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采购管理制度

一、采购管理总则 

为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，并保证及时、保质、保量地做好物资供应工作，特制定本办法。 

二、采购部管理体制

1、公司设立专门的采购部门，具体负责公司所有原辅材料、物资、办公用品、固定资产等采购业务。 

2、公司采购实行成批和零星采购相结合体制。 

三、采购的类别

1、采购一般分为计划采购、补充采购、应急采购。计划采购即按生产计划制定的物资采购计划，要严格按照采购流程进行，一般每月进行一次；应急采购，即零星采购或临时性采购，经办人应向项目部主管领导请示，项目部人员负责填写《采购申请单》，到采购部备案后方可办理采购事宜，原则上每周一次；经办人在回公司一周内处理物资采购发票。

2、对贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标等方式进行采购，获得批量折扣，降低采购成本。 

四、采购流程

１、工程类项目部经办人员在采购设备材料时，必须按照《项目预算表》、《仓库存量表》，填写《采购申请单》，注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经项目部领导审核、采购部主管审核后报采购部主任批准，并负责推荐３家以上的合格供方。

2、生产类项目部根据生产进度安排、库存量、资金情况、技术标准等，制定月度具体采购计划，由项目部经办人、负责人、采购部主管审核后报采购部主任批准后统一办理， 该计划按生产进度滚动修订。

3、办公用品采购：采购申请由综合部办公用品管理员负责统计、编制、注明事由，经部门领导审核、总经理批准后报采购部办理；新增办公用品必须经部门领导、总经理批准（500.00元以上的董事长审批）；办公用品的采购计划每月一次,每月25号写下月申请，采购部根据申请与每月5日前采购到位，特殊情况另行办理。采购部只对综合部的采购申请负责。

4、固定资产、计划外、特殊用品的采购由经办人、部门负责人、总经理、董事长、采购部主任签字后报采购部办理。

5、采购部收到采购计划后，应开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购部主任、项目部领导进行选择。 

6、采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈购销合同及合同条款。购销合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。每一批材料的采购应与供货商签订购货合同；对一些固定供应商已签定年度总合同的，每一批材料的采购，由采购经办人员给对方下定货通知，并以传真的形式通知对方，经对方盖章签字回传予以确认后，方可办理货款的申请。合同的签订按照公司的《合同管理办法》执行。 

7、采购合同经双方签章生效后，采购人员按合同付款进度，向财务部申请资金，及时向供应方支付定金和各期货物的货款。 

8、采购人员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货及发票的回收。全款预付的采购，要求发票与货物同行；后付款采购，要求在货款付出一周内收回发票；长期合作单位原则上应由供方提前提供发票挂帐，采购部根据挂帐顺序制定月度付款计划。

9、货物的验收。所采购的货物到公司库房的，要由采购人员、采购申请经办人、库房保管，按采购申请清点货物品种、质量、数量或重量等，相符后由三方人员签字入库。 所采购的货物直接发到工程地点的，由工程负责人签字验收，并把验收记录交采购员到库房办理入库。

10、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，检验员可拒绝接收，并由采购人员将货物退回供应方。 

11、验收合格的货物及时办理移交入库手续，并持有关发票等手续到财务部进行帐务处理。 

12、采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。

五、其他

1、采购部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。

2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机及采购方案。

3、采购部分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用及时了解和控制。

4、会同财务部确定货款的结算方式，协商使用赊购、分期付款等，最大限度减少公司采购和库存资金的占用。

5、采购部应于每月底做月度采购汇总明细，包括采购货物明细、应付帐款、应收发票等，提供给各项目部。

六、考核：

违反本管理办法，如不按采购流程的、申请手续不全的、越权限申请的、货物不及时到位的等行为，扣项目部及相关部门1-5考核分。

七、附则
本办法由综合部解释，从下发之日起生效。

xxxxxxx有限公司

2007.1.18

附件1：采购流程图

附件2、供方评价表

供方评价表

表：Q/BOTOAN-D-7.4-01-02                                                  编号：

附件3、采购申请表

 

