人文系文秘11级专业实训方案

一、实训目的

系统巩固专业知识，全面查补学力缺失，综合强化专业技能，重点服务实岗训练。

二、实训时间

第16周—第18周

三、指导教师

  李新宇  雷鸣 李红兰  刘静  杨黎丽  王菲  穆冬霞

四、实训内容

办公室管理能力、接待交际能力、沟通协调能力、办公软件应用能力、文书拟写与处理能力、工作时间管理能力、信息调研能力、会议活动组织能力、商务活动组织能力、档案管理能力、办公设备应用能力。

五、实训形式

各班分为两个小组，以小组为单位，进行实训项目的训练，每个实训项目结束后由指导老师评点校正。

六、日程安排

七、实训场所以及项目具体方案

（一）文书拟写实训项目

1．每人搜集30篇应用文章汇辑成册，按照规范格式整理排版，并简要说明收录理由。（机房）

2．每人撰写一则实训周活动消息。

3．制定实岗锻炼计划书。

针对往届学生实岗锻炼期间出现的问题，对11级学生提出相关要求，让学生自己制定实岗锻炼计划书。内容可从以下几方面思考：

①对自己的专业知识、性格特点、兴趣爱好、长处缺点、家庭情况等进行综合分析，理出适合或自己希望从事的岗位种类；

②分析从事此类岗位自身还有哪些地方需要改进，特别是专业知识的掌握方面，便于利用在校时间请教老师；

③预想在实岗锻炼阶段可能会出现的问题及解决方案（如同实习单位领导同事发生争执；发现所从事的岗位不适合自身；薪金报酬达不到自己的期望值；目前工作很适合又能锻炼自己但却有更轻松、薪酬更高的岗位等）；

④承诺遵守学校实习纪律（如定期与实习指导老师联系，在更换工作单位时需征得实习单位、学校和实习指导教师的许可等）。

⑤如何进行实岗锻炼总结。

4．实训周结束后，每位学生上交一份实训周活动书面总结，每组汇总一份书面总结。

（二）档案整理实训项目

1.整理系部教学档案，按照条分类目整理得当；

2.整理系办公室，按照规范办公室布局来加以布置；

3.根据需要生成电子档案。

（三）《主持实训方案》

项目1：座谈会主持设计训练

训练目标：你所在的班级拟举行以“顶岗实习前的谈心会”为主题的座谈会，请为之设计主持框架。

训练方法：定会议的任务、目标和程序，充分估计会议可能出现的情况，并预设措施，如准备中心发言，安排领先发言，设计开场白、结束语、会议转换处的主持语等。控制节奏，掌握进程和时间；维护纪律；精要小结。

训练要求：

（1）每20人一组，分组拿出主持设计方案；

（2）学生互评，教师及时点评；

（3）选出一组较好的方案，大家共同完善，并付诸实施。

项目2：主题班会主持设计训练

训练目标：你所在的班级拟举行一次主题班会，请为之设计主持框架。

训练方法：设定班会的主题、目的、情境，在为其设计开场白和结束语。

训练要求：

（1）每20人一组，分组拿出主持设计方案；

（2）学生互评，教师及时点评；

（3）选出一组较好的方案，大家共同完善，并付诸实施。

主持评价表（建议）

（四）企业报刊编辑实训方案

1.结合文秘专业学生要顶岗实习，要求学生们及时收集秘书职业的相关资料，运用《企业报刊编辑》课程上所学到的专业知识对材料进行分析、加工、处理，用Publisher2003进行版面的设计和编排。

2.要求每位同学自行设计4个A3版面容量的综合新闻类报纸。

3.由同学们自行评判本期以来做出的报纸版面，各班出具一、二、三等奖若干名并陈述理由，指导教师做点评。

（五）《会议组织和管理》实训讨论题

1.超凡公司将召开20##年客户联谊会。总经理要秘书张娜选择一个合适的商务酒店来召开此次会议。假如你是超凡公司总经理秘书张娜，请说出选择会址要考虑的因素。

2.超凡公司将于下周一上午9：00在公司第一会议室召开2月份的总经理办公会。公司第一会议室在二楼左拐206室，请画出会场指示牌。

3．会场主席台上有五位领导就座，请在下图上方     中用①②③④⑤标出领导正确的座次。

 

