广东工业大学校友服务中心的策划与推广
（校内服务、广东工业大学）
营销飓风小组
一、 相关定义
1、校友：
高校校友，英文翻译为Alumni Colleges and Universities，是高等教育这一传授知识、培养人才的特殊行业所特有的资源，大多数定义是指曾在同一所高校工作或学习的师生员工，包括学校的领导、教师、一般干部和职工、历届毕业的大学生。狭义的定义是指在同一所学校接受过系统教育的学生。从广义的范围来讲，可以包括所有在学校学习和工作过的人士，甚至可以将那些对学校发展做出贡献的人士称为荣誉校友，这种定义方法越来越受到世界各地大学的认同。【1】
孙健对于校友的定义是强调“校友有广义和狭义之分，广义的校友是指曾经在学校学习过的各种层次和各种类别的学生，以及在学校工作过的教授、兼职教授和教职员工等人。狭义的校友就是指各类各级高校毕业生。"强调高校校友作为一个整体，是由接受过高等教育的人群组成，是一个知识分子群体。【2】
简单来说，校友就是在同一高校的在校生、毕业生以及工作人员的总和。
【1】高澎、胡佩农，基于个人、高校及社会和谐发展的工作思考——高校校友工作应以促进“三个发展”为目标。科学·经济·社会。2005(4)
【2】孙健，浅谈我国高校校友丁作，新余高专学报。2003(1)
2、校友资源的功能和作用：
清华大学的贺美英指出“校友资源是校友自身作为人才资源的价值，以及校友所拥有的财力、物力、信息、文化和社会影响力资源的总和”。 【3】
顾寅生、宋桂兰把校友资源的功能和作用主要归纳为：“教学育人资源、产业合作资源、信息发展资源、媒体形象资源、校友的发展可以为学校赢得声誉、热心校友还会学校人才培养和教学改革献计献策、为学校建设和发展提供物质资源、并在帮助学校服务社会、协助进行学生教育等方面做出了重大贡献。”【4】
校友资源是一种特殊的人际资源，它具备一般人际资源的功能和作用，能够对人与人之间的交往和发展有着互补和促进，特别地，它和高校联系在一起，能够形成人与事物的关系和发展，另外，它也能够形成社会的资源的特殊整合。
【3】贺美英．对高{交校友资源的再认识．清华大学教育研究．2004(3)
【4】贺美英．对高校校友资源的再认识．清华大学教育研究．2004(3)
3、校友服务中心：
根据王晓英的定义，校友会，英文翻译为Alumni Association，是由校友群体自发组成的民间性、自治性的服务机构。一般意义上，它是不以盈利为目的的非生产经营单位。“它虽以法人资格参与经济法律活动，但其经费来源不是靠政府财政部门拨款，而是靠组织自身的活动，实现其经费的自收自支。"校友会必须在遵守国家宪法、法律、法规和国家政策，遵守社会道德风尚的前提下进行交流联谊、合作发展。【5】
与其他民间组织最大的不同是，它有母校这个核心母体，它的中心任务之一就是为母校建设和发展服务。同时，作为广大校友成员参加的组织，它的另一个中心任务是为校友服务。因此，国内有校友工作者认为：“校友会是为母校服务、为校友服务、为社会服务的一个广泛灵活、可发展的良性机体。"【6】
校友服务中心的意义跟校友会是一致的，只是，我们要策划的校友服务中心是属于管理学院的，就是院系的校友服务机构，它会和校级的校友会机构相辅相成，共同提供校友服务、辅助学校的建设。
【5】王晓英，做好新时期校友会工作的探讨。东北大学学报(社会科学版)。2003(5)
【6】王树入，高校校友工作研究。吉林大学出版社。2001．4
4、校友服务：
校友服务是由校友服务机构实现校友资源的筹集、利用和更新的一种职能。不同的校友服务机构的服务重点不同，可能是就业服务、信息服务、招生服务、资金服务等等。围绕学校的工作任务和宗旨，根据社会政策的要求，根据校友的特点和需求，我们可以确定机构的工作范围和重心。
二、选题背景
由于历史和体制原因，中国的高校校友工作起步较晚，且长期处于自发状态，校友资源的开发和管理没有得到系统开展。现在，高校越来越认识到开展校友工作的迫切性和重要性，高校领导逐渐认识到应当充分发挥校友资源的作用，注意依靠校友的力量来支持学校的发展，开始重视校友资源开发，系统开展校友工作，依靠校友力量支持学校发展。建立校友会是全国高校普遍开展的工作。目前，全国已有数百所高校设置了校友工作办公室，校友联络处，校友会等工作机构，从广度和深度上推进了校友工作的开展。高校与校友的关系决不是单向的回报关系，也是精神上的互动互求关系，随着高校的校友工作深入发展，也就需要建立这种良性互动关系，更好地为校友开展服务，形成“双赢”。【7】
校友代表着学校的声誉和品牌，是学校最宝贵的人才资源和教育资源，是学校事业最为坚定的支持者和实现战略目标的重要推动力量，希望校友工作坚持围绕学校中心工作和服务校友的宗旨，进一步发挥“窗口、桥梁、纽带、平台”作用，进一步加强学校与校友在学科建设、科研工作、人才培养、学生就业等方面的合作，共同为母校实现综合性、有特色、研究型世界知名高水平大学的办学目标而努力奋斗。【8】
