文书工作与档案管理实训报告

实训项目名称：文书工作与档案管理实训

实训日期：2011.5.16——2011.5.20

指导教师：

同组人：

本项实训目的：

通过本次实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论，目的是使学生亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工作。

实训内容：

通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。

一、文书处理的内容和程序

又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。基本原则和要求是：及时、准确、保密。

文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。

即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。

是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。

分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。

是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。

是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。

（一）内容和要求

（二）文书处理程序

文书处理的程序包括：

                    收文和发文

            

在收文的过程中需要注意：

1.       签收：需前台秘书登记信件登记簿

2.       登记：需经理秘书登记收文登记簿

3.       审核分送：需办公室主任填写文件阅办单

4.       拟办：需办公室主任填写意见

5.       批办：需经理签字

6.       催办：需经理秘书填写文件注办单

在发文的过程中需要注意：

1.       草拟：需由秘书完成

2.       审核：需秘书将草拟的文件交由办公室主任审核

3.       签发：需秘书将办公室主任审核的文件交由经理签发

4.       复核：需秘书将修改好的文件交由文件复核

5.       缮印：需由秘书将复核好的文件打印、复印

6.       用印：需经理签制用印申请单，再由秘书将文件交至办公室主任盖章

7.       登记：需秘书将对外发送的文件登记到发文登记簿

8.       分发：由分装和发送的环节

二、文书的种类

（一）通用文书

目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：

命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。

另外还有其他通用文书类型：

计划；总结；简报；讲话稿。

（二）商务文书

商务文书的类型风味很多种，其中有：

综合报告文书，专项报告文书，商务协约稳住，商务告启类文书涉外类商务文书及经济诉讼文书等。

常见的商务文书有：

协议书；招标书；投标书；可行性研究报告；企业简介等。

实训效果和个人体会：

为期一周的实训落下了帷幕，这次实训我们主要所学的是档案的管理和收发文件。这次实训的内容复杂，所以我们在班长给我们安排的小组上，又分了两个小组。我们两个小组互相督促、互相帮助、互相纠错。我所在的这个小组主要负责发文，虽然刚开始的时候，我们毫无头绪，对于我们拿到的案例题有些无从下手，但是，通过我们查阅相关的资料、书籍，观看与案例有关的相关视频，询问专业知识掌握的较好的同学，最后运用我们在课堂以及前几次的实训过程中所学到的知识及技能，完成了情景演练；虽然在第一次考核的过程中，由于程序过于混乱，从而导致被老师告知重做的后果，但是，有了之前失败的经验，我们从新安排了操作的流程，使我们的流程，从最初的总经理交代工作事项，到秘书拟定通知、通报、通知相关人员，将拟定的通知通报交由办公室主任批阅，再将文件交由经理批阅，然后根据经理以及办公室主任提出的意见对文件进行修改，交由经理核对，得到经理的认同后将文件进行打印、复印，再至经理处填制用印申请单，然后将文件拿至办公室主任处盖章，再将文件进行登记，将文件分发下去，接着安排相关的会议，布置会议室，准备会议所需材料，安排会议相关人员，做好会议纪要，会议结束时，清理会场，最好将会议纪交由经理过目，最后将所有相关的材料、文件进行整理并进行归档工作。

我们在办公室发文的情景演练中，我了解到原来发文并没有我想象的那么简单，它要经过文件的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记以及分发这九个环节，所以这次的实训中，办公室发文的流程给我的映像最深。

这次实训有别于之前两次实训，在这次实训中，学校为了让我们更好的认识档案以及档案的工作范围，安排我们进行了上海浦东新区档案馆的一日游，请馆内的工作人员对我们进行讲解。20##年5月18日，在纪如曼老师的带领下，我们文法系外秘0902班全体同学参观了上海浦东新区档案馆。档案馆，是全市唯一的综合性一级国家档案馆。馆藏档案数量极为丰富。

参观当天，我们怀着无比激动的心情，因为我们将首次了解档案管理工作的程序及重要性。

通过参观上海浦东新区档案馆，我进一步了解档案管理工作的程序和档案的开发利用价值，同时，进一步明白档案管理工作的重要性。档案工作者要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念，把被动利用档案资料的观念转换成有目的地主动开发档案信息资源的观念，从而深化档案管理工作的改革。

我相信经过这次实训，我一定能在以后更好的运用档案管理和收发文件的知识。

第二篇：文书工作与档案管理笔记

文书工作与档案管理

1、什么是文书？

文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公务文书

法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。

3、公文的本质特征。

政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。

4、文书的分类

公务文书 通用公文，专用公文，技术公文

文书｛

私人文书P4（随意性）

5、公文的特点

一、工具性 （1）管理国家机关政务和事务的工具

（2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图

交流情况传播经验的工具

（3）是机关内部推进工作的工具

二、权威性 （1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体机构组织而不是人。

三、统一性

四、现实性

6、公文的作用

(1)领导指导作用 （2）行为规范作用 （3）公务联系和执照作用 （4） 凭据记载作用 （5）传递信息与宣传教育

7、文书工作： 机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序

与手续是完成和处理公文的作用

1

第二节 档案与档案管理

一、什么是档案

（1）定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来

以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料

（2）作用：凭证依据

（3）属性：原始记录性

二、是么是档案管理

（1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学

的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。

（2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

第三节 档案与文书

一、文书与档案的联系与区别P10

（1）联系：①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同 ②两者在内容与格式上完全一致

③两者互为因果

（2）区别：①两者的性质与形式不同

②两者的目的与作用不同

③两者存在和发挥效用的时间不同

（二）文书工作与档案管理区别与联系P14

（一）联系①两者的工作对象相同

②两者的某些工作环境相同

③两者互为因果

④两者工作人员的基本素质要求相同

（二）区别①两者的工作任务不同

②两者的服务对象不同

③两者的工作目的不同

④两者工作的具体内容不同

思考题：1、文书、公文、文书工作的含义

2、公文的本质特征

2

3、文书的类别如何划分

4、如何理解公文

5、文书作品与文书的不同？

第二章 公文的种类

第一节 公文种类的划分

一、公文种类划分的意义P21

(一)适应坐直管辖范围和功能，保证机关工作有序运转

(二)适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理

(三)适应行文的具体要求，保证文书正确处理和有效

(四)适应不同文书种类要求

请示，报告用于隶属关系机构，否则用函

“请示”上级碧血得给予回复“报告”可以不回复

二、公文种类划分P22

（一）从文书的公用和适用范围

（1）政党文书类（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类

（二）从文书的来源分

（1）收文 (2)发文 （3）内部公文

（三）从行文关系上分

（1）上行文 （2）下行文 （3）平行文

（四）从文书的制法机关和作用来分

（1）法规文书 （2）党内文书 （3）行政文书 （4）群体文书 (5)以个人名义制法的文书

（五）从机密缓急程度分：绝密、机密、秘密 特急、急件 电报分为：

特急、加急、平体

（六）从文书的性质和作用

（1）规范性公文 （2）指挥性公文 （3）决断性公文 （4）报请性公文 （5） 3

知照性公文 （6）契约型公文 （7）记录性公文 （8）礼仪性公文 （9）计划性公文

三、什么是公文种类名称

各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的名称

（一）文中作用

概括地标明公文的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。

（二）文种的确定和使用原则

★确定文种

（1）根据发文机关的职权 （2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系 （3）看发文的具体目的与要求

