TT集装箱运输有限公司

ERP系统实施项目建议书

IT集团

IT服务事业部

20##年7月

 

第1章 概述................................................. 1

1.1 公司简介..................................................... 2

1.2 组织架构..................................................... 4

1.3 项目目标范围................................................. 2

1.3.1 企业应用目标............................................. 2

1.3.2 增值业务目标............................................. 2

1.3.3 项目内容和范围........................................... 5

第2章 技术方案............................................. 2

2.1 应用架构和工作原理........................................... 2

2.1.1 设计目的................................................. 2

2.1.2 逻辑图................................................... 2

2.1.3 物理结构图............................................... 2

2.2 软硬件需求................................................... 2

第3章 项目实施............................................. 2

3.1 项目组织结构................................................. 2

3.2 实施计划..................................................... 2

3.2.1 实施方法................................................. 2

3.2.1.1 范围与计划........................................... 9

3.2.1.2 目标确定............................................. 2

3.2.1.3 流程设计............................................ 10

3.2.1.4 系统配置............................................ 10

3.2.1.5 测试与交付.......................................... 10

3.2.2 时间计划................................................. 2

3.2.3 人员投入................................................. 2

3.2.3.1 IT的人员投入......................................... 2

3.2.3.3 客户的人员投入....................................... 2

第4章 项目管理体系......................................... 2

4.1 概述......................................................... 2

4.2 项目管理计划................................................. 2

4.3 项目控制..................................................... 2

4.3.1 项目计划................................................. 2

4.3.1.1 整体项目计划......................................... 2

4.3.1.2 阶段计划............................................. 2

4.3.1.3 周工作计划........................................... 2

4.3.2 质量控制................................................. 2

4.3.3 变更管理................................................. 2

4.3.4 问题管理................................................. 2

4.3.4.1 问题处理流程......................................... 2

4.3.4.2 问题跟踪............................................. 2

4.3.5 风险管理................................................. 2

4.3.5.1 风险的分析、跟踪、控制............................... 2

第5章 培训推广............................................. 2

第6章 知识转移............................................. 2

6.1 内容......................................................... 2

6.2 保证机制..................................................... 2

第7章 服务................................................. 2

7.1 服务期限..................................................... 2

7.2 服务费用..................................................... 2

7.3 支持方式..................................................... 2

第8章 费用预算............................................. 2

8.1 IT的人天数................................................... 2

8.3 项目报价..................................................... 2

 

 

第1章  概述

1.1  公司简介

TT集装箱运输有限公司，简称TT集运，于1997年12月29日在上海成立。TT集运是TT集团所属专门从事集装箱运输的大型企业。经营范围主要有国际、国内海上集装箱运输、接受订舱、船舶租赁、船舶买卖、船舶物料、备件、伙食、燃油的供应，与海运有关的其他业务以及陆上产业，国内沿海货物运输及船舶代理，通讯业务，船员劳务外派业务，仓储及货物多式联运。

TT集运目前拥有101艘标准箱位集装箱船，总箱位近21万标准箱。其中6艘5446标准箱超巴拿马型全集装箱船是当今世界最先进的船舶。TT集装箱船队开辟20多条全球运输主干航线，船舶挂靠世界上100多个港口，跻身全球大型国际班轮公司先进行列。

1.2  组织架构

1.3  项目目标范围

TTERP项目将为TT提供一个完整的财务解决方案，实现企业应用目标和增值业务目标。

1.3.1  企业应用目标

企业应用目标的整体要求是确保项目成功，实现业务目标。

1、整体应用目标

2、具体应用目标包括：

    *提高效率和信息共享

1.3.2  增值业务目标

通过项目实施，实现全面的知识转移，培养TT集团公司的erp实施队伍，作为增值业务，今后为其它企业提供erp咨询服务。

1.3.3  项目内容和范围

项目实施的总体内容包括：

n  进行业务计划和需求的收集

n  遵循项目实施方法论, 完成财务系统和现有各业务系统的高度集成。

n  支持的业务功能包括：

1.3.3.1  财务会计

总帐业务

应收应付业务

现金管理

金融投资

法定合并

基金管理

1.3.3.2  资产管理

投资控制

固定资产会计

技术资产管理

1.3.3.3  管理会计

成本中心会计

基于业务活动的成本核算

定单和项目会计

产品成本核算

获利能力分析

利润中心会计

执行信息系统

第2章  技术方案

2.1  应用架构和工作原理

2.1.1  设计目的

2.1.2  逻辑图

2.1.3  物理结构图

2.2  软硬件需求

第3章  项目实施

3.1  项目组织结构

以下是IT建议的项目实施组织结构，以及各种角色承担的职责。

 

