公文处理规范

            主讲：史玉峤

一、公文处理概说

1、    公文处理的意义

○公文处理是办理公务的渠道：会议、调研、现场办公—公文处理。静态的公文所载负的使命，只有通过动态的公文处理才能转化为现实。

○公文处理是领导意志的体现：公文是奉命性的管理写作，公文处理是遵命性的管理活动。

○公文处理是机关联系的纽带：上下左右，里里外外，内求团结，外求发展，公文是桥梁、窗口。

2、    公文处理的内容

○公文拟制：公文处理的起始程序。指依公务活动的需要，由法定作者指派起草人，按《条例》或《办法》的要求起草文稿的过程。

○公文办理：公文成文后的传递过程。包括发文办理和收文办理。

○公文管理：对以下各项实施管理：公文的印发、传达范围；公开发布公文；复制、翻印、汇编及撤销、销毁公文；机关合并后移交公文；公文保密等。文秘部门应建立健全本机关公文管理的有关制度。

○立卷归档：对收进的办毕公文、发出的自制公文，进行汇总、整理并编立案卷的过程。这是公文运行过程的总结，也是今后公文利用的基础。

3、    公文处理的原则

根据《办法》《条例》的精神，可概括为—

○准确：文书工作质量上的要求。

○及时/高效：文书工作时间上的要求。“公文旅行”

○精简：文书工作数量上的要求。“文山会海”

※    《四川日报》：四川仁寿县委书记杨永源1997年1月初至2月中旬收到各种文件10余公斤，约18.5万字，平均日读3.7万字。

   ○安全/保密：毛泽东：“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可”

   ○统一：实行统一领导。

   ○实行党政分开。

   ○反对官僚主义、形式主义、文牍主义。

4、    公文处理的组织领导

○组织机构：较大的机关中，在中心机构下设专门文书工作机构，如在办公厅/室下设文书处/科等。较小的机关，通常在办公室内设一二个专职或兼职文书工作人员。

○组织领导—

◎    从全国而言：党政系统分别实行集中统一指导，既有中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书处理工作。

◎    从一个机关/单位而言：“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作”（《办法》）。各机关的文书工作直接由本机关的秘书长或办公厅/室主任负责统一领导。

◎    从上下级机关而言：上级机关的办公厅/室有责任对所属下级机关的文书工作进行指导。

二、行文规则

1、    行文关系

○收、发文机关之间根据一定的组织辖属和不同的职权范围而形成的关系。

○“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”（《办法》）

○机关间的主要行文关系有—

◎    同一系统的上级领导机关与下级被领导机关之间：领导与被领导的“隶属关系”

◎    上级主管业务部门与下级业务部门之间：业务上的“指导关系”

◎    非同一系统的机关之间（无论级别高低）：“非隶属关系”

◎    非同一系统的同级机关和同一系统的同级机关之间：“平行关系”

2、    行文方式

○下行文

◎    逐级行文

◎    多级行文

◎    直达行文

○上行文

◎    逐级行文

◎    多级行文

◎    越级行文—

·发生特殊紧急情况，逐级上报会延误时机造成损失的

  ·经多次请示直接上级长期未得到解决的

     ·直属的上下级机关之间有争议而无法解决的

     ·上级机关交办并指定越级直接上报的

     ·对直属的上级机关进行检举、揭发的

·询问、联系极个别的、必要的具体问题的

   ○平行文

3、    行文规则

○确有必要，注重效用

◎    部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

◎    行文中党政分开：互不发指挥型公文，也不发呈请性公文；可联合行文；可采用抄送形式使对方了解相关情况。

◎    可发可不发（如可口头、会议）的，不发；可长可短的，要短。

◎    应联合行文的，不单独发。

◎    部门之间意见分歧未协商一致的，不发。

○机关行文

◎    上级机关可以向下级机关直接行文，下级机关可以向上级机关直接行文。下级机关不得撰制与上级机关的规定相抵触的公文，否则上级机关有权改变或撤销。属于下级机关职权范围的事项，上级不应代替下级机关行文，下级机关也不应向上级机关行文请示。

