万商控股集团有限公司文件

万商办［2012］2号                               签发人：周拥军

 

万商控股集团有限公司

关于下发财务报销管理制度及流程的通知

集团各部门、各子公司：

为加强集团各公司内部管理，规范各公司财务报销行为,合理控制成本费用支出，结合集团公司的实际情况，特修订本制度。

附件：《万商集团财务报销制度及流程》

                                     

二○##年八月一日

主题词：财务管理部  财务报销制度  流程          

主送：董事长，各部门总监，集团各子公司总经理。  

抄送：各部门经理，各分公司财务经理。             

万商集团财务管理部          20##年8月1日印发                                                                                                    
目   录

第一章   总则... 4

第一条  目的... 4

第二章   借支管理规定及借支流程... 4

第二条  借款管理规定... 4

第三条 借款流程... 4

第三章  日常费用报销管理制度及流程... 5

第四条 费用报销一般规定... 5

第五条 费用报销一般流程... 5

第六条 差旅费报销制度及流程... 5

第七条 业务招待费报销管理制度及流程... 9

第八条 通讯费报销制度及流程... 11

第九条  办公费、低值易耗品、备品备件等报销制度及流程... 12

第十条 培训费、资料费及其他报销制度及流程... 12

第四章 工薪、福利及相关费用支出制度及流程... 13

第十一条  工薪、福利及相关费用支出制度及流程... 13

第五章  专项支出财务报销制度及流程... 14

第十二条  专项支出内容... 14

第十三条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程... 14

第十四条 广告宣传费用报销制度及流程... 14

第十五条  办公、经营场所装修费及工程项目安装费报销制度及流程... 15

第十六条 其他专项支出报销制度及流程... 16

第六章  奖励与考核... 16

第七章 附则... 17

万商控股集团财务报销制度及流程

d0ch/E1C*|)Yd 5qd)o上升                          第一章   总则

第一条  目的

为加强集团各公司内部管理，规范各公司财务报销行为,合理控制成本费用支出，结合集团 [D?&结合起来 结合起来结结合结合公司的实际情况，特修订本制度。

                   第二章   借支管理规定及借支流程

第二条  借款管理规定

1、 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。出差借款预算金额＝往返交通费+（住宿费+出差津贴费+市内交通费）×出差天数+特殊专项用款，但借款限额不得超出本人月工资的100%。

2、 备用金借款：除周转备用金外其他借款原则上不允许跨月借支，借款人员应及时报账；备用金付款只限于日常的零星费用报销，具体限额根据实际情况审批。长期固定周转备用金必须在每年12月末归还，次年1月初另行核定再借。

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Ec其他临时性借款：借款人员应在业务发生后及时索取发票报账，原则要求5个工作日内办理报账手续。

4、 w!`(M:V jT各项现金借款金额超过5,000元的，应提前一天通知财务部备款。

5、 借款销账规定：

借款销账时应以借款申请单、发票为依据，据实报销并清账，超出申请单范围使用的，须经相关主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；

6、 前账未清，后账不借，逾期未还借支者财务人员有义务转为个人借款上报人力资源部及时从工资中扣回。

第三条 借款流程

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R1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额、结算方式（支汇票或现金）、归还期限等。

2、审批流程：对照《万商集团财务审批管理制度》执行。

3、财务付款：凭相关领导审批后的借款单到出纳处办理领款手续。

             第三章  日常费用报销管理制度及流程

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w6J7ExXm*r日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、修理费、业务招待费、培训费、资料费等等。在一个预算期间内，各项费用的当期和累计支出原则上不得超出预算，预算外支出需由董事长授权审批，预算执行结果要与绩效挂钩。

第四条 费用报销一般规定

&GYt6B'Cy.y111、经办人必须取得相应的合法有效票据，且发票背面有经办人签名和简要说明。报销单上的金额大小写要求完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由等，报销单必须真实、完整，价格合理，否则财务人员有权退回，并报集团商检部门调查处理。

2、&Q(pe|q#S!单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的在左上角把票据粘贴在报销单据的背面，并在附件中写明所附单据的张数，单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分类不清晰、粘贴不规范的，财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

3、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务做账的及时性、配比性要求掌握好各项报销的时间，各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得票据并当月销账，业务经办人员有及时催收票据的义务。

