第一部分 常用公文的写作、规范、管理
【公文写作】
公司常用的公文种类有请示、报告、会议纪要、通知、通报、函、介绍信、工作计划、工作总结、内部管理制度等。根据行文关系及文件去向，可分为上行文、下行文、平行文。
上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告等。
下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知等。
平行文——无隶属关系的单位或个人之间行文，如（告知）函。
作为一名内勤人员，公文写作及处理是必备的一项技能。现主要介绍十种内勤常用文书的写作。
一、请示（我公司通常称为签呈）
请示是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。写作请示理由要充分有力，具有说服力，引起上级重视，促使问题及时解决。同时要注意行文的语气，用语分寸要得当。
请示的内容由三部分构成：
1、开头：写请示的缘由或背景，要求充分而又简明；
2、主体：请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。
3、结尾：写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
例如：
四川古蔺郎酒销售有限公司
签 呈
日期：20##年8月10日
【请示（公司内部叫签呈）一般是一事一报，主送人最好为一个，其余可抄送。究竟该报给谁，请详见公司20##年5月4日下发的普通[2012]76号文件】
特别提示：在签呈上留下联系人及电话、传真、邮箱等辅助信息可以提高回复的效率。公司签呈归口管理部门是综合计划部。
注：与请示对应的公文是批复。可直接签批或单独回复。
二、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。写作时要求情况属实，中心明确，条理清晰，观点精练清晰，语言简练。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文部门或个人，正文之后署发文单位和日期。
（一）报告的结构一般由标题、主送机关、正文、结尾和落款
1、标题：包括事由和公文名称。
2、主送机关：收文机关或主管领导人。
3、正文：结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中建议、设想不能省去。
4、结尾和落款：可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。最后写明发文机关，日期。
（二）报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
1、对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。
2、行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
3、文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
4、结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”“特此报告”等词语，也可以不用，报告事项完毕，全文就结束了；“请示”则一般用“妥否，请批示”或“以上请示，望予审批”，对上级请求答复十分肯定。
三、会议纪要
会议纪要分标题、正文、落款三部分。
1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。
2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容。
前言：概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议议定事项纪要如下：……”
主体：是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。
结尾：即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。
3、落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章或会议主持人签名。一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。
例如：
四川古蔺郎酒销售有限公司
会议纪要
时间： 年 月 日 时
地点：街道、大厦、楼层
人员：
主持：
记录：
主题：
正文（此处省略）
四川古蔺郎酒销售有限公司
20##年8月X日
报（上级）、送（平级）、发（下级）：参会单位及相关负责人
特别提示：会议纪要和会议记录有所不同，纪要主要是对会议内容的条理式概括，适用于记载、传达会议情况和议定事项，一般不点名，也可不按发言顺序，是会后进行整理。（事后）
会议记录则是参会当事人当场记下某人的发言要点以备查，一般按发言顺序记。（事中）
相比较而言，会议纪要的含义更广泛，也更有约束力。
四、通知
通知一般由标题、正文和落款三部分组成。
（一）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。
（二）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。
开头：主要交代通知的缘由、根据；
主体：说明通知事项；
结尾：提出执行要求。
在写正文之前，要在标题之下、正文之上空一行顶格写出被通知对象的名称（文字可加粗），在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。
（三）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。
例如：
关于XXX的通知
（空一行）
各大区、事业部、部门、办事处：
为了… …(此处省略)。
……………..
