铁路公安机关公文处理办法

铁路公安机关公文处理办法

第一章 总则

第一条 为推进铁路公安机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发?2012?14号）、《铁道部公文处理办法》（铁办?2012?188号）、《铁道部机关公文格式》（铁办办?2012?68号）和《公安部公文审核办法》（公办?2012?105号）的规定，结合铁路公安机关工作实际，制定本办法。

第二条 铁路公安机关公文是铁路公安机关实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等工作的重要工具。本办法所指铁路公安机关，是指铁路公安局及其直属机构、铁路公安处。

第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各级铁路公安机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，在办公室设立文秘岗位或者由专人

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负责公文处理工作。机关内设部门也应当指定人员负责本部门的公文处理工作。

第六条 各级铁路公安机关办公室主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第七条 铁路公安机关的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文，任免人员。

（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复

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上级机关的询问。

（十）请示。适用于请求上级机关指示、批准。

（十一）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般是指在发文机关标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保

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密期限。涉及警务工作秘密的内部公文应当在公文版头部分左上角标注“内部”字样。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。通用格式公文由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文时，发文机关标志中一般并用联合发文机关名称，主办机关排列在前，如发文机关较多时，也可以单独用主办机关名称。信函格式公文发文机关标志不加“文件”二字；联合行文时，使用主办机关标志。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。 （十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机

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关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 （十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 （十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求，按照《铁路公安机关公文格式》（另发）执行。

第十一条 公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照国家有关标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不

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得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）本级机关部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级机关同意或授权；属于本级机关部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后报送，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示类公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，应当同时抄送另一个上级机关。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）本级机关办公室根据本级机关授权，可以向下级机关行文。其他内设部门不得向下级机关发布指令性公文或者在公文

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中向下级机关提出指令性要求，可以在职权范围内各自或联合以信函格式向下级机关的相关部门行文；超越其职权范围，确需向下级机关行文的事项，应当报请以本级机关或本级机关办公室名义行文，其中重大或涉及面广的事项，以本级机关名义行文，涉及面较广或只涉及本业务系统的事项，以本级机关办公室名义行文。

（三）需经本级机关审批的事项，经本级机关同意后可以由本级机关内设部门以信函格式行文答复，文中须注明已经本级机关同意或批准。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条 同级党政铁路公安机关或与其他同级机关必要时可以联合行文；与不具有行政管理职能的企事业单位一般不能联合行文。属于党政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十八条 铁路公安机关在职权范围内可以向相应的机关部门行文。其中，发布、传达要求周知或执行的事项，文种可用“函”或者“通知”；联系工作和答复审批事项，应当用“函”。本级机关内设部门除办公室外不得对外正式行文。其他内设部门在各自职权范围内可以信函格式与相应机关的内设部门联系工

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作。机关内设部门之间一般不相互行文，必要时用便函。

“对外正式行文”是指代表本级机关，向本机关以外的其他机关行使职权、履行职能活动、发布政策性规范性文件的行为。

第十九条 按照铁路公安实行铁道部公安局、铁路公安局、铁路公安处三级管理体制有关规定，铁路公安系统内部可以正式行文；属于铁路公安系统的重大事项，由铁道部公安局汇总向铁道部和公安部行文请示、报告；属于铁道部审批的事项或其他重要事项，由铁路公安局以正式文件报铁道部，同时抄送铁道部公安局和铁道部有关主管部门。

铁道部可以对铁路公安局行文。铁道部有关主管部门与铁路公安局在各自职权范围内，相互商洽工作、询问和答复问题，以信函格式行文，同时抄送铁道部公安局。

第五章 行文形式

第二十条 铁路公安机关行文形式及其适用范围：

（一） 中共铁路公安机关委员会文件

分为上行文格式和下行文格式

上行文格式适用于铁路公安机关党委向上级党委（党组）的报告、请示及重要问题提出见解、处理办法和意见建议。

下行文格式适用于铁路公安机关党委向所属铁路公安机关党委（党总支、支部）下发的重要工作部署、决定、规定、意见

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等有关全局性文件；铁路公安机关党委召开的重要会议文件；通报、批复。

