长城档[2011]09号
关于印发《长沙市建设工程竣工档案
编制规范》的通知
各建设、施工、监理单位：
为认真贯彻《长沙市城乡建设档案管理条例》和《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，统一全市建设工程竣工档案的验收标准，规范长沙市建设工程竣工文件的归档整理工作，确保归档文件的质量和工程档案的顺利验收和移交，特制定《长沙市建设工程竣工档案编制规范》。现印发给你们，望遵照执行。
二Ｏ一一年六月廿七日
附：《长沙市建设工程竣工档案编制规范》
报 送：市住建委
抄 发：各建设、施工、监理单位
长沙市城建档案管理处办公室20##年6月27日 共印50份
长沙市建设工程竣工档案编制规范
第一章 总 则
第一条 为规范长沙市建设工程竣工文件的归档整理工作，统一全市建设工程竣工档案的验收标准，确保归档文件的质量和工程档案的顺利验收和移交，特制定本规范。
第二条 本规范根据《长沙市城乡建设档案管理条例》、《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-20##、《建筑工程质量验收统一标准》GB50300-20##、建设部《市政工程施工技术资料管理规定》建城（2002）221号、《湖南省建设工程质量监督验收备案各类往来文函用表格式汇编》等文件，结合长沙市建设工程的具体情况而制定。
第三条 本规范适用于长沙市建设工程竣工文件的归档整理及工程档案的初步验收和验收移交。
第二章 管理与职责
第四条 工程建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等参建单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和相关人员的职责范围。
第五条 参建单位在工程文件的形成、整理和档案的验收、移交等工作中应履行下列职责：
一、建设单位职责
1、在进行工程招标及与参建（勘察、测绘、设计、施工、监理等）单位签订协议或合同时，应对工程文件的归档、报送提出明确的要求。
2、负责工程准备阶段、竣工验收（备案）阶段和线路试运行阶段形成的文件材料以及工程建设过程中形成的声像资料的收集、整理及组卷。
3、负责监督、检查和指导各参建（勘察、测绘、设计、施工、监理等）单位工程竣工文件的形成、整理和组卷工作。
4、负责收集和汇总勘察、测绘、设计、施工、监理单位报送的工程档案，并按规定进行严格的检查验收。
5、按照国家及长沙市城乡建设档案管理的相关规定，办理工程档案的验收、移交。
在工程竣工验收备案后，负责汇集勘察、测绘、设计、施工、监理等单位形成的档案向市城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。
二、勘察、测绘、设计单位职责：
负责工程勘察、测绘、设计文件的整理、组卷，在自验合格的基础上向建设单位报送。
三、施工单位职责：
1、实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。
2、负责工程竣工图的编绘以及施工过程中形成的工程文件的收集、整理、组卷，按相关规定将自验合格的竣工档案向市城建档案馆申请初步验收，并办理《建设工程档案初验认可证》手续。
3、建设项目实行总承包的，各总承包单位负责收集、汇总承包范围内各分包单位形成的工程档案；各分包单位负责分包范围内工程竣工图的编绘以及本单位形成的工程施工文件的整理、组卷，在验收合格后向总承包单位报送。
四、工程监理单位的职责：
1、负责工程监理工作中形成的工程监理文件的收集、整理、组卷，在自验合格后向建设单位报送。
2、负责督促、检查监理范围内有关参建单位工程文件的形成、收集和整理工作。
五、勘察、测绘、设计、监理、施工等参建单位应在工程建设过程中，按规定随时收集、整理与工程相关的具有保存价值的声像资料，并按要求编制成声像档案后移交建设单位，建设单位汇总后向市城建档案馆报送。
第三章 归档范围
第六条 归档范围
一、工程准备阶段文件：项目建议书、可行性研究报告、征地拆迁文件、工程地质勘察报告、设计文件、招投标文件、合同文件、开工审批文件、财务文件等
二、监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知、监理总结。
三、施工文件：施工技术准备文件，施工现场准备文件，地基处理记录，工程图纸变更记录，施工原材料质量证明及试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录，施工记录，工程质量事故处理记录，竣工图等；
（一）建筑与结构工程——土建工程
1、施工管理资料和质量保证资料：
第1卷 图纸会审（技术交底记录）、施工组织设计（方案）及审批表；
第2卷 施工技术交底记录、工程开工/复工报审表、设计变更、洽商记录及工程变更单
第3卷 施工测量资料（测量定位平面图、建筑物沉降变形观测记录、建筑物垂直度、标高观测记录）
