文字号处于同一行。发文字号与红色反线仍旧相距4mm。
(7)红色反线。红色反线标识在发文字号之下的4mm处,其长充与版心等宽,即156mm.
2、主体
公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。
(1)公文标题。标题位于红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分为1行或多行居中排布;回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号以外,一般不使用标点符号。
(2)主送机关。主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
在通常情况下,上行文(如请示、报告)、特指性下行文(如批复、通知)、平行文(如函),只写一个主送机关;普发性下行文(如决定、通知、通报、意见)写数个主送机关;周知性公文(如公告、通告等)可以不写主送机关。
主送机关在标题下空1行并用3号仿宋体字标识,左侧顶格,回行时仍然顶格。其标点符号的用法是:同类机关、单位之间用顿号,不同类别机关、单位之间用逗号,末端标全角冒号。
联合行文时,主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。
(3)正文。正文位于主送机关下1行,每自然段左空2字,回行顶格。正文中数字和年份数目字不能回行。用数字表示层次结构序数,应按一、(一)、1、(1)的次序,不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3号黑体字,第二层次标题可用3号楷体字,正文中其它文字一般都用3号仿宋体。
(4)附件。附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。 公文如有附件,应在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,其后标全角冒号和附件名称。如附件不止一份,则用阿拉伯数字编列序号,上下排布;附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件序号与件标题前后标识应当一致。若附件不能与公文正文一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号,并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。
(5)成文日期。确定成文日期应掌握到下原则:
1)机关领导人或秘书长、办公厅(室)主任签发的,以签发日期为准。
2)联合行文时,以最后一个机关签字日期为准。
3)须经会议讨论通过的,以通过日期为准。
4)须经上级机关或立法机关批准的,以批准日期为准。 成文日期用汉字标全年、月、日;“零”写作“О”。如:“二ОО二年x月x日”不能写为“二OO二年x月x日”,不能写为“20xx年x月x日”,也不能写为“20xx年x月x日”,更不能写为“贰零零贰年贰月贰日”。
5)印章。印章是公文的生效标识。公文除“会议纪要”发出的以外均应加盖印章。联合上行文时由主办机关加盖印章;联合下行文时所有发文机关都要加盖印章。盖章应端正,印文要清晰,一律用红色。
单一机关制发的公文在正右下方落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,成文日期右空4字。为了防伪,要求印章与正文
之间不添加任何内容,加盖印章应上距正文2mm-4mm。如印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文日期上;若印章有文字时,印章中心线压在成文日期上。
两个机关联合行文时,落款处也不署发文机关名称,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两印章均压成文日期,并采用同种加盖印章方式,两章之间不相交或相切,相距不超过3mm。
3个以上机关联合行文时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)。排在发文日期和正文之间,主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时,应采取调整行距、字距的办法加以解决,务使印章与正文同处一页纸面,不得采取标识“此页无正文“的方法解决,以增强防伪性。