山谷蓝/泰科曼公司人事与行政管理制度

北大纵横管理咨询公司

20##年11月

第一部分 人事管理制度

第一章 总则

第一条     为了促进公司管理制度化，根据《劳动法》及国家和北京市有关政策、法规，以及公司章程有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条     公司要建立规范的人力资源管理与开发运作体系，以科学的方法、规范的制度推进公司业务的发展。

第三条     公司人事工作直接关系着公司的兴衰，有关人员必须树立高度责任感，严格执行人事纪律，杜绝任何以权谋私，假公济私的行为。

第四条     公司人事制度总原则是：择优录用，人尽其才，能上能下，合理流动，统一管理，分级负责。

第五条     公司重大人事问题须听取高层经理会议意见。公司高层经理会议参加人员为公司总经理、营业部经理、生产部经理、财务总监、总务部主任。

第六条     公司总务部为公司人事工作的执行、考评和协调机构。

第二章 招聘录用制度

第一条     人员编制确定

每年十月，人事行政部根据公司下一年业务目标制定各部门下一年度编制草案并征求各部门意见，经公司高层经理会议讨论后报总经理审批。

第二条     招聘规划制定

人事行政部根据业务计划、编制、各部门岗位空缺情况，制定下一年度招聘计划及预算草案，征求各部门意见后，经公司高层经理会议讨论后报总经理审批。

第三条     招聘需求确定

各部门岗位空缺或因员工离职、调动、提升等原因导致岗位空缺的，由部门经理根据工作需要提出申请填写《人员需求表》，经主管总监、人事总监审核后，报总经理审批。

第四条     招聘的组织与实施

人事行政专员在人事行政总监领导下统一负责公司所有人员招聘活动的组织与实施，相关部门根据招聘活动需求配合人事行政部门参与招聘活动。

第五条     招聘程序

1.              人事行政专员根据各部门《人员需求表》及待聘岗位的《工作职位说明书》制定招聘要求说明。

2.              人事行政专员通过招聘渠道实施招聘，招聘分为内部招聘及外部招聘。办事处人员招聘需通过办事处本地招聘渠道招聘的，由地区经理提出招聘方式及相关费用预算经与人事行政部协商确定后实施招聘，招聘费用经人事行政部审批，报财务部报销。

3.              人事行政部进行简历收集整理，组织初试，一般每一岗位的面试人员数应至少是待招人员数的三倍。

4.              初试合格人员由人事行政总监进行复试，复试合格人员由待聘岗位直接上级进行第三轮面试。其中部门经理以上人员招聘除主管总监面试外，还须经总经理面试。

5.              最终面试合格后，由人事行政专员核查入职人员相关证件，以及与原单位劳动关系解除情况，待体检证明合格后，由人事行政部及相关部门为新员工办理入职审批手续，发放《录取通知书》。

6.              入职第一天双方签订《劳动合同》。

第六条     应聘人员应聘材料

应聘人员应聘材料应包括：个人简历、学历复印件、资历证明复印件、身份证复印件、户口人事档案状况等。

第七条     员工试用

1.         新员工自进入本公司之日起，试用一般为二个月，最长不超过六个月。

2.         在试用期间，公司原则上不办理试用人员的人事关系调动，试用人员只享受公司确定的试用工资及部分福利待遇。

3.         试用期结束前二周，由人事行政部发出《试用期结束通知单》，部门经理对试用期员工进行《员工综合能力考评》，将考评结果及《试用期结束通知单》回执一并于试用期结束前一周交回人事行政部，人事行政部进行转正或辞退处理。

4.         试用期间，工作表现突出和对公司有突出贡献者，经总经理批准可以提前转正；试用期间，表现较差或有重大失误的，主管上级提出辞退意见，报人事总监审核，总经理审批后予以辞退。