（二）中共铁路公安机关委员会信函格式

适用于铁路公安机关党委与地方党委商洽工作、询问或者答复问题，向无隶属关系的有关部门请求批准事项；

适用于铁路公安机关党委下发给所属铁路公安机关党委（党总支、支部）的阶段性工作部署；

适用于铁路公安机关党委下发给部分所属铁路公安机关党委（党总支、支部）的决定、意见、通知、通报、批复；

（三）铁路公安机关命令（令）

（四）铁路公安机关文件

分为上行文格式和下行文格式

上行文格式适用于铁路公安机关向上级机关的报告、请示及重要问题提出见解、处理办法和意见建议。

下行文格式适用于铁路公安机关向所属铁路公安机关下发的工作计划、重要工作部署、规定、决定、意见等有关全局性文件；上级领导同志的讲话；铁路公安机关召开的重要会议文件；工作通知、通报、对下级铁路公安机关请示问题的批复。

（五）铁路公安机关信函格式

适用于铁路公安机关与其他部门或者地方党委、政府和公安机关商洽工作、询问或者答复问题，向无隶属关系的有关部门请求批准事项；

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适用于铁路公安机关下发给所属铁路公安机关的阶段性工作部署；

适用于铁路公安机关下发给部分所属铁路公安机关的通知、意见、通报；

适用于奖励、处罚有关单位及人员。

(六) 铁路公安机关密码电报

适用于急需发出的秘密级以上各种公文。使用铁路公安机关密码电报发出的公文，不得再印成文件下发。

(七) 铁路公安机关传真电报

适用于由铁路公安机关信息网发布的涉及警务工作事项的通知、通报等公文。使用传真电报发出的公文，不得再印成文件下发。

（八）铁路公安机关办公室通报

适用于下发本级铁路公安机关领导的讲话。

第二十一条 签报是机关部门向机关负责人汇报工作、请示事项使用的一种特定格式公文，是机关内部的上行文。

（一）机关各部门以书面形式向机关负责人汇报工作、请示事项应使用签报，不应使用其他不规范的形式。

（二）签报的文种有请示、报告和意见三种。签报事项需请负责人指示和批准用“请示”，汇报工作、反映情况、回复询问用“报告”，就有关问题提出见解和处理办法用“意见”。

（三）签报一般只报送一位分管（协管）负责人，尤其是请

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示类签报不得同时送多位负责人。如果所请示事项涉及其他负责人或其他负责人曾过问参与，可在签报中加以说明。特殊情况需报送多位负责人时，应经办公室核准。

（四）签报由主办部门负责人亲笔签署姓名，不加盖公章。签报内容如涉及其他部门职权范围内的事项，必须主动与相关部门充分协商，由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报送。部门之间意见有分歧、经协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，请有关部门负责人会签后报机关负责人决定。

（五）各部门的签报除机关负责人直接交办或有特殊要求的事项外，一般应送办公室按办理程序向机关负责人传送，不应直送机关负责人。

（六）签报由办公室负责编号、管理。机关负责人阅批后，由办公室返主办部门，由主办部门负责复印送各会签部门。如机关负责人批请其他部门阅知或办理的，由主办部门负责转送。签报事项办结后，由主办部门按照有关规定返办公室归档。其中在办理文件、电报过程中所形成的签报，应按档案管理有关规定将该签报原件随文归档。

第二十二条 纪要是公文的一种特定格式，除办公会议纪要外，纪要既可以信函格式公文制发，也可结合实际制定格式。

第六章 公文拟制

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第二十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 第二十四条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关单位或者部门意见，力求达成一致。如有分歧，起草部门负责人应当出面协调。如对重要事项经反复协调仍不能取得一致意见时，则应将有关情况作出说明报请本机关负责人审定。

（七）起草涉密公文时，应使用符合国家保密规定的计算机及移动存储介质。

（八）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 第二十五条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。涉及相关部门业务内容的，拟文单位应先送相关部门审核后，送办公室审核。办公室审核的重点是：