特此通知（如有附件则不写，加上附件：1、2、3…）
四川古蔺郎酒销售有限公司
20##年8月X日
五、通报
通报是通过典型事例教育启迪人们的内部文件，所以通报的内容比较详细。
一般由标题、受文单位、正文、落款四部分组成。
（一）标题：通报的标题写作情况同通知、通告，可以有几种情况。
（二）受文单位：一般通报有受文单位。少数普及性通报，可以不写受文单位。
（三）正文：正文一般由四部分组成。
一是引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。如批评性通报的引言可以写：“现将××通报发给你们，望从中吸取教训，引以为戒。"表扬性通报的引言是：“特对××通报表扬，望各单位组织学习’’等。
二是事实部分。表扬性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实。既要把主要事实写出来，又要写得精练概括。
三是分析处理部分。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行分析并且提出处理意见，如表扬性通报还可以写出给予精神或物质奖励的决定，批评性通报写出处分决定。
四是号召或要求部分。提出根据通报的精神要求人们去如何做，或者号召为实现什么目标奋斗。
（四）落款：写上发文机关名称及发文日期。
例如：
四川古蔺郎酒销售有限公司
关于XXX处罚（或表扬）的通报
（空一行）
各大区、事业部、部门、办事处：（顶格）
根据… …（此处省略），现将处罚（或表扬）通报如下：
一、
二、
特此通报
四川古蔺郎酒销售有限公司（章或负责人签名）
20##年8月10日
六、常用函的写作
公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。
就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。我公司主要有商超调价函、经销商对账函、经销商（供应商）销售往来确认函等。
函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1、标题。函的标题通常有两种结构：
（1）由“事由＋文种”构成。
（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。
2、正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（1）原由：写明发函的原因、依据。复函的原由常见写法是“×月×日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。
结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
3、发函单位。加盖单位公章。
4、发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
例如：
调 价 函
（空一行）
XXX（公司）：
您好！十分感谢贵公司长期以来对郎酒品牌的信赖与支持！
因原材料价格大幅上涨，运输成本上升，导致各项成本剧增。为此，我公司适度上调郞牌特曲系列产品销售价格体系，从20##年3月1日起对商超卖场供货价和零售价调整如下：
………………………………
若贵司在20##年4月1日前未调整至郎牌特曲系列新的价格，我公司将要求经销商暂停对贵司的供货，由此带来的不便，敬请谅解。
恳请贵司给予支持与配合。
顺祝
商祺！（顶格）
四川古蔺郎酒销售有限公司
20##年1月31日
提示：与函对应的是复函（回函）。
七、委托书
我公司现有委托书主要有：授权委托书、委托转款书等。
例如：
授权委托书
XXX公司：(顶格)
兹授权委托我公司员工****（身份证号：XXXXXXXX）到贵公司****办事处办理《销售往来款项确认函（长期性）》一事，请在《销售往来款项确认函（临时性）》签章处为我公司授权委托签章，请予以接洽。
委托人签章：
委托人法人代表签字：
日期：
联系电话：
八、介绍信
介绍信是介绍派出人员的身份和任务的专用信件。主要用于联系工作、洽谈业务、参加会议、了解情况时的自我说明。
介绍信的写作，要求接洽事宜要写得具体、简明，要注明使用介绍信的有效期限，天数要大写，字迹要工整，不能随意涂改。
介绍信有两种形式：一种是便函式的介绍信，一种是带存根的介绍信。
（一）便函式介绍信
用一般的公文信纸书写。包括标题、称谓、正文、结尾、单位名称和日期、附注几部分。
1、标题：在第一行居中写“介绍信”三个字。
2、称谓：另起一行，顶格写收信单位名称或个人姓名，姓名后加“同志”、“先生”、“女士”等称呼，再加冒号。
3、正文：另起一行，开头空两格写正文，一般不分段。