3.2  实施计划

3.2.1  实施方法

ERP实施方法论中，项目实施分为五个阶段：

3.2.1.1  范围与计划

范围与计划阶段将主要定义项目的任务和范围；建立管理项目的结构、定义业务、创建项目计划文档等，为以后阶段的实施提供基础。

¨  确定项目范围

¨  确定项目组织结构

¨  制定项目计划

¨  制定培训策略及计划

¨  制定宣传沟通策略及计划

¨  进行项目小组培训

¨  内部评估

¨  此阶段的核准及进入下阶段的批准

3.2.1.2  目标确定

目标确定阶段是在范围与计划阶段确定的项目范围内，明确需求实现的难度和工作量，综合项目的限制条件（时间、人员等等），最终与客户在实现哪些需求上达成一致意见 ，并将它作为系统设计的基础。

¨  As-Is Model 分析

¨  外部评估

¨  业务流程目标期望

¨  与选用软件产品的差异解决评估

¨  系统组织结构设计

¨  To-Be Model设计

¨  阶段核准

3.2.1.3  流程设计

流程设计阶段的任务是根据需求详述文档中的内容，设计最为贴近客户业务需求的解决方案。

¨  To-Be Model 设计细化

¨  系统组织结构设计细化

¨  与软件产品关联的匹配/差异分析及解决方案

¨  制定数据转换策略

¨  制定软件开发计划并设计

¨  制定系统权限管理方案

¨  对最终用户进行To-Be流程培训

¨  阶段核准

3.2.1.4  系统配置

系统配置阶段的主要任务是要按照流程说明定制系统，验证总体业务方案。还将完成相关的支持系统设施，培训文档，推广计划和支持计划。

¨  系统配置和单元测试

¨  软件开发

¨  制定集成测试计划

¨  制定数据实施计划

¨  生产系统用户权限设置

¨  最终用户课程及文档准备

¨  阶段核准

3.2.1.5  测试与交付

测试与交付阶段的任务使将各个配置工作结果进行组合，确认测试系统能够被推广到最终业务用户。测试阶段是项目质量保证的关键阶段 ，在这个阶段中，我们将组织人员对系统进行回顾和测试。

¨  进行集成测试

¨  最终用户培训

¨  完成数据转换

¨  实施业务组织结构及流程

¨  进行上线前的质量验收

¨  启用正式生产系统

¨  初上线的支持

¨  实施完成的审核

¨  项目核准

3.2.2  时间计划

3.2.3  人员投入

根据项目目标，为确保项目成功和实现完全的知识转移，培养TT公司的ERP实施队伍，我们建议如下人力投入组合：

3.2.3.1  IT的人员投入

¨  项目经理

¨  业务分析及配置顾问

¨  技术架构及系统管理顾问

¨  数据转换顾问

¨  系统集成顾问

3.2.3.2  客户的人员投入

¨  项目执行负责人

¨  相关业务部门负责人

¨  相关业务部门骨干

¨  IT部门负责人

¨  IT部门系统管理人员

第4章  项目管理体系

4.1  概述

      ERP项目的实施是一个涉及到企业业务变革、文化变革的系统工程 ，项目管理在其中起着非常重要的作用。IT在近十年的信息化建设中不断地总结，并结合自身成功实施ERP、CRM、SCM等大型项目的经验，发展出一套先进、行之有效的项目管理方法体系，我们将在这一章中进行重点介绍。

IT项目管理体系由以下两部分组成：

1    项目管理计划

2    项目控制

¨  项目计划

¨  质量管理

¨  风险管理

¨  变更管理

¨  问题管理

4.2  项目管理计划

在项目定义阶段，双方项目经理将共同制定并确认一个详细的项目管理计划。 该项目管理计划对整个项目生命周期中的项目管理工作起着重要的指导作用。其内容主要包括：

¨  项目策略

¨  项目范围

¨  项目方法

¨  项目计划

¨  项目组织结构

¨  质量管理方法与流程

¨  风险管理方法

¨  改变控制过程 

¨  项目基准计划及时间跟踪 

¨  日常管理报告程序

¨  对交付内容的提交、验收、及批准流程 

4.3  项目控制

4.3.1  项目计划

项目计划主要描述在时间、预算、人员等约束条件下要完成的任务。由于在ERP项目早期通常存在着许多未知的因素，在项目初期，制定出一个精确到天的详细计划是不太现实的， 因此我们把项目计划分为三种级别：