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（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等表述是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号的用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公室进行初核。

第二十六条 经办公室审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。凡未按照有关规定和要求审核的公文，不得直接报送领导审批。

第二十七条 公文审批应当经本机关负责人按照工作分工审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。办公室根据本级行政授权制发的公文，由办公室主要负责人签发或者按照有关规定签发。

（一）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

（二）以本级机关党委名义起草的公文，由办公室等部门审

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核呈报分管党委成员后，由党委书记或党委书记委托的副书记审批签发。其中，公函可由分管党委成员审批签发；公文内容涉及其他党委成员分管工作的，在呈报审批签发前，先由分管党委成员批送有关党委成员审阅。

（三）以本级机关名义起草的公文，由办公室等部门审核后呈报行政正职或副职审批签发。其中，需要由行政正职审批签发的，分管行政副职审核同意后，批送行政正职审批签发；公文内容涉及其他行政副职分管业务的，在报行政正职审批签发前，先由分管行政副职批送有关行政副职审阅；分管行政副职审批签发前，需要送其他行政副职审核的，由分管行政副职批送。

（四）联合发文由所有联署机关的负责人会签。主办机关负责人应先签署意见，然后由其他联署机关或协办机关负责人会签。公文签发后如果附有机关负责人批示的，主办部门负责人须在签批页注明落实情况，必要时应向签发人报告落实情况。

第二十八条 起草、修改和签批公文，书写及所用纸字迹材料必须符合存档要求。

第二十九条 部门信函格式公文是机关公文的组成部分，其拟制应当遵循以下规则：

（一）部门信函格式公文可根据行文方向和行文内容选择相应文种，如“函”“通知”“通报”“纪要”等。

（二）部门制发信函格式公文，由主办部门负责起草，部门负责人审批签发。公文内容如涉及其他部门职权范围内的事项，

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应在与相关部门协商的基础上，经主办部门主要负责人审签、相关部门会签后制发。必要时，相关部门可以联合制发信函格式公文。内容重要的部门信函格式公文，主办部门应当报经分管领导同意后制发。

第七章 公文办理

第三十条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 第三十一条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文拟制的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后传送。批办性公文应当提出拟办意见报机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在要求时限内办理完

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毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得横传、漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十二条 发文办理主要程序是：

（一）登记。已经发文机关负责人签批的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（二）复核。公文正式印制前，拟稿部门应当对清样进行认真校对后，送交文秘部门对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十三条 下级机关请示上级机关的事项，应给上级机关留出研究、决策的时间；上级机关各部门对下级机关的请示事项要积极办理。紧急事项3个工作日办结；一般事项不应超过5个工作日办结；复杂事项一般不应超过10个工作日办结。因特殊情

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况不能在规定时限办结，主办部门应及时予以说明。机关部门之间会签公文或征求意见，急件应在1～2个工作日回复，其他件一般应在3个工作日回复。

第三十四条 确定发文机关代字应遵循以下规则：

（一）铁路公安局党委、铁路公安局发文代字应为： XX（机关代字）+铁公+党、政治或部门代字；

（二）公安处党委、公安处发文代字应为：

XX（机关代字）+公+党、政治或部门代字；

批复、答复公文发文代字中的部门代字统一为“复”。 函发文代字中的部门代字统一为“函”。

第三十五条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站、车递机要挂号或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十六条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部门移交。

第八章 公文管理

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第三十七条 各级铁路公安机关应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十八条 公文由文秘人员或者专人统一管理。各级铁路公安机关应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十九条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第四十条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关

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名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十二条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止或停止执行的，视为自废止或停止执行之日起失效。

第四十三条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十四条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十五条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条 新设立的单位应当向本级机关办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，进行相应调整。

第九章 附 则

第四十七条 铁路公安机关公文含电子公文。电子公文处理

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工作的具体办法另行制定。

第四十八条 规章类公文依照有关规定处理。外事方面的公文依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十九条 本办法由铁道部公安局办公室负责解释。 第五十条 本办法自20xx年12月1日起施行。

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