5.         有突出才干，长期工作经验以及综合素质强的应聘人员，经考核，报公司总经理批准，可免于试用，直接聘为公司正式员工。

第八条     档案管理

1．试用人员转正后，人事行政专员将转正日期、转正定级等结果通报所在部门及有关人员，转正人员必须立即着手办理人事关系调入公司等有关事宜。

2．各地办事处人员由销售助理在当地人才统一开户，进行员工档案管理。不能在公司统一开户地存放档案的员工，必须向公司提供档案存放相关证明。

3．公司统一开户的档案存放费用由公司承担。

第九条     职位异动

内部职务调动

1.     公司内部人员间进行跨部门调动调配的，由相关部门总监协商，人事总监征求个人意见后，由最终用人部门提出申请，填写《职位异动表》报总经理审批，由人事行政部协调安排进行人员调动。

2.     人员进行本部门内岗位调动的，由最终用人部门经理提出人员异动申请，填写《职位异动表》，经相关人员同意后，经人事行政部审核，报总经理审批。

3.         员工的岗位调整应在不损害公司利益，尊重部门及个人意愿的情况下进行。个人意愿和部门安排有矛盾时，应服从部门安排。

4.         岗位调整时，相关部门负责人检督员工交接工作。

职务晋升

员工职务晋升或职务降免的，由主管总监提出建议用人部门填写《职位异动表》，人事行政部组织考察，总经理办公会讨论通过后，由总经理签字审批，人事行政部发布任命或免职文件。

第十条     临时用工

公司根据需要聘用临时性工作人员，由用人部门提出《人员需求申请》，经部门总监同意后，报人事行政总监审批。临时性工作人员工资支出按相关费用管理规定审批。临时性工作人员聘用根据工作性质要求双方签订聘用合同，并载明各自的责权利。

面  试  评  估  表

北京山谷蓝. 泰科曼公司员工需求表

Staff Requirement Form

部门Dept: _________________               日期Date:________________

岗位Position:_________________             职务Title:________________

*原因reason

补缺Replacement:________________新增(预算内)New position:______________

*工种Type of work

正式工Permanent: ______________        临时工Temporary:______________

上岗时间Start on:____________________  工作地点Location:______________

主要工作职责 General responsibility

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

任职资格说明Job Specification:

学历Education:______________           外语Language:_________________

工作经验及技能Experience &Skills;_____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

其它要求Others:______________________________________________________

____________________________________________________________________

部门直接主管Immediate Supervisor:__________    部门总监Dept. Director:

人事总监HR Director:  _________               总经理 General Manager:  _________

*每一人员需求都应经过批准

The requirement for each person must be approved by supervisor. 

内部人员职位变动表

Internal staff position change form

姓名Name______________                  加入公司日期Hire Date______________

现部门Current Dept._______________         现职位Current Position_______________

变动后部门New Dept_______________        新职位 New Position  _______________

变动理由Reason:

           

新职位试用期Probation Time      From:__________    To:___________

（试用期满后，请填写《试用期结束通知书回执》及《员工表现评定》表返回人事部）

工资变动Changing         有Yes        无No

原工资 Old Salary                    变动后工资 New Salary

基本工资____________                   基本工资____________

          各项津贴____________                   各项津贴____________

                  ____________                           ____________

                  ____________                           ____________

          合计    ____________                   合计    ____________

新工资执行日期New Salary Executive Date:_________________________________________

 原部门总监：                                    新部门总监：

Past Dept. Director                                   New Dept. Director

资格核实情况Check The Qualification:_____________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________                                 人事总监: __________

                                                          HR Director

总经理批准：

Approved by General Manager

第三章 工作考勤制度

第一条     定义

考勤是公司人事管理基础工作。员工出勤情况是考核员工的重要依据之一。考勤制度是规范公司员工出勤状况的一系列规定。各部门应严格执行考勤制度。

第二条     考勤管理

考勤实行分级负责制，各地区办事处考勤员由秘书担任，公司考勤员由人事行政专员兼任。考勤员负责统计本单位员工出勤情况，保管各种休假、出差凭证；每月25日，考勤员将出勤情况汇总，经主管经理签字后报公司人事行政部。