我校作为华南地区规模宏大的理工名校，已有50余年的办学历史，以培养出毕业生10余万，遍布世界各地。顺应时势，我校也成立了一个颇具规模的校友会，该校友会是在校友总会的统领下以学院、地方为单位设立校友分会，以理事会的组织形式来开展工作的非盈利性组织。据了解，现有校友分会如下：
1985年5月，机电工程学院校友会（原广东工学院机械工程系校友会）正式成立，在学校校友会的指导下，积极开展校友活动。
20##年12月26日，广东工业大学MBA校友会正式成立。
我校的校友会由于规模比较宏大，校友活动呈现出来的状态还是以校友分会开展活动的形式比较多，而且校友服务项目还是比较单一，难以适应当今高校的发展。校友会是学校持续发展、实现人才培养延续、人才回馈的重要途径，所以，我们拟定策划广东工业大学的校友会服务机构，为校友会的发展表达自己的看法和建议。
【7】黄旭俊，《中国高校校友信息资源管理与服务研究—以中山大学为例》，2010.6
【8】《坚持围绕学校中心工作和服务校友宗旨 充分发挥窗口桥梁纽带平台的重要作用服务母校育才伟业 20##年校友工作取得积极成果》《北京师范大学校报》 2008.12.10
三、选题意义和目的
策划出一套有效的校友服务中心建设体系对于广东工业大学而言，可以盘活我们庞大的校友资源，让校友资源这种人力资源得以充分发展，加强校友与在读学生的深层次交流，为在读大学生提供一个开阔视野、吸收经验的平台，也为广大校友提供一个展示个人风采、抒发爱校情感的平台，为学校的良性发展做出了非常好的导向。
四、 研究内容和方法
1、 文献研究法：
通过在网页搜索引擎和广工工业大学的图书情报数字图书馆的帮助，搜集有关校友服务的资料，进行整理、分析和运用。
2、采访调查法：
通过访问学校领导，了解广工的校友服务工作。
3、问卷调查法：
了解校友对校友信息的需求方向和多数愿意公开的信息以及他们想要从校友服务中心获得哪些服务、愿意参与哪些服务于活动，还有他们对校友服务中心建设的提议。
4、数据统计分析法：
整理统计问卷的信息，得出相关数据图表，辅助校友服务中心的合理策划。
五、研究现状
根据了解，广工管院成立了MBA校友会，但是本科生校友服务中心的研究尚未进行。
六、主要研究内容
通过校友资料分析、借鉴，以及对本校管理学院在校生进行问卷调查和采访获取相关领导的意见和建议，策划广工校友服务中心，包括其组织架构的设计、办公室部门以及部门职能设计、运作设计，还有推广设计。
七、校友服务中心的职能设计
(一) 弘扬母校精神，扩大母校的社会影响力
宣传母校发展的历史进程和办学成就，宣传杰出校友的校园成就或社会成就，增强校友对母校的自豪感，激励校友继承母校传统，弘扬母校精神，扩大母校的社会影响力，吸引更多优秀学子，提升母校的形象和办学质量。
(二) 搭建校友和母校的沟通桥梁
组织主体鲜明的校友活动，积极邀请广大校友参与活动，保持校友与母校的联络，凝聚和延续校友和母校的感情，强化校友的爱校情怀，敞开母校的亲自关怀。
(三) 了解校友需求，服务广大校友
积极关系校友的学习、工作和生活，了解校友的需求，落实服务计划，积极改善和提升校友工作的质量，使学校和校友会成为在校生从校园走向社会的导师，成为校友事业发展的坚强后盾，帮助校友实现自身价值。
(四) 合理利用母校资源与校友资源，促进校友与母校的共同发展
充分利用母校与校友的资源优势，促进两者文化教育和科技、经济的合作，促进学校与校友、学校与社会之间的“产学研”相结合，促进校友与母校共同发展。
八、管理学院校友服务中心的组织架构设计
(一) 组织机构的性质
应当建立独立型的校友服务组织架构。所谓独立型是指校友工作机构作为学校专门处理校友事务的一个独立部门而存在。校友会的业务工作直接对学校负责。
独立型的校友机构能自主统筹安排校友工作，全面规划校友工作蓝图，具有完整性、连贯性以及前瞻性的特点。在内部管理上实行专职管理，权责分明，对外则以学校校友会的机构名义开展或者参与活动。
但是，建立独立型的校友机构需具备或者创造一下几个条件：
1. 学校领导的高度重视。领导的重视程度决定机构的地位以及话语权力度；
2. 畅通的沟通渠道。要成为学校和校友的优秀纽带，机构管理层和执行部门要信息畅通，部门间要及时相互反馈工作信息。
3. 要有出色的校友服务工作成绩。这样才能体现出校友服务中心存在的重要性和必要性，才能真正地独立工作。
(二) 人员编制
作为独立的校友工作机构，应当配备合理数量的专职人员，实现校友工作的顺利进行。作为基层的办公室部门，应当各配备1-2名专职人员，可从校友中招聘人才，实行全日制工作。而机构的管理层，则可选举部分校友，实行长期管理，一般每届1-2年任职期限。