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I[1]P J%}e4、报销5,000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

5、费用报销每周具体时间，另行以通知形式确定。555

第五条
H%X?s$e(A②费用报销一般流程

经办人整理报销单据并填写对应费用报销单（需办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单据）→报销人所属部门负责人（集团管理本部为：部长；营运子公司为：部门主管及营运总经理）确认签字（负真实性、合理性责任）→所属财务经理或会计主管审核（单据、数据、合法合理性等方面要求）→集团董事长兼总裁审批（注：超权限的审批或授权审批，如超制度规定标准之外的报销，由财务主管视具体情况直接面呈总裁审批）→出纳复核并安排付款。

上述流程为各公司各项费用报销的既定程序，各项事务的报销均要遵照上述流程操作，否则财务部门有关人员不得付款。（注：为方便外部单位与我公司的业务结算，上述流程各环节的审批可以由公司业务经办人代为办理。）

第六条 差旅费报销制度及流程

为促进公司各项工作的顺利开展，同时保障出差人员在外工作和生活的需要，明确出差费用报销的标准、程序和办法，贯彻勤俭节约、控制成本的精神，规定如下：

㈠、出差管理及费用标准：

1、出差人员准备出差前，需要填写《出差申请单》，注明应去的地方、单位、预计天数、行程安排、交通工具及预计差旅费等项目。一般工作人员出差，由所属部门经理审核，报所属分管领导批准，依次类推。如因公务紧急等特殊情况，不能履行正常出差审批手续的，出差前可通过通讯方式请示，但出差回来后必须补办手续。

2、各部门要加强对出差人员的管理，严格控制差旅费支出，严禁照顾性出差，凡能通过电话、电传、因特网解决的事项，应尽可能不安排出差；不能提供有效审批《出差申请单》的出差视同无效出差，公司不予报销所发生的差旅费。

3、出差津贴按地区的级差标准进行补贴（详见附表3-1）；住宿费按地区和出差人员的级差标准进行控制（详见附表3-2、3-3）。（实行差旅费定额包干不涉及报销人员不执行此条规定）

附表3-1（出差津贴标准，业务人员除外）：                              金额单位：元/天

附表3-2（住宿标准）：                                             金额单位：元/天

附表3-3(常驻外人员租房标准，需入住人员视工作情况与房间大小而定)：      金额单位：元/月.间

附表3-4（地区类别表）：                                       

注：出差人员在所属公司所在地区县市出差的不享受出差津贴。

3．1出差人员按规定享受出差津贴，在出差期间发生的餐费不予报销（因公招待除外，但需剔除每餐每天1/2津贴额度）。

3．2出发、返回不满一天都按一天计算津贴。

3．3出差一天经过二个及以上地区按目的地地区津贴标准计算。

3．4出差人员在外出差期间的市内交通工具选择，应坚持“节约、有效”的原则进行，除允许实报之外的人员，特殊情况确需乘坐出租车的，必须事先经所属总经理（或部长）同意方可乘坐（报销时并经所属总经理（或部长）专项说明审批，并在出租车票上单独签字），一般情况下应乘坐公交车。

3．5出差人员因特殊情况需乘坐飞机的，必须事先经集团总裁的特批方可据实报销。

3．6因公外出培训、参加会议性质的出差、参展等（对方或公司统一提供食宿），途中全额计算津贴，学习、会议、参展期间不得计算津贴。回公司开会、培训等工作内容，不享受出差补贴。