 

4. 由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。如果你是公司总经理办公室秘书，总经理要求你选择一个比较适宜此次会议的会议场所。

请你说出选择会址需要考虑哪些因素？

5.这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

6.年底，公司要召开年度工作总结暨表彰大会。届时，全公司一千多名员工都要参加会议。会议的主要内容是总结年度工作，表彰先进。如果你是总经理秘书，请你为会议选择一个合适的地点，并安排好会场的座次。

7．超凡公司要举行客户联谊会。总经理秘书张娜负责会场的签到工作。如果你是张娜，请你说出会场签到包括哪些工作内容，需要注意哪些事项？

8.某公司租用一家酒店的会议室开会，租用时间为两个小时。与会人员在会议上争论十分激烈，两个小时眼看就要过去，而会议议程只进行到一半。此时，酒店工作人员也提醒时间快要到了。如果你是秘书，此时你将怎样做？

9. 超凡公司将于下周一上午9：00在公司第一会议室召开2月份的总经理办公会，参会人员是各部门经理，要讨论的事项有：研究总经理助理的人选问题，3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问，春节慰问老职工的费用额度问题，生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展20##年第一次的春季商品促销活动。假如你是超凡公司总经理秘书张娜，请你完成如下任务：拟订此次会议的会议议程，并说明安排各议程事项先后的原因。

10. 超凡公司将于下周一上午9：00在公司第一会议室召开2月份的总经理办公会，参会人员是各部门经理，要讨论的事项有：研究总经理助理的人选问题，3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问，春节慰问老职工的费用额度问题，生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展20##年第一次的春季商品促销活动。假如你是超凡公司总经理秘书张娜，请你完成如下任务：请你为此次会议预定内部会议室，并说明预定内部会议室的程序。

11. 年底，公司要召开年度工作总结暨表彰大会。届时，全公司一千多名员工都要参加会议。会议的主要内容是总结年度工作，表彰先进。如果你是总经理秘书，请你说说如何进行会前筹备？主要包括哪几方面的内容？

12. 年底，公司要召开年度工作总结暨表彰大会。届时，全公司一千多名员工都要参加会议。会议的主要内容是总结年度工作，表彰先进。如果你是总经理秘书，请你说说如何做好会中服务？

（六）《办公事务管理》实训讨论题

1. 一天，有位客人一上来就说要找经理，虽然约见日程安排中并没有此人的姓名，可新来的前台秘书小李一听他说有急事，就不管三七二十一，赶紧带他会见经理。这下可真是闯了不小的祸，原来这位客人是一位上门推销的推销员，而经理当时正在为即将召开的股东大会忙得不可开交，根本没有时间约见他，可他却着着实实缠着经理说上了半个小时，这样一来，经理的工作就给耽搁了。事后，经理狠狠地批评了小李，说她的前台接待工作没做好，对待不速之客，事先没有做好分流工作，随便就安排上司与他们见面，影响了上司的工作。这可难倒了小李：“对待不速之客，事先还要进行分流工作，接待工作怎么这样复杂，我该怎样去甄别这些不速之客呢？”小李陷入苦苦的思索中……

假如你是秘书小李，你应该怎样接待这位“客人”？

2. 华宸公司秘书王萌帮助公司促成了一笔生意，心情非常愉悦，为了配合自己的心情，她决定为自己换上一套艳红的套裙，并佩戴刚刚购买的成串的仿古手镯。可是公司新聘请的形象顾问却对她的装束皱起了眉头。如果你是华宸公司的形象顾问，你会怎么指导王萌工作时间的着装？

