行政费用控制管理办法

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第一章 总则

为有效降低公司管理成本、开源节流，保证合理、有效的使用公司资源、杜绝浪费现象，进一步提高行政办公水平，特制定本管理办法。

第二章 适用范围

本管理办法适用于深圳市卓宝科技股份有限公司总部，深圳工厂及各子公司参照执行。

第三章 使用电器的具体办法

第一条原则规定：各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。严禁野蛮拆装。尽量别让电器待机，养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭。

第二条电脑使用规定

1、下班后一定关闭电脑主机及显示器，周五下班后切断主机和显示器电源（服务器除外）；

2、人员外出超过半天时间，务必关闭电脑；外出无法返回公司，务必电话告知同事，帮忙关闭电脑；

3、不得下载与工作无关的资料，不得在下班后开机下载资料。

第三条电话、传真使用规定

1、根据工作需要，正确选择电话、移动电话、快递、挂号和普通邮件等通信方式。提倡言简意赅，缩短通话时间，禁止打与工作无关的电话，包括长途电话。在保证有效沟通的前提下，尽量使用公司邮箱、OA系统、语音软件进行沟通；

2、传真机在上班期间不得设置为自动接收，杜绝广告传真及其它无关传真，节省传真用纸。

第四条打印机、复印机使用规定

1、慎用电脑上的“打印”按钮和复印机上的“复印”按钮，减少纸张、油墨、用电支出；

2、打印机、复印机由专人负责关机、开启，员工不得使用打印、复印机印制与工作无关的资料。

第五条照明设备使用规定

1、办公室、会议室做到事毕关灯，关窗；

2、鉴于新办公室采光性能良好，在晴天和能见度较高的情况下不得开灯。

第六条空调使用规定

1、以深圳气象局当天预报温度为标准，高于26摄氏度方可开启空调，同时空调显示温度不得低于摄氏26度；

2、因空气不流通只开启空调换气、通风功能，不得使用制冷或制热功能；

3、无人时不开空调，开空调时关闭门窗，下班后必须关闭空调。

第七条其他电器使用原则

1、下班后饮水机关闭加热开关；

2、养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭；

3、最后离开办公室的员工以及职守人员，关闭按照规定应该关闭的电源。

第四章 文件资料打印复印具体办法

第一条无纸化办公

一般公司内行文均采用电子文件形式，通过公司邮箱、OA系统及语音软件传递；

第二条文件打印、复印规定

1、对于需打印出来的文件，一定要在电脑上修改材料，减少重复打印次数，在确定无误的情况下打印；

2、对于公司内部非正式文件，打印页面设置参考数据如下：页边距和段落距离尽量设置为最小值，字体为宋体五号字（可将文档放大为150%-200%的模式，而不影响操作）；

3、打印采用双面打印；双面打印办法如下：在“文件”中选择“打印…”，“名称”选择复印机型号，点击“属性”进入打印设置。在“setup”窗口中选择“duplex”下拉菜单，正常的双面打印选择“open to left”；