3．7集团总裁出差，住宿费实报实销。其他人员出差，住宿费在规定标准（详见附表3-2）以内按对应住宿发票实报实销，超过标准的部分由本人自负。

3．8可以当天来回的出差，严禁报销住宿费用。

3．9同性别同次出差人员应选择同住标准间，否则财务不予报销因此而增加的住宿费用；两人同间住宿，住宿费用按一间报销，报销标准参照两人中，级别较高者标准计算。

4、出差地点有公司住所的，出差人员的住宿应优先考虑公司住所，不再报销住宿费用。

5、集团公司常驻外人员租房月标准详见附表3-3。

5．1常驻外人员租房标准的享受，需凭有效租房协议及费用发票报销；

5．2公司在当地另租有住所的，不得享受此项补贴；

5．3在同一业务区域有一人或多人常驻的，每月均按上述标准进行租房（不以人数而以房间为计算单位，原则要求住满员工）。

6、出差人员根据出差的出发地点、日期、时间和到达的地点、日期、时间，乘坐的车船别、车船费、住宿费等内容必须具体、规范填写清楚，报销金额合计人民币(大写) 栏，报销的车船费、住宿费等原始发票必须真实合法有效，差旅费报销单必须按前述费用报销流程签字审批，否则财务不予审核签字，出纳拒绝报销;虚假抵充的票据一律以假票论处,按下述第7条进行处罚。

7、在报销过程中，如果出差人员有意使用假住宿发票，假车票等不合法的无效凭证，进行虚报冒领出差费用，一经发现，财务不予审核，出纳不予报销，作职务侵占论处，并处以假发票金额10倍的经济处罚，并取消当月的纪律考核工资。

8、火车硬卧“实报”之外的工作人员，乘坐火车晚上八时到次日早上七时之间，在车上过夜6小时以上(含6小时)，或连续乘坐车时间超过10小时(含10小时)的，可按标准购买硬卧车票，没有乘坐硬卧而且没有住宿的，可按节约车票金额的50%进行补贴，并增加每夜10元的夜间伙食补贴。

9、出差人员经公司批准出差期间绕道回家的，其绕道车船费等不予报销。

10、其他工作人员类别的人员出差，根据级别住宿标准而节约的住宿费，其节约部分按50%奖励给出差人员。

11、差旅费报销程序及要求：

①、出差人填写差旅费报销单。

②、按规定规范填写报销内容项目。

③、填写出差时间时填写到时和分，填写出差地点时按出差时间顺序详细填写。

④、规范粘贴需报销的原始凭证(如汽车票、火车票、飞机票、住宿费发票等)。

⑤、粘贴好的原始凭证(包括出差申请单)附在需要报销的差旅费报销单的后面。

⑥、按费用报销审批流程报销。

12、原始凭证(即原始发票)应根据“方便审核”“方便装订归档”的原则进行粘贴，要求每张差旅费报销单下面必须附上该张差旅费报销单中所填列的原始凭证，左上角对平粘贴，禁止将二张以上的差旅费报销单下面所需要附的原始发票前后巅到错乱地粘贴，应以前后时间和票据的顺序进行粘贴报销，有意巅到错乱顺序粘贴的原始凭证，财务审核时一律退回重新整理重新粘贴，规范后再行审核报销。

13、频繁出差人员实行差旅费等费用包干制，严格遵循真实发生原则，按月报销出差费用（住宿费、交通费），按上述出差各标准在每月限额之内据实报销（以出差对应的住宿费、交通费票据报销），以假票或虚假出差等骗取报销款的，按上述第7条处罚。具体限额及其他包干标准由各公司根据各岗位实际情况制订，并由集团总裁审批后在本公司执行。

㈡、报销流程：

1、出差申请：出差人员首先应OA填写《出差申请表》。

2、出差借支：出差人员将审批过的《出差申请表》自行暂保管，出差申请表由出差人员返回报销时作为差旅费报销附件，如确需借款的，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3、出差人员持审批过的出差申请单到考勤人员处进行考勤备案，需订票的并报总裁办订票。

4、返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内（驻外人员进行集中报销的，需在月底前报销，逾期将作自行弃报处理）办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，对照《万商集团财务审批管理制度》进行相关审批后到出纳处清借或报销。

㈢、交通费用审批权限一览表

 

备注：

1、乘坐动车组，“二等”是指动车组的二等座位，若乘坐动车组的一等座位，按一等座位票价的70%报销，超出自负。

2、“原则不报”项如因情况特殊需要报销的，需提前经集团总裁审批后方可报销。火车硬卧“原则不报”，指必须符合上述差旅费报销制度第(一)条第8款规定方可报销。

3、出租车“原则不报”人员出差报销出租车费，必须符合本制度上述第3.4款规定方可报销。出差回公司（江山）在衢州火车站、汽车站下车的，由于太晚衢州至江山停开汽车班车，时间在18点至次日6点乘坐出租车可按25元以内报销出租车费，超出自负。