一般要写清楚：（1）派遣人员的姓名、人数、身份、职务、职称等。（2）说明所要联系的工作、接洽的事项等。（3）对收信单位或个人的希望、要求等，如“请予接洽（为谢、为荷）”等。
4、结尾：写上表示致敬或者祝愿的话，如“此致，敬礼”等客气话。
5、单位名称和日期
6、附注：注明介绍信的有效期限，具体天数用大写。
在正文的右下方写明派遣单位的名称和介绍信的开出日期，并加盖公章。日期写在单位名称下方。
（二）带存根的介绍信。
这种介绍信有固定的格式，一般由存根、间缝、正文三部分组成。
1、存根：存根部分由标题（介绍信）、介绍信编号、正文、开出时间等组成。存根由出具单位留存备查。
2、间缝：间缝部分写介绍编号，应与存根部分的编号一致。还要加盖出具单位的公章。
3、正文：本文部分基本与便函式介绍人相同，只是有的要标题下再注明介绍信编号。
例如：
四川古蔺郎酒销售有限公司介绍信
编号：2012XXXX
XXX管理局：
兹有我公司员工XXX壹人，身份证号码：… …，前往贵局办理……..事宜，请予接洽为谢。
此致
（限三日内有效）
四川古蔺郎酒销售有限公司（章）
20##年8月10日
九、工作计划
计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。要把握好计划的三要素：制订计划的依据，制定计划的目标，实施计划的细则。计划的格式一般包括标题、正文和落款事项。
（一）标题：
（二）正文：一般包括前言、主体和结尾3个部分。
1、前言。主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么意义。
2、主体：即计划的三要素：目标（做什么）、措施（怎么做）和步骤（分几步做完）。“计划三要素”繁简可以不同，但缺一不可。
3、结尾：可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。
（三）落款：写明发文单位或个人及日期。
十、工作总结
总结是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结，包括综合性总结和专题性总结。标题最常见的有陈述式、论断式、概括式；正文由前言、主体、结尾三部分组成；结尾概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。总之要：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二、实事求是，条理清楚、用语准确，忌空泛、忌笼统、忌夸张、忌虚假。
工作总结的主要内容包括了以下四方面：
（一）标题：主要是用来告诉读者做总结的是什么部门的人，是什么年份的。
（二）开头：主要用来概述基本情况，其中包含了所在单位的名称，工作性质、主要内容，以及总结目的、主要内容提示等。注意简明扼要，文字不可过多。
（三）主体：最详细的部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、未来的打算，这部分篇幅内容多，要注意层次分明、条理清楚。
（四）结尾：在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，展望前景。
（五）署名及时间
十一、内部管理制度的制定
（一）办事处为便于管理，应根据公司的相关规定，制定适合本办事处的管理制度，以利于用制度管人、管事。
（二）制度的撰写：
标题：xxx制度或规范、办法
正文：
先撰写总则，即制定本制度的出发点。
再分章节撰写相关管理要求，要求尽量做到简洁明了，表述的尺度适当，否则不能实现，则制度就成了一纸空文。无制度则为乌合之众。
最后应明确制度的解释和修改部门、执行此制度的时间起点。
具体格式，可以参见公司下发的各类管理文件。
（三）下发制度：
根据此制度管辖范围，在制度定稿并由相关责任人签字后应及时发出，同时将制度原件归档管理。
【文档写作规范】
针对之前各部门在文档处理中存在的问题，同时结合公司对文档处理的要求，特制定公司统一的文档写作规范。
一、office Word文本写作规范
公司所有文档应统一使用Word2003排版（便于电脑配置较低的人进行阅读），若使用word2007版软件的，请务必保存为word97-2003版。页面应当设置如下：纸型为A4，页边距规格为：Word默认值。文档内容的排版格式如下（除特别情况外，中文全部用宋体，英文字体用Times New Roman）。
（一）标题
3号宋体加粗，居中，上下各空1行。文件名需使用全称，如“四川古蔺郎酒销售有限公司费用报销管理细则”等，不能简写为“费用报销管理细则”。第一、二层标题应加粗。
（二）正文
1、正文用小四号宋体，行距为固定值18-20磅（内容较少也可适当加大行间距，整体协调、美观），首行按国家汉语规范须缩进2个字符。