4、对于需要复印留存文件，采取双面复印的办法，具体操作方法由电脑管理人员说明；

5、对于公司内部正式行文按照目前办法本着节约的原则处理，能传阅的文件、尽量传阅，减少复印；

6、公司对外行文一律遵从对外部门要求进行打印。

第五章 纸张使用办法

第一条文件草稿的打印、复印用纸可以再利用，要求尽量在确保使用效果的前提下，提倡双面使用；

第二条出现的单面纸张及空白部分可用来影印或裁剪为便条纸、草稿纸。使用过的报表纸、传真纸裁成便条纸使用；

第三条区分外部与内部用纸，外部用纸用质量好的纸张，内部用纸在保证使用的情况下购买低价纸张；

第四条在纸张上修改尽量使用铅笔；

第五条设立回收箱，分类收集公司的废纸、废报纸、快件的纸板盒；

第六条在举办大型会议时，尽量使用多媒体形式进行演示，减少会议的用纸量。

第六章 文件资料的存储办法

第一条采用档案袋循环利用办法，公司不再大量购置塑料文件夹，员工存储文件一律采用档案袋（牛皮纸公文袋）；

第二条文件采用订书机、回形针归类，非必要情况下不用文件装订夹等高耗值方式装订。

第七章 水资源使用办法

第一条水龙头尽量开小，用完随手关闭，避免长流水；

第二条饮水间只供人员饮水使用，不得洗漱其它物品，不得随意丢弃垃圾，尤其要避免饮水间地面和过道滴、漏水；

第八章 其他事宜

第一条员工自备水杯、饭盒包括汤碗，使用一次性饭盒及汤碗由食堂在其名下扣款；

第二条员工用钢笔、可换笔芯的签字笔作为书写工具，使用的签字笔只更换笔芯，笔芯的用量根据其工作内容及使用量由使用人申请、登记；

第三条申请印刷宣传册、手提袋及信封等需控制好印量，以免造成浪费；

第四条从环保和健康角度考虑，减少使用洗洁精、洗手液用量，建议员工自备抹布，减少使用一次性用纸。

第九章 监督检查

第一条由公司总裁办公室定期进行监督检查。

第二条总裁办公室对违反上述规定的行为有权行使下列职权：要求员工立即停止不当行为，恢复不当行为造成的影响，口头警告，罚款；

第三条对于出现问题的个人或部门经指正，仍不改进的按照公司其他规定处理。违反本办法情况严重，造成重大损失的，按照国家规定处理。

第十章 处罚措施

第一条处罚措施分为：口头警告、书面通报、罚款；

第二条违反电脑使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款50元；

第三条违反电话、传真使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款20元；

第四条违反打印机、复印机使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款20元；

第五条违反照明设备使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款20元；

第六条违反空调使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款50元；

第七条违反水资源使用办法，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款20元；

第八条其他违反规定的行为，除口头警告、书面通报外，视具体情况对违反人员处罚20-50元不等的罚款；

第九条对处罚有异议的，可以向部门负责人申请复核一次，最终处理结果由总裁办公室决定；

第十条罚款由公司财务部收取。

第十一章 附则

第一条本管理办法未尽事宜，按公司有关规定执行；

第二篇：行政费用管理办法

行政费用管理办法

为加强行政经费用管理，秉承科学、合理、规范、节约的原则，特制定本行政费用管理办法。

一、 公司经费实行分块核定、管理和使用。主要包括：办公费、交通费、差旅费、会议费等。

二、 公司经费审批权属公司总经理一支笔审批、核报。公司行政办公室和财务部负责办理具体业务。

(一)办公费用管理

1、办公用品(纸张笔、墨水、复印、打印等)费用按部门定编10元/人·月核定;

2、软皮记录本每人每月领取一本，钢笔自备;

3、办公用品由行政办公室主任统一管理登记造册，各部门根据办公计划和工作需要登记领取，费用实行年度累计考核，每月汇总结算并予以公布，超出标准部分由各部门自行承担;

4、行政办管理人员原则上只配电脑，不配置打印机，打印工作由行政办公室统筹安排在商务中心进行打印、复印;

5、打字耗材在行政办公室主任处登记领取;

6、复印、打印费用由商务中心打字员进行统一登记，部门承办人员签字，每月汇总一次并予以公布;

7、文件材料复印、打印必须经行政办兼职人员登签发表格，由行政办主任批准;

8、行政办原则上不承担各部门的打字、复印业务，各部门如需打字、复印必须到商务中心进行。

(三)会议费管理1、召开公司会议所需经费，需经公司总经理批准，公司行政办公室承办并负责费用把关;

2、召开各类业务性会议，由主办部门写出书面报告，报公司主管领导审批，行政办负责安排实施。

二、严肃财务制度，加强经费管理公司行政办公室和财务部要认真执行财务管理制度，严格执行公司各项经费管理规定，加强审查把关基础工作，对全年各项费用要做出严格周密的预算，每月公布一次各项经费使用情况，各项费用支出，未经公司主管领导和总经理批准不得擅自核销，对违反财务制度而造成公司损失的将追究个人责任。

三、本办法从XX年6月15日起执行。

四、本办法解释权为公司行政办公室。