4、表中“审批”是指：在事情发生前经集团总裁批准，事后审批一律不得报账。

5、江山市区内交通工具自备，公交车、出租车、人力三轮车不报销；市区内指：万购广场至城南经济开发区、新火车站、农贸城、江东大道。公司驻外地员工回公司开会、培训等，可报销来回一趟市内公交车费。

附：

出差申请单

注：本审批单办好相关手续后，由出差人员暂时保管，出差返回报销时随同差旅费报销单一起作为附件

第七条 业务招待费报销管理制度及流程

㈠、为保证公司正常开展业务经营活动，为加强业务招待费的管理，为规范业务招待费的行为，以“厉行节约、合理开支、严格控制、超标自负”的原则，特制定本制度。

㈡、业务招待费的使用实行“预算管理，对口招待，注意节约、财务监控”的管理原则。

1、实行预算管理的原则。业务招待费由集团公司各管理部、各子公司编制预算，经集团公司财务管理部审核，报集团公司总裁批准后纳入公司年度财务预算管理。经批准按年度预算额度的或以营业净收入比例控制使用的，应分解月度计划以年度总控制的原则实施。因经营管理工作活动确实需要突破预算控制额度的，应提出追加计划，按预算追加流程报集团公司总裁特批后增加额度。为了规范业务招待费的支出，原则上需报集团总裁办申请并定点招待，特殊情况不能定点的，金额在1500元以上的业务招待费应事先征得集团总裁的同意方可招待。费用标准按各公司各部门预算考核方案严格据实控制，当月预算外支出需集团总裁审批，年度累计不得超支。­G[1]])A h6\"B­U

2、实行对口招待原则。对来自公司的外部领导，重要业务往来单位要热情接待和招待，同时要掌握标准并控制陪客人数；对来自公司指导检查工作的相关部门，由总裁办和受检查公司负责接待和招待；对业务往来单位，由对口单位、部门负责接待和招待；招待就餐和住宿原则上在集团公司的定点单位。

3、实行注意节约、财务监控的原则。业务招待费应务求节俭、杜绝铺张浪费，在不影响公司利益的前提下，适度把握，能免则免、能省则省；财务管理部对业务招待费进行财务监控，出现下列情形之一的，财务部门有权拒绝审核报销：

①、 超过预算规定标准的。

②、 原始凭证手续不全、不合法或虚假的。

③、 未按规定权限和审批流程审批的。

㈢、业务招待费是指公司日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而发生的交往招待、应酬等费用；业务招待费的内容包括餐饮费、住宿费、烟酒礼品等；按摩、洗头、桑拿、营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所的消费不属招待范畴，确实需要由集团公司总裁特批。业务招待费不得用于与本公司经营业务无关的活动。

㈣、业务招待费的招待对象及范围：

1、政府机关、政府有关职能部门的因公招待。

2、有业务往来单位的业务招待。

3、公司承办各种会议的招待。

4、集团所属各管理部、各公司对外工作的必须招待。

㈤、业务招待陪同人员坚持对口陪同的原则。

1、招待政府机关、政府有关职能部门的主要领导，由集团公司领导负责陪客。

2、招待政府机关、政府有关职能部门的一般领导或科室领导，由集团公司管理部门负责人负责陪客。

3、招待政府机关、政府有关职能部门的一般工作人员，由集团公司对口管理部门业务人员负责陪客。

4、招待有业务往来单位的主要领导，由各公司主要负责人陪客。

5、招待有业务往来单位的一般领导，由各公司的部门主要负责人陪客。

6、招待有业务往来单位的一般业务人员，由各公司对口部门的相关业务人员负责陪客。

7、确因工作需要招待重要客人，各公司及相关部门可请分管领导出席陪客，各类业务招待用餐应适当从紧控制陪同人员，除特殊情况外，一般应由对口部门一至二人陪客。

㈥、业务招待费（餐费宿费）按总裁办接待处制定的标准执行，接待部门应根据标准严格审核签字，超出规定标准的部分公司不予报销，由陪客者承担。招待的食宿费一般安排在集团公司的定点单位。

