江苏省高等学校大学生实践创新训练计划项目申请表

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第二篇：第4章 家庭档案的收集

第四章 家庭档案的收集

家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中的及其他有关方面的具有保存价值的材料集中统一管理。

第一节 家庭档案收集的意义和要求

一、家庭档案收集的内容和意义

家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中的及其他有关方面的具有保存价值的档案材料集中统一管理。

（一）家庭档案收集的内容

家庭档案收集的内容主要包括三个方面：

1、对家庭成员手中档案材料的集中；

2、对家庭整体形成的档案材料的集中；

3、对家庭历史档案材料的收集。

（二）家庭档案收集的意义

收集是既是家庭档案管理中极为重要的一个环节，与家庭档案的整理、保管、利用等其它各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，对整个家庭档案管理都具有重要意义。

家庭档案是家庭及其成员在长期生活中不断产生的文件的收集积累起来的。家庭档案的收集，就是家庭档案积累的一种手段。家庭档案是由家庭成员形成的，它由家庭成员散存在家庭中，也可能散存在家庭成员所在单位。家庭成员也许认识到了一些材料属于家庭档案，或者还没认识到属于家庭档案。如果不把这些档案材料认真的收集起来集中保管，就很难方便地使用这些档案，甚至想用的时候找不着这些档案，也可能有的档案材料早就散失了。建立家庭档案的目的，就是把散存的档案系统地收集，科学地保管，方便以后利用。所以说，收集是家庭档案管理的基础，做不好收集工作，就不会有完整的家庭档案。因此，要搞好家庭档案管理必须从家庭档案的收集做起。

二、家庭档案收集的要求

（一）要遵循家庭档案的自然形成规律

家庭档案是伴随着家庭生活及家庭成员的工作有规律形成的。家庭档案的收

集，必须遵循家庭档案的自然形成规律，提高收集的科学性和实用性，根据家庭生活规律和家庭成员工作特点及过程，确定适当的收集制度，采取适当的收集方法。这样，才能既保证家庭档案的完整、安全，又不影响家庭生活及家庭成员工作的使用。比如，家庭成员在学校学习中形成的档案一般在学期末应集中收集为好；家庭成员在工作岗位上形成的可归家庭保存的材料可在年终时集中收集。

（二）要保持家庭档案的完整

家庭档案既有家庭成员在家庭形成的，也有家庭成员在其学习、工作单位形成的，又有在其他家庭及社会上散存的、工作单位形成的，又有在其他家庭及社会上散存的。一个科学管理的家庭档案，必须保证这些方面的档案完整。家庭档案是在家庭历史及家庭生活、家庭成员工作发展变化历程的真实记录，在收集过程中，必须注意它的完整性。一方面，就一项家庭活动形成的家庭档案而言，应该收集各项活动全过程中形成的所有具有价值的文件材料，比如将购买一种家电，当作家庭的一项活动，那就应该收集券购买这台家电的说明书、维修线路图、购货#5@p、保修卡等；另一方面，家庭档案的收集范围要与家庭成员生活、工作范围相一致，也就是说家庭成员在哪里活动形成了应该由家庭保存的文件材料，家庭档案的收集工作就应该跟进到哪里。当然，在强调家庭档案收集完整的同时，也特别注意，别把一些无关紧要，以后没有什么用处的材料统统收罗起来，那样的话，看起来家庭档案一大摞一大摞的蛮像样子，实际上鱼龙混杂，造成人力、物力的浪费，完全没有必要。

（三）要保证家庭档案的质量

收集是保证家庭档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的家庭档案才能充分发挥其作用。所以家庭档案的收集必须把质量关。

保证家庭档案的质量也就是指收集的家庭档案应该是有价值的，或者说价值是比较高的，它们能够在需要的时候派上用场，或者能作为凭证，或者能起到有效地参考作用。

保证家庭档案的质量，要注意收集对家庭和家庭成员关系重大的档案材料。人生道路上有些事，如出生、上学、毕业、择业、婚姻等影响人的一生，有关的材料就要特别注意收集；还有些事，如购房搬家，连带着的居室装潢，在今天的家庭生活中也算得上头等大事，相应的房屋产权证书、购房合同等，就应该重点收集起来妥为保管。