★使用原则

必须按照统一的规定，不可以随便定名，随意乱用

第二节 通用公文

一、法定公文

由国家党政机关正式规定，发布并使用的公文种类

（一）命令（令）

范围：适用于依照有关法律公布行政法规和规章……….P26

特点：载体性，强制性，权威性，严肃性

种类：发布令，行政令，嘉奖令P27

（二）决定

范围：适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或这撤销下级机关不适当的决定事项

特点：决策性，指挥性，时效性

种类：法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定

（三）报告

范围：是用于向国内外宣布重要事项或法定事项

※

※

4

※ 我国的国际管理机构

党的机关 行政机关 权力机关 │ │ │ 中国共 产 党中央委员会 国务院 全国人大 │ │ │

组织部,宣传部, (教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理) 常务委员会 群众团体,其他公会 │

│ 职能部门

省级党委

│

市级

│ 法院

县区级 独立的司法机关｛ 独立于国家政权之外 │ 检察院

乡级

│ 企事业→中国独有

村党支部

特点：公开性，广泛性，庄重性，限定性。

种类：周知类公告，事项性公告。

（四）通知

范围：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

特点：专门性，普通性，灵活性。

种类：执行性通告，告知性通告。

公告于通告的区别

发布机关级别不同 发布事项的方式不同 发布事项的范围不同 所公布事项的特点不同

（五）通知

范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达 5

要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

特点：应用广泛，发文数量多，执行性预告执行兼而有之。

种类：批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知

（六）通报

范围：适用于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。

特点：典型性，教育性，真实性。

种类：（表彰，批评，情况）通告

情况通报

第九十号

XX市公安局办公室偏 20xx年11月7日 我局犯盗窃斗争取得重大胜利

※ 同志与通报的异同

同：两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。

异：通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。

（七）议案

范围：适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

特点：法律的依据性，事项的重大型，批准的生效性，行政范畴的独特性

种类：立法案，条约案，预算决案，重大事项按，机构变动案，人事任免案，

人民政府议案与人民代表议案的比较

联系：1、依照有关法律条文，人民政府和人民代表都有议案提出权

2、都关系到国计民生

3、其批准单位都是人民代表大会

区别：1、作者属性不同。2、办理的方法不同。3、涉及的范畴不同。4、提出的时间不同

（八）报告

范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 特点：汇报性，陈述性，具体性

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种类：综合性报告，专题性报告，情况报告，呈转性报告，答复报告，例行报告送文送物报告。

（九）请示

范围：适用于向上级机关请求指示，批准。

特点：请求性，权限明确性，内容单一性，

种类：直请性，请转型。

使用范围：

涉及方、针政策界限不清的问题

工作中遇有疑难问题

工作中遇到困难请求上级支持

工作中遇到新情况新问题而无章可循

工作中意见分歧，无法统一执行，需上级作出裁决。

超出本机关职权处理范围的事项

印本单位情况特殊难以执行上级的统一要求需要变通处理的事项 指定上级应当请示的事项

※请示与报告的区别

行文目的不同，行文时间不同，内容要求不同，结尾用语不同

（十）批复

范围：及审批答复适用于答复下级机关的请示事项，

特点：针对性，权威性

种类：专指性批复，普发性批复

（十一）意见

范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法

特点：作者广泛，内容具体行文方向多样

种类：指导性意见，建议性意见，商洽性意见

（十二）函

范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

特点：灵活简便，平行往来

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种类：告知函，商洽函，询问函，求情批准函，答复函

（十三）会议纪要→整理和概况 会议纪要→尊重原貌

范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项

特点：行文关系的多样性

种类：指示性，通知性，讨论性

（十四）决议

范围：政党机关才适用于会议讨论通过的重要决策事项。

特点：内容的限定性，形式过程的限定性

种类：方针政策性，专门问题的公布性

决定和决议的区别

（形式过程，内容作用有差别）

（十五）指示→党政机关用

范围：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求

特点：高度的原则性，鲜明的决策性

种类：指挥类，方针政策类

（十六）公报→党政机关

范围：用于公开发布重要决定或者重大事项。

特点：受文对象广泛性，内容的重要性，强列的新闻性，制发机关的特定性。 种类：新闻公报、会议公报。

公报与公告的区别

使用机关不同；内容侧重点不同。

（十七）条例——党机关

范围：用于党的中央组织制定规范党组织的工作，活动和党员行为的规章制度。 特点：制发机关的稳定性;内容的稳定性；格式的固定性；执行的强制性。 （十八）规定——党机关

范围：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

特点：规范对象，范围的确定性；措施的具体性；执行的强制性

条例与规定的区别

条列的系统性强，规定的具体性强；条例的政策性强；规定的针对性强。 8

机关常用公文

（一）公示

范围：适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。

种类：干部任免公示；各种评奖结果公示；其他福利待遇等情况公示；各种资质

人员公示；规章制度共识；其他公示

（二）计划

范围：对即将开战的工作所作出系统化条理化的安排设想的书面表达形式 特点：目的性，超前性，实践性，计划性

种类：综合性，专项性。阶段性。

（三）简报

范围：带有新闻性质的，机关，团体，企事业单位用来指导工作，向上级机关反

映情况和问题交流经验以及沟通信息的一种公务文书。

特点：简练，快捷，实际

种类：综合性，汇报性，总结性

（四）述职报告

范围：领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期

内的工作情况的自我评述性的书面报告。

特点：述职主题的唯一性；报告内容的规定性；形式时间的特定性；使用价值的

鉴定性

（五）总结

范围：对已完成或正在进行的某项活动的效果作用及其经验教训进行评价，并在

此基础上归纳，分析而形成的文字材料。

特点：指导性，真实性，专门性

种类：经验总结，工作总结

工作总结和综合性报告的区别

☆报告主要是具体表述工作情况，不搞经验的提炼，只做理论陈述；总结要求总

结经验理出体会。找出问题，对工作情况只做概述。

☆报告要求之处工作中存在的问题，并提出下一步的工作意见；总结在谈存在的

问题时，重点在分析问题出现的原因，造成影响。

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（六）调查报告

范围：以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论

特点：针对性强，用事实说话，揭示事物的本质规律；具有时效性，

种类：反映社会情况的；介绍新生事物的；总结典型经验的；揭露问题的，考擦

历史事实的。

企业常用公文

（一）商品广告

由商品经营者或服务提供者承担费用媒介和形式，介绍（信息）是构成商业的基本要求。

特点：沟通性，感染性，灵活性

种类：报纸，杂志，广播，电视，手机短信，邮寄，车船，现场广告

(二)经济合同

范围：P62

特点：法律性，一致性，互利性，规范性，双向性

种类：P62

（三）产品说明书

范围：P63

特点：知识性；准确性；平易性

（四）市场调查报告

范围：P63

专用公文，杂体类公文

专用公文

（一）司法文书

范围：P63

特点：法律的约束性，内容的规范性，形式的程式性，文字解释的单一性 种类：P66

（二）人事文书

范围：P66

特点：内容真实可信，材料有凭证标记；材料以涉及个人为主

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种类：P66_67

（三）会计文书

范围：P67

特点：依据性，凭证性，考核性

种类：会计凭证，会计账簿，会计报表

（四）信访文书

范围：P67

特点：信访人员成动态性，文书处理的急迫性，文书主题的广泛性

种类：求决类，申诉类，控告检举类，批评建议类，杂体类

（一）迎送类、礼仪公文

范围：特点：种类 P68

（二）信函类文书：P68——69

建议与倡议书的区别 P69

复习思考题

1、 公文种类划分的意义?

