对后勤服务类单位“6S”管理方法的研究
候红霄，于晨旭
（中国航天科工防御技术研究院基建房产部, 北京 100854）
摘要：如何运用有效的管理手段增加企业的发展力和竞争力已经成为现代企业生存的首要问题。经实践表明，“6S”管理方法是提高企业管理水平的有效手段。本文针对企业后勤服务类单位详细探讨了“6S”管理模式在后勤服务类单位中的适用性；在此基础上详细探讨“6S”管理模式如何在后勤服务类单位中实际应用并提出一系列技术措施以及制度来使后勤服务类单位持之以恒的推行“6S”管理方法；最后总结并指出“6S”管理模式在后勤服务类单位中的发展方向。本论文研究所取得的成果期望对深入、系统研究后勤服务类单位“6S”管理模式有所帮助并提供一定的理论指导。
关键词：“6S”；技术措施；制度；评分细则；发展方向
The Research on "6s" Management Method of Rear Service Units
HOU Hong-Xiao,YU Cheng-Xun
Abstract: It is critical for a modern enterprise that using effective management methods to enhance its development and competiveness. The practice indicates that the “6s” management method can effectively improve the on-site management. By discussing the intercommunity between the management method of rear service units and the “6s” management method, the paper proposes a series technical measures and regulations for rear service units to push the “6s” management method continually. At last, the paper summarizes and discusses the future direction of “6s” management in rear service units. The results of this paper are expected to provide some theoretical guidance and help to research deeply of “6s” management method of the rear service units.
Keywords: “6s”; technical measures; regulation; scoring scheme; future direction
0 引言
随着科学技术的迅速发展，全球化、国际化趋势日益明朗，使得世界范围内的经济竞争变得尤为激烈。如何创造并保持竞争优势，已成为每个企业生存和发展的首要问题。现在全球推行的“6S”管理模式是提高企业管理水平的有效手段，“6S”管理方法在日本被视为企业的一套最基础、最实用的管理方法，在美国及欧洲也被广泛使用[1]。
由于“6S”管理办法在理论上相对简单，所以本文主要辨识、分析企业后勤服务类单位“6S”管理模式在实际应用中所遇到的实际问题以及如何建立长效机制提出建议，以期对企业深入推行“6S”管理模式提供帮助。
1 “6S”管理模式在后勤服务类单位中的适用性
后勤服务类单位管理具有其特定的模式。首先，由于后勤服务类单位种类繁多，譬如宾馆、食堂、动力供应单位、物资保障单位、基础建设单位、职工达到一定人数需要建立的幼儿园、医院、距离市区较远的中大型企业以及具有重大危险源企业需要建立的消防队等。其工作的性质导致管理模式的多样性，给后勤单位在管理上带来了不小的麻烦。
如何用一种通用的管理模式，将种类繁多、工作性质相异的各个单位统一管理成为了服务类单位急需解决的问题。而“6S”管理模式中的整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全却是每一个单位都需要做到的，推行“6S”管理模式的最终目的也正是提升企业形象、减少资源浪费、保障安全基础、提高工作效率、提升员工素养、推进标准化作业进而提升产品或服务的质量。
譬如在距离市区较远的中大型企业以及具有重大危险源企业需要建立的消防队中实施的半军事化管理与“6S”管理模式也没有冲突之处，在半军事化管理中，定置有序摆放各种物品工具、对工作场所要经常进行的打扫，清除脏污，保持生活和工作现场干净、整洁等要求，同时也是“6S”管理模式中需要提升的地方。
所以，“6S”管理模式在后勤服务类单位中可以被广泛应用，不会因为其生产作业性质的不同而产生局限性。
其次，“6S”管理模式又是企业运行职业健康体系、质量体系、安全生产标准化等管理体系的基础和保障。
