电子邮件的使用
视频： Outlook使用
Outlook 2010有如下十大优点：
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? ●在一个位置管理多个电子邮件账户。 ●方便地管理大量电子邮件。Outlook 2010中的“对话视图”在节省宝贵的收件箱空间的同时，改进了跟踪和管理电子邮件对话的功能。
? ●将常用任务自定义为单击命令。使用Outlook 2010中的自定义操作，通过创建和定义多个可以通过单击执行的任务可以节省时间，这些任务包括答复会议要求、移动到特定文件夹、为已指派组创建新电子邮件等。
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? ●轻松计划。方便高效地安排约会、共享日历可用性和管理工作计划。 ●搜索以轻松找到需要的内容。使用Outlook 2010，可以轻松分类大量的数据。增强的搜索工具为您提供了快速查找并管理大量电子邮件、日历项目和联系人文件的方法。
? ●创建吸引人的电子邮件。动态图形和图片编辑工具不再只用于Word和PowerPoint。
? ●保持与社交和商业网络的联系。Outlook 2010是您的朋友、家人和同事的中心。如果您使用Facebook 、LinkedIn或其他类型的社交或商业网络，可以使用Outlook 2010获取有关人们的其他信息，如共同的朋友及其他社交信息，并与您的社交圈和商业圈保持较好的联系。
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? ●确保您的电子邮件到达预定访问群体。 ●在收件箱接收语音邮件和传真使用。
? ●从Outlook启动实时会话与联系人保持联系。通过将Office Communicator与Outlook 2010结合使用，您可以看到Communicator联系人名单。悬停在姓名上，查看他们是否空闲，然后直接通过即时消息、语音呼叫或视频方便地启动会话。 一、电子邮件的基本工作原理
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电子邮件与普通邮件有类似的地方，发信者注明收件人的姓名与地址（即邮件地址），发送方服务器把邮件传到收件方服务器，收件方服务器再把邮件发到收件人的邮箱中，如图7-18所示。
图7-17
电子邮件的工作原理
更进一步的解释涉及以下几个概念。
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? ●MUA——mail user agent（邮件用户代理）帮助用户读、写和发送邮件； ●MTA——mail transport agent（邮件传输代理）负责把邮件由一个服务器传到另一个服务器或邮件投递代理；
? ●MDA——mail delivery agent（邮件投递代理）把邮件放到用户的邮箱里。 整个邮件传输过程为：目前使用的SMTP（简单邮件传输协议）协议是存储转发协议，意味着它允许邮件通过一系列的服务器中转发送到最终目的地。服务器在一个队列中存储到达的邮件，等待发送到下一个目的地。下一个目的地可以是本地用户，或者是另一个邮件服务器，如图7-19所示。
图7-19 SMTP工作原理
如果一个服务器暂时不可用，MTA就暂时在队列中保存信件，并在以后尝试发送。
二、添加邮件账户或新闻组账户
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Outlook支持Microsoft Exchange、POP3和IMAP账户。Internet服务提供商(ISP)或电子邮件管理员可为您提供在Outlook中设置电子邮件账户所必需的配置信息。电子邮件账户包含在配置文件中。配置文件包含账户、数据文件以及指定电子邮件保存位置的设置。首次运行Outlook时将自动创建一个新配置文件。
（1）选择“文件”→“信息”下的“添加账户”选项，然后选中“电子邮件账户”，点击“下一步”按钮，如图7-20所示。
图7-20 添加新账户
（2）选择“手动配置服务器设置或其他服务类型（M）”选项，并点击“下一步”按钮，如图7-21所示。
图7-21 “自动账户设置”对话框
其中另外两个选项：
? ●“电子邮件账户”选项，需要输入“您的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”、“重复键入密码”等选项，此时Outlook会自动为你选择相应的设置信息，如邮件发送和邮件接收服务器等。但有时候它找不到对应的服务器，那就需要手动配置了。
