物资管理审计暂行办法

第一章 总则

第一条 审计目标

物资管理审计目标包括：

1．是否建立了完善的物资采购与付款管理内部控制制度及措施，是否符合本公司经营管理工作的实际需要。

2．所制定的各项管理制度与措施在实际工作中是否得到有效落实，有无重大控制缺陷及较大经济效益损失发生。

3．内部控制是否符合成本效益原则。

第二条 审计的内容

物资采购与付款管理内部控制的审计内容主要包括：

1．采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象，对不相容职务是否真正做到了分离控制，对各个岗位的职责规定是否明确。

2．采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为，如果存在这些行为，是否及时进行了纠正和处理。

3．应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、及时性和合法性，审查有关人员有无利用这些账户从事不法活动的行为。

4．有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第二章 了解内部控制情况

第三条 物资采购与付款管理内部控制的一般程序与关键部位。

1．物资采购与付款控制的一般流程与控制点。

控制点：

（1）需求计划及汇总。即符合职责分离原则，由业务部门提出物资需求计划，向采购部门申报，由采购部门汇总，形成初步采购计划。

（2）平衡库存。目的是保证企业物资采购的综合利用，避免物资积压或重复采购，造成资金浪费。具体措施：采购部门提出采购计划，送仓储部门会签，仓储部门查阅库存记录后，提出调剂意见并在采购计划上会签，明确责任。

（3）审批。目的是保证经济业务在授权下进行，并保证采购计划的合理性、准确性。具体措施：主管部门或负责人审查采购计划内容并签章。

（4）商业谈判。目的是保证物资采购价格与质量而与供应厂商进行的磋商。具体措施：采购部门根据审批的采购计划及授权，向相关供应厂商提出采购意向并磋商有关细节，就采购事项达成初步一致意向。对大宗大批物资采购，应当采取公开招投标采购方式，降低采购成本。

（5）签约。目的是履行合法程序，保证供货按照约定的条件执行。具体措施：合同管理部门根据审批的采购计划与采购部门谈判结果，在授权范围内审查拟签订合同，审查同意办理相关手续并签章。对于大额大宗材料的重要合同，要经内部审计部门审签。

（6）验收。目的是保证物资的品种、数量、质量符合合同要求。具体措施：采购部门负责检验收到材料的品种、数量，填制验收单。质检部门负责检查物资质量情况，并签转验收单据。

（7）入库。目的是保证物资的安全。具体措施：仓储部门根据验收单点收物资， 1

填制入库单，登记物资台账。

（8）审核。目的是保证付款正确。具体措施：采购部门审核供货商送来的托收付款通知单或其他结算单据，签转承付通知单和全部托收凭证、结算单证等。

（9）承付。目的是保证货款支付的准确、适当。具体措施：财会部门核对托收凭证与有关合同，承付书及结算资料等，办理承付或拒付手续。

（10）记账。目的是保证会计资料正确可靠，保护材料安全。财会人员根据入库单、验收单及托收凭证与承付单据登记材料账及有关账簿。

（11）核对。目的是保证会计资料真实正确，账实、账账相符。财会人员核对材料明细账与仓储部门材料账与采购部门或生产部门台账，根据审批，处理差错。

（12）清理。目的是保证货款完整，保护材料安全。具体措施：财会和采购部门根据托收承付登记簿等资料，定期盘点清查处理库存材料和在途材料。

2．会计记录必须坚持资产接触与记录使用控制。即严格限制接触实物资产与相关记录的人员范围，所有能够接触到相关事项的人员或业务，都要有一定的授权。如实物验收、保管、领用等，均要由专职人员进行，其他人员未经授权，不得随意替代。

3．物资管理各个环节必须坚持不相容岗位职责相分离。即计划、采购、合同、审批、验收、保管、领用发放及记录等岗位要由不同人员担任，不得由一人承担两项或两项以上的工作，防止可能的舞弊发生。