以安全生产标准化体系为例，在实施安全生产标准化体系的时候，需要营造一种“时时注意安全、处处预防事故”的良好氛围，而推行“6S”管理可以起到上述作用。这是因为，在“6S”管理中，整洁、有序的生产作业环境可以有效的预防安全生产事故发生，安全也是作为“6S”中的一项，相对贴近生产实际，比较容易获得共鸣，而且执行难度也不大，有利于调动员工的参与感及成就感，从而更容易带动企业整体的安全氛围。
所以“6S”管理在实际工作中是安全生产标准化体系的基础，也是提高企业的各项管理水平的有效手段。
2 “6S”管理模式在后勤服务类单位中的实际应用及技术措施
“6S”管理最直接的体现就是针对生产作业现场的管理，如何将“6S”管理模式在后勤服务类单位中实际应用及如何制定相应的技术措施成为了现场管理提升的关键。本文针对“6S”的管理内容，以实际案例介绍其具体的实际应用及解决的技术措施，以期对企业及后勤服务类单位实施“6S”管理有所帮助。
（1）整理
整理作为“6S”管理模式的基石，也是相对工作量较大的一项重点工作，如果整理没有做好，就无法开展“6S”管理工作。对于后勤服务类单位，由于其生产作业性质的特点造成了生产工具数量多、类型多。所以在进行整理的时候，工作人员需要在全面检查生产作业现场时注意生产工具的使用频率、制定“需要”与“不需要”的判断标准、以及坚持针对工具进行每日检查以查看是否有不需要使用的工具，这样才能更好的推进整理标准。
（2）整顿
整顿是在整理基础上的升级。整顿的目标是将“需要”的工具、用品进行分类、定置、有序摆放、明确数量并加以标识，这项工作是“6S”管理现场是否井然有序的关键。
在后勤服务类单位中，譬如宾馆的后厨、食堂的后厨，生产作业环境相对狭小、潮湿，并容易受到高温的影响，定置标识容易发生老化脱落的现象，针对此现象，“6S”管理人员可以制作三面密封的塑料保护套以保护“6S”标识免受潮湿、高温的影响，如图1所示：
图1 三面塑封的提示标识
对于在日常使用频率较多的工具以及需要经常使用的零部件，数量标识一直是一项难以解决的难题。“6S”管理人员可以对此问题实施“动态化”管理，制作统一的带有数量旋转功能的塑料标识，这样，在具体的使用过程中，管理人员就可以根据实际的使用情况进行动态化的数量标识管理，减少了纸张以及时间的浪费，达到标识管理的目的，如图2所示。
图2 动态化管理的标识
企业及后勤单位在实际进行整顿的过程中需要特别注意的两点。首先，企业及后勤服务类单位生产作业现场及办公场所实施的“有室必有图、定置必有图”的定制图管理制度是一个动态过程，因为生产办公现场不可能是一成不变的，在确实需要修改定制图的情况下，如何将修改的定制图与企业单位保存的定制图册相统一成为了相对容易被人忽视的问题。企业及后勤单位可以建立“定制图变更”制度，从开始申请变更到审批直至最后的报备做出明确的要求，让职工有制度可以遵守，企业“6S”管理机构定期检查，这样就解决了实际定制图与单位的定制图册不统一的尴尬难题。
其次，后勤服务类单位要特别制订废弃物品处理办法，针对各生产作业性质，制定相应的废弃物品管理办法，比如食堂、宾馆需要建立厨余垃圾管理办法，医院需要建立医疗废品处理办法等。在建立的相应管理办法中，要明确管理的责任人，废弃物品的具体管理措施及流向，做到有据可查，有帐可查。
（3）清扫
后勤服务类单位，尤其是宾馆、食堂、幼儿园、医院等直接依赖于生产作业环境的单位，清扫直接关系着服务以及产品的质量。真正的清扫除了能清除污垢、确保人员、职工健康以及食品卫生安全外，还能发现更早的发现设备仪器的异常状态及更早的对设备进行维护，从而达到提高工作效益、降低成本的目的。
对生产作业现场的清扫区域要划分责任人，将责任落实到每一名职工，确保所有职工都参与进来，进而提升归属感及荣誉感。对设备仪器的清扫重点在于维护保养，及早的发现设备仪器的异常状态。在清扫异常的污渍以及垃圾的时候，要及时查明原因，确保没有安全生产隐患。
清扫可以根据日常的工作性质分为三个时间段进行：首先是每天15分钟的日常清扫，主要内容就是针对生产作业现场的表面（包括设备仪器）灰尘及垃圾。其次是每周30分钟的一周清扫，主要清扫平时没有注意到的地方的油污、桌椅柜底的灰尘垃圾、配线管线的灰尘、灯罩、玻璃等平常没有注意的地方。最后是每月进行一次不少于60分钟针对生产设备仪器的月清扫，主要检查设备仪器的不正常状态，对设备仪器进行保养维护，将设备仪器进行全面的清扫工作。
（4）清洁
清洁在“6S”中的定位相对与前3个“S”来说更多是一种习惯的保持而不是实际的操作。前3个“S”在推行之后，生产办公现场所呈现的就是一种干净、有序的环境，但是如何将这种干净、有序的环境保持下去就需要职工在日常生产工作当中具有清洁的意识。
需要注意的是清洁的维持与工作场地环境的新旧是没有必然联系的，一个崭新的工作环境如果没有做好“6S”，现场也会脏、乱、差，反之一个使用多年的老场地，如果“6S”贯彻执行的彻底，虽然外表并不起眼，但是内部却是干干净净、一尘不染，井然有序。这其中的区别，只在于是否将“6S”管理坚持、常态化。坚持“6S”管理模式的生产作业办公场所，不仅能使职工感觉干净卫生，精神焕发，还可以此提高产品服务质量、企业形象。
（5）安全