2、 公文可分为哪些种类？

3、 了解一些专用文书的基本概念和内容？

4、 文种作用？确定和实用文中的原则

5、 法定公文中每种公文的适用范围，特点，种类。

6、 《国家行政机关公文处理办法》《中共机关公文处理条例》中各规定了多少重

多少种公文种类，它们的名称。

7、 总结：商品广告，经济合同。

8、 计划的特点；总结与报告的区别。调查报告的种类

9、 请示与报告；公文与公告；公告于通报；决定与决议

；通知与通报规定与条例有什么区别

人民政府议案和人民代表议案的联系与区别

第三章

公文的体式与稿本

一、 什么是公文的体式

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指的是文书的文体和格式，文书具有规范的文体格式，文书的制作必须按照这种规范的文体格式要求，不随便标新立异

二、 文体的分类

（一）文体与公文文体的含义

①文体：为适应不同的实际需要，文章形成了各种不同的语文体式 P72 ②公文文体：为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式

③现行机关公文的文体特征：公文文体是一种兼有议论文说明文记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体

三、 公文作为应用文体的具体表现

1、公文在讲清道理说明观点分析情况得出结论时要有适当的议论，但又与议论文不同，不需要做过多的专门议论。

2、公文要说明一定的事实但他又与一般的说明文不同，不需要对不必要的细节作过多的说明。

3、公文在反映工作情况，事件发生的经过某人某单位事迹时，需要叙述有关情况但它又与一般记叙文不同，它的重点不在具体记叙事实而是为了说明一定的问题，因而叙事必须简明朴实不做过多的描述。

四、 公文的格式

含义：就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现形式和样式

公文格式的范畴：

公文介质——纸介质 公文数据的表现形式——文字，符号，图表，图形 公文的组成要素——从内容形式的所有要素

公文格式的类型

行政公文格式 专用公文格式 一般文章式公文格式

公文格式的标准化

含义：指国家行政机关的公文，采取法定性的规格式标准并严格贯彻执行 公文格式标准化的作用P78

1、体现了公文的权威性，有效性，有利于公的贯彻执行

2、方便了公文的处理，有利于提高工作效率

3、顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化

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练习

五、 公文的稿本及其作用

1、含义：指的是同一文中在撰写，审核，印制过程种根据公文处理的需要而形

成的在形式，内容作用上有所不同的文稿和文体

2、文稿 草稿——特点：尚未定型；非正式；无效力 种类：讨论稿，征

求意见稿，修改稿，送审稿

定稿——是文种标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或最

后通过的最后完成稿，它是缮印和发出的正式文件

标准和依据

3、文体

① 根据已经签发的定稿所制发的正式公文文体

② 特点：根据定稿制作 发给主送机关 具有实际效力

③ 定型本（试行本，暂行本）——有时有证明的效力主要用于条例规章办公等

规定性的文章 修订本

4、副本

根据公文正本复制誊抄的其他本成为副本

4、存本

指发文机关印制一份公文的正本留本机关的除草稿，定稿以外的制本

复习思考题

1、公文的体式？公文的文体？公文的格式？

2、公文文体的特征？

3、书熟悉掌握国家标准的《国家行政机关公文格式》内容

4、公文的标题有哪几个要素构成，哪些要素可以省略。

5、 公文的文稿和文中大致有哪几种

第四章 公文的形成 p96

思考题

1、公文写作的基本原理有哪些

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2、简述公文实用性原理

3、什么是主题？其作用依据和要求是什么？

4、公文材料的使用特点和要求是什么？

5、如何筛选加工材料

6、公文结构的任务方法作用是什么

7、公文语言表达的要求

8、公文有哪些要素

9、公文形式的步骤是什么

10、 论述美观是公文形式的必然要求

第五章 关于文书工作

文书工作：机关形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各道程序与手续，是完成和处理公文的工作

二、理解

1、文书工作的对象是公文及机关常用文

2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文

3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序

4、每道程序或手续都有各自的规范和技术要求

三、文书工作的重要性

1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作

2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作

3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一

4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏

四、文书工作的特点

政治性，机密性，时间性，规范性

五 文工作的作用

1、机关的喉舌作用

2、及关间的纽带作用

3、促进和提高机关效率的作用

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4、机关的门户作用

六、文书工作的基本要求

1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对官僚主义，形式主义和文牍主义。

2、公文处理必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。

3、处理与管理公文，必须保障安全运转，保守党和国家的机密。

4、公文管理必须由文书工作部门统一负责。

七、文书工作者的素养

1、政治思想素养

1）较高的政治素养 坚定正确的政治方向 一定的思想理论水平

2）较高的政策水平 对政策的领悟和理解力 为制定和执行政策服务

3）较强的法制观念 要懂法守法

2、职业道德素养

1）热爱本职，忠于职守。 2）埋头苦干，严谨精细 3）遵守纪律，亚守秘密

（树立高度的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行为作斗争）

3、业务工作素养

1）必备的专业基础知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）

2）熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）

习题

1、什么是文书工作？应如何理解？

2、文书工作有什么重要性？

3、文书工作的特点，作用，基本要求是什么？

4、文书工作人员的政治素养包括哪些？

5、什么是职业道德，文书工作人员应具备哪些职业道德。

6、文书工作人员应具备哪些业务工作素养。

15

第六章、公文的处理

第一节，行文制度

行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面

一、行文关系

指发文机关与收文机关之间的文件往来关系，具体得说是根据机关的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系

种类：隶属，非隶属

二、行文方向和行文方式

下行文

逐级行文 多级行文 直达基层和群众

上行文

逐级行文 多级行文 越级行文

可越级行文的几种特殊情况

1）由于发生紧急特殊情况，逐级上报会延误时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发性的社会实件

2）经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题

3）直属上下级之间有争议而无法解决的问题

4）对直属上级机关揭发检举问题

5）上级机关干部交办的并指定越级上报的情况

6）询问与联系极个别的必要的具体问题

平行文：指互相没有隶属关系，业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的一种行文

三、行文规则P289

第二节 公文的处理程序

概念：公文处理工作的一个环节叫一道程序，各个环节之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。他指的是一个机关公文运转处理的系列

二、特点： 1、确定性 2、连续性 3、规范性

16

三、内容 1,、发文处理 2、收文处理

第三节 发文处理环节

一、 拟稿：机关文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求撰制公文文稿 承担者：办公部门的文秘人员；业务部门的有关人员；组织专门班子；机关

