采购部管理制度

1. 总则

1.1 为规范公司采购工作，特制订本制度。

1.2 本制度适用于公司外协 、商务采购活动。、

2. 采购原则

2.1严格执行询价议价程序

物品采购以及外协，必须有三家以上供应商报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素基础上进行综合评估，并与供应商进一步议价定最终价格，临时性应急采购买的物品除外。

2.2 采购会审、合同会签制度

物品采购，必须经营业部、制造部、技术部、质量部参与，调研汇总各方意见，经总经理审核。

2.3职责分离

采购不得参与货物和服务的验收，采购的数量、质量、交货问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

2.4 一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、材质、数量一致。在市场条件不能满足采购部门要求或者成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

2.5 廉洁制度

所有采购人员必须做到：

2.5.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

2.5.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。

2.5.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。

2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

2.5.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新事物及市场信息。

3. 采购程序

3.1 供应商的选择

3.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质。

3.1.2 对于经常使用的商务或服务，采购部应较全面的掌握供应商的管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和评审。

3.1.3 在选择供应商时，必须进行询价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商报价不能作为唯一决定的因素。

3.1.4 为确保供应商渠道的顺畅，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为备用供应商或子啊其间进行交互采购。

3.2采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协商技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适应性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核；采购部负责合同条款的谈判、付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信心的收集，同时，与供

方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况以及质量反馈及确认售后服务事宜。

3.3付款程序

3.1 采购部依据付款计划及合同提出申请，，后附付款明细单，由主管负责人签字确认，由总经理签字确认后财务办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

3.2 #5@p：付款时必须开增值税#5@p，核对#5@p内容是否与合同一致，并填写#5@p明细单存档，在红联上由仓库、质量、采购人、总经理签字后交给财务核销。

4.违约处理

4.1物品出现延期后，采购部及时通知销售、制造部、技术部门以及相关部门。

4.2 货物出现质量问题后，由使用部门或技术部门提出建议，报部门负责人，采购部接到意见后，需书面或发邮件的形式报给供应商，要求供应商换货或退货。

4.3 采购部与供应商协商不成，或造成损失的，由财务核算损失，采购部负责追索。

5.审核监督

5.1采购过程中进行财务监督和审核

5.2 在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有关业务部门、销售以及相关领导参与外，财务部门要全程参与。财务部主要负责价格

的核查及审计。采购部门要自觉接受审核以及对采购活动的监督和质询。

6处罚条例

6.1 严格按照此管理制度执行，执行度完成率与绩效考核相关联。

6.2 采购的合格率和要求到货时间的完成率与每月绩效考核相关联，如因人为原因造成的采购事故，每出现一次扣除绩效二分，如连续3个月每月超过3次，将失去公司每年的工资涨幅以及参加公司的优秀员工评选的资格。

6.3 对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。

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第二篇：采购部管理制度及工作流程

采购部工作流程

采购管理办法

第一条 为加强对采购工作的管理，做到有章可循，以保证各项生产、业务工作的正常进行，特制订本办法。

第二条 本公司采用统一采购方式，以期发挥下列优势：1.节省相关人力、物力，简化或合并相关业务。2.有效统一管制各项物品、物料用量，降低库存量，减少资金积压。3.利用群组技术及V.A手法，以降低材料采购成本。4.加强采购稽查，以确保采购品质及成本目标。

第三条 统一采购业务范围如下：1.办公事务用品及文具用品、表单印制。2.生产所用原物料、物品（含直接材料、间接材料、消耗品）。3.机器、仪器设备、冶工具（含零配件、量具、夹具、模具、检查仪器）。4.厂房设备营缮及修缮工程。5.开发新厂商，以降低成本。提高品质，确保交期。6.国外进口零件。

第四条 统一采购作业程序：1.各单位依需要填报“物料请购单”、“设备工具请购单”，经核准后送总务部采购科办理。2.采购品经使用单位或检验单位验收后，交使用单位使用及管理。

第五条 请购申请单内需注明：品名、料号、规格、单位、数量、需要日期、包装方式、包装量、用途及其他特别规定或要求事项。

第六条 采购时除参考上列资料外，另需准备相关图示、质量指标、验收基准等。

第七条 采购业务包含：1.处理各单位请购单业务。2.厂商询价、招标、议价、发包、订购单业务。3.厂商交货记录、进度管制业务。4.请款业务。5.验收及不良品处理业务。6.厂商品质监查业务。7.厂商**处理业务。8.厂商资料卡建立业务。