2、正文中层次不宜过多，顺序编号格式统一为：一，（一），1，（1），①；二，（二），2,（2），②；……。每层次的标题由词组或短语组成，要简短明确，题末不带标点。同一层次标题在语法结构上应尽量对等。注意要易于区分层次的高低。在编辑文件时，需取消自动套用格式；顺序编号不能采用软件自动编号方式，必须手动输入。
3、word正文中插图表
（1）要先见文, 后见表, 即先在文中提到表, 再在其后见表。正文中的插图表应与文字紧密结合，文图相符。
（2）每一个表都要有表序和表题，表序和表题位于表的正上方。全文插图表统一编序，表序写在表题左方，空一格接写表题，表题要简短明确，题末不带标点。表题字体采用5号宋体加粗，表内文字采用5号，如排不下则使用6号字或更小字体。
（3）表格的绘制应遵循简洁、整齐的原则，避免使用复杂的格式。表格边框不应超出文档页面边界，每张表格应尽量排在同一页面。
（三）标点符号
文档中的标点符号应按照汉语规范正确使用标点符号，禁止使用 “; .” 等英文输入法状态下的符号。其中，顺序编号后应使用顿号（、），不得使用圆点“.”，但带小括号和圆圈的序号不使用标点符号。
（四）文档署名
发文单位署名应使用全称，如为销售公司，需使用全称“四川古蔺郎酒销售有限公司”；如是各部门文，使用“四川古蔺郎酒销售有限公司人力资源部”等全称，日期为发文当天，其格式为：201x年xx月xx日。文档署名应居正文末段的右下方，日期在发文单位的正下方。
（备注：向党政机关行文，标题用小标宋体二号，正文用仿宋三号字体。）
二、office excel电子表格写作规范
（一）排放方式：所有“相同事件”都储存到同一个工作表中
建议在一个xls文件里，采用多sheet的方式，尽量将同一类表格排放在同一文件内，sheet1，sheet2……sheetN等名字可按照需要进行修改；
（二）文字格式
文字大小按照清晰明了的原则自行选择，同一sheet内文字大小尽量相同，字体统一用宋体。
三、office powerpoint（PPT）写作规范
（一）文字格式与排版
排版遵循“清晰、简洁、明了”原则，内容为演讲者提纲和重要精练内容，需简明扼要，切忌花哨复杂，也不是将讲稿内容全部复制上去。为了便于参会者能够清楚看见文稿内容，字体均使用黑体加粗，标题类字体大小为36号以上，正文字体大小为26号以上。
（二）动画设置规范
允许保留简单动画效果，但切忌自定义复杂组合动画，避免冗繁。一般不提倡。
（三）插入内容
其插入图、表，须保持可编辑模式。
【公文管理】
一、收发文处理
（一）收文
收到公司或其他部门下发的文件后，应做好收文登记并留存，纸质文件应保留原件或传真件，电子文件应按照年度、部门分类进行存放，但不能存放在桌面或电脑C盘里，以防止因电脑系统故障导致的文件丢失。纸质文件按照归档要求进行定期归档，电子文件要定期刻制到光盘或移动硬盘里面。
（二）转发
办事处收到文件后，应在第一时间请示办事处总经理，以决定是否将此文件转发至个人或城市，并做好转发文件的登记。公司发出的文件均以电子文件的方式发出，各办事处应根据文件涉及的内容，在当天将其予以下发至个人或城市，确保公司政策和要求及时传达到位。遇紧急文件，应及时转发。
保密：办事处应高度重视文件的保密工作，不得将公司的所有文件私自留存或外传。这是一个员工的基本职业道德准则。
（三）跟踪
公司管理总部转至办事处需及时交办的事项，办事处在收到后应根据事项的要求，及时转至相关部门或个人予以办理，并及时追踪办理的结果，将结果反馈至原部门。转办的传真件，也应依照文档的标准予以管理。
（四）发文
办事处根据实际情况制定的各项工作措施及管理制度，应根据涉及的范围，及时发至相关部门或个人，并做好发文登记。
二、办事处签呈的处理
（一）办事处有重要事情需报公司总部部门或领导予以审批的，均需填写公司签呈并以传真形式发至相关部门（发送前应有相关负责人签字），签呈应实事求是的罗列具体事由及需解决的问题。办事处应将该签呈予以存档备查。
（二）收到回复的签呈后，办事处内勤需及时向原部门或个人予以转发并留存，同时跟踪事件办理进程。
三、文档管理
（一） 办事处要高度重视文档的装订和保管，对相关资料要定期进行规范归档。
（二）文件归档的必要性
1、便于文书的保管和存放；
2、可以提高事务的效率；
3、有效利用空间；
4、给予客户良好的印象。
（三）文件收集的要求
1、属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整。
2、分类、组卷符合有关原则，能够正确保持文件的自然形成联系，反映工作活动面貌。
3、保管期限划分准确。
4、卷内文件排列科学系统。
5、标题结构完整（要确切地反映卷内文件的作者、内容、名称），文字简练、通顺。
6、编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观。
（四）文件的整理