(三) 组织架构模型
1. 校友会的最高权力机构。职权：章程订立和变更；会员除名；理事选举或罢免；理事会报告、提议以及会员提案审议通过；年度工作计划及经费预算审议通过；财产处分；团队解散；其他重要事项决定。
2. 荣誉会长：由理事会聘请，为义务职，代表校友会出席重要会议、活动。一般为1-3人。
3. 名誉理事：由理事会聘请，为义务职，代表校友会。为理事会提供决策建议。名额不得超过理事会名额的三分之一。
4. 理事会：校友会的最高行政机构。负责主持全面工作；制定校友会的工作规划；召集校友会员大会、理事会，以及对校友会的各项工作进行研究、审议及表决；督促检查校友大会和理事会的各项决议的落实情况；负责校友会与母校的协调、沟通；代表本会签署重要文件。
5. 常务理事会：由理事会选举产生，在理事会闭会期间，代表理事会行使职能。
6. 秘书处：常设机构。负责组织各部门落实理事会的各项活动和决议；协调各部门的工作，负责管理和督促各部门；负责校友会的日常运作和代表校友会对外联络；负责理事会、会员大会以及日常会务的协调与管理。
(四) 权限与会议制度
1. 会员权力
1) 选举权与被选举权
2) 表决权与罢免权
3) 参加本会所举办各种活动
4) 其他公共应享之权
2. 会员义务
1) 遵守本会章程
2) 担任本会所指派职务
3) 缴纳会费
3. 理事会职权
1) 通过会员入会
2) 召开会员大会并执行其决议
3) 选举或者罢免理事长
4) 聘任或解任会务工作人员
5) 拟定年度工作计划以及经费预算、项目拨款决算
4. 任期制度
理事会成员和常务理事会的任期为3年，一次为限。秘书处成员的任期为5年，可连任。
5. 会议制度
会员大会分定期会议于临时会议两种，由理事会召集。定期会议每年召开一次，临时会议由理事长认为必要，或经由会员五分之一以上请求时召开。
理事会每年举行两次，会议出席半数理事、出席人半数赞同时，可通过相关决议。
九、 管理学院校友服务中心的部门职能设计
（一）财务部
部门概述：负责校友会的会计核算和管理工作。
主要职责：1.负责校友会的会计核算工作；
2.负责校友会的财务管理工作；
3.负责校友会的财务年度计划并组织实施；
4.负责校友会的财务分析并定期提交财务报告。
权限：1.有权自主决策校友会的日常工作财务开支；
2.有权知悉企业合作的数据资料并进行财务分析，但无权决策。
考核指标：1.是否如实反应校友工作的财务状况；
2.是否如实记录校友捐赠；
3.年度工作计划的执行情况；
4.上级及其他部门的评价。
任职资格：1.具有会计师从业资格证；
2.有3年以上的工作经验；
3.为广工校友。
（二）宣传部
部门概述：负责校友会的形象和活动宣传工作。
主要职责：1. 负责为校友会活动部举办的活动进行宣传的策划；
2. 负责执行活动宣传的策划方案；
3.负责校友会的网站管理和更新；
4.负责学校和校友会形象宣传策划并执行策划方案。
权限：1.根据校友会的工作任务和活动部的活动策划，策划宣传方案；
2.有权要求某有关部门配合完成宣传工作。
考核指标：1.是否做好每次活动的宣传工作，并总结完成质量；
2.是否做好学校和校友会的形象推广；
3上级及其他部门的评价。
任职资格：1.有2年以上的宣传工作经验；
3.为广工校友。
（三）学生部
部门概述：负责联系校外校友，为在校学生提供资金或者信息服务。
主要职责：1.负责联系校外校友，为学生举办校友座谈会；
2.负责管理校友奖学金管理，审核和发放奖学金；
3.负责联系校外校友，为学生提供兼职与就业的等。
权限：1.设计座谈会规模与形式；
2.设计和完善奖学金制度的具体内容与形式；
3.自主筛选兼职与就业的信息。
考核指标：1.是否做好对学生的服务工作；
2.是否完善学生奖学金制度并真正落实；
3.上级及其他部门的评价；
4学生对该部门工作完成质量的评价与反映。
任职资格：1.有良好工作安排能力，为人真诚，有责任心；
2.具有3年以上的工作经验；
3为广工校友。
（四）会员部
部门概述：负责校友会的会员管理工作。
主要职责：1.负责校友会的会员资料的输入和更新；
2.负责校友会会员资料的保密；
权限：1.不可擅自公开校友会会员的个人信息；
2.可在校友会网站更新校友会员信息。
考核指标：1.是否有序做好校友会会员资料的输入工作；
2.是否做好会员资料的保密工作；
3是否做好扩展会员人数的工作；
4.上级及其他部门的评价。
任职资格：1.有良好资料整理能力，为人老实，诚实守信，有责任心；
2.具有2年以上的资料管理工作；
3.为广工校友。
（五）活动部
部门概述：负责校友会的活动策划工作。
主要职责：1.负责校友会的活动策划；
2.负责活动策划的实时实地开展工作；
3.负责校友会活动所需物资的购买。