3．华宸公司的秘书王萌正在上班，接到张总经理的电话，让她一同参加公司下午举行的签字仪式，并为张总准备好下午出席用的服装。

（1）王萌要怎样为自己选择服装？

（2）她应该怎样为这位男性经理准备服装？

4.秘书王萌第一天上班就受到了主任的批评，原因是她接的三个电话：第一个电话，铃声刚响，她就赶紧抓起电话：“喂，你找谁？”；第二个电话是对方打错了，王萌一听就告诉对方：“你打错了。”随即挂了电话；第三个电话是找赵经理的，王萌告诉他经理外出了，对方马上问到：“你知道经理的手机吗？”王萌赶忙帮他查到了赵经理的手机号。你知道主任为什么批评她吗？

5.王萌是华宸公司的总经理秘书。现在，王萌接到一个电话要找上司，上司可能：

（1）不在（外出/休假/出差/上洗手间）；

（2）正在（开会/会客/通话/午休）；

（3）不想接。

请按照实际情况演练王萌对这个找上司的电话的应对情景，特别注意其中的礼仪规范。

6.某个星期一，轮到华宸公司总经理办公室秘书王萌和同事姜玲一起在前台值班。大约上午九点钟左右，来了一位预约过的客人，王萌该如何做好预约客人的接待工作呢？

7.超凡公司邀请宏达公司前来会谈，两个公司在会客室就座，请在下图中标出两个公司就坐的位置，并用①②③在    中标出双方人员各自的座次。

8.超凡公司和宏达公司会谈后，超凡公司总经理李杰邀请宏达公司王总一行去皇宫大酒店用餐，请在上图中用所给代码标出宴请的正确座次。

超凡公司参加人员：1．李杰总经理；2．严副总经理；3．公关部薛冰经理   4.秘书张娜

宏达公司参加人员：a．张宏总经理；b李扬副总经理；c．总经理助理周平

 

9.超凡公司和宏达公司会谈成功后，要举行签字仪式，请在下图中用代码标出签字仪式的正确座次。

1.主方签字人；2.主方助签人；3.主方随员；

a.客方签字人；b.客方助签人；c.客方随员

10.这天上午十点左右，华宸公司秘书王萌正在前台值班，进来一位中年客人。他事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，王萌请教他的大名，却又不愿通报姓名，不愿说出求见理由，也不肯离去。王萌应该怎么处理？

11.假如你是一家公司的办公室秘书，你正上班的时候，电话铃响了，你拿起电话，问候对方，此时，办公室另一部电话也响了，而办公室此时只有你一个人，请问你怎么办？

12.你是一家公司的前台秘书，这天上午来了一位客人，是没有预约过的，请问你怎么接待？

13. 你是一家公司的前台秘书，这天上午来了一位客人，是没有预约过的，你正要问这个客人的来意，恰在此时，公司的一位大客户海天公司的总经理带着秘书来了，请问你怎么处理这种情况？

14. 假如你是一家公司的办公室秘书，你正上班的时候，电话铃响了，你拿起电话，问候对方，此时，正好来了一位客人，是找总经理的，而办公室此时只有你一个人，请问你怎么处理？

15. 你是一家公司的前台秘书，这天上午来了一位客人，他怒气冲冲，要找总经理说理。原来这位客人买了你们公司的产品，用了不到一个月就坏了，他要退货，可销售部门不退，于是他跑到你们公司大吵大闹要你们经理给个说法。请问你怎么处理？

16.你是某公司总经理秘书，一次，总经理要到北京出差，他让你帮他预订火车票和酒店。请问你应该怎么做，并请说出预订火车票和酒店分别有哪些方法。

17. 海潮公司为了开拓新的市场，拟开发一种节能环保型净水设备生产项目。公司为此专门召开办公会议，讨论开发节能环保型净水设备的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，这种净水设备是很有优势的，但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据有效的市场信息进行综合分析和科学预测，才能作出正确决策。秘书张洁就马上着手进行调查，收集相关信息。