? ●“短信（SMS）”选项，需要注册一个短信服务提供商，然后输入供应商地址、用户名和密码。
（3）选择“Internet电子邮件（T）”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：
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? ●“Microsoft Exchange 或兼容服务（M）”，需要在“控制面板”里面设置。 ●“短信（SMS）”，同上。
（4）输入用户信息、服务器信息、登录信息，然后可以单击“测试账户设置”按钮进行测试，如下图7-22所示。
图7-22 Internet电子邮件设置
如果测试不成功（前提是用户信息、服务器信息、登录信息正确），单击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框，在“Internet电子邮件设置”对话框中选择 “发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选项打上勾，单击“确定”按钮，返回“添加账户”对话框。在“添加账户”对话框中再次单击“测试账户设置”按钮，此时测试成功，单击“下一步”会测试账户设置，成功后单击“完成”按钮，完成账户设置。
三、电子邮件的基本知识
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为了在Internet上发送电子邮件，需要有一个电子邮件地址和密码。电子邮件地址供 接收电子邮件用，密码供用户所连的主机核对账号时用。电子邮件地址的结构为：用户账号+后置符号@，再后置该用户所连接主机的邮箱地址。用户账号可由用户自己选定，但需由局域网管理员或你的ISP认可。用户账号由自己选定，这保证了它容易记住，经局域网管理员或ISP认可保证了它的唯一性和有效性。Internet全天24小时通邮。电子邮件传送的快慢和距离的远近几乎没有关系。虽然距离的影响较小，但信件内容的多少与电子邮件传送的速度有较大关系，一般不宜超过50K。过长的邮件应采用压缩文档的方法传输。
1 电子邮件的优点
电子邮件与普通信件相比具有以下优点：
? ●快速：发送电子邮件后，只需几秒钟就可通过网络传送到邮件接收人的电子邮箱中。
? ●方便：书写、收发电子邮件都通过计算机完成，双方接收邮件都无时间和地点的限制。
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? ●廉价：平均发送一封电子邮件只需几分钱，比普通信件便宜。 ●可靠：每个电子邮箱地址都是全球唯一的，确保邮件按发件人输入的地址准确无误地发送到收件人的邮箱中。
? ●内容丰富：电子邮件不仅可以传送文本，还可以传送声音、视频等多种类型的文件。
2 电子邮件中的常用术语 ? ●收费邮箱：是指通过付费方式得到的一个用户账号和密码，收费邮箱有容量大、安全性高等特点。
? ●免费邮箱：是指网站上提供给用户的一种免费邮箱，用户只需填写申请资料即可获得用户账号和密码。它具有免付费、使用方便等特点，是人们使用较为广泛的一种通信方式。
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? ●收件人（To）：邮件的接收者，相当于收信人。 ●发件人（From）：邮件的发送人，一般来说，就是用户自己。 ●抄送（CC）：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件抄送给另外的人，在这种抄送方式中，“收件人”知道发件人把该邮件抄送给了另外哪些人。
? ●暗送（BCC）：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件暗中发送给另外的人，但所有“收件人”都不会知道发件人把该邮件发给了哪些人。
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? ●主题（Subject）：即这封邮件的标题。 ●附件：同邮件一起发送的附加文件或图片资料等。
3 电子邮箱的申请和使用
进行收发电子邮件之前必须先要申请一个电子邮箱地址。
①通过申请域名空间获得邮箱。如果需要将邮箱应用于企事业单位，且经常需要传递一些文件或资料，并对邮箱的数量、大小和安全性有一定的需求，用户可以到提供该项服 务的网站上（如万维企业网）申请一个域名空间，也就是主页空间，在申请过程中会给用户提供一定数量及大小的电子邮箱，以便别人能更好地访问该用户的主页。这种电子邮箱 的申请需要支付一定的费用，适用于集体或单位。