第三条     作息时间

1、公司实行8小时工作制，每周工作五天，即自每周星期一至星期五。

工作时间：上午8：30至下午17：30分。

午餐时间：中午12：00—13：00。

2、销售人员执行不定时工作制，在保证完成工作任务的前提下，不能低于法定标准工作时间，即每周40小时或每月168小时。

第四条     出差

实行定时工作制员工出差应提前填写《出差申请表》，经主管经理批准后交考勤员，随考勤表定时交于人事行政部。实行不定时工作制员工出差按公司及各部门要求执行。

第五条     迟到、早退和旷工

1、      员工比规定时间晚到工作岗位为迟到，未经领导批准提前离开工作岗位为早退，工作时间内未经领导批准擅自离开工作岗位为脱岗。

2、      下列行为视为旷工：未按规定履行请假手续或请假未获批准即未达到工作岗位的。

第六条     请销假手续的审批和规定

一、享受假期：

1、国家规定的各种法定节假日

  元旦一天

  春节三天

  五一国际劳动节三天

  国庆节三天

  三八妇女节半天（女士）

2、国家规定假期

婚假、女职工产假、丧葬假、工伤假；

3、公司各种福利假期

年休假、有薪病假、奖励假等。

二、请假程序

1、    员工因公外出应事先向经理报告。如有特殊情况，应在事后主动向经理做出解释和说明。

2、    员工因病或意外事件，无法及时到单位上班的，应电话联系请假。并于第二天上班补办请假手续。

3、    请假填写《请假申请单》，实行分级审批制度。在部门经理审批权限之内的报部门经理审批，超过部门经理审批权限的由部门总监审批，超过总监审批权限的由总经理审批。《请假申请单》留存人事行政部。

第七条     加班

1、加班是在规定时间内正常完成工作任务和生产定额后又进行的超时劳动。如在规定的时间内因责任问题或个人原因未能完成正常工作和生产定额而造成的超时工作，不作为加班。

2、原则上不鼓励加班，对完成工作需要加班的，应安排调休；对工作需要不能调休的发给加班工资。经理（含）以上级别的管理人员不享受加班工资。

3、加班的员工填写《加班申请表》，经部门经理同意审批后，报人事行政部。未获批准的加班视为无效。

第四章 培训管理制度

第一条     目的

为规范员工培训管理，提高员工的业务水平、管理水平和工作能力，改善工作绩效，特制定本规定。

第二条     培训类别

1、入职培训：旨在使全体员工了解本公司的企业精神、理念、企业基本情况、行为规范、员工的权利义务等。

2、在职培训：旨在提高员工业务水平，及时掌握新技术和发展动向，满足公司发展要求。

第三条     入职培训

1、根据新入职员工情况，由人事行政部统一协商相关部门，组织安排新员工入职培训。

2、各部门新员工主管应配合入职培训，尽可能安排新员工入职一个月内接受入职培训。

3、入职培训内容

1)        公司简介/组织结构

2)        部门工作职责及人员介绍

3)        人事行政管理制度

4)        财务关键业务流程及相关费用报销规定

5)        产品知识、市场经营目标

6)        本人工作职位说明/岗前相关知识培训

第四条     在职培训

1.         年度培训计划：

每年十月前各部门报送培训需求，经人事行政专员汇总后，根据公司业务发展状况制定年度培训计划和费用预算，报人事行政总监、总经理审批。

2.         培训工作实施：

1)        人事行政专员根据年度培训计划和各部门人员工作安排情况，具体实施培训工作计划。

2)        检督培训实施并初审《培训申请表》，计划之内报相关人员审批执行。年度中临时出现计划外培训需求的，由人事行政专员汇总后制定培训计划报人事行政总监审核，再经财务总监费用审核后，报总经理审批。