文件的整理，主要是把零散的和需要进一步条理化的文件，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来。
1、文件整理的内容
文件整理工作的内容主要包括分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷的编制。
2、文件整理的原则
按照文件材料形成的自然规律，保持文件的完整和不可分割的联系；按照文件的来源、时间和内容等条件，保持文件之间的联系，充分利用原有的整理基础；便于文件保管和利用。
3、文件分类
就是把全部案卷，按照来源、时间、内容和形式异同，分成若干类别。
常用的分类方法有：
年度与单位分类法，就是把全部案卷先按年度分开，再在年度内按部门分类。这种分类方法简便易行、普遍采用。
组织机构与年度分类法，就是将全部的文件，先按部门分类，然后再按年度进行分类。
（五）文件的保管期限
分为短期、长期、永久，其中长期的保管期限为20年，短期为5年。根据目前办事处的工作实际，一般日常性工作材料作短期保管，其他重要合同都建议列为长期保管。
（六）文书立卷归档方法
将本组单位办理完毕的文件材料挑选出有查阅、保存价值的部分，按照它们形成过程中的联系和规律，组成案卷，就是文书立卷。
立卷的原则：按照文件形成的自然规律，保持它们之间的联系，使案卷正确反映单位活动的本来面貌，分门别类，便于保管和利用。
立卷的要求：要准确地划分保管期限。避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整。
立卷的方法：
1、按主题特征立卷：就是将各文件中主题性质相同的文件组成案卷。
2、按时间特征立卷：就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。
3、按“作者”特征立卷：
“作者”是指制发文件的部门或个人。同一作者或部门的文件材料组合成为案卷，就是按作者特征立卷。
4、按文件名称特征立卷：就是将同一名称的文件、材料组成案卷。如总结、请示报告、计划、批复、简报、通知等分别立卷。
（七）立卷工作程序
1、整理案卷文件，确定保管期限
根据立卷原则、要求和特征，对卷内文件进行筛选、复查，剔除不需立卷归档的文件，纠正分类不准确的文件。然后根据档案材料保管期限来确定案卷保管期限。
2、排列卷内文件
卷内文件的排列可按照时间、主题、地区、作者、名称等排列。排列时要注意正文在前，附件在后，请示在前，附文在后，最后的定稿在前，讨论修改稿在后。
3、编写卷内文件
凡列为永久和长期保管的案卷，都必须为每份文件编写件号。编写件号是每份文件为一个件号，不是为每一页编号。
归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：
正本与定稿作为一件；
正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件；
具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；
原件与复印件或手抄件，应作为一件；
转发文件与被转发文件，应作为一件；
报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；
请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明；
公司各部门在具体工作中签订的合同及合同执行情况的说明、相关财务凭证等附件，应作为一件。
4、填写卷内目录
案卷经过整理，在装订前，应及时填写卷内目录。填写时一般每一份分别填写。为了字迹的清晰，应用电脑填写后打印。
卷内目录格式：
盒内归档文件目录（范本）
5、装订案卷
装订时要注意：
修整文件，去掉文件上的所有金属物（以防年久生锈污损文字）。
不装订的一侧和下边，要取齐，使案卷整齐美观。
装订的一侧线外要留有一定的余地，避免翻阅时掉页，但又要注意不要把文件的字句订住。
一般横排横写的文件在左侧装订，竖排竖写的文件在右侧装订。
6、填写案卷封面
案卷封面应工整地填写，填写的项目为：单位名称（如按问题分类、应填写类的名称）、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、文书处理号。
（八）档案的管理：
1、办事处应妥善保管档案，完善档案借阅登记档案管理人员应按时收回外借档案，并将借阅登记作为永久资料保存备查。对涉密档案，借阅人应事先征得负责人的书面同意后方可借阅，并对文件涉密事项严格保密。（商业秘密）
档案借阅登记表（范本）
档案管理部门：
档案管理人员（签字）：
2、档案管理人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后移交。交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。