◎    各级机关可以以转发、批转的形式行文，其所转发、批转的公文同该机关制发的公文。

○部门行文

◎    各业务部门可以互平行文，可以联合行文。

◎    上级机关的业务部门与下级机关的相关业务部门之间，就职权范围内的具体问题，互相之间可以行上行、下行文。

○办公厅（室）行文

◎    制发事务管理方面的公文。

◎    根据领导意见转发各职能部门的公文，并在文中注明经机关或部门领导同意或批准。

○“条条”与“块块”之间的行文

◎    上级机关的业务部门与下级机关无隶属关系，故不得向下级机关行文。可用函的形式商洽、询问、答复问题及答复事项。

◎    经上级机关审批的事项，经上级机关统一也可由上级部门向下级机关行文，文中应注明经机关同意。

○联合行文

◎    从实际出发，确有必要才联合行文。

◎    须是同级机关或部门。

◎    不宜过多，并注明主办机关。

◎    只能注明一个机关（主办机关）的发文字号。

○主送

◎    请示，只能写一个主送机关；须送其他机关用抄送。

◎    受双重领导的机关向上级行文，应针对职权归属写明主送机关和抄送机关。

◎    除上级机关负责人直接交办的事项外，不得向上级机关负责人报送“请示”、“报告”、“意见”。

○抄送

◎    除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关。

◎    向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

◎    上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一个上级机关。

◎    下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的机关。

◎    上级机关越级向下级机关行文时，也应抄送收文机关的直接上级机关。

※    不规范做法—

·越级行文

·上级部门向下级机关正式行文。“各部门要严格控制向地方政府发文。除与地方政府商洽工作、征求或回复意见外，未经国务院批准，各部门一般不得向地方政府正式发文。”(《通知》)

·非同级机关联合行文。上下级机关联合行文/机关与所属部门联合行文/非同级不相隶属机关联合行文。

·多头主送、主送个人（尤“请示”）

·抄送过滥

·文种使用:请示应“一文一事”/报告不得夹带请示事项/无隶属关系机关或部门之间一律用函，不得用上行或下行文种/非法律、法规不得使用命令（令）。

三、发文处理

1、    拟稿

○拟稿的步骤

◎    交拟

※    机关领导人将撰拟任务交代给有关人员，即立意明题。这是公文专职的起始程序。纲举目张。

※    交拟形式：口头交拟/书面交拟

简要交拟/详尽交拟

灌输式交拟/讨论式交拟

一次性交拟/重申性交拟

个人交拟/集体交拟

※    交拟内容：领导意图--为什么写

基本思想—写什么

大体要求—怎么写

参考资料—拿什么写

※    交拟要求：·深思熟虑（“明天局里开大会，你       给我写个讲话稿。”“你准备讲点什么？”“我哪有时间想那么多？你就看些吧。”

·明确肯定

·严宽相济

·创设条件

◎    拟议

受命/领会/准备（袖手与前）

受命：有言即录/有问即发/有话即讲（写《学院简介》）

领会：理清脉络/总体把握/研究深化

准备：搜鉴材料：搜-理论材料/事实材料；直接材料/间接材料；现实材料/历史材料；正面材料/反面材料；典型材料/一般材料；骨干材料/背景材料。

        鉴-去伪存真/去虚求实/去粗取精

◎    拟写

构思：形成主旨：客观的推动-主观的反映-认识的升华

选用材料：先后/详略/浓淡

设计结构：思路/脉络/层次；开头/过渡/结尾

○拟稿注意事项

·符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策。如提出新的政策规定，应切实可行并加以说明。

·情况要真实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明。

·正确选用文种。

·执行一文一事。

·引用公文应先引标题，再引发文字号。

·数字用法得当：全篇体例统一/汉字数字：1、干支纪年：庚辰年八月十五，冬月十九日。2、含有月日及相关的词组：一月，七七事变，一律，一目十行，一个中心、两个基本点。3、整数一至十的非统计数字：三本书，看了四遍，五个百分点。4、表示序数的序词：秘书二处，第一书记。5、两个数字连用表概数：四五年，二十五六岁。6、使用“几”字或“左右”等表约数：十几天，几百年，五十左右吨，十多天。