假如你是张洁，请问你会用那些方法收集信息？

18.你是某公司总经理秘书，这天，你正在前台值班，这时来了一位和总经理预约好的客人。请你演示将客人引导至总经理办公室的过程。

19．你是某公司办公室秘书，这天，总经理正在接待一个客户，请你演示为客户敬茶的过程。

20．于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

21.公司老总与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了。这天刘经理来公司准备签合同，但公司老总又提出了供货中的问题，一个上午又无果而终。刘经理回去的时候，老总让秘书于雪送他到电梯口。在电梯口，刘经理苦笑着对秘书说：“你们老总今天怎么变得这么婆婆妈妈的，没有一点男子汉大丈夫的气魄？”

 面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

22.这天上午公司秘书于雪正在前台值班。十点左右，一个没有预约的客人进来了。于雪连忙起身迎接客人：

 “您好！请问您是……”

 “我是山西天成公司的马进。”客人掏出名片，“我想找你们老总谈谈经销你们公司产品方面的业务……”

 正在这时，老总的老朋友、工商银行信贷处牛处长进来了：“小于，老总在吗……”

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

23．公司来了一位很重要的东北客人，由于老总身体突然不舒服，他让秘书小钢代他为这位刚下火车的客人接风。这客人也没有什么特别的爱好，就是酒量大，只要有半斤油炸花生米就能下两斤二锅头，而且，他喝二锅头像喝啤酒一样，不习惯用杯子。小钢知道如果今晚自己能陪客人喝好，那生意就成了一半了；如果陪不好，这单生意就很难说了，后面的单子肯定没戏。小钢虽然也有半斤二锅头的酒量，但自知绝对不是客人的对手，那么，今晚上这个酒他应该怎么喝？

面对这种情况？假如你是小钢，你会如何处理？

24．由于老总的太太临时出国，这些天老总每天下班后要去幼儿园接女儿回家。这天，外地来了一个大客户，老总与客户谈到快六点都没有谈完；谈完后还得宴请对方，这时老总似乎完全把去幼儿园接女儿的事给全忘了。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

25.于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息，说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于雪赶紧准备一套材料应付检查组。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

26.这天快下班的时候，秘书于雪在给老总确定完明天的工作日程安排之后，与老总天南海北地聊起来，从人情世故到家长俚短。突然，老总问于雪：“我觉得销售部的张军不错，我想提他当市场部经理，你看怎样？因为刘娜(现任市场部经理)马上就要回家休产假了。”虽然于雪对张军没多少直接的了解，但知道他在公司的口碑似乎不太好，前天财务部的小雅还悄悄地告诉于雪，说她前些天在一家餐厅偶然看到了张军带着老婆孩子吃饭，可第二天就以宴请客户的名义来报销餐费 。

 面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

27.市场部要求元旦搞促销的报告由秘书于雪送到总经理那里已经有三四天了，但由于马上要开董事会了，总经理根本没时间批复。这天上午市场部的副经理来到于雪的办公室，质问她办事为什么这么拖拉，不让总经理把报告批了。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

28.这天上午，秘书于雪一边在前台值班，一边润色给老总起草的发言稿。当于雪正在给一位新来的客人沏茶时，总裁办主任过来说老总急着要看发言稿。于雪说还有点没改完，如果老总急着要，那就请主任帮忙把把关再送给老总。主任说没问题。中午的时候，主任对于雪大发脾气，说老总对发言稿很不满意。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

29.财务部李经理从老板那里拿了一份材料去看。这天，老板急着要那份材料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口秘书正好碰到有急事要外出办事的财务部李经理。他听秘书说要取材料之后，立即说回来后马上给送过去。

 面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

30.秘书小娜的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对小娜说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

31.这天上午公司秘书于雪分完邮件后，在给胡总送邮件时，听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：