权限：1.自主完成校友会各类活动的策划工作；
2.自主安排活动所需人员和需购买的物资；
3.与宣传部沟通对活动的前后期宣传工作时间。
考核指标：1.是否做好校友会活动的策划工作；
2.举办的活动是否能正常进行；
3.是否与宣传部沟通好工作时间；
4上级及其他部门的评价。
任职资格：1.有良好的活动策划能力；
2.具有3年以上工作经验；
3.为广工校友。
（六）项目部
部门概述：负责校友会与企业项目的合作的展开工作
主要职责：1.负责校友会与企业项目合作工作；
2.负责校友会与企业项目的沟通工作；
3.负责校友会对企业提供资金与人才的工作；
4.帮助校友对企业项目的经营与开展。
权限：1.自主与企业项目进行交流，但又义务让校友会知悉沟通情况；
2.自主展开与企业项目合作工作，人员不足可向其他部门求助；
3.自主决策·········（资金多少问题）··················
考核指标：1.是否做好校友会与企业项目的合作工作；
2.是否尽职配合企业项目，提供所需资金和人才；
3.上级及其他部门的评价。
任职资格：1.具有3年以上与项目合作的工作经验；
2.为广工校友。
（七）人力资源部
部门概述：负责校友会人力资源的管理与运用
主要职责：1.负责校友会的人力资源的管理与安排；
2.安排人员配合宣传部，活动部，会员部，项目部等部门的展开工作；
3.定期举办各方面的人才培训，提高人力资源的水平；
4.定期进行人力资源调整，让资源更合理化。
权限：1.自主安排配合其他部门工作的人员人数及具体事项；
2.自主确立良好的培训周期；
3.自主做好人力资源的分类。
考核指标：1.是否合理管理与安排校友会的人力资源；
2.是否尽责配合好其他部门的展开工作；
3.是否定期举办必需的培训；
4.是否做好资源分类；
5.上级及其他部门的评价。
任职资格：1.具有良好的资源管理与安排的能力；
2.具有3年以上人力资源管理工作的经验；
3.为广工校友。
十、管理学院校友服务中心的运营设计
部门的运营设计旨于简要地说明各部门的日常工作、各部门的相互关系及办公室相关运营管理，便于提高工作效率及工作部门的协调性。
1、处理各部门关系
明确各部门的权限与职责以及各部门之间的联系。
1）财务部：为各部门以及整个校友服务中心的财务费用进行核算和统计，审核、发放各部门的经费。如宣传部的宣传费用、活动部的筹划费用、办公室办公用品费用以及外出办公经费等等。管理校友或社会捐款，这方面主要与会员部合作，清晰记录并妥善运用捐款。
2）宣传部：首先，宣传并维持校友服务中心的形象，这除了宣传部自身的宣传策划，还有配合活动部、项目部进行宣传活动，这时候宣传部是作为一个助手的角色，要服从安排并全力支援活动部或项目部。第二，管理校友中心的官方网站的日常运作及相关刊物，主要是与刊登内容相关的部门的合作，其他部门必须整理好资料以配合宣传部。
3）会员部：管理广东工业大学校友中心的会员资料，定期整理好杰出会员或特别会员的资料递交给项目部;与会员保持联系，定时对会员发放广东工业大学的讯息,这要求与活动部、宣传部要有默契，强调信息文件交接顺畅，避免信息重复或遗漏。会员缴纳的会员费移给财务部管理，，协助活动部评选杰出会员/校友。
4）学生部：负责校内的学生服务，致力于使在校生的校园生活更精彩。与活动部共同策划、组织学生活动，此时两个部门可看作是暂时的合并。与学生部合作较多的还有宣传部，学生部可以说是代表校友中心在校内的形象部门，因此，学生部还有与宣传部紧密合作，为校友中心在在校生的心目中树立良好形象。
5）活动部：为校友中心策划各种活动，使校友中心的形象更具活力，创新能力的要求较高。宗旨是没有最精彩，只有更精彩。与宣传部和人力志愿部的联系比较紧密，要求宣传部与人力志愿部全力配合活动部的策划，做到沟通到位，合作无间。活动部还涉及到活动预算问题，即与财务部相关的工作，一般两者都会坚持自己的立场，如若发生冲突，此时，要求两个部门充分的互相理解，以校友中心利益为重，通过沟通而得到最好的结果。由于，活动部的跨部门合作是比较多的，所以要求的协调性比较高。
6) 人力志愿部：招募志愿者及人才的招聘，为各部门提供人力资源。人力志愿部大部分时候是配角的角色，主要与宣传部和活动部合作，在人数的控制和人员的安排管理上要得当，通常合作部门会派指定人员与人力志愿部合作跟进，做好各种准备与应急方案，以达到人力的恰当分配和活动的顺利进行。
7）项目部：是一个充满挑战性的部门，致力于校外的商业活动合作以及协助在校生的项目开发，同时，关注社会动态发展，为校友提供一个实践的平台和锻炼的机会。主要联系在外工作的校友，希望与其合作，所以，会员部的联系较密切，根据会员部定期递交的特别会员资料，了解到与会员合作的可能性。项目部也涉及到项目预算的问题，与财务部合作时，尽量提供详细的项目资料好让财务部的人员进行核算，让项目数据化，评估项目的可行性。