家庭生活中有些事虽然小，但却别有情趣，有关材料收集保存起来，也不是毫无意义。比如，孩子出生时的照片，满月时的照片、百天时的照片，甚至他平日的笑声、哭声、爬行、走路等动作的录音、录像、照片，这种家庭档案也有其特殊的价值。一个情感丰富的人，在收集档案的时候不会把它们轻易丢弃。至于热恋中的情书，虽然未必要照鲁迅先生的样子出版《两地书》，但把它们好好收集起来，则是每一个人都可以做的事情。虽然事看起来小，但毕竟它们是值得回味的，有关的档案材料是保存价值的。

当然家庭档案材料价值高低是相对而言。说它相对，一是档案材料之间有比较，才能分清同类材料的价值高低。有些比较容易分辨清楚的，比如获得的国家级的奖状比地方级的高级的高些、大学毕业证书比中学、小学毕业证书更重要些。有时候分辨的难度大一些，比如外出旅游，不止照一张相片，哪一张需要永久或长期保存，哪一张看过就算了，一时间可能难以确定。这时候将这些照片细细比较一下，大致上还是可以辨别哪一张比较有几年意义，哪一张拍摄得比较成功，收集时只须保存价值比较高的，不必张张保留。二是要看收集者以什么样的角度来分析它。各个家庭的环境、条件，个人的修养、爱好等等，各不相同，在对档案材料价值的判断上，仁者见仁，智者见智，出现不同的看法非常正常。旅游中拍的照片，不同的收集者会有不同的看法。事实上也不可能有绝对统一的档案收集标准。

（四）要重点收集有家庭特色的档案

收集的档案材料应该全面反映整个家庭活动，各个方面都不应偏废。此外，还应有重点地收集档案，除了收集保存价值高的档案材料外，重点就是收集反映家庭特色的档案材料。

每一个具体的家庭，总有各自的特点。这与其说是正常的，还不如说是必然的。大学教授与个体工商户，职业不同，环境不同，既便同样是前面提到的同一种档案，内容和材料数量可能也有差别，更不用说教授家里大概拿不出营业执照，个体户家庭也没有备课教案了。城市里的工人，同农村里的农民，其家庭生活应该各有各的特点，形成的家庭档案也不会雷同。家庭档案要反映家庭的特色，注意把其他家庭少有的，具有自己家庭特色的档案材料收集起来。科研人员、工程技术人员要搞发明创造、科技研究，设计一些图纸，是他们家庭档案所特有的；作家创作的手稿并非家家都有，也应视为具有特色的家庭档案；取得国际、国内

优秀体育运动成绩的运动员的家庭，其奖牌、奖章、奖状当然是其家庭特色档案。这些特色档案在收集时要重点收集，多加注意。

第二节 家庭档案收集的方法

一、确定专人负责收集

一般家庭中人口都不多，3口人的家庭居多。即使只有3口人的家庭也应确定一人专门负责家庭档案的收集，或者说全面负责家庭档案的管理。如果不确定一人负责，家庭中几口人都管也管不了、管不好。

负责家庭档案收集的家庭成员的主要职责：一是确定专门存放家庭档案的处所和积累档案材料的档案盒或者是袋，使本家庭有相对固定的地方保存积累家庭档案；二是督促家庭其他成员把自己学习、工作生活中形成的家庭档案按时存放家庭档案保管处；三是对收集集中保管的家庭档案材料做好登记，登记的项目主要有：顺序号、责任者、题名、日期、页号、备注。