4．建立责任追究制度可以帮助及时发现处理存货的盘亏、毁损、报废及意外损失等情况，追回应当能够挽回的损失。

第四条 对采购业务内部控制情况进行了解时，可重点了解以下内容：

1．与公司有定期大宗交易的供应商各种数据；

2．公司业务所需的主要原料、零配件的名称和计划数量，以及所需的定期服务内容；

3．公司大宗交易的指定程序和方法；

4．公司采购业务职能部门设置情况以及岗位责任制完备和落实情况；

5．目前公司关于采购业务的内部会计控制流程图和相关制度及执行情况；

6．公司在采购业务过程中已经发现的问题；

7．公司采购业务各种单据设置、传递情况；

8．公司采购业务会计处理程序和方法；

9．公司采购业务授权分配制度及执行情况；

10．公司采购业务内部会计控制报告制度落实情况；

11．与公司有大额资金往来的供应商资料和付款情况；

12．公司付款规定的控制程序；

13．公司采购账款的会计程序和方法；

14．公司应付票据的保管和登记情况；

15．公司账款维护和信誉情况；

16．公司对账制度的遵守情况；

17．公司在采购付款过程中所发生的错误和主要问题。

第五条 了解内部控制情况的方法有查阅有关文件资料、询问有关人员、跟踪调查等。对于比较典型的内部控制可采用问题式调查表进行。

第三章 重要内部控制制度的测试方法

第六条 请购制度的测试方法：

（1）选择若干请购单，检查说明的完整性、数量、指定的交货计划和日期；检查基本的计算和控制数据；检查请购部门主管批准的证据。

（2）通过询问和观察的方法，检查资金预算部门对请购单的审批程序，查阅各种 2

备案记录。

（3）检查购货部门已办完的请购单案卷，注意请购单的审批和审批人的签字；询问缺号请购单的原因。

（4）对特殊服务项目的请购单，应检查其是否有单位最高管理人的签字。

第七条 订货控制制度的测试方法：

（1）检查需要量较大的订单，查阅采购部门是否进行了采购成本的分析，分析过程和结果如何。

（2）订货单是否进行了连续编号，是否经过适当的授权批准，是否进行了跟踪落实和登记。

（3）选择若干成交的购货业务，检查采购部门是否有三家以上的供应商所提供的报价单和其他数据，检查供应商是否在供应商清单中，分析订单处理是否最有利于单位利益。如发现异常情况，应继续追究。

（4）检查货物未按规定时间运达的购货订单，是否有未达货物报告，是否采取了相应措施，措施落实效果如何。

第八条 货物验收制度的测试方法：

（1）在某一收货日，观察收货部门对收到货物的计量工作过程，以确定收货部门是否按控制制度来计量货物。

（2）选择若干收货报告单，检查其是否连续编号，有否复核签字。对由使用部门直接收受的劳务，应注意部门主管的签字。

（3）询问收货报告单是否及时交采购部门和财会部门作购货日记帐登记或作付款和应付账款登记的凭证，抽查购货日记帐和银行存款或应付账款账户并加以证实。

第九条 退货和折让控制制度的测试方法：

（1）询问和观察设定的实物控制方法，并以此证实所有向供应商退回的货物是否恰当的记录在案。

（2）检查若干给予供应商要求退货或折让的信件及其理由，和供应商认定退货或折让要求的文件。

（3）从凭证登记簿、应付账款明细账中抽查若干与退货或要求折让有关的凭证或记录；检查所附的运输凭单；追查供应商原始#5@p的价格、重新计算合计数；确认凭证记录的数量、金额和说明、退货日期和账户记录的一致性；检查退货或要求折让的批准文件，注意是否有专门的高级管理人员的签字。

第十条 应付账款控制制度的测试方法：

（1）抽查若干应付账款明细账的记录，查对有无购货订单、收货报告单、供应商#5@p、付讫支票等原始凭证作依据以及各种凭证内容与账上记录是否一致，复核它们的数量、价格、加总合计的正确性，检查这些原始凭证有无核准的签字。

（2）选择若干时点的应付账款总账和明细分类账的余额进行核对，如有差异，应作进一步的追查。

（3）核对若干应付账款的贷项和购货日记帐的借项，以及应付账款的借项和现金日记帐的贷项，追究内容不一致的项目。

（4）选择若干记载折扣条件的购货订单和供应商#5@p，检查应付账款的记账凭证是否揭示这些折扣；检查应付账款是否按供应商#5@p金额扣减折扣后的净额来进行帐务处理。将本期已获现金折扣与购货价值总额的比率同过去的比率相比较，以揭示未利用折扣或贪污折扣的行为。