2、建立定期会议
部门会议，每周一次，由部长召开，主要部门内进行的工作讨论、工作分配、存在问题的提出、部员的工作汇报以及工作总结。部门会议相对轻松，重点是部长与部员以及部员之间的交流，不需记录。
管理层例会，即各部门的部长会议，间隔为每两周一次，定于星期一，采用部长轮班制，由轮班部长召集，每次例会由轮班部长主持，主要进行工作总结和汇报，工作计划的提出以及跨部门工作的布置和协调，要进行决议时，采用不记名投票方式，可弃权，不可对投票结果有异议。当票数相同时，轮班部长有决定权。会议结束，由轮班部长撰写会议记录并上交管理层。
每月一次全体会议，采用部门轮班制，即每月由不同的部门，该部门部长指定部门内的人员召集并主持召开，主要总结工作的不足和值得鼓励的地方，提出部门内或部门之间存在的问题，再共同讨论，提出解决方法。还可以激励部员士气，交流新的想法和方案等等。会议结束后，由召集人兼主持人撰写报告上交管理层。
每个学期一次总结大会，由秘书处相关人员召集并召开，要求办公室全员参加，总结一个学期以来的工作，表彰优秀部门和优秀个人，还有对校友中心的展望，即校友中心接下来的发展方向。
总结：会议的作用：加强工作人员之间的交流，促进各部门的沟通与合作，通过大家集思广益，共同探讨以寻求解决问题的最佳方案；成功经验的分享，促进部门团队人员的工作能力的全面提升。最终目的是提高工作效率与质量以取得校友中心的利益最大化。
3、加强部门管理制度
1）负责人：办公室所有部门由秘书处副秘书长管理，所有部门的工作最终上报到副秘书长处并由其监管，重要文件必须经由副秘书长签署。办公室所有的重大事件（如人事调动、任命、惩处等）的最终决定权属于副秘书长。
2）建立汇报机制（沟通渠道）
1、 当上级下达工作任务后，任务受领人须在明确完成时间内或受领人自定预期完成的工作时间内，督促相关工作人员合作完成。在工作进程中可实时请示汇报，同时要求在规定完成的时间内必须回报工作完成情况。未完成的必须说明未完成的原因及下一步的工作计划。
2．上级负有监管执行、协调各资源帮助下属完成任务的责任。
3． 下属在工作进程中有任何超出职权及能力范围等的问题可即时向上级回（汇）报以求得协助。
4、通过“下达—受领—回报”形成一个完整的回路沟通机制。以提升贯彻执行力，从而达到追求更高工作效率的目的。
5、部门之间的沟通渠道：除了定期会议部门之间可以得到沟通之外，平时部门之间更需要一种快捷的沟通渠道。
建立办公室公共邮箱。主要用于部门之间资料文件的交流和查看，除此之外，每个部门人员必须有自己的邮箱，便于工作上的个人沟通。
建立办公室电话短号群。这是最快捷的沟通渠道，主要应用应用于日常联络和紧急联络。
3）完善办公室合理化建议制度
合理化建议制度是管理的民主化制度，是一种较为成熟和规范的企业内部沟通制度。主要作用是鼓励办公室员工直接参与管理，并可以通过上情下达让办公室管理和员工保持经常性的沟通。
1． 设立意见箱
2．员工及各部门管理人员可采取匿名和署名的方式提供建议。办公室负责人每周六统一归纳交副秘书长审批，在下星期一以板报等形式公布批复内容及建议采纳情况。
3、 被采纳的建议提供者（有署名的），视建议的重要性给予人民币50元—100元的奖励，此项奖励不设封顶，奖金随薪资一并发放。
4）建立惩处机制
当有员工作出长期偷懒、涉露机密或者重要文件、明显的工作失误、故意惹起事端、不服从上级安排等等影响办公室工作秩序、工作质量甚至校友中心形象的行为，视其严重程度进行惩处。分别有扣薪、停职、降职、革职以及交由司法机关处理等等，具体交由办公室负责人或上级管理层决定。
十一、 管理学院校友服务中心的推广
关于校友服务中心的推广，有两个层面：第一个层面是就我们学校的校友服务中心这个实体机构的宣传和推广。在校内，要本着为学生服务宗旨开展活动，让这个机构深入人心；在校外，通过联系历届校友宣传和推广校友服务中心，增强校友的凝聚力。第二个层面是将我们策划出来的一种校友服务中心的创新模式通过品牌输出的一种形式推广出去。前者是后者的基础，后者是前者的最终目标，因为是只有通过自身的实践与不断探索，走出一条成功的校友服务中心创新之路，才有资格将成功的模式进行推广。
下面就校友服务中心的推广提几点策划意见：
（一）、运营模式的创新：校友服务中心的办公室以学生机构的方式运营
