物料采购管理制度

第1章 总则

第1条 为加强对工厂采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。

第2条 本制度适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。

第3条 采购工作的目标。

1. 根据工厂生产的需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。

2. 在保证物料供应的前提下，控制采购成本。

3. 处理好与供应商的关系，优化工厂的供应渠道。

第2章 物料请购管理

第4条 工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下所示。

1. 生产部:请购计划期间的用料或常备用料。

2. 仓储部:请购预备物料或其他物料。

第5条 请购单的填写。

1. 用料部门的经办人员根据用料的预算及库存装款填写请购单，填写时要注明物料的名称、规格、数量、需求日期、请购部门及对物料的特殊要求等，经部门经理审批签字后，送采购部门。

2. 如果请购单不只一份，应按照需求日期的先后顺序装订成册后送采购部门。

3. 对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。

4. 物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写，送采购部门。

5. 当有些物料需经过精密的设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在说明栏中注明物料检验所耗费的期限。

第6条 请购的审批权限。

1. 请购物料的总金额在10000元以下时，由部门经理审批。

2. 请购物料的总金额在10000～50000元时，由生产副总审批。

3. 请购物料的总金额在50000元以上时，由总经理审批。

第7条 请购单的撤销。

1. 请购部门因工作失误等原因出现请购单的填写错误且已送到采购部时，应立即通知采购部，并在已填写好的请购单上写明撤销原因，其中一联留采购部存档。

2. 如果采购部门已根据错误的采购单发出订货单，采购部门应积极同供应商进行协商并加以解决，如取消订货单或转为其他相近物料的采购。

3. 由于人为原因造成工作失误的，相关人员应承担相应的责任。

第3章 采购作业管理

第8条 采购部门在接到物料请购单据后的作业标准。

1. 进行审核，对于越权的请购单审批直接退回请购部门。

2. 收集所请购物料的仓储资料。

第9条 采购部门的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报主管副总及总经理进行审批。

第10条 采购预算的编制。

1. 采购人员根据物料需求计划选用合适的方法编制采购预算。

2. 编制的采购预算必须在考虑到工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。

3. 编制好的采购预算必须经财务部的审核通过。

第11条 供应商的选取。

1. 对于所需物料的采购对象应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。

2. 若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场，进行询价，选择不少于三家的供应商。

3. 组织由质量管理部、财务部、工艺技术部等相关部门对供应商进行考察，经审查合格的供应商方可登记到工厂供应商名单中。

第12条 采购方式的选择。

1. 工厂所采购的物资总金额超过50000元时，必须采用竞标的方式进行采购。

2. 工厂的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。

(1)集中采购。具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。

(2)长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。

第13条 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报主管副总与总经理审批。

第14条 与供应商的谈判。

1. 与供应商谈判的原则。

(1)合作原则。

(2)认同原则。

(3)平等原则。

(4)互惠互利原则。

(5)坚持客观标准原则。

2. 与供应商谈判的流程。

(1)与供应商进行联系。

(2)与供应商进行谈判。

(3)与供应商进行价格磋商。

(4)与供应商达成协议。

(5)签订合同。

第15条 采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。

第4章 采购作业的控制

第16条 采购部人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。

第17条 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。

第18条 采购人员未能按采购进度采购时，填写《采购进度异常报告单》，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策加以解决。

第19条 采购的货物到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合质量管理部门对采购的货物进行验收。