的其他工作人员；机关领导

基本要求：1、准确反映客观实际情况；2、正确体现发文目的和要求；3、符

合党和国家的方针政策；4、符合公文写作的基本要求；5、正确合

理使用文种；6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）

二、核稿：初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的

检查审定

承担者：1、办公部门的负责人（办公室主任，一般小型机关采用这种方式）2、

机关工作经验丰富的文秘人员

任务：1、行文是否确有必要；2、是否符合党和国家的政策方针；3、提出的

措施和意见是否切合实际；4、公文格式文种选择和标注是否规范；

5、文字表达和标点符号是否准确恰当；6、行文程序和审批是否妥

当

三、拟定主题词：代表公文内容持证和归属类别的关键词和词组

特点：主题性 类别性 层次性

要求：1、选择最准精确的词或词组；2、要注意主题词之间的排列

顺序；3、要依据《国务院公文主题词表》

四、呈批：把经过审核的文稿，报送给机关主管领导或主要责任人做最后的审阅

并检查

2 注意事项；1）程序前必须考核

2）根据签发权限呈送

3）要及时呈送

五．签发：单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文处理单位

签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

2. 签发的权限：1)机关的重要公文，由机关的主要负责人签发；

2）一般事务性，由主持日常工作或分管该工作的领 17

导人签发；

3）以部门名义制发的公文，由部门领导人签发；

4）经会议授权或经签发人授权的公文，又被授权人签发；

5) 联合行文，几个机关的主要负责人要会签；

6）例行的，临时的，事务性公文，酬情可不签发；

3． 要求：1.对拟签公文作全面的审定；

2．签发公文要规范

六．1. 复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。审核内容为处理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任务：1）审拟、签发手续是否完备。

2)附件材料是否完备。

3）格式是否统一、规范。

七、1、注发：批注经领导人同意发出的公文如何印发。

2任务； 1）、发售范围； 2）、阅读范围； 3）、紧急程度； 4）秘密

程度 5）发出方式； 6）印制格式

八、编文号：给经领导签发的公文，安文号的组成规律编上号码，代号

原则：要反映出的制发机关；制发年度和在该机关本年度内发文的顺序 要求：三个组成部分的排列顺序不可颠倒

要反映机关发文的先后顺序

不能出现有文无号或有号无文的现象

九、打字排版 打字室将手写文稿变成印刷文稿的过程

排版是在印刷文稿时按格式版面等要求将文稿设计的美观规范。 要求 1、字体字号适当 2、美观匀称整洁 3、用纸合乎规范 4、排

版符合规定

十、校对：对制作的文稿校样与经领导签发的定稿进行校对校正，以保证打印出

文稿与原告相符准确无误

原则：忠于原告是校对的基本原则

承担者：1）专职校对员 2）兼职校对员 3）其他人员

校对方法：1）折校法 2）唱校法 3）看校法 4）

18

校对符号：P107

要求：1）认真细致 2）注意校对技巧 3）正确使用较对符号 4）用另

色笔较对

十一、缮印：根据发文定稿制成公文正本的过程

要求：忠于经过审核签发的文稿

版面设计要美观大方

注意保密

十二、用印：在缮印好的文稿的形成日期处加盖发文机关的印章

要求：1、按规定用印 2、要端正清晰 3、以签发为依据 十三、登记：文稿用印之后，封发之前，对文稿进行记录并检查

形式：一般采用簿册或登记方法

要求：加强对发出公文的处理 项目要齐全，不要有遗漏 十四、封发：将印刷好的公文装入封套内发出。

1、点份：

2、写封套 注意事项顺序 （1）收文机关尽量写全称。（2）一

般写收文机关办公部门收。

3、填写回收单据： 内回执 外回执 发文通知单

4、装封套

5、加封：粘、缝、轧（用装订机扎上）、捆扎、印、铅封

十五、传递：将封好的公文按一定形式送达收文机关。

形式：1、机要交通传递。 2、邮局传递 3、指派专人传递 4、公交转

运站传递

收文处理程序

十六、签收：收件人收到送达本机关、本部门的公文、函件、电报等，经过认真

清点之后，在送件人得投递单上或发文单位的回签单据上签名或者

说是所旅行的一种手续。

目的：1、确保公文运转的安全可靠。 2、明确交接双方的责任

范围：1、机要交通送来的机密件。 2、邮局送来的挂号件电报。 3、

专人送来的公文。 4、从转运站取回来的有回执的公文

19

任务：1、清点 2、检查 3、签字

要求：1、要认真不许马虎 2、要耐心不怕麻烦

十七、拆封：文书人员将收到的公文的封套内的文件及物品取出

原则：1、收件人是机关部门的由文秘人员拆封 2、某人“亲启”“亲收”

字样的送交相关人拆封 3、有保密要求的送交机密室拆封

任务：1、清点和核对

2、检查和处理 （1）送错的公文要及时送回。（2）不符合行为关

系的除急件外一般应退回并告知发文单位今后改正。（3）缺页

少份无机关印章等错漏情况，应向发文机关调查，采取相应措

施予以补救

要求：1、保持公文及物品的完好无损。 2、要取净封套内的所有物品 3、

封套一般不保留，如需保留与公文装订在一起

十八、登记：这里指收文登记将外机关后或外单位寄送来的公文拆封后用文字记

录其存在来源去向、时间、编号、内容和处理情况

作用：1、管理和保护 2、查找和检查 3、统计和催办 4、责任和凭证 范围：1、上级机关的来文，政策性的指导性的 2、下级机关的来文请

求、汇报、建议、批评性的 3、隶属机关的商洽性的或答复性的

4、所有机密公文必须登记

形式：联单卡片，簿册式

内容：收文号，发文日期，来文机关，来文字号，来文标题，备注，份数，

签收人，签发日期

要求：1、认真负责 2、字迹要清晰工整

十九、翻印：将收到的文件为了阅读传达贯彻的需要按照原文的样子重新排版印

刷或复印。

原则： 1、必要性原则 2、审批的原则

审批和要求：1、要有必要的注明 2、要想原发文机关备案 3、要进行严

格管理 4、要防止发生错误

二十、分发：文秘人员要按照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收

文分发给领导阅批或转往有关部门办理

20

原则：1、批准分发原则 2、既定分发原则 3、”三主”优先原则

要求：1、履行分发文登记手续 2、及时分发公文 3、注意保密 4、严格

按分发范围分发

二十一：传阅：收文机关收到单份或份数较少的公文时，为了使多位领导或有关

部门阅知，而组织他们先后传递阅读公文

方法：1、轮辐式传阅法 2、接力式传阅法 3、专人传递法

要求：1、填写传阅公文登记单 2、履行签字手续 3、合理调度传阅顺

序和时间 4、到阅文室阅文

二十二、拟办：对需要办理和答复的收文提出初步意见以供领导批办。时参考最

能发挥秘书参谋作用的环节）

作用：1、有利于发挥文书部门的参谋和助手作用

2、有利于提高办文的速度和质量

范围：1、上级机关主送本机关需要落实的公文。 2、下级机关和机

关内各部门主送本机关的请求性和建议性公文 3、不隶属机关

主送本机关的商洽性公文 4、其他需要贯彻和兼办的公文

承担者：1、文书部门负责人 2、业务部门负责人 3、承办人或兼职人员 要求：1、熟悉本机关的情况 2、拟办意见要科学合理具体可行 3、

拟办意见要简明扼要 4、拟办意见要按规定填写

二十三、批办、机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后对文件如何办

理，办理原则过程应注意的问题做出最后决定，并在收文处理单

上加以指示或批示的环节

作用：1、使收文处理开始进入实际性和实时性阶段

2、有利于加强对收文处理工作的领导

承担者：1、相关主管领导或主要领导 2、文书部门负责人

批复意见的内容：1、处理的原则和方法 2、承办的部门和权限 3、签署 要求：1、如有拟办意见，对其是否采纳或部分采纳要有明确态度 2、

及时准确，符合实际 3、按规定将批办意见写在“收文处理单

上”

