文件管理控制流程

0 目的

对资源开发部所签订的合同文件进行集中管控，与资源开发部流程保持一致， 确保符合公司审计要求。

1 适用范围

适用于ODM IN，外协加工，生产型物料等合同文件。

2 术语和定义

2.1 合同文件

2.1.1 生产类物料合同文件包括合作框架协议，供货保证协议，品质保证协议，保密协议,ROHS赔偿协定，廉政协议

2.1.2 ODM in合同文件包括合作框架协议，品质保证协议

2.1.3 外协加工合同文件包括合作框架协议，品质保证协议

3  工作程序

3.1 文件清单

3.1.1 生产类物料在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，保密协议，ROHS赔偿协定，

廉政协议，完整的供应商主数据维护申请表

3.1.2 ODM in产品在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表

3.1.3 关于外协加工在供应商代码建立时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表

3.2

3.2 收到合同文件后，填写合同编号表。该合同文件在使用上应受控，在合同文件的适当位置注明受控号。

  附表/附录

4.1   合同编号表

4.2   合同领用登记表

                                 

合 同 受 控 编  号  表

 

                                                                                         

                                                                                                                                                                                                     

                          合同领用申请表

    编号：                                           

                  

第二篇：安全控制程序

安全控制程序

一、 目的

为加强公司内部的物理、财产、人员安全，防止各种安全隐患事故的发生，特制订本控制程序。

二、 范围

适用于公司内部的一切物理、财产、人员安全控制活动。

三、 职责

厂长主导公司内部一切安全控制活动的策划及安排，各部门负责具体事务的执行。

四、 工作程序

1、场所安全控制

1） 厂房周围应建筑安装有坚固的围栏或围墙，围栏和围墙的顶端最好装设尖锐的铁丝或玻璃片，以防止外来人员非法侵入。

2） 所有建筑物都需要能够抵抗非法的进入和外界的侵扰：即不允许使用临时替用物料，所有的门窗、大门和围栏都需要关闭（有足够的上锁/防护装置），除非需要打开进行接收和付运作业。

3） 所有门窗或者货仓内一些可打开的门窗中装设的铁条/网都必须牢固、且需要上锁，以预防偷窃。货仓或者储存区域的门和通道需要安全管制。当无人在内工作时可以上锁，有专责仓管员负责进出控制，非授权人员未经批准不能进入。

4） 门窗的锁匙需由指定的授权人员或高级保安人员保管，并进行详细的分发记录。

5） 大门需安排保安人员24小时驻守，以检查和监控进出的车辆、人员，防止非法侵入和流出。

6） 货物装卸区、临时存放区、进出口货物通道、仓库等应装设有牢固的砖墙、铁网、围栏等隔离设施，以防止未经允许的人员、未载明的货物进入。货物管理人员离开时，应关闭门窗或上锁。

7） 生产、办公、宿舍区域需安装充足的照明灯光和应急灯，尤其是生产车间、楼梯间、主要通道、宿舍、出入口、货物装卸和储存区、围墙周边、停车场及客户指定区域。

8） 公司应每周安排专人对建筑物、门窗、围栏、灯具、锁具等进行检查，确保其完好有效。

9） 出入口、货物装卸和储存区、围墙周边和停车场所、或者客户指定需要装设的区域需安装防止非法侵入的警报系统和视频监控系统，防止未经授权的进入。该系统必须具有稳定可靠的备用电源，以便能够连续不间断地进行全天候监控和摄录。该系统每月需由专业人员进行测试维护，以确保能正常使用。视频监控系统和储存记录必须安全地存放和非授权不能接近。

2、进出安全控制

1）公司大门实行门禁管制，内部员工和车辆、外来人员及车辆进出大门均需进行身份识别和登记。非经允许，禁止携带、装运危险品、违禁品、可疑物等进出厂门。

2）员工须凭个人有效工作证件（厂证）进出厂门，未佩戴厂证者保安员需进行相关查询及；员工携带私人物品外出的，必须服从保安员的检查，并进行相关的登记，严禁私自携带公司物品外出；工作时间内离开厂区的，需凭部门主管签发的“放行条”或“请假申请单”方可离开。

3）外来人员来访的，须由保安员负责检查带有照片的身份证件、询问来访事由、被访人、经授权人员或被访人同意后，在《外来人员进出登记》上登记及领取、佩戴“探访证”，由保安员或被访人陪同前往相关区域。如属探访住宿的，则领取及佩戴“住宿证”方可进入生活区。离厂时，保安员应收回“探访证”、“住宿证”，登记离开时间，并进行必要的检查。

4）保安员应加强厂区内的安全巡逻，严密注视厂区内是否有无身份识别或可疑的人员；发现无身份识别或可疑人员进入的，应及时进行盘查、报告，防止安全事故发生。

5）厂区内应张贴相关警示标识，以提醒所有员工、外来人员未经许可不得随意进入限制区域内，如货物停车场、货物装卸、储存区、仓库等。

3、人员安全控制

1）聘用员工前，人力行政部应对拟聘员工应聘申请中的身份信息、家庭背景、就业经历、有无违法犯罪记录等情况进行查询、核实。

2）对在职员工，应每月更新包含员工姓名、性别、身份证号码、出生日期、入职时间、职务、家庭住址等信息动态的员工名册，并视员工的日常工作表现及处于重要敏感岗位的员工进行安全背景的定期审查和重新调查。

