发邮件的礼仪及格式---让优秀成为习惯
一：主题与签名
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！
3.. 最好把你的邮箱设好一个签名，以便对方一目了然又便于留存。 比如：
李桂梅 luciey （总经理助理）
Mol:137xxxxxxxx
Fax:+8620 856143889
Tel:+8620 856198886-814
Http:langu.cn Mail to:
北京市技术有限公司
BeiJing Contamination Control Technology CO,.LTD
操作方法：
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要
用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题。
6、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘
记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎重。
二：关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
三：回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
如果事情复杂，你无法及时回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
四：附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
以上是发邮件的基本礼仪，谢谢大家的观看。
第二篇：给教授发邮件要注意的18种礼仪
教授，和其他人一样，也已经被电子化了。除了白天在办公室工作的时间，他们也愿意通过邮件来交流。下面是在你敲下“发送”键之前需要考虑的一些事情。
1. 邮件是永久性的。一旦你把它发出去了，就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件，他就主宰了这封邮件的命运，或者保存，或者是把邮件转发给同事博取一笑（这是最糟的情况）——后果自负哦。
2. 邮件要发到你被告知的邮箱里。检查，再检查，看“发送到”那一栏的地址是不是正确。仅仅因为你的妈妈和你的教授的名字都是"Lynn"，也没有理由把你所有的爱都寄送到了Lynn教授那里吧。
3. 教授可能不使用大学的乱七八糟的邮箱系统。所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。（检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。）
4. 教授可能不会打开一封发自luckydogpig@thepound.com的邮件。他们更喜欢打开那些来自比较有名的邮箱地址，就像you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu。
5. 主题栏要紧扣主题。在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释。千万不要包含一些要求，比如说“紧急请求--请立即回复”，可以很肯定的说，你的请求会像垃圾一样处理掉。
6. 称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者
“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。
7. 清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25-30封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好）。如果你的问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。
需要注意的是，再用附件发送论文初稿前，要确定他是不是愿意接受这样长的文件。如果不，那就看一下他是否愿意在邮件主体读一页或者一个中心段。另外，任何时候发邮件，都一定抄送一份给自己，谁知道你发送的邮件抄件是什么命运呢？
最重要的是，附件里的论文不要用奇怪的格式。你也许认为.odt格式的文件比较酷，也不用为OPEN OFFICE 付费，但是当教授发现他/她花了20分钟找到的插件也打不开，还要花费半个小时来下载Open Office。本来只需15分钟的评分工作现在却耗费了一个小时，然后教授会给你评分吗？你可以想象的。
8. 必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。
9. 这不是大声嚷嚷的争吵。邮件不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的。
10. 没有人真的喜欢表情符号和微笑符。请相信这一点。
11. 这不是Facebook。你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。
重要提示：千万不要和你的教授开玩笑，这个时候，无论多可笑都不可以。
12. 这不是写即时消息....所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式，你绝对是在冒风险，如果我说的不对请改正。
13. 这不是校园幽默。不要随意拿以下的事情当谈资：你的论文很难搞，你那个“很衰”助教都不教些你想知道的东西，或者是你期中考试考了个很烂的分数。
14. 这不是在评价你的教授。没有教授想听你评价他们的课堂表现，所以把你的意见留到期末评价中，你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法，而且是匿名的。
15. 拼写错误会使你看起来像个笨蛋。所以每次都要使用拼写检查，并校对你的邮件两遍。
16. 最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。（或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。）然后签上你的全名，而不是什么昵称，就像Ry-Ry 或者 Biff。
17. 你的教授不想听你讲你的人生哲学。在你的邮件最后不要说什么你引用的宗教或者政治观点。你永远不知道这些会不会冒犯你的教授。
18. 不要太过殷勤。在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。