二十四、承办：

21

1、遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序

2、任务：（1）落实来文的内容精神 （2）起草回复公文 （3）转发或批

转公文 （4）整理各种文字材料 （5）处理需特殊办理的事项，

如上传，检举等。

3、承担者：（1）文秘人员 （2）业务部门业务人员 （3）专门的处理班子

4、要求：（1）遵守承办原则 （有批示的按批示意见处理；无批示的按来

文内容，要求并参照；以惯例管理。）

（2）做好会签工作 （3）分清轻重缓急 （4）填写处理结果

二十五、催办 ：按公文办理的实际要求，文秘部门对承办工作进行检查与催办，

防止公文处理的延误与积压

作用：1、防止公文积压与延误 2、上级机关主送本机关并需要承办的

公文 3、无隶属机关主送本机关商洽性，请批性公文或其他

应回复公文

种类：内催力，外催力

方式：1、电话催办 2、信函催办 3、崔办卡催办 4、登门催办 5、

开会催办

要求：1、要有专人负责 2、要形成制度 3、要加强对催办工作的领导

4、要填写收文催办记录单

二十六、办复：收文机关对来文机关要求回复的公文（包括来电，询问等）给予

答复

范围：1、对上级来文回复 2、对下级来文回复 3、对无隶属关系的

机关回复

形式：1、文复 2、函复 3、电复 4、面复

要求：1、认真办复凡需办复的公文，力争件件有着落事事有回看 2、

特殊情况特殊处理 3、注明办复情况

二十七、注办：对公文的承办情况和处理结果由经办人在收文处理单上所做的简

要注明

作用：1、便于考察责任 2、便于公文的整理

22

内容：1、对附文的注办 2、对传阅文件 3、对传达文件的注办 要求：1、要重视注办工作 2、要通过注办发现问题

复习思考题

1、什么是行文制度？其内容？

2、什么是行文关系？

3、上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情况下可越级行文？

4、了解熟悉《国家行政机关公文处理办法》第四章“行文规则”

5、公文处理程序？其特点。

6、拟搞的要求？核稿的任务

7、主题词的特点和要求

8、签发的权限？注发的原则？

9、校对？校对的方法？如何使用校对符号？

10、

11、

12、

13、

14、

15、

16、 用印的要求？封发的任务？传递的形式。 签收的范围 收文登记的作用和内容？ 分发的原则？传阅的方法？ 拟办？批办？承办？催办？ 拟办的要求？批办的要求？承办的任务？ 催办的种类，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理归档

文书整理归档是指将处理完毕的具有一定查考利用价值的应作为档案保存

的文件材料，按照他们在行式过程中的联系以件为单位分类整理并进行装盒，归档的过程

二、如何理解公文整理归档的定义

整理归档的文书必须是办理完毕的

整理归档的文书必须必须具有一定的查考利用价值

整理归档的公文材料的介质是纸质

23

整理归档的公文是以件为单位，分类整理

整理归档的公文保管方式是案盒

三、文书整理归档的意义

保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整和安全，便于文书档案的保管，文书集中归档，为档案工作奠定基础

四、文书整理归档工作的改革

以件取代卷 优点1、以客观标准取代主观标准 2、更加符合文书整理

的基本原则 3、文书整理更简便易行和具有确定

性 4、有利于整理手段的现代化

以案盒取代案卷 优点1、方便文书档案的借阅和查找 2、方便档案的复

制和保密 3、简化了装订手续 4、使文书工作与

档案工作统一起来

文书整理归档的范围和原则要求 P310 附录四

六、 文书整理归档范围

应该整理归档的材料 上级机关来文 针对本机关的指示指导性文件 本机关必须贯彻执行的文件 与本机关业务有关需要答复参照办理的文件 本机关文件（P162） 下级机关来文 向本机关报送的有关方针政策性的请示性的或反映重要活动的及反映较长时间内全面情况的文件

同级或非隶属机关的来文 与本机关业务有关的，有参考价值的文件。 其他文件材料

无需整理归档的材料 (1_6)P163

文书整理归档的基本原则和质量要求 1、文书整理归档的基本原则 遵循文件

形成的客观规律；保持文件之间的有机联系；区分文书的不同价值；

便于保管和查找利用

文书整理归档的质量要求 1、整理归档的文件应齐全完整 2、整理归档的文书

要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应界

定准确 4、整理归档的文书要符合档案保护的要求。

第三节

文书整理归档的方法和步骤

24

一、 编制分类方案类目

1、 分类方案类目指的是在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工

作活动的规律，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。

2、 方式：按保管期限分类，安组织机构分类，按问题分类，按年度分类，

3、 初步整理 及时收集已经处理完毕的文书材料装订，定期检查

4、 系统整理， 确定案盒内文书

检查调整 文件是否齐全，剔除重复的， P169

案盒内文件的排列 P169—170

案盒内文件的编号 P170

填写案盒事项 P171---172

归档 P174

归档制度 归档范围------即文书整理的范围

归档时间------第二年的上半年

归档要求-------收集齐全完整，经过整理，案盒符合要求 编制移交目录

思考题

1、 简述文书整理归档的定义

2、 以件代卷的有点

3、 议案和取代案卷的意义

4、 文书整理归档的基本原则

5、 文书整理归档的质量要求

6、 分类方案的类目

7、 如何确定案盒内文书

8、 如何填写案盒内归档文件目录表

25

第八章

一、档案

是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治军事经济科学，技术，文化宗教等活动直接形式的对国家和社会有保存价值的各种文字，图像等不同形式的历史记录。 这一定意义包含以下几种含义

1、档案来源的广泛性 2、档案转化的条件性， （1）处理完毕才有可能转化为档案。 （2）对日后实际工作和可续活动有一定查考利用价值的，才有可能转化为档案。 （3）按照一定的规律集中保存过来，才能最后成为档案。

3、档案和裁体形式的多样性。

二、档案的本质属性 原始记录性

三、档案的特点

1、真实性（相对的） 2、可靠性 3、历史性 4、唯一性

四、档案的作用 凭证参考作用

五、档案管理工作的内容

收集工作，管理工作，鉴定工作，检索工作，提供利用，统计登记

六、档案管理工作的性质

管理性 表现（1） 是负责管理档案的一项专门业务， （2）在一定的机关单位是机关工作的组成部分，（3）是专门管理档案的科学性工作。 服务性 公益性 政治性

七、 档案工作的基本原则

档案工作实行统一领导分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

这一原则的基本原理 组织原则：统一领导，分级管理

基本要求：维护档案的管理与安全

根本目的：便于社会各方面的利用

八、 档案室

性质：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和提高工作效率的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