第20条 货款的给付。

1. 采购部门将质量管理部、仓储部签字盖章的《物料验收单》与《物料进库单》收集整理后，交财务部门进行核算、付款。

2. 若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。

第5章 附则

第21条 本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。

第22条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。

第二篇：物资采购管理规定

物资采购管理规定

1主题内容与适用范围

1.1 为规范公司物资采购管理工作，降低物资采购成本，提高物资管理水平，制定本办法。

1.2 公司物资采购工作实行“统一计划管理、统一采购供应”的管理模式。

1.3 本标准所称的物资采购是指：材料、燃料、辅料、零部件、设备、配件、劳动保护用品及其他物资。

2 管理职责

2.1 物资采购部是公司物资采购管理的职能部门，对公司物资的采购、仓储、供应等行使管理、服务职能。

3 管理内容与要求

3.1 贯彻落实国家及公司有关物资管理的法律、法规、方针和政策；

3.2 制定公司有关物资采购工作的规章制度、管理规定和工作流程，并组织实施；

3.3审批公司所属各车间、部门物资需求计划,负责重点物资的招标采购工作，及非重点物资的比价采购工作；

3.4 审批各车间、部门零星急用的物资需求计划，并对采购过程进行落实或实施；

3.5负责公司物资供应商的分级管理；

3.6 负责对外发布公司物资采购信息。

4 物资采购的计划管理

4.1 物资计划的体现形式：

4.1.1 采购的物资要编制详尽的计划，物资采购计划要有准确的名称、明确的数量、详细的规格和严格的技术要求等。

4.1.2 物资计划包括基建采购计划、年度、季度或月度及零星物资计划五种表现形式。

4.2 物资计划编制的依据、原则：

4.2.1 根据基建计划、生产计划、经营计划、工艺定额、物资消耗规律及生产实际需求编制。

4.2.2 物资计划的编制应根据实际需求及库存储备情况来制定，避免物资的超储积压。

4.3 物资计划的编制与审批：

4.3.1 物资计划按物资类别汇总编制，并做到内容填写齐全、准确。具体包括：物资编码、名称、规格型号、材质、计量单位、需求数量、计划价格、交货日期等。

4.3.2 年度物资需求计划在上一年12月10日前上报采购部审批，季度（或月度）物资需求计划根据生产实际需求状况，于每季度最后一个月（或每月）20日前（节假日顺延）将下季度（或月度）物资需求计划上报采购部审批；零星急需物资计划随时报采购部审批，采购。

4.3.3 根据经审核批准的物资需求计划，汇总分类编制物资采购计划，按程序审批实施采购。

4.4 特急的物资，本着程序简化、特事特办的原则，经各车间或部门主管领导批准，直接上报采购部，立即组织采购，其它手续在事

后一周内补齐。

4.5 物资需求计划经审批确认后，不准随意变更，但因特殊情况，确需调整物资需求计划内容时，使用单位出具相关证据方可变更，采购部积极协调办理。

4.6 公司所属各车间、部门必须严肃物资计划管理，原则上不得进行采购。

5 采购管理

5.1 建立健全物资采购程序，根据采购物资类别和金额的大小，实行分级管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的责权。