第一，要有较强的责任心，热衷于家庭事务，熟悉家庭管理。家庭档案管理是个很繁琐、很细致的工作，它不是靠一次劳动就能把它做好做完，而是需要长久的努力，不懈地坚持，平时就注意积累和管理。这就需要对家庭管理很热心的家庭成员负责收集工作，马马虎虎、不愿干家务活、做事很拖拉的家庭成员，是难以把家庭档案收集齐全，管理好的。在刚刚建立家庭档案的时候，需要收集的材料特别多，甚至可能要集中精力突击一番。此后，只要家庭存在，家庭活动没有中止，各种记录在不断产生，新的档案不断涌现，收集就一刻也不能停止。虽然这时候收集的档案量不是很大，却是细水长流，绵绵不断。在这种情况下，对于其中可能产生的问题，遇到的困难，要有足够的思想准备。做一件事情，有时候需要一股冲劲，一鼓作气干成它，管理家庭档案，则需要不厌其烦，不能急躁。缺乏长期持久的思想准备，很容易产生厌倦心理，导致家庭档案收集的中断。而收集一旦停下来，必然给整个家庭档案工作带来难以逆补的损失。这种情况应当避免。

第二、要具备一定的文化知识。文化程度太低的人，可能对家庭形成了哪些档案搞不太清楚，对家庭档案的分类和利用也难以搞好，起码得初中文化程度以上。当然小学文化程度的经过一段时间的努力学习也是可以胜任家庭档案的收集与管理的。

第三、要具有一定的档案工作知识。档案管理是一门专业，我国档案学方面的书籍很多，负责家庭档案管理的成员，应具有一定的档案管理知识。比如说可以学一学档案知识普及读物，学一学家庭档案的书籍，掌握必备的家庭档案管理业务及技能，使收集管理起家庭档案来能轻车熟路，得心应手。

第四，最好懂些计算机技术。现在计算机进入百姓家已是平常事了。家庭完全可以运用计算机来管理家庭档案，可以用计算机编制和检索、查询家庭档案目录，可以全文输入家庭档案。运用计算机技术，可以节省大量的时间，大大提高管理家庭档案的效率。当然，如果家庭中负责档案工作的成员设有掌握计算机技术，可以让家庭中懂计算机技术的成员来研究使用计算机管理家庭档案。

按照上述基本条件，负责家庭档案收集与管理的最好是家庭中的主要成员，比如负责家庭主要事务或者说主要家务的父亲或母亲，一方面他（她）具体负责家庭管理，另一方面在家庭中有一定地位，说话有一定的权威，收集和管理起家庭档案来更有利些。如果家庭档案中有退休（离休）的成员，也可以让他（她）来负责家庭档案的收集与管理，因为退休（离休）成员有足够的时间管理家庭档案，再者其对家庭历史、家庭成员的历史也比较熟悉、了解。管好家庭档案也是对家庭乃至社会的一大贡献。退离休的老人们大多会愿意并努力做好家庭档案管理的。

二、明确家庭档案的收集范围

家庭中形成很多档案材料，哪些需要收集保存，哪些不需要收集保存，这确实应该明确。确定家庭档案收集范围时应遵循的原则：凡是对家庭成员工作、学习、生活有查考利用价值的，就应列入家庭档案收集保存范围。家庭档案中的收集范围和档案理论书籍中的归档范围意思基本上是一样的。因为在单位都设有档案室，单位的所属部门及工作人员，均应按照规定将有保存价值的文件材料向档案室归档移交。而家庭也没必要设什么档案室，有个柜、架装档案就可以了，极个别的家庭可能有个装存档案的房间，所以家庭档案不谈及归档范围，只谈收集范围。前文谈到，由于各个家庭档案的收集范围不尽相同，收集的重点也不一样。家庭确定档案的收集范围时，可参照本书第三章家庭档案的内容构成，集合本家庭实际，确定本家庭档案的收集范围。家庭档案的收集范围应经过家庭成员共同探讨，然后打印出来，供家庭每位成员共同讨论，然后打印出来，供家庭每位成员在生活、学习、工作中遵循并负责收集。当然，家庭档案的收集范围也不是固

