公司文件管理规定流程

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、  档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、  档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、  行政中心：

1）  负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2）  建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）  收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）  负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5）  提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）  负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、  其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；

2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、  各部门主管人员

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、  各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、  档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a)        归档范围及移交时间

b)        档案资料的标识

行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

c)        档案资料的日常管理：

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或  制作专门光盘进行编号保存。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便

检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排

放在文件／档案柜中。

d)        档案借阅

        ⑴ 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，

不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e)        档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、  档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂  其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存

档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a)      公司规定的密级文件；

b)      重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)      合同、协议书等正本及过程资料；

d)      公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e)      其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a)      部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；

b)      部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；

⑶电子声像档案的归档

a)      重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)      一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)      每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心

核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负

责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。

6、档案移交公司的流程

a)      经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b)      行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c)      档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a)      档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b)      档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c)      档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)      档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e)      建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。

公司图书资料管理制度（备用）

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。

3、  购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

4、  凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、  期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。

6、  员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、相关记录

1、  《文件（合同）管理记录目录》               

2、  《文件档案移交目录》

3、  《档案移交清单表》                       

4、  《档案借阅审批单》

5、  《档案分类编号表》

6、  《受控文件清单表》 

7、  《档案目录》

文件（合同）管理记录目录

记录编号:                                                                                                  日期：

 移交目录

记录编号:                                                       日期：

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案移交清单表

记录编号:                                                       日期：

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单

记录编号:                                                           日期：

档 案 目 录

卷宗号：        目录号：        部门：                                日期：

档案分类编号表

FLS+部门+类别+年份+编号文件

第二篇：公司公文管理制度(附表格及流程)

XXX公司公文管理制度

一、目的

为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各类办公文件的处理。

三、常用公文文种

1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。

l  通知：适用于发布和传达公司内部事项；

l  通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；

l  报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；

l  请示：适用于向上级单位请求指示和批准；

l  函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

l  纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项；

l  决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。

3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。

四、版面要求

1、纸张尺寸：

公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。

2、 版面（附件1《公文样本》）

l  页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。

l  字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。

l  文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

l  装订：公文应左侧装订，不掉页。

五、公文内容要素划分及格式要求

公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。

2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。

l  标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

l  发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“[  ]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

l  正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。

l  附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

l  发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

l  附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

l  附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

3、版记

l  版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。

l  主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。

l  印发单位和印发日期： 印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

l  页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

六、公文处理

公文处理包括收文和发文。

1、收文处理

收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》（附件3）、按照《收文流程》（附件4）进行分送、承办、催办、答复、存档等。

l  登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理；其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由行政部负责处理。行政部收文后，应逐件清点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。

l  分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。

l  承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

l  催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。

l  存档。收文流转结束后，由行政部归档，以确保文档的完整。

l  任何部门和个人收到公文，应及时送行政部按规定程序办理。

2、发文处理

发文处理程序包括：拟稿、填写《公文稿纸》（附件5）、按照《发文流程》（附件6）分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部人员编写文号、用印、分发、存档等。

l  拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议草拟。

l  分送：拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字；之后交由分管领导会签；最后报总经理批示。

l  修改：如公文在审核、会签过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。

l  公司所有公文统一由行政部进行编号、用印、分发和存档，有领导指示的，还应附批复件。

七、会签权限

1.以部门名义行文的公文，由各部门负责人签发；

2.以公司名义行文的公文，由分管副总经理签发；

3.涉及全局性的重要公文，需由总经理批示签发。

八、保密规定

1.未经领导签发的公文不得分发；

2.已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。

3.已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理规定进行借阅。

九、附则

1.本制度细则由行政部负责解释。

2.本制度自下发之日起开始执行。

十、附件

1.  公文样本

2.  红头稿纸

3.  文件呈阅表

4.  收文流程

5.  公文稿纸

6.  发文流程

                                   XXXXXXXXXXXXX有限公司

                                       XXXX年XX月XX日

附件1：公文样本

附件3：XXXXXXXXX公司

公文稿纸

填写要求：

1.  主题词：可以代表公文主题内容的词语。

2.  文号：统一由行政部进行编号填写。

3.  密级：根据需要填写绝密、机密、秘密、一般文件。

4.  急缓：根据需要填写急件、一般文件。

5.  主送部门：公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。

6.  抄送部门：除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门或主送部门的相关领导或管理部门。

附件4：XXXXXXXXXX公司

发文流程

附件5、XXXXXXXX公司

文件呈阅表

附件6：XXXXXXXXXXXXXX公司

收文流程