运用电脑技术做好期刊编务工作

[摘要] 简要介绍了在期刊编务日常工作中运用电脑技术的具体实践，并从切身经历中体会到了参加培训和自己平时不断学习的重要性。

[关键词] 期刊；编务；电脑应用；培训

编务工作是编辑部工作的一个必不可少的重要组成部分,它主要承担着接待作者来稿登记，稿费、审稿费、酬金发放等财务收支管理，信函、期刊的收发与处理，档案资料管理，办公用品管理和通信联络等非常具体的事务性工作。在科学技术迅速发展的今天, 电脑在编辑部的运用已非常普及。为了提高工作效率，通过不断地学习、实践和摸索，运用微软的word和excel以及电子邮件等软件解决了实际工作中的问题，如：制作了来稿登记表，稿费、审稿费、酬金的登记表，期刊的交流和发行登记表等,这些软件的应用给工作带来了很多实际的便利，工作效率大大提高。

1. 稿件管理

每天处理作者的来稿和审稿专家返回审稿的信息及酬金是一件较为繁琐的事务性工作，为了提高工作效率，通过word和excel软件完成了实际工作中的几个关键环节。

1.1 稿件登记表

往往作者来投稿时有很多问题要咨询，为了让作者明确投稿情况，通过word制作了作者来稿登记注意事项，以及制作了来稿登记流程表，包括论文编号、题目、收稿日期、作者姓名、作者工作单位、

邮政编码、审稿费记录等。

1.2 审稿专家的审稿费登记表

审稿专家审稿完毕后，将稿件返回编辑部，编辑部就要登记造册。利用excel制作了审稿专家的审稿费登记表，包括稿件编号、审回日期、专家姓名、地址、邮编、审稿费等。在此基础上，定期造册发放专家审稿费，在以薄酬感谢专家的同时，体现了编辑部的效率，树立了编辑部的信誉。

1.3 其他

编务工作还起着通信联系作用。为了及时和外地作者沟通联系,可以将收稿后的初审意见、稿件处理流程表、来稿登记作者保存栏、审稿单、修改稿件意见、退稿通知等都做成标准电子文件,通过电子邮件，直接发送给投稿作者，并完成好后续交流。这样, 编务就不用花很多时间写大量重复的信件, 节约了时间, 提高了工作效率。