3)        相关培训人员培训后填写《培训记录表》交人事行政部汇总以便下一年度改进计划。

3.         培训内容：

根据企业发展、各部门需求、部门主管建议、员工发展建议等确定培训内容。

4.         培训形式：

外派培训、外请专家授课、内部专家授课、案例讨论、现场操作指导等

第五条     培训师培训

1.         公司提倡员工担任培训师。培训师名单由人事行政总监提出，报总经理审批。

2.         培训师确定后，可参加公司组织的针对培训师培训。

3.         培训师培训计划由人事行政专员提出，报人事行政总监审核后，经财务费用审核后报总经理审批。

4.         培训师培训可以外派培训，也可请专家授课、内部培训。

第六条     受训者的义务与违约责任：

1、员工有义务把所学知识和技能运用到日常工作中。

2、由公司出资派往国外培训的，必须在公司服务五年；由公司出资参加培训的员工，培训期每满一个月（含）或培训费用每满10000元，必须在公司服务1年。

3、《培训协议》作为劳动合同的附件，其中所要求服务日期超过劳动合同结束日期的，则劳动合同期限自动续延。

4、员工在规定的服务期限内离开公司，公司有权要求员工退回培训费用。

退回费用=（总培训费用÷服务年限）×未服务年限

其中，总培训费用包括：学费、教材费、差旅费、其他学杂费等。

第七条     员工培训档案管理

1、公司为所有员工建立培训档案，作为员工培训、考核、晋升、奖惩的依据。

2、培训人员必须填写《培训记录表》，在培训结束后将培训记录交人事行政部备案。

3、培训档案主要内容包括参加各类培训的情况（包括参加培训的时间、地点、内容、课时数及培训费用等）、培训效果评估及考核信息、相关证书记录、相关论文汇编等。

入职培训通知单

*此表由人事部填写发出到相关部门，培训时间由双方协商排定。

*所有的课程培训应在十个工作日内完成。

入职培训课程记录表

部门培训需求计划表

*本需求表由各部门经理统一填写后，交部门总监审核后，交到人事部统一汇总制订下一年度培训计划。

培训调查表

姓名:               部门:                  职务:            来公司日期:

从你毕业后参加工作所接受的培训方式有: 公司内部人员培训o    外出参加公开课o

咨询公司到公司的内训o  自己参加各种培训班o

没有参加过任何形式的培训o

您所接受的培训课程有:＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

                    ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

                    ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

你希望公司采用哪种方式的培训:  内部讲师培训o     咨询公司到企业内训o

外出参加公开课程o  自己报班,业余学习o

其他形式＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

你希望参加培训的周期为        一个月一次o     二个月一次o    一季度一次o

不定期按需要随时安排o

其他形式＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

你希望培训安排在每周什么时间  工作日o    周六／周日o    其他节假日o

你希望通过培训达到什么目的    提高管理技能o 更新观念o  增加知识o  解决问题o

提高业绩o     职业发展o  了解其他企业管理模式o

其他＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

你希望参加的培训内容为:       管理技能的方面o

                              企业经营管理知识o

销售技能与市场营销o

客户关系与满意服务技巧o

采购及供应链管理o

生产成本控制o

物料计划和仓储管理o

财务管理与资本运作o

非财务人员的财务管理o

人际风格与沟通技巧o

团队合作与建设□

预算管理知识□

人力资源管理知识o

行政管理o

专业知识培训o

灌溉技术及相关产品知识o

英语o

其他                                                  

                                                                       

谢谢您的合作！请您在­­­____月____日前交到人事部

培训课程申请表

*每张申请表只可申请一个课程，如有更改，请通知人事部

在职培训记录表

*受训者本人填写本表后，由部门经理签字认可培训结果再交送人事部存档。

*本表必须填写完整，不许有遗漏。

                                                                                                       