第十一条 付款控制制度的测试方法：

（1）选择若干支付业务的已付支票存根，将其金额、日期、收款人同现金支付日记帐和凭证登记簿相核对，重新计算供应商的#5@p数量、价格、折扣及加总合计，并将 3

它们同支付凭证和现金日记帐的记录相核对，以保证支付金额的正确性。

（2）选择若干已付支票存根和支付记录，检查它们的原始凭证，包括供应商#5@p、购货订单、收货报告单等是否经过被授权人独立地审核批准签字，特别要注意这些原始凭证被拒绝或取消的审批意见，以保证支付款项的有效性。

（3）计点已付支票存根数，并检查它们连续编号情况，对缺号的支票存根要求得到合理的解释，以保证支付款项的完整性。

（4）选择若干记载折扣条件的购货订单和供应商#5@p，检查应付账款付款日期是否与折扣的规定相一致，对未利用现金折扣的付款，要求得到合理的解释。

第四章 符合性测试与实质性测试

第十二条 重要内部控制的符合性测试

1．调查了解和描述物资管理的内部控制制度，编制内部控制备忘录或绘制内部控制流程图。

2．实施简易抽查，验证对物资管理内部控制描述是否完整和正确，抽查时应当关注并记录：

（1）物资采购是否依据生产部门提供的供应计划进行，有无过期、超计划或无效采购现象。

（2）所有较大的物资采购项目是否均签订了购货合同，有无审批制度或违反审批制度的现象。

（3）存货的入库是否经过严格的验收手续，对名称、规格、型号、数量、质量等是否逐项核对，并及时入账。

（4）库存物资的分检、堆放、仓储保管条件等是否良好。

（5）库存物资的发出手续是否按照规定办理，是否及时登记仓库账并定期不定期与会计记录核对相符。

（6）存货的计划、审批、采购、验收、保管、运输、稽核、付款等环节的职责等是否严格分离。

（7）是否建立定期盘点制度与相关责任制度，发生的盘盈、盘亏、毁损、报废等是否查明原因、追究责任并及时按规定进行了审批处理。

3．采购业务测试。

（1）从采供部门的业务档案中抽取订货单或购货合同样本。

（2）审核订货单、购货合同样本是否附有或依据经有权部门审批的生产部门的请购单、采供计划或其他授权文件。

（3）审核相应的验收单据（报告）、供货方#5@p、物资入库单三者是否一致。

（4）检查相关的记账凭证与帐务处理，复核相关的运杂费等在不同货物之间的分配，并检查核实有关材料成本差异的核算情况。

4．与物资管理部门的稽核人员交谈询问，充分利用他们的工作成果，共同对已经发现的物资管理内部控制薄弱环节及其原因进行分析。

5．评价物资管理的内部控制，主要围绕其是否健全完善、是否有效执行、整体强弱及各个部分的强弱进行，并对实际与可能存在的控制缺陷做出标识。

第十三条 实质性测试

1．核对各存货项目明细账与总账余额是否相符。

2．实地观察存货盘点，审核盘点记录，并进行抽查面不低于10％的复盘抽点。

3．审查存货的盘亏调整和损失处理。

4．进行购货业务的年底截止测试，关注每年12月和1月有关购货凭证资料，审核其实物与记录的入账时间均处于同一会计期间，有无不同步现象。

5．进行存货的计价测试，充分关注计价方法的合理性与一贯性。审计人员在测试 4

时，应排除已有计算程序和结果的影响，进行独立测试。

6．审查物资购进业务。

（1）抽查“材料采购”账户，对大额采购业务追查自订购至到货验收入库全过程的合同、凭证、账簿记录，以确定其是否完整、正确。

（2）抽查采购中有无购货折让、购货退回、损坏赔偿、调换等事项，业务处理是否受到内部控制监控，是否正确。

（3）抽查若干在途材料项目，追查至相关购货合同、购货#5@p，并复核采购成本的正确性。

7．审查企业库存积压物资、盘盈、盘亏、毁损、报废物资的日常管理及处理处置的会计记录，是否符合规定，内容是否真实、正确、完整。

8．确认存货及相关项目是否已在资产负债表或其他会计报表上恰当披露。

9．汇总物资管理内部控制审计中发现的各项问题及缺陷，分析因果关系，进行综合评价。