第八条 采购应注意的其他事项：1.在确保品质的前提下，采购成本越低越好。2.尽可能向制造商采购，不要向经销及买卖商购买。3.需考虑市场变化及库存成本等因素。4.采购与检验单位需分开。5.尽可能参考过去使用需求量，做计划性采购。6.需注意售方的售后服务和信誉。7.订购单内应注明检验质量基准，抽验方式及不良率拒收标准。8.订购单内应注明误期或因品质不良退货产生误期时的责任及惩罚办法。

采购经理工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；

（3）制订招、投标管理办法和各项物品的采购标准，并严格执行；

2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；

（2）审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，参与重点和大宗采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；

（5）负责组织落实公司的采购、供应材料、备品配件及其他物资供应，确保合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；

（6）督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保采购物品的质量；

3.采购成本预算和控制：

（1）编制年度采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（3）向各部门提出降低成本的建议，减少不必要的开支，以有效的资金保证最大的物资供应；

（4）对采购合同履行过程进行监督检查，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商：

（1）根据公司的物质需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；

（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及物资市场价格状况和走势的综合评估系统；

（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；

（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；

5.本部门建设工作：

（1）根据公司的绩效管理制度，考核下属的工作业绩，并协助其制定绩效改进计划；

（2）负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理；

（3）协助并参与采购人员的岗前培训和在岗培训。

采购部门职责

（一）核心职责

1．首要任务是保证本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作；

2．不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量；

3．控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本；

4．建立可*、最优的供应配套体系；

5．利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发；

6．建立并维护本企业、本公司的良好形象；

7．管理、控制好与采购相关的文件及信息。特别是要收集有关货物质量事故的信息，重点是造成产品质量或设备故障的货物信息，这些信息也将作为评价供应商的重要依据。

（二）其他职责

         从采购管理的角度讲，其他职责包括制定并实施采购的方针、策略、流程、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我评估，建立培养稳定并有创造性的专业采购队伍等等。

（2）采购工作管理

①测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货。

②致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。

③要向营运负责人提出忠告：有关主要货源和需求因素的状况，而这些状史是会影响到将来采购成本的有利或不利的一些因素。

④与市场营销部、营运促销部协调部促销计划中各人应负责、联系的事项。

⑤创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。

⑥为了增加销售，要选择适当的商品及提出合理的价格并与厂商及营运部门合作，来改善销售。

⑦检讨营销部的促销计划活动，例如：广告方式、陈列介绍的正确性等。

⑧一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。

（3）监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订定责任和考评绩效。

（4）业务与责任：

    ①改善实际销售计划以达到满意的销售额，适当的周转数及高利润目标。

②建立适当的商品结构，以适合市场需求及达成预期的库存及周转能力。

③是否有能力在商品品质、效用和价格方面做改进以达到有竞争潜力。

④能否改善商品来源、以达成品质、样式、价格及时间上能适合的程度。

⑤能否与有关支援单位营销部协调达到对促销有贡献这方面的能力。

⑥能否与厂商保持良好关系的能力，而这良好关系导致厂商愿意提供我们所要求的商品。

（二）、职称：采购副经理

1、基本职能：

   在公司的政策之下，配合协助采购部长制定采购、销售计划，负责采购业务工作的日常管理，负责商品采购业务的具体谈判，负责采购合同的审核、商品价格、毛利水平的拟定，商品变价、调价的审核，商品促销计划、跟进销售情况、对比分析销售业绩及销售方式改进的拟定。对于所负责部门商品的挑选、订价和销售担负完全责任。