第五章 离职管理制度

第一条     离职审批程序

（一）个人提出解除劳动关系

1、个人离职须提前三十天提出书面申请，填写《解除合同申请表》经部门直接主管及部门总监同意后，报人事行政部审批，核实原因事实，报总经理批准。

       2、《解除合同申请表》得到批准后，由员工上级主管直接负责本岗位工作交接，并积极配合其他部门进行相关事宜交接，交接过程中填写《工作交接清单》，由交接人及相关部门负责人签字确认交接物品、文件、工作进展清单等。

3、到人事部办理人事档案及社会保险关系的转接工作。

（二）公司方提出解除劳动关系

解除条件：

1、个人绩效考核不佳的；

2、因公司组织结构、经营业务调整、经营亏损等原因造成必须裁减人员的；

       3、根据《劳动合同》中相关条例要求达成解除合同条件的；

4、因病或工伤的，超过国家规定的休养期，仍不能胜任公司安排岗位工作的；

       离职程序：

公司提出解除劳动关系的，公司须提前三十日以书面形式通知员工；公司对试用期内不合格员工可以随时提出解除劳动关系。

1、部门经理填写《解除劳动合同申请表》，提出解除理由及意见，报部门总监审批后，送人事行政部，由人事行政部进行事实核实，报总经理批准。

       2、部门经理配合人事行政部进行员工工作交接，由员工填写《工作交接清单》，履行交接手续。

3、员工离职必须按公司规定做好工作交接，归还公司物品、欠款等。员工不按公司规定离职，调离中对公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任，情节严重者将追究法律责任。

第二条     员工离职后义务

员工离职后，应履行《保密协议》中相关条款，保守公司机密，不利用原工作便利做有损于公司利益事项。如有违反，对公司造成经济损失的，公司将直接追究其责任，并依法要求对方承担赔偿责任。

第三条     其他事宜

1．    员工调离或辞职，应主动办理有关手续（档案、户口调离等）。人事行政专员负责配合离职员工办理工资、保险、人事关系转移等手续。

2．    公司按规定结清员工在公司的工资和其他费用，工资结算日以员工正式离开公司之日为准。

第二部分 行政管理制度

第一章 办公用品管理制度

第一条      计划

1、人事行政部将统一拟订公司购买月计划，报人事总监审批后，统一购买。

2、各办事处办公用品的购买由各地销售助理填写《办公用品月度采购表》，由部门经理审核控制预算，传真至总部。人事行政部协助地区经理检控是否在预算之内，签署意见。销售助理在购买之后，将发票寄至人事行政部由人事行政总监审核签字后方可报销。

第二条      办公用品的采购

1、总部日常消耗性办公用品每月依计划由人事行政部综合采购一次。

2、凡属耐耗性办公设备或固定资产类物品的采购将一律填写《固定资产采购申请表》（包括固定资产类物品的维修或升级等），经部门经理、部门总监同意后，报人事行政部审核，进行购买。购买同时，将对方公司名称及财务帐号通知人事行政部及财务部，以便汇入钱款。