5.2 采购的原则：

5.2.1 满足恰当的品质,合理的价格,合适的交货期,良好的服务的要求；

5.2.2 物资采购应遵循公开、公平、公正及诚实守信的原则；

5.2.3 集体决策、公开采购，即决策的程序民主化，集中的权力分散化，隐蔽的权力公开化；

5.2.4 比质、比价、比运距、比信誉；

5.2.5 环节紧密，程序规范，物资采购相关人员应严格履行各自职责，控制采购价格，降低采购成本；

5.2.6 遵循市场规律，按照国际通行规则，与有实力保障的厂商建立长期战略合作关系，实现生产厂商直供，努力达到“物资零库存，服务零距离”的物资采购管理目标；

5.2.7 选择产品质量好、信誉高、供货及时的生产厂商，建立长

期战略合作关系，减少中间环节，从源头上杜绝“暗箱操作”、“人情采购”，努力实现阳光采购；

5.2.8 物资采购，除公开招标外，必须在评审通过的合格供应商体系内进行，任何人不得以任何理由擅自介入。

5.3 物资采购必须遵循经公司批准的物资采购程序实施。

5.4必须进行招标采购的标准：

5.4.1重要设备、材料采购单项合同估算价在20万元人民币以上的；

4.4.2单项合同估算价或要求低于招标规定的标准，但项目总投资额在50万元人民币以上的。

5.5 除5.4的招标采购外，由物资采购部进行竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。

5.6 年度采购及大宗物资的采购如果能够一次进行的，必须集中采购，但可根据生产要求，分期、分批进行交货。

5.7 物资采购部每月中旬召开一次采购工作例会，要求各车间、部门负责物资管理的负责人参加。

6 采购方式

6.1 物资采购主要采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。

6.2 采用公开招标或邀请招标的方式，具体根据《招投标管理办法》的相关规定执行。

6.3 达到限额以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一

的，经批准可采用竞争性谈判的方式进行采购：

6.3.1 采购物资的供应商不足三家的；

6.3.2 招标后，没有供应商投标或没有合格标的；

6.3.3 出现了不可预见的急需采购，而无法按招标方式得到的；

6.3.4 对技术含量有特别要求的；

6.3.5 经研究认定为其他情形的。

6.3.6谈判采购的要求：

(1) 参加谈判采购的部门不得少于三个，企划部必须派员参加；

(2) 谈判前，应对采购物资的市场情况（价格、质量等）进行调查，为谈判采购提供依据；

(3) 采购专业性强、技术含量高的物资，应邀请用户或专家参加；

(4) 谈判采购的过程和结果应做记录备查。

6.4 达到限额以上的单项或批量采购的现货，属于标准规格且弹性不大的，可以采取询价的方式采购，询价采购，遵循下列程序：

6.4.1 由物资采购部和企划部成立询价小组，其成员人数为三人以上的单数，并对采购项目的价格、评定标准等事项作出规定；

6.4.2 根据采购的需求，确定三家以上符合要求的供应商名单，并向其发出询价通知书进行报价；

6.4.3 根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

6.5 达到限额以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，可以采用单一来源的方式采购：

6.5.1 只能从特定的供应商处采购，或其拥有专利权且无其他合

适替代标的；

6.5.2 原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；

6.5.3 在原招标范围内，补充的合同金额不超过原合同金额的50%的；

6.5.4 有充足的理由认为只有从特定的供应商处采购，才能保证生产、建设顺利实施的；

6.5.5 经研究认定为其他情形的。

6.6 除6.3、6.4、6.5规定外，达到限额以上的单项或批量采购项目，必须采用公开招标或邀请招标的采购方式。

6.7 对于在限额以下的物资采购，可根据生产的实际需求情况，研究选择确定合理的采购方式或多种采购方式组合使用，以提高采购的质量和效益。

6.8 控制到货数量，优化资源配置，创新供应理念，降低库存储备，增强应变能力。把供货厂商作为生产的第一道工序，通过“以厂为库”或“以库为厂”的寄售式管理，在不占用流动资金的同时，保证有充足的供货渠道，做到随用随到货，随用随结算。

7 采购市场及供应商管理

7.1 物资采购部为物资采购市场管理单位，对进入物资采购市场的供应商实行准入管理制度，要以“控制总量，提高质量，优胜劣汰，公正公平”为原则，对合格供应商体系实行动态管理。

7.2 对供应商的管理及考核根据《物资供应商管理规定》的相关

规定执行。

8 物资采购合同管理

8.1物资采购原则上都必须签订合同，同时遵循“平等互利，协商一致”的原则，并根据《经济合同管理规定》的规定执行，加强对物资采购合同的管理。

9 物资采购质量管理

9.1 物资采购坚持质量第一的原则，从物资的计划、采购、运输、服务以及选择供应商等全过程进行质量控制，建立责权明确的质量责任追究制度。

9.2 物资采购的质量管理，具体根据《质量验证管理规定》的规定执行，加强对物资采购质量的管理。

10 物资采购信息管理

10.1 建立完善的材料、燃料、辅料、零部件、设备、配件、劳动保护用品及供应商的信息系统，逐步实行计算机管理。

11 物资采购的监督

11.1 物资采购过程要接受企划部的监督和检查，具体包括以下主要内容：

11.1.1 物资管理各项规章制度执行情况；

11.1.2 有关法律法规的执行情况；

11.1.3 物资计划管理、采购管理、质量管理、供应商管理、结算管理、零星急用计划管理、信息统计管理的执行情况等。

11.1.4 合同的履行情况；

11.1.5 其他应监督检查的内容。

11.2 物资采购部应如实反映情况，提供有关资料。

11.3 如发现正在进行的采购严重违反规定，可能给国家、社会公众和企业利益造成危害或导致采购无效的，立即停止采购，并作出处理。

11.4 任何单位和个人有权对采购中的违法行为进行控告和检举，有关部门要及时处理。

12 检查与考核

12.1本标准由物资采购部负责解释。

12.2本标准的贯彻执行情况，由企管部组织考核小组，每半年考核一次。