·使用法定计量单位：1、重量（质量）单位：千克或公斤（kg）、吨（t）、克（g）、毫克（mg）；不用斤、两、钱。2、长度单位：千米或公里（km）、米(m)、厘米（cm）、毫米（mm）；不用里、尺、寸、分。3、功率单位：千瓦（kw）、瓦（w）；不用马力。4、功、热单位：焦尔；不用卡、千卡。5、体积（容量）单位：升（l）、毫升（ml）；不用公升、立升，可用立方米、立方厘米。6、电量单位：千瓦时（kwh）；不用度。7、土地面积单位:平方米（㎡）、公顷（h㎡）、平方公里（k㎡），不用亩、分、厘、平方丈。

2、    审核

○审核的内容

·是否需要行文，以什么名义行文。

·有无矛盾抵触：与党、政府、上级的知识、决定等，与本机关以前的发文。

·要求、措施是否明确具体和切实可行。

·处理程序是否完备（如是否须交会议讨论通过、是否须上级批准、是否须经会签等）。

·文字表达。

·文件体式。

3、    签发

·以机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。

·以机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。

·签发文稿要用毛笔或钢笔。

4、    复核

·印制前，重点检查文件审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。

·由文秘部门负责。

5、    缮校

·缮印、校对。

·缮印的正本是发文处理的最后成品。

·重要文件应进行二校、三校。

6、    用印

·印章是权力的象征。加盖印章使公文具有法律意义上的正式行政效用。

·用印以领导的签发字样为准。

7、    封发

·封装、发送是文件形成的最后一个环节。

·准确书写、印刷封皮。

·急件、密件与平件分装，封口处加戳记。

·入封文件折叠平整，留出启封余地。

·绝密件加“密封”封条。

8、    传递

·机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等。

·计算机、传真机等，注意保密。

四、收文处理

1、    签收

·由机关指定的工作人员负责。

·大中型机关：外收发（总收发室，清点不启封）、内收发（办公室文书人员兼或专职）。

2、    启封

·内收发签收后负责启封。

·写明某某领导人“亲收”“亲启”的，由领导人本人拆封。

·密件由机要人员拆封。

·检查封内文件是否齐全、完整，有无少页、错发。

·封内有清单的，对照检查。

·有回执单的，签收并将回执单退回原发机关。

3、    登记

·凡正式往来的文件、机关内部使用文件、会议文件等均应逐件登记。

·字迹清楚，逐项填写，标题完整，编号准确。

·簿册式登记、卡片式登记、联单式登记。

4、    拟办

·机关文秘部门对需要办理的来文，提出参考性处理意见。

·上级来文、下级请示的拟办。

·认真、熟虑、依据、简要、及时、署全。

5、    传阅

·对拟办的需送有关领导阅知的文件，组织传递、阅读。

·有序：先主后次，先急后缓。

·高效：辐射式传阅、顶针式传阅、设室式传阅。

6、    批办

·机关领导人签批处理意见。是领导权力的直接体现。

7、    承办

·机关有关部门或人员根据批办意见或已有规定，对应办复的收进文件进行办理。

·职能部门承办、文秘人员承办、领导人承办。

8、    催办

·文秘人员根据机关领导人的指示精神，对承办部门或人员办理的收进公文，进行查询督促。

·电话催办、登门催办、会议催办、“收文催办单（卡）”催办、发函催办。

9、    办复

·收文机关对来文机关要求回复的公文，在办结后随即作出答复。

·承办部门办复、文秘部门办复。

·行文回复、口头回复、复印领导者批示。

第二篇：公文处理单规范签批和办理示例