3、 计划外办公用品采购部门填写《办公用品采购申请单》，报人事行政总监审核后，报总经理审批。

4、各部门如需印制名片，应填写《名片印制申请单》，报人事行政部统一印制，情况特殊者，请提前申请购买后，按月度报销。

第三条      领用、出库登记

1、物品领取执行出入库程序，填写《办公用品申领单》，由部门经理签字后，到前台即可领取。前台按月度分部门汇总统计，以便核查预算，控制费用。

        2、计算器、钉书机、打孔机、直尺等耐耗品，只可领用一次，如坏损可以旧换新。

        3、签字笔，油笔等耗品笔芯可随时更换，笔的领取部门经理尽量控制在一季度一领用。

        4、新职员的办公用品，人事行政部负责统一配置，领用金额记入各部门内预算。

第四条      其他事项

1、对于打印纸、复印纸等耗材，所有人员均需严格控制，凡不是正式文件，纸张均两面使用，节省资源。

2、所有办公用品及各类物资由人力资源部统一保管，并按类别、品种分别存放。

3、公司办公用品、书籍及物资一律不对公司外借用，特殊情况经人事行政总监批准后，方可办理外借手续。

4、发放办公用品之储物柜钥匙由专人严格保管，不得随意转交他人，发生问题保管人员负全部责任。

办公用品    月采购申请表

填表日期：  年  月  日

办公用品    月领用单

填表日期：  年  月  日

固定资产   月购买单

部门名称：              申请人：                 申请日期：   年   月   日

*各办事处需要在当地购买，请详细填写表格。

*由总部人事行政部统一采购的，除供应商部分外请详细填写。

名片印制____月申请单

填表日期：  年  月  日

1、名片由各办事处自行印制的（上海、广州、沈阳），请详细填写此表后，传真至总部，由人事行政部审核是否在预算之内，另可由财务统一汇帐。

2、名片由总部统一印制的，请填写除供应商部分及价格外其余部分交由主管签字后，统一由人事行政部印制。

第二章 印鉴管理制度

第一条               管理

1、  公司印鉴一律由人事行政部档案管理员保管，部门印鉴由各部门总监授权专人管理。

2、  各办事处的公章一律由人事行政部档案管理员保管，各办事处需加盖公章的文件，以电子版，或邮寄的形式送总部，征得领导同意后，由人事行政部加盖公章。

3、  任何公章不外借，如特殊原因需经得人事行政总监及总经理批准方可带出，并于当天限时归还。

第二条               使用

1.  公章的使用参照文件种类，文件需经过部门总监或总经理的签字审批后，准予盖章；急件请提前说明，并电话通知相关领导后，准予盖章。

2.  各部门所有需加盖公章的介绍信、证明、邀请函等对外公文，一律由人事行政部统一编号登记，以便查询。

3.  盖章文件由档案管理员统一登记造册。

第三条               责任

1、人事行政部档案管理员对印章的正确管理负有责任，人事行政总监具检查监督权，并对印章管理最终负责。

2、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第三章 文明办公管理制度

第一条     员工应保证上班着正装，办公时间不允许穿纯休闲类衣服。

第二条     办公室内禁止大声喧哗、嘻笑，应保障良好的办公环境。

第三条     各部门电话要及时接听，本人不在情况下，由本部门其他人员代接，以便进行转告，电话标准用语为；“你好，***公司”。

第四条     工作时间尽量不打私人电话，特殊情况，应做到长话短说，不可影响公司正常工作秩序。

第五条     不得在工作区域用餐、吸烟，特殊情况由人事行政部另行安排。

第六条     个人或部门使用会议室必须事先通知人事行政部，以便统筹安排。

第七条     非业务人员工作时间禁止饮用酒精类饮品。

第八条     爱护公司为您配备的办公家具、设备及物品，如有损坏请及时通知人事行政部维修。

第九条     保持办公区域的卫生清洁，不得随便乱扔、乱放文件、物品等。

第十条     凡公司内部事宜，对无关人员应严格保守商业机密，废文件应及时清理。

第十一条   员工下班前，应整理个人办公桌面，关闭部门电脑，锁好抽屉、柜门等方可离开。

第十二条       最后离开公司人员，应关闭空调、公用设备、照明电源锁好门以后再离开。

第四章 前台及来宾接待管理制度

电话接听

第一条               前台应在上班前准备好，做好前台卫生，迎候员工上班。

第二条               前台在接转电话时要做到迅速、准确；推销类电话不随便转接，如有转接必要请征求当事人意见；上班不接、打私人电话，不随意喧闹和闲谈，不做与工作无关的其他事情。