安全作为一切生产作业的基础、职工进行生产作业的最基本条件。如果一个生产作业环境在如何干净、整洁、有序，安全却没有保障，这个生产作业环境也是不合格的。所以，安全是“6S”管理活动中最基本的一个环节。
在后勤服务单位中，由于生产作业性质的不同导致生产环境也种类不一，根据生产作业的种类划分可大致分为压力容器安全、特种设备安全、电气安全、消防安全、食品安全、生产设备仪器安全，具有锅炉、水泵等需要水质监测的有化学品安全。各个生产作业现场要根据自身的生产作业性质制定相应安全技术措施、应急措施、设备操作规程等一系列的安全管理制度。
比如在生产设备仪器安全中，企业及后勤保障单位在采购生产设备仪器时，要尽量选购具有本质安全特性的设备仪器。如果没有此特性，可以通过安全技术改造等措施对生产设备仪器进行改造。
譬如，食堂、宾馆等生产作业场所的和面机、压面机、搅拌机等设备大多数都没有开启防护罩自动断电的安全连锁功能，后勤服务类单位可以通过安全技术改造，聘请专业电工或懂得相应技术的专业人才，通过限位器—磁力启动开关—倒顺开关的串联以实现开启防护罩自动断电的安全连锁功能。这样即节省了单位资金，也有效实现了安全防护的目的，提升了使用和面机、压面机、搅拌机等机械的安全可靠性，如图3所示。
图3 安全技术改造后的和面机
“6S”管理模式也可以与安全生产检查相结合，在安全生产检查中，比如针对设备仪器的“定检、巡检、点检”活动中，可以加上针对设备仪器的干净程度的检查，标识的检查等。将“6S”管理模式与安全生产检查模式相结合，这样即节省了人力和时间，也达到了安全检查与“6S”检查的目的。
（6）素养
“6S”管理模式是环环相扣，缺一不可的，但“6S”管理的最终目的是提高员工的素养，提升企业的文化水平，是检验“6S”管理模式是否深入人心，成为职工习惯的最直接的体现。
企业及后勤服务类单位可以通过建立合理的“6S”规章制度并将各项规章制度目视化，让职工耳熟能详的理解“6S”的各项规章制度并遵守，对于职工违反的“6S”管理的规章制度，相关部门要及时的给予纠正。还可以通过各种类型的“6S”教育活动提升职工的理解程度并积极开展、推动各项精神文明向上的活动。不仅要积极宣传单位价值观，同时也应商讨制定宣传职工的共同价值观借以提升职工的素养。
3 “6S”管理模式在后勤服务类单位中长效机制的建立
“6S”管理模式重在建立长效机制，个别企业尤其是后勤服务类单位由于生产任务繁重，常常在开始的能够很好的保持“6S”成果，但是过一段时间，就将“6S”工作抛在脑后。所以，如何在后勤服务类单位中建立“6S”管理模式的长效机制成为了急需解决的问题。本文就此问题提出了6点建议：
（1）“6S”组织推进机构长效健全，制定长远的“6S”管理规划。
（2）制定适合后勤服务类单位、长效的“6S”奖惩、激励制度。
（3）制定适合后勤服务类单位“6S”管理的指导性文件及检查标准细则。
（4）常态化的“6S”监督、检查，对于发现的问题及时给予纠正。
（5）常态化的“6S”教育、宣传。
（6）目视化管理及看板管理的长效运用。
需要注意的是，在建立“6S”长效机制的同时，还应坚持“6S”标准化原则：“6S”管理模式是使后勤服务类单位管理水平不断向上的动力，而标准化则是防止后勤服务类单位“6S”管理水平下滑的制动力。没有标准化，后勤服务类单位“6S” 管理能力不可能维持在较高的水平上。所以，在建立长效机制的同时，也应该坚持“6S”标准化原则。
4 “6S”管理模式在后勤服务类单位中的发展方向
（1）“6S”管理体系与其它体系的有机结合
此发展方向在本文（1）中已有论证。即在建立其它体系的同时推行“6S”，无论是生产作业现场或办公场所都可以推行，使员工有参与感并能付诸实际行动。但需要注意的是，要将“6S”和其它体系融为一体，不要建立两套或者多套系统，以免职工产生繁琐厌烦的感觉。
（2）“6S”管理模式的扩展
目前在“6S”管理模式的扩展上，国外的摩托罗拉公司已实施到了“10S”。这是在目前文献资料中，第一个将此管理模式扩展到“10S”并实际应用的公司。“10S”即：“1S”－Sort 分类；“2S”－Set 整顿；“3S”－Shinep清扫；“4S”－Standards 标准化；“5S”－Strict 纪律；“6S”－Safe 安全；“7S”－Security 保安；“8S”－Stout 体能强化；“9S”－Skills 技能多样化；“10S”－Streamline 作业精简化。
由此可见，以上的“10S”除了原有“6S”的现场管理外，还将重点放在了个人素养的发展上，同时也隐含了质量体系以及职业健康体系的范畴，是值得关注的发展趋势。需要注意的是，在原有“6S”的中，清洁一项更改为了标准化，而素养一项则被纪律所代替，因为清洁重在习惯的保持，而做好前“3S”就已经足以保持清洁的状态，所以在此被标准化替代。而纪律相对素养相对更加直接、具体，更容易让职工理解并产生共鸣。相对来说，作为特殊的企事业单位（需要经过保密认证的企事业单位），“7S” 保安或者是保密也是相当重要的，这也是这类单位需要注意的一个“6S”发展趋势。
参考文献
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