档案交接手续表（范本）
3、为防止工商等部门的恶意检查行为，办事处及各城市对装订好的文件档案或已经成形的文件，应选择隐蔽的场所进行保存，但必须确保文件的安全。
第二部分 会议筹备
一、大型会议筹备
（一）会议的前期准备
1、根据安排确定的会议时间、主题及参加会议的人数，选定会议的地点。选择时，从交通、住宿、餐饮、会议用房及本次会议费用预算等整体因素进行筛选，选择的地点要有利于会议的顺利召开，同时节约会议费用。选定后，及时与承办会议的单位签定协议（或进行确认）。
2、确定会议地点后，发出会议通知，会议通知的内容包括：会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、参加会议的人员、报到日期和地点；费用处理；会议筹备组的人员分工及联系方式；会议资料的准备；会议的注意事项等内容。
发会议通知时要及时，以便于参会人员能够按时参会。
3、（大型或重要会议）召开会议筹备组的前期会议，根据会议的需求，明确事务小组、完成各项工作的时间、工作质量要求，必须确定各事务小组负责人及各小组成员和分工。
4、各小组及成员按照安排，各自分工但同时必须通力合作，完成会议的前期筹备工作。
5、会议总负责人按照分工的安排，督促各小组负责人按时完成工作。有会议资料的，必须在会议前按照参会人数准备好会议资料。同时需准备会议议程、须知。
会议资料的准备：包括与会领导的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、会议议程等。可按照会议人数印刷会议资料，印刷时要留有余地。会议资料应装订整齐、完整，并装在文件袋里，有保密性的文件材料，要进行登记签收。报道组应提前准备报到时的签到资料。会议主讲人应在会议前准备好讲演稿。（有时以邮件形式，不印纸质材料）
6、会议临召开前，提前到会议地点查看会议室等的布置、准备情况。
7、会场的布置：
会场布置涉及主席台、会场形式（包括座位）、会议所需设备、会场装饰设施（包括会标、标语口号、旗帜、会场背景画面、座次牌、花卉及其他需要摆放的展示物品）等。大型会议还应在会议报到地点准备欢迎标语。主席台应依据就坐人员的职务高低从中间开始摆放就坐人员的座牌。
会场座位形式依会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈长方形、圆形、方形等。会场和桌椅的布置一般有四种类型：圆桌式、“口”字型、U形(缺口处方便用投影仪)、教室型。
（二）会议期间的工作
1、按照会议安排的时间、地点，各参会人员准时报到，报到组人员组织报到工作并签到。
2、后勤组安排好参会人员的住宿。
3、确定除早餐外的用餐标准和数量。和会议承办单位确定用餐时间和地点。
4、每次会议召开前须提前查看会议室的准备情况，重点看音响设备、话筒（移动式、无线式）投影设备是否能够正常使用。
5、需要使用投影仪的，提前要求会议主讲人将会议资料拷至会议室使用的电脑里，并检查资料是否能够正常使用。
6、会议召开期间，了解会议存在的问题，与相关人员和部门沟通，及时解决。
7、会议记录人应认真做好会议记录，便于会后整理会议纪要（注：一般由会议主持人或职务较高领导签发）。
（三）会议后期工作
1、结算会议产生的费用。
2、总结此次会议存在的问题。
3、安排参会人员返回的交通工具或代买交通票。
4、若是办公讨论会议的，须按照会议讨论的结果，形成完整的会议纪要，由会议主持人签审后发至相关参会人员或抄送至相关领导、部门、人员。
5、会议资料的归档工作。
（四）部分会议资料的撰写：
1、会议议程：
包含：会议时间、主持人、主讲人及其主讲内容、参会人员等。
2、会议须知：
包含：会议作息时间、会议地点、会议用餐、会议要求及其他注意事项。
（五）会议纪要的撰写：
包含：会议纪要标题（xx公司会议纪要）、根据时间顺序写明会议纪要的编号、会议时间、会议地点、会议名称、会议主持人、参会人员、会议记录人、主要议题、按照会议议题形成的会议讨论后的决议。
二、小型会议（略）
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以上内容仅供各位同事参考，希望给大家的工作带来方便。
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内勤工作状态：全局意识，承上启下，累并快乐着！
不会的事情，简单也感觉复杂；会了，复杂的事情也简单；
分清轻重缓急，学会化繁为简；遇事淡定，多作沟通；
建议：新内勤从公司组织结构、管理手册及公司文件、网站、通讯录入手。
共勉：
汪董事长说：如果你不优秀就不要来郎酒；如果你不想挣钱、不作为也不要来郎酒；如果你（一直）不能由普通变为优秀，就请你离开郎酒！
谢谢！
20##年8月19日