第二篇：华为时间管理【百度文库】

时间管理系列资料

华为时间管理培训

精华版本，内附图表

华为培训

2011/4/3

[如此高质量的文档，要是通不过可就说不过去了]

时间管理的概念

世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。

要想能够真正地了解时间并且管理“时间”，我们有必要对时间的本质有深刻的认识。首先让我们先了解时间的四项独特性：

（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

（2我们都必须消费时间，所以我们无法节流。

（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。

（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

小案例：

如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64你如何用这笔钱？

1.2 什么是“时间管理”？

“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

请注意：

（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。

（2）所谓“自管理者的管理”--你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

在信息爆炸的今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求，您是否又有些无所适从呢？

由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔财富，我们怎么可以视而不见？又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：

睡觉

工作

打扮

吃饭

旅行

为什么？ 21年 14年 7年 6年 6年 排队 学习 开会 其它 寻物 6年 4年 3年 3年 1年 时间管理一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过!

寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要

信息爆炸

竞争的压力

你的客户对品质的要求

看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我们的问题究竟在哪里呢？

时间管理的误区

不想浪费时间，那就去管理时间，但要注意以下的误区

“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。”。

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但是，知道并不等同于做到，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；

2、不做计划也能获得实效；

3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5、不知如何做计划。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

? 目标不明确

? 没有进行工作归类的习惯

? 缺乏做事轻重缓急的顺序

? 没有时间分配的原则

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

? 职责权限不清，工作内容重复

? 工作时断时续

? 事必躬亲

? 沟通不良

首先，学会如何接受请托：

明智地接受请托：

1、“拒绝”是一种“量力”的表现。

2、拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。

所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本--效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

其次，学会利用资源：

对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：

? 担心部属做错事；

? 担心下属表现太好；

? 担心丧失对下属的控制；

? 不愿意放弃得心应手的工作；

? 找不到合适的下属授权。

其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

误区三：时间控制不够拖延商数测验

请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：

（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。

A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意

评分标准：

每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：

? 习惯拖延时间。

? 不擅处理不速之客的打扰。

? 不擅处理无端电话的打扰。

? 泛滥的“会议病”困扰。

不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！

误区四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。

套用“帕金森定律”：

“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”。

套用 “文件堆积定律”：

“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”

当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？

文件处置测验

请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。

1、订购文具后所取得的帐单。

2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。

3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。

4、某大学企管系学生寄来的问卷。

5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。

6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。

7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。

8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。

9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。

10、客户寄来的一封投诉信。

11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。

12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。

假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！

误区五：进取意识不强 我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：

? 个人的消极态度

? 做事拖拉，找借口不干工作

? 唏嘘不已，做白日梦

? 工作中闲聊

昨天是一张已被注销的支票，

明天是一张尚未到期的本票，

今天则是随时可运用的现金。

时间管理的六项基本原则

在选择或制定目标时应考虑两个方面：

一、 目标要符合自己的价值观

二、 要了解自己目前的状况。

请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。

如何制定目标SMART 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：

具体的 （specific）

可衡量的 （measurable）

可达到的 （attainable）

相关的 （relevant）

基于时间的 （ time-based）

1、具体的：

2、可衡量的：

任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。

3、可达到的：

不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。

4、相关的：

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力。

5、基于时间的：

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？

就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：

1、将有联系的工作进行分类整理。

2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

3、按排列顺序进行处理。

4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。

那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：

1、确立目标；

2、探寻完成目标的各种途径；

3、选定最佳的完成方式；

4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；

5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；

6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

目标如何制订，我们已在前面的内容进行了说明；至于如何制订并检查计划，我们会在后面的章节中详细地阐述。

有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：

切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

19xx年，格林（某后来的成功学家）的事业刚刚起步，在全美为公司间做撮合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当

时格林曾经想到，如果有人能够开办一个能够将重要文件在24小时之内送到任何目的地的服务，该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年……一直到有一个名叫弗列德· 史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。

这个故事的教训是：成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。

请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？

1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

3、先做容易的做，然后再做难做的事。

4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。

6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。

7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

8、先做别人的事，然后再做自己的事。

9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。

10、先做有趣的事，再做枯燥的事。

11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。

13、先做已发生的事，后做未发生的事。

以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。

请看四象限图：

第一象限是重要又急迫的事。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。

第二象限是重要但不紧急的事。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

第三象限是紧急但不重要的事。

第四象限就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。 请思考下面的问题：

你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？

这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：

1、改善人际关系。

2、改善事先准备工作。

3、更周详地规划与组织。

4、善待自己。

5、抓住机会。

5、充实自我。

6、增进能力。

这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？

我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二，现在给大家做一测试，看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。

急迫性指数测验

选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）

1、我在压力之下表现最好。 （ ）

2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ）

3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ）

4、我休息时会觉得不安。 （ ）

5、我似乎永远在赶时间。 （ ）

6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ）

7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ）

8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ）

9、我处理危机时表现最好。 （ ）

10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ）

11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ）

12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ）

13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ）

14、我常边工作边吃饭。 （ ）

15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ）

16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） “A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分：

（A=0分；B=2分；C=4分）

0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。

巴列特定律：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的

按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明：

80%的销售额是源自20%的顾客；

80%的财富集中在20%的人手中； ……

80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

我们是不是经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！

“没有规矩、不成方园”，

在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。

很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：

1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。

3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。

在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前，先要有必要分析一下自己使用时间的方式和状况。

分析自己使用时间的方式和状况

大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。

面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。

下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。

请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。

接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。

请先看表一和表二：

份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。

现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：

1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？

2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？

3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？

4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又紧急？

6、我做的哪些事对我的目标很重要？

7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？

这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。

新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”

定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。

全 文 完