3）辞职及被解雇的员工，人力行政部及所属部门应及时收回工作证件、钥匙、工具或更改密码等，办理退出床位手续，由保安员负责监督行李的检查，安排在下班时间后离开厂区。

4）辞职及被解雇的员工，办理离职手续离厂后，未经批准禁止再次进入厂区及使用公司相关信息系统。

5）员工必须接受供应链安全意识等方面的知识和技能培训，了解紧急、突发事故和危险的程序，以妥善识别及应对紧急、突发事故和危险，保障人员和财物安全。安全培训内容包括但不限于：消防安全、车辆出入管理、恐怖（嫌疑）活动特点、如何识别人员/物品的非法出入、如何维护产品的安全、如何应对某种突发状况等。

4、商业伙伴安全控制

1）在筛选商业伙伴时应根据海关高级认证标准对其执行供应链安全方面的情况进行全面评估，重 点评估其在守法合规和贸易安全等方面是否制订书面制度和程序，是否确实遵守执行，执行过程中的不良情况进行是否得到有效改进。对于不能有效确保供应链安全的供应商不得作为合作伙伴。

2）在合同、协议或其他书面资料中应明确要求商业伙伴按照海关高级认证标准优化和完善贸易安

全管理。

3）定期对商业伙伴遵守贸易安全要求的情况进行全面评估、检查，并要求商业伙伴对评估、检查中发现的不符合项限期进行整改；整改效果不达标的、无法确保贸易安全的，取消合作资格。

4）商业伙伴有责任进行海关高级认证标准方面的自我评估，并向本公司报告未能完全符合的事项，视乎实际需要给予商业伙伴一个有限度的改善期限。

5）商业伙伴发生涉及本公司有关产品的遗失、损坏等重大不良情况时，应及时通知本公司，以便采取补救措施。

6）商业伙伴人员和车辆到本公司公干时，需严格遵守本公司的各项安全管控措施。

5、货物安全控制

1）在装卸区域内进行货物装卸和接收时，需由部门主管或相关授权人员进行现场监控和操作，未经许可的人员或车辆不得随意进入该区域内，无货物单证或单证信息与货物实际不相符（如重量、标签、件数、箱数、外观、包装等）的禁止擅自装卸和接收。在装卸和接收完后应及时上锁或转入仓库，由现场相关人员在单证上签名、盖章确认。

2）货物在内部搬运的过程中，需由指定人员进行现场操作或监控，并需小心轻放，按章作业，避免造成损坏、溢漏。

3）货物在存放过程中，仓管员要对货物进行清点标识、分类摆放，妥善保管。贵重物品要存入指定区域，加以重点保护。如发现货物有毁损、丢失、短缺或剩余要及时向部门主管报告。

4）在货物装卸、搬运、存放过程中，发现货物溢、短装、单证信息与货物不相符或有可疑、不明货物的异常现象时，需及时报告或者采取其他应对措施。

5）危险品、易燃易爆物品必须储存在一个隔离、安全的区域，该区域必须配备消防和安全防护措施，以免发生安全事故，及损害其他货物的安全。

6、集装箱安全控制

1）装卸货物前应检查集装箱结构的物理完整性和可靠性，包括门的锁闭系统的可靠性，并做好检查记录登记。检查可采取“七点检查法”，即对集装箱按照前壁、左侧、右侧、地板、顶部、内/外门、外部/起落架的顺序进行逐项检查。

2）集装箱装货完成后，应及时施加高安全度的封条，并由专人拍照、管理、登记。所有封条都要符合或者超出现行PAS ISO 17712对高度安全封条的标准。

3）无论集装箱是否已装有货物，都要保存在安全区域，由专人看守或视频监控，以防止未经许可的进入、损坏、改装。

4）集装箱外观、结构、封条发生异常或存储区域未经批准移动的，应及时报告。

7、运输工具安全控制

1）公司普通车辆外出的，需出示“放行条”或“汽车外出证”，经保安员检查后方可放行，并于《车辆进出登记》上登记；车辆回厂时，也需登记回厂时间。

2）外来车辆来厂的，经保安员在《车辆进出登记》、《外来人员进出登记》上登记车辆、司机、随车人员信息，经保安人员检查是否携带、藏匿可疑、危险物品后，符合进入条件的方可发放“外来车辆进出证”、“探访证”准许进入；车辆进厂后， 随车人员不得随意走动。离开时凭货仓签发的“放行条”及货物、人员检查后放行，收回相关证件并记录离开时间。

3）运输工具停车区与公司小汽车、私人车辆停车区要用隔离设施分开设置，运输工具要停放在指定的安全区域，车辆钥匙必须由司机亲自保管，以防止未经许可的进入或者其他损害；发现有未经许可、擅自进入或者损害等异常情况的，应及时报告和处理。

4）在货物装卸和接收前，应再次对驾驶员进行身份确认。

8、危机管理控制

1）危机包括：货物、集装箱、运输工具失窃事件；非准许运输车辆、人员进出事件；有预谋破坏公司财产、侵犯员工人身安全事件；灾害、火灾事故；员工严重打斗事件；员工重大工伤、突发生病事件、其他非法、可疑活动等。

2）内部员工，遇有危机发生时，应立即向部门主管或值班保安员报告；部门主管或值班保安员接到员工危机情况报告后，应立即把相关情况汇报给厂长。

3）值班保安员在值班时遇有紧急、突发事故和危机的，应立即把相关情况及时汇报给厂长。

4）厂长接到危机情况汇报后，应即时采取措施进行处理；如事态严重的，应立即向当地政府部门或海关汇报，并在危机发生后的24小时内把处置情况告知客户。

5）如厂长不在或无法联络的情况下，部门主管或值班保安员可向人力行政部主管或安全主任汇报，由人力行政部主管或安全主任决定采取应急处置措施，并在事后向厂长通报。

五、记录

《外来人员进出登记》

《车辆进出登记》