文件管理办法（草案）

第一条  公司发文前，应由起草部门负责内容方面的审核，由行政部对文件格式、行文规格等进行规范。任何部门起草的公文，均需部门领导及部门主管领导审核、签字后交行政部签发。以公司红头文件形式发文，须填写《文件签发审批单》。

第二条  公司领导签发的文件，统一交由行政部安排打印，并将打印稿交回发文部门核对，确认无误后由行政部统一印发。

第三条  公司所发文件均需留存一份原件，由行政部存档备案。存档文件原则上不允许外借，如确需外借的，需填写《文件借用单》并按时归还。

第四条  各类文件及注有密级的简报、电报、资料，平级发来的文件，以及外出参会人员带回的文件，均由行政部文秘人员统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送行政部主管领导处理。各部门凡收到机密函件的，文秘人员应立即知会公司董事长。

第五条  办公室主任批示后的文件由行政部送交有关部门或人员办理。行政部有对领导批示的公文及本公司发出的文件进行督促、催办的权利和职责。

第六条  公司领导批示传阅的文件，由行政部根据文件规定的传阅范围或领导指示安排传阅或办理。领导之间不宜直接横向传递，以免积压或丢失。

第七条  公文办理、传阅完毕后，由行政部统一收回存档。

第八条  文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。严禁将保密文件带往公共场所或家中。

第九条  公司发文电子版由行政部统一保管，并定期刻制光盘备份。

第十条  没有存档价值和存查必要的普通文件，由文秘人员鉴别并填写《文件销毁申请表》，经办公室主任审核、批准后方可登记销毁。

机要文件、标有密级的文件需在超过保存期限且确无保存价值的情况下方可销毁，文秘人员、办公室主任需直接阅卷、重新确认其保存价值后方可履行销毁手续。

第十一条  因工作需要需通过邮件、快递发送文件的，统一到行政部领取信封、邮票、快递信封等。快递需当天下午送达的，必须于当日11：00之前将快递单填写完毕并交与行政部。

第十二条  本制度自公布之日起施行。

附件1：《文件签发审批单》

附件2：《文件传阅单》

附件3：《文件销毁申请表》

附件4：《存档文件借用单》

20  年  月  日

附件1：文件签发审批单

附件2：《文件传阅单》

附件3：《文件销毁申请表》

附件4：《存档文件借用单》

第二篇：公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度

一、目的：

        为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。

二、适用范围：

本制度适用于XXXXX有限公司。

三、文件管理办法：

1、 公司文件产生的途径：

（1）   因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）；

（2）   因外部合作与交流产生的法律文件；

（3）   因政府管理而产生的报告和审批文件。

2、 行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。

3、 发文审批流程：

发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案

4、 文件的密级管理及受控方式：

（1） 文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；

（2） 文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。

（3） 发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。

5、 公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统；

（1）文件编号原则：

首位：公司名称的缩写GYRT；

第二位：标示年度，如本年度为20##年，简写为“02”；

第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；

第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。

 （2）文件名称：录入全称。

 （3）主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。

 （4）概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。

 （5）发文单位：发文单位全称。

 （6）文件密级：依照密级制度填写。

 （7）发布日期：文件发布的日期。

 （8）保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文件和至少一份复印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存；涉及公司绝密和机密级的文件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当单独留存。

6、 发文、传阅文件

（1）发文：由行政部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取部门在《文件签收单》签字领取保管。

（2）传阅：由行政部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登记在《文件传阅单》上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕，传阅人将文件交回行政部，由收件人在《文件传阅单》上签字并注明文件传回时间。

（3）在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所传阅的文件。

7、 发文文件纸、文件签收单、文件传阅单（见附件）

8、  本文件经总负责人批准发布之日起执行。