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编辑部编务工作说明书

注：（1）表格内容用宋体五号字填写

（2）负责程度分为全责、主责和半责三种

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（1）按时完成每期期刊的选题策划和组稿工作；

（2）按时完成期刊每篇论文稿件的编辑、加工和校对，确保被编辑后的稿件内容正确、规范、完整、齐全；

（3）服从安排积极开展期刊评优、交流有关活动；

（4）对作者、读者、编委提出的反馈意见应及时解答，态度端正，讲文明，有礼貌；

（5）编辑之间不得互相推诿，扯皮，推卸责任；

（6）未经审稿，不得私自登载稿件和承印广告；

（7）服从组长或部门领导安排的各项工作任务,包括临时性工作任务；

（8）及时向部门领导汇报工作进展情况，工作中遇到困难和问题也应及时向部门领导汇报，重要事情应及时以书面方式向部门领导提出申请和汇报。

（1）对作者稿件，编辑初审、编委复审、主编终审的稿件如实登记或标注，务必使稿件登记本上需填内容完整、齐全、清楚；

（2）及时总结并整理各种信息，做好读者、作者的信息反馈和服务登记工作，建立起主要读者群数据库、作者数据库、编委专家数据库、发行广告数据库等信息管理数据库；

（3）做好本刊版权保护工作，对每篇投稿稿件内容进行搜索查询，杜绝抄袭和盗版稿件刊登；

（4）做好编辑部和期刊日常事务，包括信函、传真件和通知的取送、稿件的取送、样刊的送寄、原稿、校稿和稿酬表单的整理和归档以及期刊各种报表的整理和归档等；

（5）做好稿件与编委、作者之间的快速有效传递、登记、整理、和有效版本保管备用；

（6）服从组长或部门领导安排的各项工作任务,包括临时性工作任务；

（7）及时向部门领导汇报工作进展情况，工作中遇到困难和问题也应及时向部门领导汇报，重要事情应及时以书面方式向部门领导提出申请和汇报。

（1）根据编辑部年度工作计划安排，按时完成所管栏目的选题、组稿、编辑工作；

（2）按时完成审稿、编辑及校对，保证被编辑的稿件内容正确、规范、完整、统—；

（3）按规定要求努力提高所管栏目的技术编辑质量，做到选题新颖、组稿严格；

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一、活动开展

1、“逐梦江南、相约凤凰”散文笔会。1月x日至16日，同中国广播电视大学出版社联合举办了 “逐梦江南、相约凤凰”散文笔会，来自全国20多个省（直辖市）的30多位作家参加此次活动。笔会期间，张家港市作家协会凤凰创作基地挂牌。活动共收到湖南、湖北、山东、山西、福建、江西、安徽、四川、甘肃、新疆、西藏等地500位作家2200多篇应征作品，经该社书稿选拔编辑初审、二审后，全国各地有30多位作家来我市凤凰参加笔会，有11位作家与中央广电视大学出版社成功签约，其中，我市3名。

2、赴常熟采风活动。为开阔我市作者文学视野、促进两地文学创作交流，3月x日上午，组织部分作家一行18人赴常熟采风交流。常熟市作协主席、《常熟日报》副刊部主任俞小红等热情接待了采风团一行，对大家的到来表示热烈欢迎。采风团一行先后参观了常熟兴福寺、虞山等地，领略了常熟秀美的湖光山色。常熟作家浦君芝、潘吉、李正琼等同我市作家进行了座谈、交流。

3、赴香山采风活动。3月x日，组织我市部分作家来到到金港镇香山采风。金港镇文化中心主任王燕群全程陪同。会员蔡克荣、曹国庆、孙丽萍、张国雪、朱艳莉、蒋虹等参加了采风。活动后，《张家港日报》副刊部出了一期专版，用稿四篇。

4、赴锦丰镇采风活动。5月x日上午，在张家港日报社副总编郭晓虹带领下，市作家协会和《张家港日报》副刊部联合组织部分会员走近美丽富饶的滨江小镇——锦丰镇，对我市沙上文化、新农村建设及生态环境等方面进行采风。会员孙丽萍、安昌礼、王如梅、顾丽虹、蒋虹、颜士洲参加了采风。张家港日报社编辑任星海、作协大学城分会会员闫超健等参加了采风活动。

5、赴金村采风活动。3月x日，在“三八”妇女节到来之前，市作协女会员孙丽萍、王芳、张国雪、孙雁群、浦敏艳、王如梅、顾丽虹、钱志芳等8位同志赴金村采风活动。在塘桥镇文明办张维民先生、塘桥镇文联秘书长庞伟龙先生等陪同下，女作家们兴致勃勃地来到位于金村的徐塘桥，来到金村，了解了金村的名胜古迹和深厚的文化底蕴。

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编辑部编务岗位流程及工作标准 岗位隶属领导：总经理、编辑室主任