现阶段，大部分高校的校友会在组织架构和运营模式上都比较单一和僵化，甚少允许在读学生参与到校友服务中心的建设当中，在就导致校友服务中心缺乏对校内在读学生的沟通和了解，更谈不上能开展符合在校学生需求的活动，这样会导致在读学生与校友之间隔着一面墙，难以进行有效的信息沟通。将校友服务中心的办公室以学生机构的方式运营，将办公室分成7个部门，每个部门除了部门主管是全职工作人员或者老师兼任以外，其他的学生干部均以校内招聘的形式招募。由于学生机构已经在我们学校运营了很长一段时间，我校也形成一套成熟的学生机构管理经验，这样做不仅能保证校友服务中心工作有条不紊地开展，而且能让在读学生真正地参与到校友服务中心的建设和管理，让校友服务中心更加深入地了解在读学生的需求，为校友服务中心注入一股新鲜的血液，使校友服务中心在校内能深入人心，对促进校友服务中心的推广和培养在读学生的爱校情操起到了积极作用。
（二）、运用各种现代传媒手段凝聚校友力量
要有效地进行校友服务中心的推广，来自五湖四海的校友是这项工作的中坚力量，所以宣传部要善于利用各种现代传媒手段来凝聚校友力量。
1、建立校友电子信息库。首先对学校现存的校友电子档案按照年级学院班级这样的一个逻辑顺序进行整理，然后通过网络、电视、报纸等形式联系校友填写电子表格，进行宣传部统一回收，不断地完善和更新电子信息库，最后将校友电子信息库植入到校友服务中心的官方网站，通过发放账户名和密码的方式供校友查看。这样，在掌握大量校友信息的情况下，更有利于学校与校友的联系和校友之间的联系。
2、建立及完善校友服务中心的官方网站。宣传部要善于利用校内的资源，可以联系计算机学院提高技术支持，不断优化校友服务中心的官方网站，在官方网站上及时发布学校的最新动态，校友的最新动态以及校友服务中心的基本信息。网站内部的大致模块分为：工大发展、基金会、校友动态、物资捐赠、班级录、校友活动。管理方面，由宣传部安排值班管理。通过不断完善官方网站为学校与校友提供一个有效的沟通与交流平台，通过这个高效的传播的方式节省推广的费用。
3、建立和妥善管理校友服务中心的官方微博。微博作为现在流行的一种网络传播手段，它具有很强的时效性和草根性。宣传部可以通过微博将校内的一些有趣的资讯发布出去，让各位校友重温当年的青春生活，重拾青春时代的美好回忆。校友也可以通过@校友服务中心的官方微博发布一些社会实用类资讯，如一些兼职信息、就业信息等，这样校友与学校，校友与在读学生就有一个比较良性的互动，促进双方的认同感。
4、创办校友专刊。校友专刊分为纸质版和电子版，校友服务中心可以充分地利用校内的资源，与一些编委会，如：《工大青年》编委会、《管理之窗》编委会、《龙洞简讯》编委会、建苑文学社进行合作，编写校友专刊。电子版植入到校友服务中心的官方网站，纸质版就分别就校内和校外发放，校外的发放就通过邮寄的方式送到校友服务中心的会员手上。在专刊的内容方面，除了通过一些必要的版块介绍母校的动态和校友的动态外，还增加了对在读学生和校友留言的刊登，这样会增加专刊的趣味性。创办校友专刊可以全方位地展示母校、校友和在读学生的风采，可以扩大校友服务中心的影响力。
5、与新闻媒介加强合作。在现代社会，新闻媒介已被公认为影响和传播社会舆论的权威性机构，决定着各种社会信息的取舍、流量和流向，决定着公众舆论的中心议题，能够赋予被传播者特殊的、重要的社会地位。新闻媒介能够加速学校和校友及社会的信息沟通，它是校友宣传工作的功能放大器，而且通过新闻媒介的宣传能够赋予所宣传内容以额外价值，使其身价倍增。所以，校友服务中心在开展各种校友宣传活动的时候应该善于与新闻媒介加强合作，可以与电视台、报社、网络门户网站合作，增加母校的影响力，增强校友的凝聚力和向心力。
（三）开展一系列喜闻乐见的校友活动
校友活动是增强校友凝聚力的源泉，校友工作的生命力在于组织校友活动。所以，在校友服务中心的职能部门设置的时候也专门设置了活动部，负责专门策划校友活动。由于校友服务中心的校友活动比较丰富，单凭校友服务中心地完成所有活动的组织策划以及开展是绝对不现实的，校友服务中心也没有这么多的资源去单独承担那么多活动，而且这样做不利于整个校园机构和社团的长期健康发展。在开展校友活动的时候，通常是由活动部牵头与相关的机构社团组建活动组委会，双方在平等互惠的条件下开展合作。如果活动的专业性比较强的话，校友服务中心可以考虑直接把活动外包给相应的机构社团，但要承担经费支持和监督活动进展的工作。
1、校友年会
负责部门：秘书处、会员部
活动地点：环境舒适的酒店
活动时间：每年3月上旬
活动对象：校友服务中心理事会的所有成员、所有会员、在读学生代表
活动简介：在校友年会中，通过宴请校友会员和理事会成员对他们一年以来对校友服务中心工作的支持和理解表示感谢。然后请理事会代表、会员代表、学生代表上台发言，总结他们一年以来对校友服务中心工作的认识和建议，促进校友服务中心工作的不断进步。最后，这也是募集捐赠资金的一个很好的平台，校友会员可以通过这么一个机会给予校友服务中心资金的支持。
活动意义：这项活动是校友服务中心的常规活动，是发展校友会员和募集发展资金的一个良好契机，也是扩大校友服务中心影响力的一个良好契机。
