公文格式说明

公文格式新标准增加了发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除了主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整。

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文用纸采用A4型纸。

一、版头

（一）份号

涉密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

1.集团涉密文件必须在涉密机上操作。

2.集团内部涉密公文秘级的确定由集团保密委员会审定。

（三）紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、紧急程度，按照份号、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（五）签发人（只有上行文有签发人）

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

二、主体

（一）标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，后标全角冒号。

（三）正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行排28个字。特

定情况可以作适当调整。

（四）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名

1.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

2.集团署名用全称。

（六）成文日期

成文日期一般右空四字编排。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（七）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（八）附注

如有附注（如标注联系人、联系电话信息），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（九）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装

订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、版记

（一）抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（二）印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

四、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记

页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

五、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

六、文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

七、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

八、印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。

九、装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差+4mm。

第二篇：公文格式

一、公文和文字材料的用字及标点符号规范化要求

（一）公文文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

3.“ 1、”、“ 2、”、“ 3、”和“ A、”、“ B、”、“ C、”等用顿号不规范，应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“ 1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“ A.”、“ B.”、“ C.”。

4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。

（二）年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○一○年x月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“ 0”或英语全角字符“ O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用半角“ 0”表示，如：“ 20xx年x月”。

（三）公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔 〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（） ”或中括号“ [ ] ”。

如：鄂汉语委发（20xx）5号 （不规范）

鄂汉语委发 [20xx]5号 （不规范）

鄂汉语委发〔20xx〕5号 （规范）

（四）正确区分连接号和破折号

1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“ ── ”。 如： 20xx年x月～ 10月中的“～”（使用规范）

2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“ ── ”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）

（五）汉语拼音注音字母的正确使用

1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2．分连写：词内连写，词间分写。

例：“公 共 场 所 请 勿 吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。

以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

（六）文件签发前认真查阅，不出现繁体字、异体字、错别字等不规范字现象。

二、公文和文字材料的印装规格要求

（一）公文及材料的用纸规格

公文及材料用纸要采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为29.7cm×21cm(长×宽)。公文用纸的页边距上、下、左、右分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。

（二）公文及材料的字号、排版规格

标题须用二号方正小标宋字，正文用三号仿宋体字，正文中一级标题为黑体，二级标题为楷体，其他均为仿宋体。一般每页排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行)，

每行排28个字（即段落行距设置为28磅）。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（三）公文及材料的印刷要求

公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文及材料中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。

（四）公文及材料的装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm～5mm。