②通过网站申请收费邮箱。提供电子邮件服务的网站很多，如果用户需要申请一个收费邮箱，只需登录到相应的网站，单击提供邮箱的超级链接，根据提示信息填写好资料即可注册申请一个收费电子邮箱。
③通过网站申请免费邮箱。免费邮箱是目前较为广泛的一种网上通信手段，其申请方法与申请收费邮箱相同，只是选择申请免费邮箱，然后根据提示完成资料填写即可。
④电子邮箱的使用。邮箱申请成功后，登录到邮箱所在的网站（申请邮箱时所在的网站），然后单击“邮件中心”或“邮件”超级链接，在“用户名”文本框中输入用户的账号， 在“密码”文本框中输入密码，单击“登录”按钮即可进入邮箱。通过网站进入邮箱后，单击相应的超级链接即可进行收发邮件操作，该方式适合收发 内容较少的邮件，常用于个人。另外，邮件的收发可以通过邮件收发软件来实现，该方式适用于收发数量较多并常需要收发一些附件的企事业单位，下面介绍通过软件进行邮件的收发。
四、Outlook邮件的基本操作
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1 阅读邮件
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? ●打开Outlook，在文件夹列表中单击“收件箱”图标显示邮件列表； ●单击邮件可在预览窗口中查看邮件； ●双击邮件可在单独的窗口中查看邮件。
2 编辑HTML邮件
编写网页格式的邮件可使用HTML（超文本标记语言），在邮件正文中用HTML语言编写，这要求对HTML语言有一定的了解。编写完毕后，选择“设置文本格式”→“AaHTML”，然后单击“发送”按钮。
3 更改样式
①更改所有邮件的文本样式：单击“设置文本格式”，然后右击“正文”，选择“修改”，在“修改样式”窗口中修改格式，单击“确定”按钮，然后左击“更改样式”，选择“设为默认值”。
②更改特定邮件的文本样式：选择要编排的文本后，在“设置文本格式”工具栏中，根据所需要的选项单击相应的按钮。
4 编号或项目符号的列表 ①在邮件中，单击列表开始的位置。
②右击，然后单击“带编号的列表”或“带项目符号的列表”菜单项。
③在此列表中键入第一个项目。按Enter键后，下一行开始显示列表的另一条。 ④若要结束列表，请按两次Enter键。 5 在邮件中使用主题或信纸
选择“文件”→“选项”菜单项，在弹出的“Outlook选项”窗口中选择“邮件”，在“撰写邮件”功能中选择“信纸和字体”，然后在弹出的对话框中单击“主题”，选择一种主题或信纸。
6 在邮件中加入签名 选择“文件”→“选项”菜单项，在弹出的“Outlook选项”窗口中选择“邮件”，在“撰写邮件”功能中选择“签名”，弹出一个“签名和信纸”对话框，若要新建签名，请单击“新建”按钮，然后在“编辑签名”框中输入文字。 7 在邮件中插入文件
在邮件编辑窗口栏中单击“插入”→“附加文件”菜单项，在弹出的对话框中选择附件文件，然后单击“插入”按钮，这样在邮件中成功地添加了附件。
8 在邮件中插入名片 在邮件编辑窗口栏中单击“插入”→“名片”，然后选择提示的名片或者其他名片，若选择“其他名片”，在弹出的对话框中需先选择查找范围，然后在下拉列表中选择一张名片。注意，要插入名片，首先必须在通讯簿中为自己创建一个联系人。
五、Outlook邮件的管理
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在Outlook中，可以对邮件设置一定的规则进行分类管理。这些邮件可以是“发件箱”、“收件箱”、“已发送的邮件”、“已删除的邮件”和用户新建分类文件夹中的邮件。下面将具体介绍“收件箱”中邮件进行分类设置的过程，其他文件夹中的邮件分类设置与此类似。
1 使用文件夹为邮件分类 Outlook中提供了几个固定的文件夹，分别是收件箱、发件箱、草稿、已发送邮件、已删除邮件、垃圾邮件。同时还可以新建分类文件夹。 ?
? ●收件箱：保存各账户收到的已读和未读的邮件。 ●发件箱：保存各账户没有成功发送到收件服务器的邮件，Outlook启动或按“发送/接收”按钮时，会自动发送其中的邮件。
? ●草稿：保存着用户撰写后尚未发送的邮件，一旦用户进行了“发送”操作，这个邮件立即转到发件箱中，等待发送，如果发送成功，这个邮件又转到“已发送邮件”箱中。
? ●已发送邮件：保存各账户已成功发送到收件服务器的邮件，包括邮件账号错误的邮件。
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? ●已删除邮件：保存用户删除的邮件，以便用户在必要时阅读。 ●垃圾邮件：存放未经用户许可就强行发送到用户的邮箱中的任何电子邮件。 用户利用Outlook的邮件分类管理功能，在“收件箱”文件夹中添加一些新的文件夹并设置一定的规则，可以自动地将收到的邮件分门别类归入到不同的文件夹中，这样，用户就可以按其轻重缓急程度来处理邮件了。