2、公益活动--校友慈善拍卖会
负责部门：活动部、财务部
活动地点：环境舒适的酒店
活动时间：雷锋月
活动对象：校友服务中心理事会的所有成员、所有会员、校友
活动简介：校友慈善拍卖活动主要是通过校友捐赠实物设定低价然后在会场上进行拍卖，价高者得。而拍卖所得的款项将作为广东工业大学的慈善资金，用于帮助校内困难的在读学生解决燃眉之急，帮助困难的在读学生继续完成学业。
活动意义：藉着雷锋月之际组织校友开展这么一个慈善公益活动，一方面可以为解决校内困难学生的问题提供资金支持，另一方面是通过这个活动可以体现广工大学子的团结务实，在整个广工大形成一种互相帮助、和谐的校园氛围。为广工大慈善事业的持续健康发展做出了突出的贡献。
3、校友座谈会
负责部门：学生部、管理学院团委学科部
活动地点：学生活动中心
活动时间：每个学期开展3次
活动对象：广东工业大学所有在校大学生
活动简介：我校作为省属重点理工科名校已经开展办学50余年了，产生了许许多多优秀的校友，是一笔宝贵的资源，所以我们应该好好地利用这笔资源，组织知名校友返校进行座谈会，为在读大学生提供宝贵的经验。之所以选择管理学院团委学科部作为这次的合作单位是因为管理学院团委学科部已经成功举办“毓秀讲堂”这个类似校友座谈会的活动很多期了，在整个龙洞校区形成了很好的反响，他们有开展这类型活动的经验。
活动意义：通过举办这么一个校友座谈会可以充分地利用我校丰富的校友资源。一方面，在读学生可以通过这个座谈会从优秀校友身上学习到更多宝贵的经验，少走弯路，为自己日后学业和事业得到更好的发展提供智力支持；另一方面，校友们也通过这么一个活动体验到自身的价值，对自身价值有更深的肯定。
4、校友篮球赛
负责部门：活动部、广东工业大学体育部、广东工业大学篮球俱乐部
活动地点：大篮球场
活动时间：每年5月
活动对象：广东工业大学历届校友
活动简介：我校作为篮球名校，拥有异常浓厚的篮球氛围，也培养出易建联、杜峰、朱芳雨等明星球员，我们通过各大媒介宣传，吸引更多的校友回校参加篮球赛，重燃他们当年的激情。这本活动选择的合作方有两个，第一个就是广东工业大学体育部，他们拥有学校场地使用的优先权和一套专业的篮球比赛方案；另一个就是广东工业大学篮球俱乐部，这个社团拥有充沛的人力和相对专业的裁判人员。他们的联合能帮助校友篮球赛的顺利推进。这次比赛的分队采用的是同城分队的形式，同乡的校友可以组一支队，按照正规篮球赛的规则进行，对获胜的队伍进行奖励。
活动意义：通过这个活动，可以让长期忙于工作的校友们有一个全身心的释放，帮助他们找回当年的热情和使他们收获到来自校友间的友谊。
5、女生节--青春的邮差
负责部门：活动部、广东工业大学集邮协会
活动地点：
活动时间：女生节期间
活动对象：广东工业大学历届女校友
活动简介：女生节作为广东工业大学的品牌活动，宗旨是关爱尊重女生。作为广东工业大学的女校友，相信女生节是她们这辈子不可磨灭的美好回忆。在女生节期间给她们寄一张订制的女生节祝福明信片，相信她们又会收获一份感动。本活动选择与广东工业大学集邮协会合作是因为这个社团每年的女生节都有跟中国邮政合作制作明信片的传统，他们有能力也有经验设计出精美的明信片。
活动意义：这个活动给广大的广工女校友一个特大的惊喜，唤起了她们青春的回忆，也会在全社会形成一个巨大的轰动效应，对于广东工业大学的校友推广有异常积极的意义。
6、“广工.印象”摄影大赛暨“爱在广工”校友校园婚纱摄影活动
负责部门：活动部、广东工业大学摄影社
活动地点：大学城校园、龙洞校区、东风路校区
活动时间：每年4月中旬
活动对象：全体师生、全体校友、在广工相恋直至步入婚姻殿堂的校友们
活动简介：母校是很多校友的心灵栖息地，那里给很多校友留下很多美好回忆。本次活动通过组织历届的校友回校和在读学生一起采风，然后对摄影作品进行评比，对获奖者进行奖励。另外，邀请在广工相识、相恋直至步入婚姻殿堂的校友夫妻回校，免费为他们拍摄校园婚纱照。这次活动选择广东工业大学摄影社进行合作是因为这个社团拥有一群富有摄影鉴赏能力的摄影爱好者们，还有这个社团有举办摄影比赛的经验，他们能为这个活动提供技术支持。
活动意义：通过这个摄影活动可以给校友和在读学生一个有效的交流平台，他们因为摄影而相识，也因为对母校有一种执着的爱而走在一起，校友们又会因为摄影回忆他们当年的峥嵘岁月。另外，组织在广工相恋直至步入婚姻殿堂的校友们回来拍校园婚纱照绝对是他们这一辈子最特殊的回忆，也在整个广工大中形成一种温馨浪漫的人文氛围，这是对一所工科院校人文精神方面的一个良好补充。这个活动也必会因为其创新性在社会中形成巨大的反响，这有对广东工业大学校友服务中心的推广起到积极的社会作用。
7、兼职招聘会
负责部门：会员部、广东工业大学学生会
活动地点：大学城校园、龙洞校区、东风路校区