附：万商集团商务接待限额标准

㈦、午餐招待原则上不饮用酒类，确实需要时应适量控制，用餐招待严禁酗酒 。

㈧、业务招待费使用实行申请申批制度，需要招待之前，应由招待部门在OA上填写“接待用餐申请单”、物资采购“招待申请单”，经相关领导审批同意后方可执行。因公外出或由于特殊情况有临时招待的，不便在OA上及时填写“接待用餐申请单”、物资采购“招待申请单”的实际情况，应事前用电话口头联系获准实施招待，事后应在OA上补办“接待用餐申请单”、物资采购“招待申请单”的审批手续；无补办申请审批手续的，财务不予审核报销；事前未用电话口头联系先斩后奏而要求补办手续的，相关人员不予签字审批，财务不予审核报销。

㈨、业务招待费报销按“万商集团公务接待流程图”执行，并实行“一票两单”的报销原则；一票是指招待费用的发票，原则都要有正式发票；二单是指业务招待费报销单和发票下面必须附的“接待用餐申请单”或物资采购“招待申请单”，手续不全的财务不予报销。

㈩、业务招待费月度使用额度原则上以实际发生招待的时间为准，总裁办招待处和招待部门应及时向财务办理审核报销手续。

（十一）业务员因自身洽谈业务需要产生的招待费用、礼品费用等不列入公司公务接待范畴。

附：

第八条 通讯费报销制度及流程

6pg5ZM;H [{@㈠、费用标准：

1、 手机通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用报销采用与岗位相关制，实行通讯费包干补贴。即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的包干补贴标准，在每月发放工资时并计下发补贴，话费补贴后就不得再报销手机话费。一些中层以上干部，实行话费套餐报销制度，由后勤部按相关制度规定统一办理，超出套餐限额部分话费，由个人自行承担。

2．座机电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。严禁员工利用办公电话打私人电话及其他损害公司利益行为。

㈡、报销流程：

1、 集团人力资源部每月20日前将上月相关员工手机费补贴按照手机通讯费补贴制度，随月工资单送相关领导审批。相关审批手续完整后，由集团人力资源部生成符合银行要求的文本文件送交各财务部，各财务部再次确认文本文件的准确、有效性后送交银行发放。

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f2b$q#Z @座机电话费由集团后勤部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报相关领导批示处理办法。

第九条  J7_(oQd3I办公费、低值易耗品、备品备件等报销制度及流程

㈠、管理规定：

为了合理控制费用支出，此类费用由集团后勤部统一管理、原则上集中定点购置，并指定专人负责保管与领用，建立并及时登记台账。费用标准按各公司预算考核方案严格据实控制。

㈡、报销流程：

1、购置申请: 由使用部门填写《采购申请单》，经部门负责人签批后交后勤部部长审核，预算外采购或超预算支出上报集团董事办审批同意后方可进行采购。办公常备耗品由集团后勤部专员每月度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写《采购申请单》报集团后勤部部长审批；备品备件（含各种修理工具、灯具、线材、五金等）统一由集团后勤部根据使用部门上报的《采购申请单》进行专人采购，如子公司福临旺家装饰、福临旺家物流和售后经批准专设采购人员的，可以自行采购工具类设备，但必须经后勤部登记备案。集团各管理本部及各子分公司在经营管理过程中如需采购赠品时，一律从集团下属万购超市、海邦电器等经营子公司采购（调拔），若擅自对外采购的，财务一律不予报账。外地子公司根据特殊情况下，由使用部门依据采购流程，经集团后勤审批同意后，可以由外地分支机构指定人员当地采购。

2、验收入库、领用出库：验收必须由集团后勤部专人对照实物清点验收入库，并在对方随同送货单上签收(后勤部应留底一份以备集中结算核对)；领用由使用部门到集团后勤部办理出库手续，并登记部门耗品领用单，明确使用责任人（驻外公司授权当地采购使用的，在实际审批报销时，须到集团后勤部办理资产登记手续），部门当月领用费用超支，纳入绩效考核。

3、报销程序：报销人先填写费用报销单(附发票、出入库单据、采购申请单)并注明领用部门金额，对照《万商集团财务审批管理制度》审批报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交所属财务部报销。

4、费用归集：各公司财务部根据集团后勤部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用并由所属部长、总经理审批，有超预算的，必须由集团总裁审批。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十条 培训费、资料费及其他报销制度及流程