下面就来介绍其具体操作方法。
①新建文件夹。
右击“收件箱”，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”命令，弹出一个“新建文件夹”对话框，在这个对话框中输入新建文件夹的名称，并选择新文件夹创建的位置，这里选择“收件箱”，如图7-23所示。
图7-23
“新建文件夹”对话框
单击“确定”按钮就可以在“收件箱”下新建一个文件夹，如图7-24所示。
图7-24 创建后的显示
②手工移动邮件。
对于“收件箱”中原有的邮件，用户可以用手工的方法将其移动到指定的文件夹中。
具体操作方法是： ? ●直接拖动：用户在“收件箱”视图界面中，选择要移动的邮件拖到用户指定的文件夹中即可。
? ●选择移动：右击要移动的邮件，在弹出的菜单中选择“移动”，然后选择移到指定的文件夹。
③删除邮件。
打开“收件箱”，选择要删除的邮件，然后单击工具栏中的“删除”按钮，删除的邮件就从“收件箱”移到“已删除邮件”文件夹中。要想彻底删除，就在“已删除邮件”文件夹中选定邮件，单击工具栏中的“删除”按钮。此时，Outlook给出了一个提示，询问确认是否真的要删除，选择“是”，这封信就彻底清除了。
2 使用邮件规则 所谓规则，就是Microsoft
Outlook对满足规则中指定条件的到达或发送的邮件自动执行的操作。
借助Outlook的“邮件规则”可以在收信时自动把不同的来信分类放在相应的文件中。具体的设置如下。
①单击工具栏中的“规则”，然后选择“管理规则和通知”，弹出“规则和通知”窗口，如图7-25所示。
图7-25 “规则和通知”对话框 ②选择“电子邮件规则”选项卡，单击“新建规则”，此时会出现一个新的设置窗口。先从“选择模板”中选择“将某人发来的邮件移至文件夹”项。例如，将qwer8844@126.com发来的邮件自动放到“朋友的来信”文件夹中，可以按照如图7-26所示的方法操作。
图7-26
设置“个人或公用组”
单击“个人或公用组”，在弹出的对话框中，填写指定发件人。单击“指定”，在弹出的对话框中，设置指定文件夹，如图7-27所示。
图7-27 设置指定文件夹 ③单击“确定”按钮，在“规则向导”对话框中单击“下一步”按钮，在“想要检测何种条件”的“步骤1”区域，选择“发件人为个人或公用组”，如图7-28所示。
图7-28
设置选择条件
④单击“下一步”按钮，在“如何处理该邮件”的步骤1中选择操作“停止处理其他规则”和“将它移动到‘指定’文件夹中”，如图7-29所示。
图7-29 设置选择操作 ⑤单击“下一步”按钮，可以将特殊情况下的例外添加到规则中，如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。在“是否有例外”的“步骤1”中选择“发件人为个人或公用组时除外”，在“步骤2”中，单击“个人或公用组”，弹出设置发件人的对话框，如图7-30所示。
图7-30 设置例外
⑥单击“确定”按钮，单击“下一步”按钮，完成规则设置。指定规则名称和设置规则选项，通常为了容易了解这些规则的内容，需要将规则的名称修改为具有意义的，在下面“指定规则的名称”中输入新的名字即可，如图7-31所示。单击“完成”按钮，创建后的规则如图7-32所示。
图7-31
完成规则设置
图7-32 创建后的规则显示
在实际的使用中我们可以制定多条规则，规则是按照从上到下的顺序依次执行的。 规则前面带有对勾的方框表示该规则起作用。
3 定时发送/接收邮件 Outlook还提供了定时发送/接收邮件的功能。如果用户每天都要收取信件的话，设置这项功能会给用户带来很大的方便。
打开“发送/接收”菜单，选择最下面的“发送/接收组”，选择“定义发送/接收组”选项，弹出一个“发送/接收组”窗口，其中有一项是“安排自动发送/接收的时间间隔”，我们可以修改检查的时间间隔。
当一直运行Outlook时就可以根据设置的值定时自动收取邮件，如图7-33
所示。
图7-33 设置自动“发送/接收”的时间间隔
4 邮件筛选
邮件筛选是Outlook 2010一项很实用的功能，在Outlook的界面右侧提供了一个“筛选电子邮件”按钮，单击该按钮后软件将提供“未读邮件”、“有附件”、“发信日期”、“分类标记”等七大类几十组小项的条件列表，单击后便能马上筛选出符合条件的邮件。同时这项功能还允许用户自行创建筛选条件，供用户定义更多细节。具体显示效果如图7-34所示。
图7-34 筛选电子邮件