定不变的，有的没有列入的可能还真需要收集，有个别的列入了，到时候还真不需要收集保存，另外，随着时间的流逝和家庭成员学习、生活、工作环境的变化，其形成的档案范围、内容也发生了相应地变化。因此，家庭档案的收集范围，也应定期进行调整，使之更加适合家庭生活的需要，适应家庭档案管理的需要。

三、研究形成规律，把握家庭档案收集时机

家庭档案是家庭生活的伴生物，它们是按照家庭活动的程序有规律形成的。家庭档案管理人员应该掌握家庭档案的形成规律和收集规律，不失时机地做好收集工作。

（一）宝宝康乐档案的收集

宝宝康乐档案主要是父母帮助建立。其主要内容是大量的照片和生活记录，婴幼儿的照片在一般家庭中每年都很多，生活记录一般是按时间顺序进行的。所以宝宝康乐档案的收集一般在年末集中收集为宜。

（二）学生时代档案的收集

学生时代是很漫长的，不可能等学生时代结束了或者某个阶段毕业了，才开始收集学生时代档案，那时可能相当部分的档案已经散失了。学校生活是按学期安排，一年分两个学期，一个学期基本上是一个段落，一个学期形成的学生时代档案也基本上是固定的。所以对学生时代档案的收集应在学期末进行，也就是假期刚开始时的几天进行。

（三）恋爱婚姻档案的收集

谈恋爱是人生必经的一个阶段，谈恋爱的时间可能很短，也可能很长。无论恋爱时间长短，至婚姻登记前，两人的夫妻关系不算正式确定。那这个期间形成的一些照片、书信等档案材料还在两个人处分别保存，所以不好收集，也不宜收集。结婚登记成为合法夫妻并举办了婚礼后，这时二人开始了新的生活，恋爱婚姻档案形成基本告一段落。所以，恋爱婚姻档案应该在婚礼结束后即开始收集，不举行婚礼的二人共同生活时即应收集。

（四）工作成果档案的收集

家庭成员在工作中形成的一些档案材料，按规定可以归个人保存的，家庭成员可以把它存入家庭档案。家庭成员在工作中形成的档案归入单位档案室的，一般都在年末进行整理移交。因为年末作为总结和工作安排的一个重要关口，该形成的档案都形成了，工作成果该确定的都可确定了。所以家庭成员工作成果档案

应该由其在年末时带回家中，移交至家庭档案管理人员进行保管存放。

（五）当家理财档案的收集

当家理财档案大体上包括三个部分：一是当家理财的各种记录、家庭账簿，这部分档案是分阶段的，如有一个月、半年、一年的，所以可按时间收集；另一部分是家庭各种购物#5@p、说明书及商品买卖的协议、财产保险收据等，对于这部分当家理财档案应随时进行收集。家庭成员经手的这些事的，一旦形成档案材料，就交给家庭档案管理人员，如果自己是家庭档案管理员，则应该把这些档案放到家庭档案集中保管存放处。

（六）医疗保健档案的收集

家庭医疗保健档案中的内容，家庭成员中有的存放在家庭，有的存放在其他工作的单位，存放在家庭的也好，保存在单位的也罢，一般都放在一个口袋里，所以对医疗保健档案可以采取年度收集的办法，也就是在年末统一收集存入家庭档案集中保管存放处。

（七）家庭历史档案的收集

一个家庭的历史都是不变的，家庭历史档案的内容一般说来也是相对固定的。所以家庭历史档案的收集一般在一段时间内集中进行，把该收集的收全就可以了，没有收全的或以后新发现的则可以随时进行收集。

其他档案材料，比如，合家欢聚的照片、家庭成员生日录像、家庭集体活动的录音、家训、家庭大事记等，可以随时进行收集，也就是说在家庭集体活动结束后，就应该把家庭集体活动形成的档案材料收集好，集中存放保管。个别的如家庭大事记则可在年末集中进行收集。

家庭档案的收集没有固定的模式，各个家庭可根据实际，采取灵活务实的方式，疏通和确定家庭档案的收集渠道，因时收集，因人收集，因事收集，确保有保存价值的家庭档案都能够得到较好地保存和利用。