 “……你说是天地公司赵总的电话吗？我好像记得有他的名片，回头我查一下告诉你……你们公司今年的生意如何……”

 正巧于雪书早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道赵总的电话号码是87654321。

面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

32.快到年底了，公司特别忙。马上就要开懂事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不太好。这天上午十点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广告问题，就对秘书于雪说：“不就是明年的广告的事吗？现在没时间！”从老板办公室出来，于雪该对赵总怎么说？

 面对这种情况？假如你是于雪，你会如何处理？

33．如果你去见一个重要客人，进宾馆前，衣服被一辆疾驶的汽车溅脏了，约定时间快到了，你怎么办?

34．某公司部门经理在工作期间外出办私事，临走前叮嘱秘书不要泄露他的行踪。几分钟后，总经理来电话找部门经理，秘书回答说：“他刚刚有事出去了”，总经理追问去了哪里，秘书说：“他去拜访一位客户”。与总经理通话结束后，秘书以最快的速度拔通了经理的电话，将总经理来电话的事情告诉了经理。秘书处置是否得当?

35.小王调到公司办公室不久，主任交给他一项任务，要他明天在公司大门口挂一幅手写的欢迎横幅，以迎接上级领导前来检查工作。为此，小王找同事小刘帮忙写横幅，而小刘却推说工作忙不肯帮忙。此时小王该怎么办？

36. 一天下午，老总刚出门，秘书小王就接到公司的大客户刘老板打来的电话，说想请老总晚上一起吃饭，谈个项目，无论如何请小王促成此事。小王也知道老总晚上没有活动安排，此时他该如何处理？

37. 吴秘书负责管理公司印章。一天，他的老同学打来电话，要他行个方便给盖个公章。老同学一再申明，此事绝不会给他造成任何“麻烦”！最后，老同学祈求道：“帮帮忙吧，你管公章，盖一下还不容易！”你认为这个公章该不该盖？为什么？

38. 作为秘书，如果几位领导同时布置任务给你，该怎么办？

39. 假如你的朋友在某单位工作，成绩比较突出，得到领导的肯定，但同时他发现同事们越来越孤立他，你怎么看这种现象，你准备怎么开导你的朋友?

40. 学会制作简洁大方的PPT。

八、考核办法

各个实训项目检查结束时各小组负责人及时向指导教师提交相关的文字材料、小组评分情况及考勤纪录，指导教师根据这些材料，结合实训期间每位学生的实际表现进行综合评定，实训成绩按百分制形式计入学生学籍档案。

九、几点要求

1.指导教师要本着高度负责的宗旨，认真履行帮助、指导、检查、督促等职责，并及时填写《文秘专业实训指导日志》。实训工作结束后依据实际情况分别计算其指导教师的工作量。

2.学生必须严格按照本方案要求开展实训活动。为了保障实训工作的有序进行，未经指导教师许可，任何人不得擅自改变实训内容、提前结束实训或者调换所属班组。

3.实训成绩与实训周期间的考勤情况直接挂钩，凡一次无故不到者，或两次迟到（早退）者，或请假超过3天者实训成绩以不及格计。故各小组负责人要本着对学生高度负责的态度严格考勤。

                                            文秘教研室

二○##年十一月二十日

人文系文秘专业

实训指导日志

二〇##年五月

文秘专业实训指导日志

                                     年    月    日    上午/下午

第二篇：实训

目录

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绘图4.............................................................................................................................. 3

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注：1、此表为上报国务院学位办数据库（上网）时所用，请如实、完整地填写，并在校

园网上录入以上信息，带#的内容为必填项目，否则不予上报。 2、上网表填写参照信息及代码附后。

3、在右上角贴一张本人有效身份证的复印件以便上报学位信息核对用。

4、本人如果是现役军人（含武装警察），在“身份证号码”一栏中填写军人证件。

证件号码须以汉字开头，如“参字第1446707号”、“武总字第017523号”等。

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