进货检验记录

表：Q/BOTOAN-D-7.4-01-04                             编号：

附件5、

备注：以上表格用A4纸编制。

第二篇：物资采购管理014

物资采购制度

一 物资采购标准管理流程

请购作业

第一条 请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

（一）常备材料：生产管理部门

（二）预备材料：物资管理部

（三）非常备材料

1、订货生产用料：生产管理部门

2、其他用料：使用部门或物料管理部门

第二条 免开请购单部分

零星采购及小额零星采购材料项目

第三条 请购核决权限

1.原料

（1）请购金额预估在1万元以上者，由主管核决。

（2）请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

2.财产支出

（1）请购金额预估在20xx元以下者，由主管核决。

（2）请购金额预估在20xx元至2万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决

第四条 请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于

“请购单”第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。

（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理

1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门。

2.原"请购单"己送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第五条 请购单的开立、递送流程

（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请

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购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单”附“请购案件清单”送采购部门。

（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

（四）总务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

采购作业

第六条 采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购:凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

（二）长期报价采购，凡经常性使甩，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

第七条 采购作业处理期限

采购部门应依来购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第八条 询价、比价、议价

（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应办理比价或经分析后议价。

（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量)，采购经办

人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

（四）对于厂商的报价资料，经办人员应在整理并深入分析后，以电 话等联络方式向厂商议价。

（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

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（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款件呈核

第九条 呈核及核决

（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“ 交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。

（二）采购核决权限(略)

第十条 订购

（一） 采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

（二） 属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”加盖“分批交货” 章以资识别

（三） 采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借 款采购”章，以资识别。

第十一条 进度控制及事务联系

国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理

第十二条 整理付款

（一) 物料管理部门应按照己办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与#5@p核对无误，于翌日前由主管核准后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。

（二） 内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

（三） 短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第十三条 询价、比价、议价

（一） 外购部门依“请购单”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但

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因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单”注明外，原则上应向3家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价

（二） 请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。

第十四条 订购与合同

（一）“请购单”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项

手续。

（二） 需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期 合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第十五条 进度控制及异常处理

（一） 采购部门应以“请购单”及“采购控制表"控制外购作业进度。

（二） 采购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

（三） 采购部门于外购案件“发货日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

二、进料检验规定

第一条 目的

确保进料质量合乎标准，确使不合格品无法纳入。

第二条 范围

原料、外协加工品的检验

第三条 进料检验流程

（一） 检验员收到验收单后，依照检验标准进行检验，并将进料厂商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。

（二） 判定合格，即将进料加以标示"合格"，填妥检验记录表，及验收单内检验情况，并通知仓储人员办理入库手续。

（三） 判定不合格，即将进料加以标示"不合格"，填妥检验记录表及验收单内检验情况。并即将检验情况通知采购单位（物料部、采购科或外协加工科），请购单位，由其依据实际情况决定是否需要特采。

1.不需特采，即将进料加以标示"退货"，并于检验记录表、验收单内注明退货，由仓储人员及采购单位办理退货手续。

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2.需要特采，则依据核示进行特采，将进料加以标示"特采"，并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况，以及通知有关单位办理人库或部分退回，或扣款等有关手续。

（四） 进料应于收到验收单后3日内验收完毕，但紧急需用的进料优先办理。

（五） 检验时，如无法判定合格与否，则即请原料使用单位，请购单位派员会同验收，来判定合格与否，会同验收者，亦必需在检验记录表内签章。

（六） 检验员执行检验时，抽样应随机，不得以个人或私人感情认为合用为由，予以判定合格与否。

（七） 回馈进料检验情况，并将进料供应商交货质量情况及检验处理情况登记于厂商交货质量履历卡内及每月汇总于厂商交货质量月报表内。

（八） 依检验情况对检验规格{材料、零件}提出改善意见或建议。

（九） 检验仪器、量规的管理与校正。

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