服务于：各编辑室主任、编辑出版版块

编辑室日常事务

1.人员联系方式更换，电脑密码。

2.每周工时派工单整理

3.日常稿子打印

4.各部门对接传达表格

印刷文件和加印文件记录表资料管理：

1.印刷文件资料（一级文件）即公司所出图书的第一次《印刷文件记录表》（电子版）《图书流程单》（原单编辑印刷完给印制，纸质复印单留存）。

2.加印文件资料即每次加印改版后的《印刷文件记录表》（电子版）《图书流程单》（原单编辑印刷完给印制，纸质复印单留存）。 《印刷文件记录表》里面需全部按要求填写。

产品图书宣传资料管理：

1.每款产品出版后需立刻收集产品宣传资料

1）立体图：300像素，大小30厘米以上（单本和套装都要有,立体图要加公司logo）其余的就按市场部的资料存档

2）海报：id和links必须有（单本和套装都要有）其余的就按市场部的资料存档

3）Cip 、实物图必须有

4）日常所积累的素材包括做书时用到的素材、书展上的图片和调研拍的照片以及公司图书拍的照片，必须分门别类的存储（同时要有备份）。

5）样书：新书出版后，立刻找市场部-陈祥要3套样书，做为小月孩工作室的资料书使用。样书外出使用时做好出入记录，不可丢失，送于其它人也要做好记录工作。

以上文件拷贝必须经过编辑室主任同意后才能拷贝。

出版流程跟踪：

1.熟悉各合作出版社的合作流程，并将各社标准文件文本设定样本。

2.按照“年选题申报材料文件夹→各编辑室建立文件夹→出版社→选题资料→详细文件”的方式存储。

3.所保存的文件按照上接对口出版社，下接对口编辑室主任原则，单线对口竖向链接工作，不得交叉谈论选题文件，严禁私自泄露选题文件泄露工作内容。

4.每天跟踪出版社选题申报进度，并作选题跟进记录。遇需解决事宜，当日必须明确传达至对口选题编辑室主任或负责人及出版社，如遇周五或放假日前一天需打印传递的文稿或纸稿，当天必须发走或保证工作日对方能够收到。（所有稿子送审前需填写《送审稿件单》总经理、编辑室主任、印制签字）

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20xx年

编务工作暂行规定

20xx年5月1

妇女杂志社

日

一、编辑工作要求

（一）组稿

1． 文字编辑组稿时要全面组稿，力争每个板块、每个栏目都有稿子，只有这样才有更 多上稿机会。

2． 编辑要严格按栏目设置要求组稿，对于一些与我刊栏目定位接近又有距离的边缘稿 件要与作者及时沟通交流，进行修改。

3． 在日常工作中，编辑要充分利用现代化通讯手段，通过各种方式不断发现、发展新 作者，要不断完善、强大自己的作者队伍。

（二）编稿

文字编辑在编辑稿件时要认真、负责，一丝不苟。

第一，要根据每个栏目的设置要求对文章内容严格把关，对于模棱两可或牵强附会的稿子不要编辑、上交。

第二，要根据每个栏目的设置要求对文章字数、页数严格把关，所编稿件上交时纪实类每篇最长不要超过5500字，情爱画廊、围城风景、亲情树下栏目稿件每篇最长不要超过4600字，心灵氧吧、红尘有爱、细说心语、Woman下午茶等栏目稿件最长不要超过1600字。 第三，对文章的结构、段落要用心把握，对文章大小标题要精雕细刻，特别对一些最基 本的语言文字和语法问题要严格把关，不要得过且过。

第四，在语言运用上要尽量使用最正宗的词语。（比如，虽然“唯一”也作“惟一”，“蒙眬”也作“矇眬”，“叮咚”也作“丁冬”、“丁东”，但都要统一使用前者。）

第五，在处理情感类栏目的稿件时要慎重，要尽量尊重、保持作者原来的语言风格和行 文方式。

（三）交稿

编辑人员每月1日交稿。编辑在交稿时必须按照稿签设置内容将作者姓名、通讯地址、文章字数、所发栏目、拟发期数等内容一一填全，纪实稿件必须附主人公照片（打印件）、法律文书等证明材料。没达到编稿要求、稿签未填全及未交打印照片的稿件原样退回，本期不发。如发现编辑在稿签上所填文章字数与实际情况不符（上下误差允许在50字以内），对责任编辑罚款100元，此稿退回，本期不发。编辑每期所交稿件，纪实类每个栏目不超过2篇， 1

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杂志编辑部9月工作总结：

1新生杯作文大赛：

A本届新生杯作文大赛是第17届，南北校区共有约1000余来自各个院系的新生踊跃报名参赛，有约800人最终参加比赛，

B大赛评分机制分为评审阅卷和网络投票两步分构成，评审阅卷者为来自编务报纸编辑部、杂志编辑部、新闻中心和新媒体的约三十余干部，分为四轮独立阅卷，分数加总后得出；网络投票落在爱晚红枫论坛，网络投票情况也是比较踊跃的，

C最终，评出一等奖1名，二等奖3名，三等奖6名，在湖大青年迎新晚会上进行了现场颁奖

2.招新工作：

A.与报纸编辑部、新闻中心，联合笔试，之后分中心面试,共有约25人报名杂志编辑部，最终录用15人

B.于10月x日，三个中心联合举行宣讲会，针对新生杯100强特招，这次特招，本中心补招4人，

3，新生杯作文大赛集

A,已完成初步的统筹工作，正在封面设计，与文稿电子化整理中

4.首期《广场》杂志组稿完成

A.首期广场共有新闻短评一组，专题2篇，评论3篇，一组文艺稿件，

B.排版工作于10月x日开展，预计在11月x日完成

C.10月30号，开始第二期策刊

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