六、联系人的使用
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1 管理联系人
①创建和添加联系人。
管理联系人功能在Outlook左下方的位置，下面简单介绍如何添加联系人。首先单击 “新建联系人”按钮，或者在中间的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建联系人”， 或者直接双击空白处新建联系人，弹出“新建联系人”窗口，输入联系人信息，单击“保存并关闭”按钮，返回联系人主界面，这时候就显示出了刚才添加的联系人的名片。通过在名片上右击，可以进行相应的删除，双击打开名片可以进行修改操作。
②创建或添加联系人组。
? ●使用新姓名或通讯簿中的姓名创建联系人组。
第一步：在“联系人”对话框中，在“开始”选项卡上的“新建”组中，单击“新建联系人组”。
第二步：在“名称”框中，键入联系人组的名称。
第三步：在“联系人组”选项卡上的“成员”组中，单击“添加成员”按钮，然后单击“来自Outlook联系人”、“从通讯簿”或“新建电子邮件联系人”按钮。
第四步：如果要添加新的电子邮件联系人，请在“添加新成员”对话框中输入此人的信息。 如果要添加来自Outlook联系人或通讯簿中的成员，请执行下列操作：
在“通讯簿”下拉列表中，单击您要包括在联系人组中的电子邮件地址所属的通讯簿； 在“姓名”列表中，单击所需的姓名，然后单击“成员”按钮，可将来自不同通讯簿的姓名添加到同一个联系人组中；
对要添加到联系人组中的每个人执行此操作，然后单击“确定”按钮。
联系人组将以您提供的名称保存在“联系人”文件夹中。
? ●通过从电子邮件中复制姓名创建联系人组。 第一步：在要从中复制姓名的电子邮件中，单击“收件人”、“抄送”框中的姓名。 第二步：右击所选的姓名，然后单击“复制”按钮。
第三步：在“邮件”对话框中，在“开始”选项卡上的“新建”组中，单击“新建项目”，再单击“其他项目”，然后单击“联系人组”。
第四步：在“名称”框中，键入联系人组的名称。
第五步：在“联系人组”选项卡上的“成员”组中，单击“添加成员”按钮，然后单击“来自Outlook联系人”或“从通讯簿”。
第六步：在“选择成员”对话框底部的“成员”框中，右击，然后单击“粘贴”按钮。
? ●添加从他人那里接收的联系人组
当收到一封包括您要使用的联系人组的邮件时，可将其保存到您的“联系人”中。 第一步：打开包含联系人组的邮件。
第二步：在“收件人”或“抄送”框中，右击该联系人组，然后单击“添加到Outlook联系人”。
2 导出联系人 ①选择“文件”→“打开”下的“导入”选项（虽然是导出联系人，但微软把导入导出功能都放在了这里）。
在打开的“导入和导出向导”对话框中选择“导出到文件”选项，然后单击“下一步”按钮。 ②这时打开了“导出到文件”对话框。为了修改联系人信息，选择“Microsoft Excel 97-2003”选项，单击“下一步”按钮。
③接下来选择我们要导出的账户的联系人，如选择“xxxx@126.com”账户下的“建议的联系人”，单击“下一步”按钮。
④选择导出的联系人文件存放的位置，并输入文件名，如“张三的联系人.xls”，单击 “下一步”按钮。
⑤选择要导出的联系人的信息，默认所有基本信息，直接单击“完成”按钮，完成导出。 这时候就把联系人导出到了刚才保存的“张三的联系人.xls”文件中了，可以直接用Excel打开，查看或修改。
3 导入联系人
在我们的生活和工作中，如果同事或其他人也想用这些联系人，或者更换电脑重新安装系统了，并且重新安装了Outlook那么就可以把导出的这个联系人文件再次导进来，不再需要手动一个一个地添加联系人了。下面我们说说具体的导入方法。
由于导入和导出功能在一起，而且步骤都差不多，这里简要说明下：
①同样选择“文件”→“打开”下的“导入”选项，打开“导入和导出向导”对话框，这时我们选中“从另一程序或文件导入”选项，并单击“下一步”按钮。
②选择要导入的文件类型，要选择与我们导出的文件类型一致，这里我们选择 “Microsoft Excel 97-2003”选项，并单击“下一步”按钮。
③选择要导入的文件，单击“浏览”按钮，选择刚才导出的“张三的联系人.xls”文件，然后单击“下一步”按钮（这里有三个选项，可以根据需要选择）。
④选择目标文件夹。因为我们导出的是“建议的联系人”，所以我们还是导入到“建议的联系人”文件夹下，并单击“下一步”按钮。
⑤选择要导入的联系人的基本信息有哪些，因为导出时选择的是默认的全部信息，这里也选择默认全部信息，直接单击“完成”按钮。
这时就会在“建议的联系人”下看到刚才导入的联系人信息，导入完成。