第三条               前台不得随意离开座位，有事请让其他人员帮助接听。

来宾接待

第四条               所有来访客人，必须登记，并发放出入证后，由相关人员带领才准许进入工作区域。

第五条               前台对待客人，要礼貌大方，热情周到；问清是否有预约，并通知被找员工；并主动送茶水，客人离开后，及时收拾茶杯。

第六条               对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。

第七条               对于贵宾来访，根据接见对象，由接见对象安排接待地点，前台协助指路。

第八条               对于面试人员，会议室允许的条件下，尽量安排在会议室接待。

第九条               对于来公司学习培训人员，由人事行政部协助相关部门进行安排接待。

第十条               未经核准的来宾，人事行政部有权拒绝接待参观，对公司员工擅自带人来公司参观，前台有权制止并通知上级拒绝参观。

第五章 档案室文件借阅管理制度

第一条                 目的

北京山谷蓝/泰科曼有限公司的档案及文件是每位员工劳动和智慧的结晶，是公司的宝贵财富，是进一步开展经营管理工作的依据。为确保档案文件的完整与安全，特制定本规定。

第二条                 适用范围

本规定适用于档案人员管理和公司员工借阅各类档案及现行文件。

第三条                 借阅要求

1、公司工作人员借阅档案文件时，应说明利用目的，与本人工作无关的档案文件不予提供。

2、借阅档案、文件必须履行登记手续，归还时须经档案人员清点无误后，方可注销。

3、档案和文件可以成套借阅，也可单份借阅，但不可任意从保管单位中抽取档案文件。

4、借出的档案文件原则上一日内归还，特殊情况需报部门总监审批。

5、借阅者对所借档案文件应按期归还，妥善保管和爱护。

6、借阅者对所借档案文件应注意保密，不得私自转借他人使用，不得将档案文件携带到公共场所和家中。丢失档案文件应及时报人事行政部。

7、公司员工应在国庆节、春节等重大节日和长期出差、探亲之前，将手中档案文件全部清退至人事行政部和本部门档案员。

8、对损毁、过期不还或丢失档案文件者，人事行政部将依据有关规定进行处罚。

9、公司员工不得私自向外单位或个人提供档案文件，如有上述行为，按有关规定严肃处理。

第六章 公司档案室管理规定

第一条      目的

为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，更好地为经营和管理服务。

第二条      基本要求

1、档案库房管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则。保管条件应符合“八防”的要求，即：防火、防紫外线、防高温和潮湿、防盗及泄密、防鼠防虫、防有害气体、防尘、防有害微生物。