 

双方项目经理在项目初期要共同制定并审核整体项目计划。 随着项目的逐步推进，整体项目计划将被不断细化成阶段计划、周工作计划。

4.3.1.1  整体项目计划

以合同为依据而制定，应明确项目各阶段的名称、工作起止时间、工作内容、预期目标等等。该计划于项目正式启动前经双方确认，在整个项目期间，对该计划的变更应采取极谨慎的态度。

4.3.1.2  阶段计划

具体对应于项目实施的各个具体阶段，即范围与计划、目标确定、流程设计等等。应明确各阶段工作内容、各阶段任务分解与详细任务描述、各任务起止时间、相关工作报告、协同人员及协同工作内容（落实到部门或岗位）、具体咨询顾问、计划工作日或工作小时。该计划于各阶段工作正式启动前经双方确认。对于各阶段的工作关键路径上的任务起止时间、涉及多方的协同工作以及工作报告，变更也应谨慎。

4.3.1.3  周工作计划

根据阶段计划的实际执行进度而制定，应说明每周的各项任务、详细时间与地点、任务目的与预期效果的进一步说明、协同人员及协同工作内容（落实到具体人）、具体咨询顾问、计划工作小时。以确保项目组成员合理安排各自的业务工作时间，避免日常业务与项目工作的相互冲突。

4.3.2  质量控制

采用以下方法来保证系统质量：

¨  将整个项目实施过程划分为几个可检查的阶段，在每个阶段末进行质量保证检查。

¨  请资深咨询顾问参与整个ERP的实施过程，并在重大决策点帮助决策

¨  由双方的项目管理人员共同负责可交付物的检查、问题的积极解决和风险监控。

4.3.3  变更管理

有许多因素会导致需求在项目的各个阶段发生变更，如果满足所有变更请求，不仅将使项目面临无法在预定的时间和预算内完成的风险，而且将使项目处于一种不稳定的危险状态。因此在项目中实施变更管理是非常必要的。

变更管理的主要目的是保证IT与客户双方对变更需求形成一个共同认可并遵守的变更控制流程，使变更需求能够被恰当的描述、评估并得到妥善处理。

在项目定义阶段，双方项目经理将共同制定变更控制流程。变更控制流程定义了项目范围变更的流程，是IT与客户共同认可的约定，包含文案记录、变更跟踪机制、为配合人员流动所必需的授权机制等内容。

4.3.4  问题管理

ERP项目进程中会出现很多不可预知的问题，即关于系统结构、业务流程、用户操作流程等方面存在的问题。 这些问题如果得不到及时解决会给项目造成很大的风险，因此IT会在项目初期与客户共同制定一个完整清晰的问题决策流程，以保证从问题的发现到解决都有明确的责任人，使问题得到及时的解决。

项目中任何一个与项目实施有关的人员或组织都可以提出问题，一旦发现问题，问题发起人需要向项目管理组提交一份问题反映单，在其中对问题的内容及其对项目的可能影响进行清楚的描述。

4.3.4.1  问题处理流程

项目管理组需要任命问题协调人或者亲自担任问题协调人，问题协调人将为问题编号、划分优先级，并记录到系统日志中。

问题协调人将复查问题请求并将问题请求送到合适的决策机构，可能将问题送到IT项目管理组、也可能被送到客户方项目管理组或者是项目高层委员会。

4.3.4.2  问题跟踪

所有问题将被记录在系统日志，并被分配问题编号和优先级，问题协调人负责维护日志，待结问题的状态将在每次项目小组会上进行更新。一旦问题得到解决，将立即通知问题发起人。

4.3.5  风险管理

在ERP项目的实施过程中风险是不可避免的，关键是要对风险进行的有效的监控，并通过管理手段将风险控制在一个可接收的范围内，一旦风险变成现实也能够得到妥善的处理。

由于风险不是一个静态的事物，它随着项目的进展会不断发生变化，旧的风险可能在项目经过某一个阶段后就不再成为风险，但新的风险又会出现，所以对风险的分析、跟踪和控制将贯穿项目实施的各个阶段。