2、职责与任务：

  （1）负责采购员的甄选、训练及工作指导；

  （2）负责对新品的开发选择，要确保所选购之商品能销售、进货成本低；

  （3）与厂商合作发展：①新商品。②独占性商品③廉价品。④促销广告用之商品。

  （4）尽可能在促销广告时争取到厂商的协作赞助；

  （5）向营运部建议某项商品促销陈列；

  （6）以下列原则为准来订价：

      ①以人们对顾客所愿意付出之价格来判断；②与别家公司相同的或相似的货品要订出竞争性的价格；③进货成本；④厂商建议的价格；

  （7）下列原则降价、涨价：①销售的速度；②商品的存放时间；③同行之价；④库存状况；⑤季节变换。

  （8）属于协助方面的责任：①督导销售人员；②追加补货时协助计算库存；③使仓库保持整齐清洁；④处理赊欠并确保顾客能马上收到商品及周到的服务

  （9）在其他人协助的情况下，遵照规定，使正确的实物盘存。

3、组织关系：报告——采购部经理、总经理；督导——采购主管、采购员；

             协调——营业部、市场营销部。

4、考核事项：工作表现依下陈述之事项衡量：①商场的营业情形与商品计划及预算相符合的程度；

②商品所获毛利和商品计划及预算相符合的程度；

（四）鲜食、食品、非食品采购员及联营租赁业务的职责说明

1、采购员的职责说明：负责当地市场农副产品、水果蔬菜的采购谈判，按公司的采购政策，尽力减少供应商中间环节，直接向生产商采购；负责鲜食部每日销售商品的采购补货。

2、我商场销售商品的主要货源基地主要靠市场采集。通过市调、谈判、开发引进适合消费市场的销售商品。

3、联营招商业务的职责说明：按公司政策开发引进新品名牌，洽谈招商租赁业务；并对该项

   目跟进监督；对市场情况、销售情况及时反馈并做出调整改进措施。

4、采购员基本要求：

①       具有诚实敬业的个人素质，有相当的采购经验，具有敏锐的市场意识，较强的谈判能

力；

②       作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚；不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理；

③       采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息；

④       采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗；

⑤       采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品类别组织，控制品项结构，清除滞销商品，经常引起新商品，维持商品的快速周转及新鲜度；

⑥       采购员应了解商品特性，并突显其特性；控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标值；

⑦       采购员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出陈列图（MODULAR），促销商品应注明其陈列方式；

⑧       采购员应随时关注天气的变化，及时调节受较大影响的商品库存；

⑨       采购人员应经常深入卖场，了解商情，客情，以期创造最佳的销售业绩；

⑩       采购员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免商品脱销断档；

⑾ 采购员必须适时开发新商品；

⑿ 采购员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等；并采取相应对策；

⒀采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况；且应定期拟定促销计划，并策划实施。

4、专业知识：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识。具体如下：

△  国家规定的商品检验标准。 △商品安全期限。 △商品品质的辨别方法。△商标认识。

△销售技巧。                △商品功能。      △商品的制作技术。     △商品制造成本的构成。

△商品价值的显现方法。      △供应商的优缺点。△商品的季节变化规律。△供应商谈判技巧。

（五）商品行政部的职责说明

懂商品知识、熟悉操作电脑、基本电脑维护、商品分类编码、商品登信息录入、供应商档案管理、商品变价调价的执行以及每日价格单据、公司文件等资料的存档、传递，每日或每周交配送中心配送员，传交松原公司财务部。

一、商品行政部主管岗位职责

1、  采购员签完合同拿到财务处加盖合同章、布置录入工作；

2、  核查商品的报告表，布置录入工作；

3、  供应商档案、商品信息的录入；

4、  审核生效订单，调价单、恢复采购、停止采购单、并转移更换供应商的商品信息；

5、  修改供应商档案、错误条码、商品信息等系统资料；

6、  为经理、采购员查寻、提供系统中资料；

7、  录入、打印商品计划表、备忘录、报告等采购部所需资料；

8、  申领、保管、控制采购部所需办公用品；

9、  考勤，制定商品行政部文员排班表；

10、    严格遵守公司企业文化及公司规章制度。

      需掌握技能：①熟练使用微机及应用系统；②能维护微机及设备；③熟悉商品知识及商品分类编码。

二、商品行政部文员岗位职责

1、  录入供应商档案、商品信息、竞争商品、停止采购单、恢复采购单；

2、  录入调整商品进、售价单；

3、  录入打印未生效订单、生效的商品进、售价单、商品计划表、备忘录、报告等资料；

4、  为经理、采购员查寻、提供系统中的资料；

5、  打印商品自产制作打印各种报表；

6、  向相关部门传送有关单据；

7、  为采购部制作打印各种报表；

8、  修改错误商品信息；

9、  系统维护；

10、    严格遵守公司企业文化及规章制度。

需掌握技能：1、熟练使用微机；2、打字速度快；3、熟练应用系统。

第二章        采购流程

  一、采购业务流程图