2、  对档案库房的管理，基本达到温度、湿度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生。

第三条      技术保障

      1、档案库房应配备灭火器，门、窗应用阻燃材料制成。

2、档案库房的门窗应密封良好，以防灰尘进入。

3、档案室温度控制在14C~24C；相对湿度控制在45~60%。

4、档案室照明宜选用白炽灯，使用日光灯时必须加罩过滤紫外线。

第四条      管理办法

1、档案室由档案管理员管理。

2、档案室严禁烟火，严禁使用家用电器，档案人员要掌握灭火器的使用方法，下班切记关灯、锁门。

      3、档案室不得存放非档案文件物品，严禁存放易燃易爆物品。

4、档案室应定期投放灭鼠药和防蛀防霉剂，驱杀和抑制各种害虫霉菌。

5、非档案人员未经允许不得进入档案室。

6、档案应装入卷盒，排列整齐、美观，便于利用。

7、档案室要经常打扫，保持库房地面、档案柜、卷盒的清洁卫生。不得在库房内吃东西和存放食品。

8、磁盘、光盘等特殊介质的档案应存放在防磁柜中。

9、库房管理人员应经常检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第七章 公司计算机管理制度

第一条                 公司电脑使用

1、  公司落实电脑管理责任部门和责任人，负责电脑日常使用管理工作，由公司配置笔记本电脑的员工，一律和人事行政部签《笔记本电脑使用协议》。

2、  未经许可，任何人不得随便使用其他电脑设备。

3、  未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘。

4、  严格按规定程序开启和关闭电脑系统。

5、  公司禁止使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁上班时间玩电脑游戏。

第二条                 电脑维护

1.       公司确立专职网络工程师负责电脑系统的维护。

2.       电脑发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告网络工程师。

3.       电脑维修维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，并不遗失。

4.       电脑软硬件更换需经主管同意，报人事行政部批准。

5.       对重大电脑软件、硬件损失事故，公司列入专案调查处理。

6.       外请人员对电脑进行维修时，公司应有人自始至终地陪同。

7.       凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。

第三条                 计算机保密

依据公司保密管理办法，公司计算机管理应建立相应的保密制度,计算机保密方法有：

1.       设置进入电脑的密码；

2.       设置进入电脑文件的密码或口令；

3.       对电脑文件、数据进行加密处理。

4.       员工及电脑操作员对保密信息不得遗失、私自传播。

第四条                 电脑病毒的防治

1.       公司购买使用公安部颁布批准的电脑杀毒产品。

2.       凡需引入使用的软件，均须首先防止病毒传染。

3.       电脑出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报网络工程师处理。

4.       建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应拷贝到软盘上，以防遭病毒破坏而遗失。

员工信息系统权限申请/修改单

*权限定义后，将由系统管理员填写回执确认

 

回执单

第八章 计算机机房管理制度

第一条            机房安全规定

1、            机房（工作台）不得携入易燃、易爆物品；

2、            机房内严禁吸烟；

3、            机台不准吃饭、吃零食或进行其他有害、污损电脑的行为；

4、            机房严禁乱拉接电源，以防造成短路或失火；

5、            安装坚固门锁系统，防止电脑被盗。

第二条            机房净化规定

1、  机房内不得有卫生死角、可见灰尘；

2、  调节适合电脑的温度、湿度、负离子浓度，定时换风；

3、  门窗密封，防止外来粉尘污染；

4、  机房内不准带入无关物品，不准睡觉休息；

5、  机房用品定期清洁。

第三条            机房参观管理的规定

1、  无关人员不得进入机房。

2、 经公司批准，外来人员才予安排参观。

3、 外来人员参观机房，须有公司指定人员陪同。

4、 电脑处理秘密事务时，不得接待参观人员。

5、 操作人员按公司陪同人员要求可以在电脑演示、咨询；对参观人员不合理要求，陪同人员应婉拒，其余人员不得擅自操作。

6、 经同意，参观人员可以实地操作电脑，但须有公司人员的认可，不得调阅公司机密文件。

第四条    软盘、光盘管理制度

1. 软盘、光盘集中存放，由专人统一保管。

2.  .公司建立软盘、光盘使用档案，注明软件名称、部门、使用人员等信息。

3.  各部门使用光盘，均向管理人员登记领用。

第九章 员工合理化建议管理制度

第一条    员工有权针对管理、业务等各个方面工作提出改进建议和意见；如果所提的建议被采纳实施，公司会给予相应奖励。

第二条    任何一个公司员工希望就工作问题与各级经理进行沟通，各级经理必须及时安排进行面谈，不能以任何理由拒绝员工的沟通要求。

第三条    公司员工有个人或工作方面的困难，可向直接主管或公司人事行政部寻求帮助。

第四条    员工发现他人有损害公司利益以及违纪现象，可直接向人事行政部投诉或公司投诉，公司将对一切资料给予保密。

第五条    员工发现工作中存在漏洞，或其他影响本职工作的问题，应及时向主管经理反映；如果由于未反映而造成本职工作出现差错等情况，将由本人负责。

第六条    员工在反映问题时，应以书面形式，并注意说明内容，以便进行核查和改进，如问题内容、发生时间和频度、当事人/责任人、造成影响、改进建议等。

第七条    主管经理或其他领导应及时了解所反映问题，并尽快给予答复或采取相应的解决措施，严禁对员工的反映置之不理。

第八条    如果主管经理认为自己不能处理，应及时向公司领导汇报，由公司领导责成有关部门或人员进行调查处理，并将结果告知公司领导和有关人员。