第五章 评价与管理建议书

第十四条 内部审计人员应通过符合性测试与实质性测试的结果，对物资管理控制制度的有效性进行评价，对未遵守制度的现象进行披露与揭示。

第十五条 对于审计中发现的物资管理控制制度中存在的重大缺陷，内部审计人员应出具管理建议书，并在管理建议书中提出相应的完善措施。

第六章 附则

第十六条 本办法为内部审计人员进行物资采购与付款管理内部控制审计时应遵循的工作标准。

第十七条 本办法由公司审计部门负责解释与补充。

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第二篇：石化企业物资管理的内部控制及审计

审计广角 　石化企业物资管理的内部控制及审计　中海石 油炼 化有 限责任 公 司惠 ， 炼 油分公 司 ｒ Ｊ １ 　 梁玉瑛　摘要： 油化工企业的物资采购活动频繁 ， 石 并且 存 在 采 购 过 程 的透　先 检 查 物 资 管 理是 否 存 在 关 键 环 节 ：其 次 有 关 的 监 督 和 检 查 措 施 是 否　明 度 不 高 、 受 回 扣 、 箱操 作 等 问题 ， 仅 给 企 业 造 成 了 巨 大经 济损　 收 暗 不 失 ， 在 严 重 损 害 了企 业在 社 会 中 的 良好 形 象。 究 其 原 因 ， 还 内部 控 制 不　执 行 ； 后 分析 假 若 以上 监 督 和 检 查 措 施 失 效 之 后 ， 否 具 有 其 他 的 后　 最 是备 方 案 或 者 弥 补措 施 。 　严 、 计 乏 力 是 导 致 以 上 问题 的 主要 原 因 。 因此 ， 强 石 化 企 业 物 资 管　 审 加 理 的 内部 控 制及 审 计 工 作 显得 非 常 必要 。 本 文 中， 者 就 石化 企 业物　 在 笔 资 管 理 中的 内部 控 制 问题 与 审计 问题 进 行 重 点 了论 述 ：首 先 分 析 了石　化 企 业 加 强 物 资 采 购 内部 审计 的 必要 性 ．而后 探 讨 了确 定 石 化 企 业 物　四 、 善石 化 企业 物 资 管 理 内部 控 制 的措 施　 完（ 构 建 完善 的靳 资 新 旧 更 替 管 理机 制　 一）对 大 的 备 台 、 件 要 实 行 以 旧换 新 ， 备 并进 行 备 查 簿 管 理 ， 人 物 资　 纳 台 帐 管 理 的 范 围 ； 废 旧物 资 的 处 理 方 面 ， 加 强 各 主 管 部 门 间 的 协 调　 在 应 与 沟 通 ， 证 物 资 处 理 的及 时 性 。以后 施 工 过 程 中产 生 的剩 余 物 资 应严 　 保格 按 财务 制 度 的规 定 及 时 予 以处 理 ， 冲 减 工 程 成本 ， 免 形 成 账 外物　 并 避资 管 理 审 计 目标 的 方 法 ，再 次 阐述 了确 保 石 化 企 业 物 资 管 理 充 分 性 和　 有 效 性 的 途 径 ． 第 四部 分研 究 了 完善 石 化 企 业 物 资 管 理 内部 控 制 的 措　 施， 最后 强调 了石化 企 业物 资 管理 后 续 审计 的积 极 意 义 。 　关键 词 ： 油 化 工 企 业 物 资 管 理 石 内部 控 制 审 计　资。 　 （ 简化 程 序 。 化 领 料 单 据 管 理　 二） 强 物 资领 料 单 的 传 递 程 序 、 续 仍 比较 繁 琐 ， 予 以 简化 、 畅 。 手 应 顺 重视　对各 类 领 料 单 据 的 管 理 ， 分 类 编 号 ， 应 妥善 保 管 ， 严格 控 制 ， 未经 授 权 不　 得接 触 。 　 （ 构 建 严 格 的 责 任 追 究 制度　 三）一、石化 企 业加 强物 资 采 购 内部 审 计 的 必 要 性　物资 采 购 是 企 业 物 资 管 理 的重 点 和 核 心 ，也 是 最 容 易 出 现 问 题 的　环 节 。 业 为 了 维 持 正 常 的 生 产 活 动 或者 日常