㈠、 费用管理：

1、 培训费：为了便于集团公司根据需要统筹安排，此费用由集团人力资源部统一管理，各部门根据培训需求及时将申请报送集团人力资源部。集团人力资源部根据实际需要制定培训计划报集团总裁审批实施。2k+G7dK _#J,F­O%L

2、 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约费用成本，注意资源共享。各部门在需要资料前必须先填写《采购申请表》报集团后勤部统一购买或预订，领用时应到集团后勤部资料管理人员处进行登记。

3、 其他费用：根据实际需要据实审批支付。

㈡、 报销流程：

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xF­@ TG;`I5~'X培训费由集团人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。u,~6cs[1]`/j0t] Q

2、资料费在报销前需办理资料登记手续（登记员在发票后签上“已登记”字样），按审批程序审批后的报销单及申请表到所属财务部办理报销手续。:_7k }

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3、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

                第四章 工薪、福利及相关费用支出制度及流程

第十一条  工薪、福利及相关费用支出制度及流程

㈠、0Rx[1]o$T us工薪、福利等支出包括工资、临时工资、社会统筹费及各项福利费等，此类费用标

    准按照公司工薪福利体系标准的相关规定执行。

㈡、@ vPD v?UW]X1w-H工薪、福利支付流程+uo:P.w`

1、工资支付流程：

①、集团人力资源部于每月20日前根据工资福利体系、业务考核提成方案、扣支、出勤情况等编制上月各公司工资明细表及汇总表（按公司、部门分类），如是有下属公司人事专员制作工资表的，人力资源部薪酬专员认真负责审核，审核无误后对照《万商集团财务审批管理制度》报送相关领导审批。

②、相关审批手续完整后，由集团人力资源部生成符合银行要求的文本文件送交各财务部，各财务部再次确认文本文件的准确、有效性后，原则上于每25日前送交银行代理发放。

③、需要核对工资表的人员，可以在月末到集团人力资源部查询，以便与工资卡内资金进行核实。

2、临时工资支付流程：由人力资源部人员填制付款单，报送相关领导审批，审批完成后到财务部出纳领取现金。

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@3LK3、社会统筹费（五金）支付流程：

①、由集团人力资源部于每月30日前与社保局核对无误后，向各公司财务部提供参保人员清单（财务初次备案）及当月参保增减变动人员名单，列表签批完成后交财务作核对上交及入账依据。

②、各公司财务部根据集团人力资源部提供的参保人员清单情况，核对准确无误后，必须于次月15日前在地税申报系统上作相应吻合申报。

③、银行托收成功后，相关财务人员应及时索取相关托收单据，对照《万商集团财务审批管理制度》报送相关领导审批，如有差异应及时提交人力资源部查明原因，并按实际情况进行调整。$Uz^­Z L

4、其他福利费支出由集团后勤部按集团公司相关支付标准体系填写报销单，对照《万商集团财务审批管理制度》报送相关领导审批，审批后的报销单应及时交所属财务部办理报销手续。

         第五章  专项支出财务报销制度及流程

第十二条  专项支出内容

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b7`1I t+?S    专项支出主要包括软件及固定资产购置、广告宣传活动费、工程项目支出（办公经营场所装修、工程安装等）及其他专项费用（员工活动、会务等）。

强调：①必须经事先有效预算审批后方可进行相关项目的实施，杜绝“先斩后奏”现象，否则，相关财务部有权拒绝结算付款，造成的后果由经办部门自负；②在项目工料采购、完工验收、费用结算等环节发现有过失、舞弊行为的，公司将追究责任人相关责任，后果严重的移交司法机关处理。③需签订非格式合同或协议的，要求经公司法律顾问审查确认后，相关公司（部门）负责人方可对外签订。

