发邮件的礼仪及格式—项目筹备组

一：主题与签名

1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2. 标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！

3. 最好把你的邮箱设好一个签名，以便对方一目了然又便于留存。

比如：

中国交通建设集团

大连一航港湾建设有限公司—东北亚生命健康城项目筹备组

XXX （项目经理）

Mobile:1869868XXXX

Fax:+86411 8445XXXX

Tel:+86411 8260XXXX

Mail :zhaoyan_mark@XXX.com

ADR：XX省XX市XX区XXXX街XX号XXXX大厦XX层

P.C.：XXXXXX

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号，一定要得体。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王 先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5. 一封信尽可能只针对一个主题。

6. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查 正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎重。

二：关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 关于格式，称呼是第一行顶格写。

2． Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。“礼多人不怪”，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三：正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正

事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要频繁使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

三：回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分单独回复和回复全体

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复所有，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的回复来回复去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

四、正确使用发送，抄送，密送

1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2． 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

五：附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

六：实例:

标题：

东北亚生命健康城可研相关事项联络

正文：

TO：XX经理，XX小姐

CC：X总，X总，X总，X经理

各位下午好，关于XX工作的开展有如下事项与各位确认： 1、

2、

3、 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件为XXXXXXX，请参考。

附件一：XXXXXXX

附件二：XXXXXXX

如有问题请联系，十分感谢。

顺祝，商祺

20XX年X月XX日

XX

签名：

==================================== XXXXXXXX

XXXXXX公司—XXXXXXX部门

XX （项目经理）

Mobile:XXXXXXXXXXX

Fax:+86411 8445XXXX

Tel:+86411 8260XXXX

Mail :zhaoyan_mark@XXX.com

ADR：XX省XX市XX区香XXXX街XX号XXXXXX大厦XX层

P.C.：XXXXXX

真诚 ● 责任 ● 价值

====================================

保密及免责：

本邮件（包括其附件）可能含有保密、专有或保留著作权的信息。如果您并非本邮件指定接受人，请即刻 通知发送人并将本邮件从您的系统中删除，您不得散布、保留、复制、披露或以其他方式使用本邮件任何 相关信息，并且请通过邮件告知我们此次错误投递。

发送人在本邮件下表达的观点并不一定我公司的观点。发送人并不保证本邮件是安全或不受任何计 算机病毒影响的，并且对由于邮件传输而导致的邮件内容错误或缺失不承担任何责任。

除非明确说明，本邮件并不构成具有约束力的契约。

第二篇：电子邮件礼仪20xx

电子邮件礼仪

发现自己的电子邮件写得很凌乱，决定改过自新，网上淘来一篇通俗的电邮礼仪，我厚颜无耻的抢来学习了。

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【转来的】电子邮件礼仪

上班后最近常用的一种说事儿方式就是电子邮件了。

呆过两家公司，貌似没有经历过关于电子邮件的training。

我对电子邮件礼仪的理解都是来自于工作中。

毕业实习时，公司还没有给我建立邮箱帐号，我当时用的是前任的电脑，我实习期间做的比较变态的一件事就是把她的工作邮箱翻得底朝天，去学习一个职场老人“怎样发邮件谈工作”。

那时候，我给同事们，老大们写邮件的语言、口气都在copy前任，以求融入集体。这就叫所谓在工作中和同事们“建立一致性”吧。

（事实证明，应届生得天独厚的优势就是 应届生处于劣势，老同事都会很照顾我，不自觉地带新人，教新人，并且可以容忍我的错误，很快融入集体）。

今天和小红帽无意间聊起来CC和TO的区别，我这才想起来去google一下“邮件礼仪”这个词组。

看了几篇所谓邮件礼仪的帖子，有个感想：礼仪有时候是不用学的。和平级同事、老大说话拿捏好不同的分寸；遵循所处环境其他人的邮件风格、建立一致性，就基本可以不让人觉得你不讲秩序、很另类（当然前提是你处在一个有秩序、讲究礼仪的集体中）。