基本任务：（1）对各部门形成的各种文件材料的收集整理立卷归档工作进行监督 26

和指导。

（2）集中统一管理机关各种门类和裁体的档案，积极提供利用为机关各项工作服务

（3）在统一领导分级管理的前提下，各专业对自身档案工作进行监督指导

（4）按规定向档案馆移交应进馆的档案

（5）办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案馆

*基本业务 #接受与收集档案 #科学的管理档案 #开展档案的利用工作 #编辑出版档案史料 #参与编修史志的工作

*我国档案馆的种类 #综合性档案馆 #专门和部门性档案馆 #档案事业管理机构——各级档案事业管理局

复习思考题

1、 什么是档案？这一定义包含了哪些含义？

2、 档案的本质属性？ 档案的特点和作用？

3、 档案管理工作的内容。

4、 档案工作性质和基本原则？

5、 我国有哪些档案工作的组织？

第九章

档案的收集与鉴定

一、 档案收集工作

收集工作的内容和要求

收集工作的内容 1、档案的接受 2、档案的收集

收集工作的要求 1、加强档案馆（室）外的调查和指导工作

2、积极推行入馆（室）档案的标准化

3、保证归档和入馆档案的齐全和完整

4、维护全宗和全宗群的相对完整性。

收集工作的特点

1、 预见性与计划性 2、针对性与及时性 3、系统性与完整性

27

建立与健全归档制度的必要性。

2、 归档是各机关的文书部门与文书工作人员将工作和生产活动中形成并办理

完毕的文书，整理排序，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。 归档制度：各机关单位的文书处理部门做好归档工作及时科学地移交档案的重要依据，也是机关档案部门取得档案，监督、指导、检查本机关、单位文书归档工作的必要手段。

归档制度内容：1、归档范围 2、归档时间 3、归档档案质量要求

归档手续： 1、建立移交目录 2、清点、核对 3、履行签字手续

档案是在归档工作中的作用 1、档案室对形成文件的监督作用 2、档案室在

对归档工作中的指导作用 3、完善了归档档案的检查制度

4、保证了临时性文件收集工作。 5、加强了档案的科学管理

档案馆档案的接收和征集：1、馆藏档案的来源 （1）现行机关 （2）撤销机

关 （3）组织和个人 （4）馆际间交流、交换

2、档案馆接受或征集档案的范围 （P183）

3、 档案馆对现行机关档案的接收： A、接收要求 （1）

进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。 （2）

进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的

档案 （3）与立档单位有关的资料和全宗有关的

检索工具，应随档案一起移交。 （4） 清点核

对

B、接收档案期限

基本原则：不影响本机关的查考使用，又要保证国

家档案的顺利积累，便于社会各方面开发利用档案

信息资源。

具体规定：《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》

省级以上机关将永久保存的档案在本机关将保存

20年左右。省辖市（州、盟）和县级以下机关应

将永久长期保存的档案在本机关保存15年左右。

4、档案馆对撤销机关档案的接收 如是全撤销应 28

将长期保存的档案 全部接收入馆 如是合

并应将档案进行清理，该入馆的入馆，不该入馆的

应由合并单位接收保管。

5、档案馆对历史档案的接收与征集 A、收集档案

馆→档案

藏

档→资料

案 →实物

的对象和途径 （1）收集散存在一些国家机关、社会组织中的历史档案 （2）收集收藏在个人手中的历史档案 （3）收集少数民族地区的历史档案 （4）收集各种机构及历史研究部门所收集的历史档案 （5）收集散失在国外的历史档案。 B、方法 （1）发布通告 （2）调查研究 （3）广泛宣传 6、档案馆（室）藏的主要内容 29

二、档案鉴定工作

（一） 鉴定工作的基本内容

1、指定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表

2、具体制定档案材料的价值，确定其保管期限

3、挑出无保存价值和保管期限满的档案按规定进行销毁或相应处理

（二） 鉴定档案价值的原则

1、 原则：从国家和人民整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、

效益的观点判定档案的价值。

2、 影像档案价值的因素：档案自身的特点和状况 （1）文件内容

（2）文件的形成者 （3）文件形成时间和实效 （4）文件

的名称 （5）文件的外形特点 （6）文件的可靠程度与有

效性 （7）文件的保存状况

社会利用需要： （1）社会需求的广泛性

（2）社会需求的阶段性

（三） 鉴定档案的标准

1、 档案属性标准 （1）档案来源标准 （2）档案内容标准 （3）

档案形成标准

2、 社会需要标准（1）社会需要的方向 （2）社会需要的方向

（3）社会需要的时间

3、 相对价值标准

（四） 档案的销毁

1、 编制档案销毁清册 2、编制立档单位和全宗简要说明

销毁方法：1、指派两人以上监销 2、销毁后监销人员须在销毁清册上注明已销毁字样 3、监销人签字及签署销毁日期

销毁方式 1、粉碎 2、送造纸厂作原料

（五） 档案保管期限表

1、 含义：用表册的形式列举档案的来源，内容和形式指明其保

管期限的指导性标准性文件，是档案馆档案室鉴定档案的

价值，确定档案保管期限的依据

30

2、 结构：顺序号，条款，保管期限，附注，说明

3、 作用：在一定程度上避免个人认识的局限性和片面性，题字

鉴定工作的质量和效率，防止错误地销毁档案。

4、 类型：（1）通用档案保管期限表 （2）专门档案保管期限

表。 （3）同系统机关干部档案保管期限表。 （4）

同类型机关档案保管期限表 （5）机关档案保管期限表。

复习思考题

1、 档案收集工作的内容，有什么要求和特点？

2、 什么是归档？归档制度？ 归档制度的内容？为什么实行归档

度？

3、 机关档案在归档中的作用？

4、 档案馆档案的来源。 收集范围和收集要求

5、 档案价值鉴定工作基本原则和基本内容？影响档案价值的因

素？

6、 销毁档案时应编写什么文件？内容？

7、 档案管理期限表？结构？作用？类型？

技能训练P194

第十章

一、档案整理工作的内容和原则

（一）基本内容：1、全宗的划分和排列。 2、全宗内分类 3、按件整理档案文件 （文书立卷排列与编号） 4、编制目录

（二）原则 1、尊重和维护档案的本质特征，保持文件之间的历史联系。

（2）便于保管与利用。 （3）充分尊重和利用原有的整理结果。

二、什么是全宗

（一）全宗的划分与排列

31

（1）含义：一个国家机构社会组织，个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类管理单位。

（2）全总原则：一个全总是一个不可分割的整体，在管理中不可分散，不同全总的档案不容混淆。

(3)、确认与区分全宗 ①全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类

②组织全宗是全宗的主题部分，在档案管理现实中

占绝大多数

③ 个人全宗又称人物全宗，在档案管理中占极少部分

1、 组织全宗的构成条件——立档单位的全部档案

2、 立档单位的构成条件：①可独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文，

②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划③没有管理人事的机构或人员，并有一定的人事全免权。

3、 个人全宗的构成条件 ①对社会有突出贡献和有杰出的影响的个人②其档

案只具有个人属性不会与组织全宗发生大量的交叉和重复的档案③较为全面的记录和反应了个人社会活动的基本情况和过程，并能完整、系统的保存下来。

（4）组建全宗的补充形式 联合全宗； 汇集全宗； 档案汇集

（5）划分全宗群 ①有若干具有某种联系的全宗组成的全体②非实体保管单位，也不是一个确定的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的“虚类”观念性的概念体。