第十三条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程

㈠、管理规定：

1、使用部门提出购置申请，需填写《资产购置申请单》，根据相关集团资产管理制度规定审核审批，预算外采购需报集团总裁最终审批。

2、(购置价在5万元及以上的)购置前需与对方洽谈签订合同或协议并到所属财务部备案。

3、报销标准：依据签定的相关合同协议及批准生效的购置申请执行。

4、由后勤部专人对购入资产进行分门别类建立台账并及时登记。

㈡、报销流程：

1、资产由后勤部验收（软件应安装调试）无误后并办理登记手续，经办人按规定（经办人在发票背面签字并附验收凭证、购置申请单、合同等）填写报销单并详细注明使用单位、部门、固定资产规格型号等，必须签署有“使用责任人”与“后勤部已登记”字样，财务部门才予受理。

2、对照《万商集团财务审批管理制度》报送相关领导审批。

3、财务管理部根据审批后的报销单以网银或支汇票形式付款。

4、如需预先借款，应按借款管理规定办理借支手续，并在资产验收入库后随同索取的发票等相关凭证及时销账。

5、财务核算：参照公司财务管理规定，规范建立固定资产台账进行分类明细核算。

第十四条 广告宣传费用报销制度及流程

㈠、广告宣传费用的管理规定：

1、广告宣传费用的开支范围：宣传各公司的印刷品、赠品、赞助、户外广告、演出活动、发布会的开支，报刊、杂志等媒体的广告宣传、电视广告制作及播放开支等。

2、广告宣传费实行各公司（部门）挂钩全年销售额进行年度总预算，按单项广告项目细分单独预算（并列明计划执行时段）、专项管理的办法。预算方案由各公司（部门）负责人报集团总裁最终审批，并到所属财务部备案监督控制，特殊超预算的追加支付必须事先得到集团总裁的最终审批方可列支。

3、各项广告宣传，必须与承办单位签订合同并到所属财务部备案。

4、由广告执行人员、福临旺家广告传媒公司客户经理及使用部门主管共同逐项验收，宣传管理部广告督导负责全面监督、监控，验收人对验收项目负验收确认的直接责任。

㈡、报销流程：

1、 每年12月上旬前，各公司（部门）负责人递交下年度广告宣传费用总预算方案，经集团总裁审批并到所属财务部和集团宣传管理部、广告传媒公司备案。

2、 与各承办单位签订合同并到所属财务部备案，如是经过筛选经集团总裁同意的指定供应商，则必须选择指定供应商，否则不予报销。

3、 按预算计划执行，并经广告执行人员或广告传媒公司客户经理及使用部门验收。

4、 结算：由公司经办人凭广告执行流程的OA单、索取的有效发票、验收凭证（含照片、样本）、合同、预算表等，并且查询是否有宣传管理部提供的相关广告不合格，要求扣款的相关报告文件，如有扣款按报告执行，填制报销单，并对照《万商集团财务审批管理制度》办理相关审批手续递交出纳安排付款。

第十五条  办公、经营场所装修费及工程项目安装费报销制度及流程

㈠、装修费用及工程项目安装费的管理规定：

1、项目施工前要求规范填制《万商控股集团项目费用预、决算表》，填制要求：相关编表人员应认真对照预、决算表内容要求，规范填写齐全；要求以设计内容为依据，按工程的部位，逐项分别列编材料（含辅料）、人工、部品件的名称、品牌、规格型号、等级、单价、数量（含损耗率）、金额等；人工要明确工种、单价、工程量、金额等；施工单位并在预、决算表上盖章确认。

2、装修费用预算的核准由集团后勤部物业负责；工程项目安装费用（含中央空调、整体厨柜等安装）预算的核准由设计负责人负责。预算的核准应经市场调查及专业判断，预算核准人员负核准直接责任。

3、验收：装修项目的验收必须由使用部门主管及集团后勤部物业共同验收；工程项目安装的验收（含中央空调、整体厨柜等安装）由销售责任人及设计负责人共同验收。相关验收人应逐项认真验收项目的数量、质量等，验收时间原则上限项目完工3天内进行，项目未整体完工的禁止分割验收。验收人及使用部门主管负验收确认的直接责任。

4、结算：由经办人在项目验收完毕后5个工作日内（无特殊情况逾期将作自行弃报处理）填写费用报销单并后附整理好的相关有效发票、验收凭证、施工图纸（原则上工程价在5万元及以上的）、预决算表、合同等资料集中整体报批，违反规定操作的，财务管理部有权拒付，由此造成的后果自负。