我从来没有读过邮件礼仪的帖子，今天读起来，感觉其实礼仪就是一种常识。没人教我，但是我就是本能地按照这些所谓礼仪去做的。这是就一个满理想的状态。

说是这么说，我还是写写细吧。按照发邮件的流程写。希望写的有条理一些。只是我在工作中的个人感受。

1、To ,CC,与BCC

To：就是邮件的直接目标对象。我要和小红帽商量一件事情，那就 To小红帽。

CC ：“Carbon Copy”“抄送”。

比如我和小红帽商量今晚去哪儿吃饭，小红帽是我的直接商量对象。而这件事情和司机小皮有关，因为小皮负责开车接送，那么我就要CC给司机小皮。

“我和小红帽说的事儿，需要小皮知道”。被CC的人，只是见证了这个通信过程。除非小皮有意见要表达。否则小皮并没有义务一定要回复我这个邮件。

BCC：“blind carbon copy”密送。收件人们只能看到TO和CC的人的邮件地址，看不见被BCC的人。

我经历过一次BCC。那时我主管发邮件和美国同事谈事情。to 直接目标人，同时还要CC给美国总部最高Level的大boss 和我 ，让我们俩知晓。

由于我是超级小喽啰，把我和超级大boss并列放在CC栏里，主管感觉悬殊太大，很不讲礼仪，于是就BCC给了我。这样一帮高层就不会看到我这个小喽啰了。

BCC只有特殊情况才会用到。

ps一个排序问题。常识吧，如果TO ,CC栏中有很多人，那么就大Boss放最前面。小喽啰按其相关程度殿后。

2.标题

标题就是最最最精华地归纳中心思想。

回复人家邮件的时候，如果涉及到其他事情，可以酌情改一下对方的邮件标题。

以突出我的回复邮件的主要内容。

如果有必要，可以在标题中加红色感叹号增加邮件的紧急程度。但是一般我不会用。

3.Dear 某某某

这个很好理解了，写给谁，就写 Dear XX,

如果收件人很多，要to给很多人，最常见的用法是 Dear All,或者Dear team,

还有一些比较有亲和力的用法，比如收件人刚好是几个女同事，平时又比较熟络，那就Dear Ladys.适当地用一些非正式的称呼，可以增进感情＝ ＝（我好虚伪啊）。

有时候我给熟络的平级同事写邮件会用 Hi XX,

另外标点符号要注意，说完 Hi xx 一定要在后面加上英文的逗号。

4.正文

如果有不止一件事情要说，

要么就分成几份邮件分别说。

要么用1、2、3、4，分开说。

总之要条理清楚，让别人很快明白你在说什么。

邮件正文中涉及到重要信息，或者需要对方特别留意的，可以用加粗的字体Highlight一下。

但不要满篇都是highlight，否则分散注意力、没有重点。

涉及到数据问题，文字说不直观。

就用excel做个表格，数据填好后copy到邮件正文。

如果我写了一句话很长，对方阅读时需要扭动脖子把目光从显示器左边移到右边，

那么就要用回车键断句、换行。

我感觉把阅读者的目光控制在不需要扭动脖子的范围内，阅读时的思维会更连贯。

注意力不会分散。

这些细节没人教我，只能设身处地地站在阅读者的角度想问题才会感受到。

语气要客气，多说 thanks for your XXX，I appreciate your XXX

5.Best Regards

信写完了，要Best Regards给对方自己的祝福= =（写完这句话我都快吐了）

如果是周五谈事，我喜欢在邮件末尾加一句“Have a Nice Weekend”

如果是一大早就给别人发邮件，我喜欢末尾写一句“good day”

个人感觉比签名档似的Best Regards来得真诚。

总之我不会千篇一律都用regards。

落款一定写上自己的名字。时间再紧急我也要写落款。时刻保持风度和姿态。

6.签名档

和公司同事保持一致性。

我在的第一家公司，大家来往邮件都用签名档。我也一样跟着用签名档。

格式全部照搬。没人要求我用，但是在公司，我就是要和别人一样。不能特立独行。

第二家公司，大家都不爱用签名档，我也不用。

这就是建立一致性。

但是每周一出周报时，我需要写一封比较严肃正式的邮件，这个时候我就会用签名档。

这样子感觉正式一些。

在签名档里设计好看的格式，写好自己的名字、职位、联系方式。

这样子，一坨 正式 严肃 职业 又装逼 的 工作邮件 就诞生了。

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