4.3.5.1  风险的分析、跟踪、控制

¨  评估风险可以使项目组将隐含的风险提出来，在风险发生并危害项目前对其进行控制，以避免风险发生或将其控制在尽可能小的范围内。

¨  分析风险是对评估活动中提出的风险项目进行分析，确认其各个风险要素，以便项目组制定出有效的风险控制方案。

¨  在对风险进行了分析的基础上，需要将风险控制方案编制成为正式的风险计划，并按照计划安排项目活动。

¨  在风险计划制定后，需要密切注视在计划中所列举的风险因素的变化情况，并在风险出现时采取措施。

¨  风险控制需要把对风险的管理纳入日常的项目管理活动。

第5章  培训推广

整个培训推广过程由TT主导完成，为保障项目顺利上线，使ERP系统快速投入使用，最大限度发挥ERP系统优越性，IT将与TT公司分享自己的项目培训推广经验，并协助TT公司制定详尽的培训推广计划。

第6章  知识转移

为了让ERP项目给大鹏带来最大的效益，IT在项目实施过程中将提供全面的知识转移的保证，它的目的有两个，一方面通过知识转移，使项目组中的人员成为ERP理念的倡导者，成为未来实际应用中的推动者，和未来业务开展的带头人，保证TT项目的顺利完成。另一方面将帮助TT培养一支优秀的ERP实施队伍，开拓TT业务范围。

6.1  内容

知识转移的内容分为几个方面：ERP理念、项目管理方法、实施技术、推广部署应用维护、文档、以及各种经验和技巧等等。

¨  项目管理方法：即IT的实施方法论：包括组织模型、过程模型、范围控制方法、质量控制方法、风险控制方法、文档管理方法和重大事件管理等内容。

¨  实施技术：

¨  业务分析：国外先进管理流程，业务梳理和提炼的基本方法，业务需求与系统的ASAP分析。

¨  配置开发：

¨  系统管理：系统架构的规划、系统安装、系统维护

¨  系统集成：基于数据的系统集成方法

¨  培训教育和变革管理

¨  推广部署：人员组织、计划及控制、用户支持等

¨  应用维护：Helpdesk流程、软件升级计划、bug修改方法、客户端升级方法、用户权限申请和修改，等等。

6.2  保证机制

¨  根据项目的需求确保TT人员有明确的工作任务，承担必要的工作。

¨  培训制度：

¨  项目管理组制订培训计划

¨  及时适时地进行培训：

Ø  建议在项目开始之前TT人员完成SAP level 2 的正式培训课程。

Ø  在各阶段过程，IT顾问将向TT人员讲解该阶段的工作任务、方法和标准，并在工作中不断进行指导。

第7章  服务

7.1  服务期限

我们对客户的系统提供终身有偿服务，并指定专门的接口人负责解决TT问题。

7.2  服务费用

自系统上线日起一年内提供免费服务。超过一年，服务费用另行协商。

7.3  支持方式

IT拥有对SAP公司产品和业界操作环境有着丰富知识和经验的技术工程师，可以通过Email、电话、传真、现场服务等几种方式为TT提供技术支持。来自TT的任何技术问题都将以“技术支援请求”的形式集中记录在客户问题记录与追踪系统中，并对该技术问题分配唯一的问题识别号。

所有的问题都会被赋予一个严重程度（从1到4），这个严重程度是根据问题对系统的影响情况而指定的：

严重程度 = 1 : 对系统有至关重要的影响，系统无法再继续进行 。

严重程度 = 2 : 对系统有严重的影响，系统丧失了重要的服务功能或丢失了重要的资源。

严重程度 = 3 : 对系统有较小的影响。

严重程度 = 4 : 对系统没有影响

IT将在得到客户通知以后，按照下述时间作出响应 ：

严重程度 =  1  : 在1小时内响应，并立即派专人解决；

严重程度 =  2  : 在2小时内响应，并立即派专人解决；

严重程度 =  3  : 在24小时内响应，并立即派专人解决；

严重程度 =  4  : 在48小时内响应，并立即派人解决；

第8章  费用预算

8.1  IT的人天数

根据项目计划，我们将按下表投入人力资源：

小计：人天

8.2   项目报价

1、IT人员费用：

3、合计：

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