活动时间：每年10月上旬
活动对象：广东工业大学全体在读学生
活动简介：兼职招聘会其实是广大校友与在读学生实现资源互相利用的一个很好的平台，本次活动是通过联系有招聘学生兼职意愿的校友的企业派人集中到学校进行在读学生进行一个集中的兼职面试，从而挑选合适的在读学生到他们的企业进行兼职工作。这项活动选择与广东工业大学学生会进行合作，是因为这个学生机构有多届兼职招聘会的经验，不过在兼职的来源方面，他们通常是通过一些主流兼职网站找兼职，问题就是这些兼职很多都有失实的情况出现，这样无意中就损害了在读学生的利益。校友服务中心有丰富的校友资料，而且校友所提供的兼职会因为校友服务中心的管理更有保障，在这个问题上校友服务中心可以弥补学生会的不足，而校学生会因为有更多的人力资源和活动举办经验，可以弥补校友服务中心在这个方面的不足，所以有合作的必要。
活动意义：通过这个活动，在读学生可以收获到宝贵的面试经历，甚至一份兼职岗位，而参加这个活动的校友就可以通过这么一个平台招聘到各类的人才，也在在读学生的心目中宣传了自己的企业，推广了自己的经验，两者在这个活动中得到了双赢。
（四）创经费式的推广活动
广东工业大学其实拥有很多突出的文化资源，如篮球文化和女生节文化：一种充满刚性美，一种充满柔性美。由于我们是一所工科院校，在作风上也比较偏向务实，所以在这两种文化资源的宣传和利用上我们并我们显著的成绩。在社会上，虽然有一部分了解这两种文化，但是远远不够多，至少还没有形成一种效应，所以广东工业大学应该好好利用校友服务中心这个涉外型的平台将这两大文化品牌打出去。同时，如果这两大文化品牌能够打出去的话，也会反作用于校友服务中心的宣传和推广。
这次通过一种商业运营的模式将这两大文化品牌整合在一起，一方面实现文化品牌的推广，另一方面是实现校友服务中心的创收。方案是在学校附近开设“工大乌托邦”，这是一家集休闲、饮食、校友纪念创意用品销售的创意文化店。“乌托邦”是“理想地”的意思，取名为“工大乌托邦”意为这里是广东工业大学学子心灵的栖息地，这里为他们提供发展想象力和创造力的平台，这是是他们的避风港。
“工大乌托邦”的筹建
筹资方式：由校友捐资筹建，广东工业大学校友服务中心占51%股份，其余的股份由其他校友认购，所有收益按股份比例分成。
服务项目：奶茶、咖啡、小吃、DIY篮球文化衫、工大纪念品、工大明信片、DIY公仔制作。
管理模式：店长由理事会选举产生，副店长由其余股东的最大股东担任。雇员分为正职和兼职，正职由校友担任，兼职在校内公开招聘。
（五）、筹建“校友楼”
广东工业大学拥有丰富的校友资源和一大批实物材料，但是却没有一个地方集中展示，这样的话，在读学生和历届的校友都很难直观地了解到我们历届学生的风采。“校友楼”可以作为一座校史博物馆收藏来自历届学生的一些有价值的实物材料，向校友及在校学生展示历届学生的风采，增强校友们的认同感。
“校友楼”的筹建：
选址：大学城校园
设计单位：广东工业大学建筑研究院
资金筹集方式：学校出资和校友捐赠相结合。在校友捐赠方面，校友服务中心宣传部可以通过现代传媒手段宣传“校友楼”的筹建规划，呼吁各界校友进行捐资，捐资1000元以上可以在校友楼捐赠碑上留名。
校史资料征集：校友服务中心宣传部通过各种宣传方式征集校友手上的校史资料。
（六）建立校友服务中心研究所
广东工业大学校友服务中心这个机构可以通过校内和校外的一些宣传活动推广开去，如果实践证明是成功的话，我们可以尝试将广工校友服务中心的这套体系作为一种成功的典范推广开去。这就要求我们对校友服务中心的一些理论进行更加深入的研究，不断探索，摸索出一条适合中国高校的校友服务中心发展之路。
十二、 附件
(一) 资料来源
【1】高澎、胡佩农，基于个人、高校及社会和谐发展的工作思考——高校校友工作应以促进“三个发展”为目标。科学·经济·社会。2005(4)
【2】孙健，浅谈我国高校校友丁作，新余高专学报。2003(1)
【3】贺美英．对高校校友资源的再认识．清华大学教育研究．2004(3)
【4】贺美英．对高校校友资源的再认识．清华大学教育研究．2004(3)
【5】王晓英，做好新时期校友会工作的探讨。东北大学学报(社会科学版)。2003(5)
【6】王树入，高校校友工作研究。吉林大学出版社。2001．4
【7】黄旭俊，《中国高校校友信息资源管理与服务研究—以中山大学为例》，2010.6
【8】《坚持围绕学校中心工作和服务校友宗旨 充分发挥窗口桥梁纽带平台的重要作用服务母校育才伟业 20##年校友工作取得积极成果》《北京师范大学校报》 2008.12.10
【9】郭军丽，贺文英，《高校校友工作理论研究与实践》，中国经济出版社，2012.6.
【10】《高等学校校友管理与服务系统的设计与实现》
【11】百度网页相关资料