（二）全宗内档案的分类

1、全宗内档案分类的基本要求。 （1）分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发 （2）分类方法及其分类结果应反映全宗档案的状况，维护档案的历史本来面貌。 （3）分类方法及其分类结果应具有联系性，以便于管理和实际操作。 ①所分出的类别总和，要正好将全宗内档案全部分割完毕，既不能剩余，也不能有剩余的分类（虚类） ②分类标准必须一致，不能同时使用一个以上的分类标准，但不同全宗内的分类标准可以不一致 ③子类之间必须界限清晰，不能互相交叉包括 ④具体类别必须含义明确，所指确定，在现实中有清晰可见的客观对应物。

32

2、档案分类方案的编制

（1）档案分类方案就是标列各个类目名称，表示全总内档案分类体系的刚要 。

（2）档案分类方案的作用 ①为具体划分档案提供标准和依据 ②可以提高分类工作的质量和效率。

（3）编制档案分类方案的要求 ①要科学合理 ②每一级的分类方法要前后统一 ③要简单明了，易于操作

3、档案分类方法

（1）年度分类方法 含义：就是按照档案形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类别

优点： 简便易行

（2）组织机构分类法

含义：按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别

优点：①能较好的保持文件来源方面的联系，能反映出立档单位内部组织机构的工作职责和状况 ②组织机构的名称就是类名，简便易于掌握 ③为编制专题目录和查找利用提供了方便

(3)问题分类法

含义；按照文件内容所说明的问题进行分类，每一问题为一类别

优点：可以使同一内容的档案文件相对集中，便于按专题进行查找利用 缺点：

（4）保管期限分类法

根据划定的不同保管期限对档案文件进行分类

复式分类法及其应用

含义：在实际工作中单纯采用一种分类法的情况是少见，通常是选用几个级次，将几种分类法结合起来使用。

按照年度、机构（问题）、保管期限三种组合起来组合成八种复式分类法

① 年 ——机——保 ②保——年——机 ③年——问——

33

保 ④保——年——问 ⑤问——年——保 ⑥年—

—保 ⑦保——年 ⑧机——年——保

（二）个人全宗内档案的分类

1、生平传记材料 2、创作材料 3、公务活动材料 4、个人书信 5、经济材料 6、亲属材料 7、评价材料 8、音像材料 9、其他

三、案卷排列和案卷目录

（一）案卷排列

含义：一般案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行 （二案）卷编号

1、 给每个案卷编写一个固定的号码

2、 案卷编号只能使用自然整数严格按照案卷排列顺序依次编号 编号方法有两种

① 一种是按全宗内所分类别，年度或保管期限分别编立从1号卷开

始的序号（分编）

② 另一种是无论其分类与否，一个全宗的全部案卷只编立一个从1

号开始的统一序号（统编）

（三）编制案卷目录

1、案卷目录的编制方法 ①如全宗内使用的是统编号序法，那么案卷目录就只能统编（编出一本目录） ②如全宗内采用分编好序法，那么案卷目录就只能按编号法分别编成几个目录。

2、案卷目录的形成、结构、内容

①形成 ②结构与内容 a、封面与扉页 内容有：全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位项目 b、目次：即目录所在分类目的索引 c、序言或说明 d、简称对照表 e、案卷目录表 f、备考表

四、档案的排架与编目

（一）档案编号与排架

1、档案编号就是对已整理好的档案编写顺序档案排架就是

34

2、归档文件的排列方法 （1）同一事由的文件，可按时间先后顺序排列 （2）不同事由的文件排序 ①按事由形成时间（办结时间）的先后顺序排列 ②按事由的重要程序排列 ③按事由具有的共同属性分别集中排列

（3）归档文件的编号

1、归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档（参见第七章）

（三）全宗编号与排列

1、全宗编号是给每一个全宗编一个固定号码并以此作为该全宗的指称代码，以方便档案的管理。

2、方法是流水编号法，就是对所有全宗按一定顺序用自然数从1开始顺序编号

3、全宗编号必须具有惟一性，所谓惟一性是指一个全宗只能有一个代码，一个档案内不能有两个相同的全宗号。

4、全宗的排列是指在库房中固定全宗的存放位置和排列顺序

5、全宗排列的方法是按进馆（室）的先后顺序进行的

（四）案盒的排列编号

1、案盒排列 ①保管期限——时间 ②保管期限——重要程度

2、案盒编号 ①统编法，一个全宗所有的案盒只编一个从1开始的号序系统②分编法，按全宗内所分类别分别编号。

（五）文件与案盒目录的编制

1、归档文件目录（参考第七章）

2、编制案盒目录 （1）案盒目录的作用P204 （2）编制方法，①统编：一个全宗内只编一个目录 ②分编：分别以全宗内不同目录编制几个目录

（六）编制档号

1、档号：是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，对档案的编号，也就是全宗号，案盒目录号，案盒号，盒内文件所在页号或件号的合称。

2、档号的结构 ①全宗号 ②案盒目录号 ③案盒号 ④页号或件号 ⑤档号的四部分之间用——短横连接 5-23-12-68

35

3、档号的编写要求 ①要完整成套 ②各层次的号码不能重复

五、档案的保管

（一）含义：对已整理好并排架入库的档案进行日常维护，保护性工作

（二）基本任务 1、维护档案的秩序，使其不散不乱

2、保护档案的实体，使其不丢不毁，并对坏损档案采取修

补措施

（三）档案保管的物质条件

1、档案库号 ①库房必须专用 ②必须坚固 ③不能建在低洼处不能是木制

结构 ④远离水源、火源、污染源 ⑤门窗的封闭性能

好

2、资料库 收集与保管与档案有关的图书资料以补充档案充分利用的需要。

3、装具 档案箱 档案柜 档案架

4、案盒

5、技术设备 机械 仪器 仪表 器具与设备

6、消耗品

（四）档案的库房管理

1、进出库管理 ①库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入

② 非档案工作人员原则上不允许进入库房

③ 档案管理人员在库房内不允许从事于管理工作无关的活动

④ 离开库房是必须关灯、断电，关好窗户，锁好房门

2、八防措施 ①防火 ②防盗 ③防水 ④防潮 ⑤防雷 ⑥防虫 ⑦防尘

⑧防光

3、库房的温湿度控制 （1）温度 14度——20度 相对湿度：50%——60%

（2）控制和调节温湿度的方法 ①对库房进行严格封

闭 ②使用增温增湿，或降温降湿机器设备 ③通风 ④其他措施，如放置水盆，挂置温纱布增湿，放置木炭，生石灰降温

4、库房编号与装具排列 编号方法一般为流水号

5、档案存放位置索引

（1）为便于档案存放情况和迅速取放档案，可用索引的形式反映档案存放情况 36

（2）两种形式 ①是以全宗为单位编制的档案，存放位置索引，标明某一全宗

的档案具体存放在什么位置 P209 ②是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些档案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗过程中形成的管理记录性材料组成的专门案盒，是全宗