㈡、报销流程：

1、按照装修费用的管理规定进行预算核准、验收、结算。

2、对照预决算表审批要求及《万商集团财务审批管理制度》办理相关审批手续递交出纳安排付款。

第十六条 其他专项支出报销制度及流程
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㈠、管理规定：

1、由经办部门负责人根据实际需要向集团总部分管部门提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算等）进行初审，分管部门出具初审意见后报集团总裁最终审批。

2、涉及签订合同的，合同需到所属财务部备案。

㈡、
R J[1]|+s?S2Q8ox T㈢㈢㈢报销流程：5y+F

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1、 审批后的请示报告文件（含项目可行性分析、费用预算等）由经办部门自行妥善保管，以便日后作为结算附件。TV6V'i,bLo

2、 付款流程：

①、由经办人在项目完毕后5个工作日内（逾期将作自行弃报处理）填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销的一般规定）并后附整理好的相关有效发票、验收凭证、预决算单、合同等资料集中整体报批。

②、对照《万商集团财务审批管理制度》办理相关审批手续递交出纳安排付款。

③、如需预先借款，应按借款管理规定办理借支手续。

     第六章  奖励与考核

㈠、在本制度实施过程中，对忠于职守，严格执行集团各项财务规定，经相关岗位二次复核与审计人员再检查，均无错签误审现象的审批人员年终一次性给予一定的精神与物质奖励，对财务人员并优先考虑职位与薪资的晋升。

㈡、各级各类审批人员及相关工作人员，在本制度的实施过程，如被发现存在工作失误、虚报谎报、无理拖延审批与付款等不作为或推诿责任的行为，经认定，将视其对工作的影响程度，分别给予通报批评，商检考核等方式的处罚，根据绩效考评体系扣发其部分或全部考核工资，屡犯或情节严重的可将其调离工作岗位。

㈢、在本制度实施过程中，业务经办人员或者其他当事人员，在报销或付款过程中，经财务审核不规范的，且经财务二次以上同样问题的劝导后仍屡教不改的，或者对财务人员进行人格攻击或诽谤的，由财务人员上报人力资源部扣罚100元/次的考核工资。

㈣、对相关岗位审核、审批与再检查过程中，发现财务付款过程中存在的问题，分别按以下几种情况进行处理：

1、经复核检查，发现有报销行为未按财务要求规范报销，但无金额差错的报销、付款凭证时，由复核检查人员以信息反馈表的形式反馈给相关主管领导，由主管领导对相关审批人员按工作失误一次进行考核，每单罚款5元/每人或纳入绩效考评体系。

2、经复核检查，发现有金额差错，但无舞弊行为的报销、付款凭证时，复核检查人员应分析差错的原因，提出整改方案。

①对于差错没有造成经济损失的，对本业务的所有审批人员均按工作失误一次进行考核，每单罚款10元/每人或纳入绩效考评体系。

②对于差错造成经济损失的，由业务经办人员、审批人员负责追回，如无法追回经济损失，将按照业务经办人员承担50%、业务部门审核人员承担20%、总经理承担20%、财务审批承担10%的比例进行赔偿，从当月工资中开始扣回。同时，对本业务的所有审批人员均按工作失误一次进行考核，每单罚款10元/每人。

3、经复核检查，发现存在舞弊行为的报销、付款凭证时，直接转交给商检部门查明事实真相，追究相关舞弊人员的经济责任，情节严重的将移送司法机关进行处理。

①对舞弊人员除承担全部经济损失外，还要按员工手册对责任人按舞弊金额的大小分别给予不同的行政处分。

②对舞弊人员的上级主管及公司总经理分别给予150元、100元的罚款。

③如无法追回因舞弊给公司造成的经济损失时，则由相关审批人员分别按以下标准承担赔偿责任：业务主管50%、总经理40%、财务审批人员10%。

 第七章 附则

㈠、 本制度适用集团总部及下属各公司。

㈡、 各公司原有的管理办法与此制度相抵触的，自本制度实施时停止执行。

㈢、 本制度在原有制度基础上修订，含原差旅费、招待费、交通费等相关报销制度汇总，由集团财务管理部负责解释和修订。

㈣、 本制度由集团决策管理委员会会议审议通过，自二○##年八月一日起开始实施，以实际发生费用时间为准。