的档案，但并不是全宗内的档案

（2）作用 ①可以加强对全宗的连续管理 ②有助于档案工作人员尽快熟悉全宗

和立档单位情况 ③可以澄清，明确责任

（3）内容 ①在收集环节所产生的材料 P210

思考题

1、 档案整理工作的内容与原则？

2、 什么是全宗？立档单位的构成条件。

3、 组织全宗内档案分类的一般方法是什么？复式分类有几种方

法？

4、 案盒排列的基本方法有哪些？案盒目录的主要内容有哪些？

5、 什么是档号？档号有哪些内容组成？

6、 档案管理？基本任务？

7、 档案管理的物质条件有哪些？档案库房管理的进出制度和八防

措施？

8、 适宜的档案库房温度是多少？

9、 档案存放位置索引的方式？ 各有什么样的内容格式？

10、 档案代理卡的内容和格式？

补：档案代理卡 为便于管理，调档时可填写一张卡片放在所调出案盒的位置上，在卡片上注明所调案盒的基本情况，还 37

盒时再把它取下。

第十一章

一、 检索的含义是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开

展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件

二、检索的一般过程

1、信息存储 （1）含义：是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编辑，形成检索工具和档案信息数据库的过程。 （2）内容：①著录标引 ②编制检索工具

2、检索阶段

（1）含义：指利用检索工具查找所需档案的过程

（2）主要内容： 确定查找内容 查找

三、档案检索语言

1、含义：检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要编制的一种专门语言

2、特点： 单义性 专业性

3、作用：①作为概念转换的依据 ②揭示检索标识之间的逻辑关系 ③对检索标识进行系统化排列。

四、档案标引

1、含义：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程

——赋予主题词标识的过程称为主题标引

——赋予分类号标识的过程称为分类标引

2、标引的步骤方法

——主题分析与概念转换两个方面

（1）主题分析 ①类型：单主题 多主题两种类型 ②因素：通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素

（2）概念转换

①含义：在确定了文件的主题概念之后，再将其转换为检索语言标出

②转换的结果有两种： 转换成分类号——分类标引（220页） 转换成主 38

题词——主题标引（221页）

3、 中国档案分类法 221页

（1） 含义：是进行档案分类标引和组织档案分类目录的主要依据，适用

于我国各个历史时期所形成的档案

4、 档案著录

（1）著录规则 按国家标准《档案著录规则》的规定，档案著录

工作主要包括著录项目，标识符号，著录格式，著录级别，著录项

目细则与内容 214——218页

第二节 档案检索工具

一、档案检索工具是报道档案内容和形式及查找利用档案资料的基本工具，其基本职能有两点 一是存储档案信息 二是检索档案信息

二、档案检索体系

1、建立档案检索体系的必要性 ①是提高检索效率的需要 ②是扩大档案部门影响宣传报道馆（室）藏的需要 ③是实现资源共享，扩大对外交流的需要

2、建立档案检索体系的要求 ①要科学合理 ②要立足于提高检索效率 ③要规范标准

三、档案检索工具的种类

按载体形态划分 ①卡片式检索工具 ②书本式检索工具 ③缩微式检索工具 ④电子检索工具

按编制方式划分 ①目录 ②索引 ③指南

按用途划分 ①查检性检索工具 ②报道性检索工具 ③馆藏性检索工具 按查检方式 ①手工检索工具 ②机器检索工具

四 检索工具的编制

1、 案卷文件目录

2、 分类目录：①填卡 ②排列 ③设置指引卡

3、 主题目录：①编制条目 ②排列

4、 专题目录：①选题 ②选材 ③填卡 ④分类和排列

5、 文号索引

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6、 人名索引： 综合性索引 专题性人名索引

7、 全总指南 立档单位历史和全宗概况 全宗内档案的内容与成分

第三节 档案的计算机检索

一、档案计算机检索的特点

1、信息存储量大 2、检索速度快 3、检索途径多元化 4、检索灵活方便

5、音、像、意结合直观生动 6、对计算机检索系统的依赖性强

二、计算机检索系统的功能与流程

1、档案计算机检索的功能 ①服务性功能 ②系统基础功能

2、计算机检索的流程（ 231页）

三、计算机检索的结构及其设计要求

1、计算机检索结构 ①硬件 ②软件 ③数据

2、设计要求 ①先进性 ②标准性 ③完备性 ④简易性

思考题

1、 什么是档案检索？

2、 档案检索工作的内容？

3、 从哪些方面分析档案文件的主题？

4、 《中国档案分析法》包括哪些内容？《中华人民共和国档案分

类法》包括几大类？

5、 什么是《中国档案主题词表》？

6、 档案著录项目的内容？

7、 掌握检索条目的著录方法。

8、 建立档案检索工具的必要性。

9、 按不同划分标准，档案检索工具有哪些种类？

10、 主题目卡片编制步骤？

11、 档案计算机检索的特点？

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12、 档案计算机检索有哪些功能和流程？

第十二章 档案的提供利用

档案的提供利用也称档案信息的开发利用工作，通过一定的方式和方法尽可能的开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务。

第一节 档案提供利用的形式与特点

一、 档案提供利用的一般形式

1、 直接利用工作与间接利用工作

（1） 直接利用：通过阅览，外借，复制，资询，档案证明等服务方式，直接向

利用者提供档案材料。

（2） 间接利用：通过整理，汇集，编写等方式，对现存档案信息进行开发，编

辑成各种专门参考资料，向利用者提供完整、系统、精炼的二次信息的工作。

二、档案提供利用工作的要求

1、明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想。

2、加强各项基础准备工作，调整供求关系。

3、对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要。

4、完善档案利用的服务方式，提高利用效率。

三、档案用户的特点和利用规律 238页

1、档案用户：档案工作的服务对象，是利用档案，实现档案价值的主体

2、档案用户的特点

（1）按基本性质分：团体用户，个人用户

（2）按与档案部门的关系分：主要用户，次要用户，潜在用户。

（3）从利用档案的目的分：研究型用户，事物型用户，资讯型用户。

第二节 档案的直接利用工作

一、 阅览服务

1、 要求：（1）档案收藏部门要开辟阅览室

（2）为用户提供必要的阅览条件 ①人员条件：在阅览室里配有熟

悉藏馆，了解有关专业知识，业务能力强的工作人员。 ②物

质条件：装备必要的物质设施，如，复印机，阅读器，微机等并

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为用户提供检索工具，工具书，参考资料等。 ③制度条件：

阅览规则与制度，对接待对象，阅览范围，阅览要求与手续等。

（3）接待档案用户：解答用户提出的相关问题。

（4）通过有效方式满足档案用户需要。

二、外接服务：借阅证制度、代卷（盒）卡制度、借阅审批制度，催还和续借制

度

三、复制制度

1、档案管（室）根据档案用户的合理要求，以档案原件或已有的档案副本为根

据，通过复制，包括静电复印，摹写，抄录，摘录等手段，向档

案用户提供档案复制品的一种服务方式。

四、档案资讯服务：档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一

种服务方式。

五、制发档案证明服务：档案管（室）根据有关档案用户的询问和申请为核查某

种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而

摘抄编写的一种书面证明材料

六、档案的电子化服务

1、档案的电子化服务 （1）直接利用 （2）提供拷贝 （3）通信传输 （4）

网络服务

第三节 间接利用工作的主要形式

一、间接利用工作的特点 1——3 242——243

二、间接利用工作的主要方式

（一）全总指南 243 1、含义

2、结构：立档单位历史沿革简介

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