第4卷 钢材、水泥材料汇总表、出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告
第5卷 砼汇总表、见证取样书、配比试验报告、结构用砼强度评定验收记录
第6卷 商品砼厂家资料
第7卷 砂浆、砌块材料汇总表、出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告等
第8卷 防水、构件、焊接、装修材料汇总表、出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告等
第9卷 桩基工程资料（含桩基竣工图）
第10卷 隐蔽工程验收记录
第11卷 砼结构实体强度、钢筋保护层厚度检查记录及单位工程安全和功能检验资料和主要功能抽查记录（含室内环境监测报告）
第12卷 建筑节能工程资料
第13卷 分部、分项、检验批质量验收记录及事故处理资料
第14卷 建施、结施竣工图
2、建筑给排水与采暖工程
第1卷 施工技术资料（图纸会审、施工方案、技术交底、设计变更）
第2卷 施工原材料资料（材料、配件进场验收记录，出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告等）
第3卷 施工试验记录（管道强度、系统清洗、灌水等监督抽查记录）
第4卷 隐蔽工程验收记录、水检测报告
第5卷 分部、分项、检验批工程质量验收记录
第6卷 给排水工程竣工图
3、建筑电气工程
第1卷 施工技术资料（技术交底、设计变更）
第2卷 施工原材料资料（材料、配件进场验收记录，出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告等）
第3卷 施工试验记录（电气设备安装调试记录、绝缘电阻测试记录等）
第4卷 隐蔽工程验收记录、电气检测报告
第5卷 分部、分项、检验批工程质量验收记录
第6卷 电气工程竣工图
4、分户验收工程 分户验收资料按照单位工程和专业进行组卷
5、通风与空调工程
第1卷 施工技术管理资料
第2卷 施工物资资料（材料、配件进场验收记录，出厂材质证明，见证取样送检书、现场抽样试验报告等）
第3卷 隐蔽工程验收资料
第4卷 施工试验记录资料
第5卷 分部、分项、检验批工程质量验收记录
第6卷 通风空调竣工图
6、电梯工程
第1卷 施工技术管理资料
第2卷 施工物资资料（电梯主要设备、材料及附件出厂合格证、安装技术文件等）
第3卷 隐蔽、施工试验记录（接地绝缘、试运行等试验记录）
第4卷 分部、分项工程验收记录、检验批质量验收记录
第5卷 电梯竣工图
7、消防（智能）工程
第1卷 施工技术管理资料
第2卷 施工物资资料（消防主要设备、材料及附件出厂合格证、检验报告、电气安全和建筑消防设施检测报告）
第3卷 隐蔽、施工试验记录（绝缘电阻测试、管道试压记录等）
第4卷 分部、分项工程验收记录、检验批质量验收记录
第5卷 消防（智能）竣工图
8、钢结构、幕墙、精装修工程的资料按照相关专业的标准进行组卷
以上项目具体内容及排列顺序参见《建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序》（附件一）
（二）市政工程
第1卷 图纸会审及技术交底会议纪要
第2卷 施工技术交底记录
第3卷 工程开工/复工报审表
第4卷 施工组织设计和审批表
第5卷 设计变更通知、洽商记录
第6卷 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明书、出厂试（检）验报告和复试报告
第7卷 施工检（试）验报告
第8卷 施工记录
第9卷 施工测量资料（水准测量、测量复核、交桩记录等）
第10卷 隐蔽工程检查验收记录
第11卷 预检工程检查记录
第12卷 分部、分项、检验批质量验收记录
第13卷 功能试验记录
第14卷 质量事故报告及处理意见
第15卷 竣工图
以上项目具体内容及排列顺序参见《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》（附件二）。
（三）管线工程
具体内容及排列顺序见《管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》（附件三）。
四、验收备案文件：竣工验收备案表、竣工验收意见表、单位工程质量综合验收文件、功能检测文件、法律法规文件、工程质量保修书、工程竣工结算文件。房屋建筑工程还包括住宅工程质量保证书和住宅工程使用说明书。
五、声像档案
（一）建筑工程声像档案拍摄及归档内容
1、开工前区域全景原貌（重要建筑(构筑)物、古迹、古建筑群）
2、工程项目的立项、可行性研究和方案设计审查等前期活动
3、工程地质勘察
4、初步设计及施工图设计审查
5、图纸会审、技术交底
6、工程项目中重要招商引资、签约仪式
7、拆迁、移民（包括房屋爆破场景）
8、工程奠基、开工仪式
9、地基基础施工（土方开挖、土方回填、基础处理、基础施工、桩基施工）
10、主体结构（钢筋加工连接焊点、基槽验证、主体钢筋布局、现浇结构、预应力、混凝土浇注、桩、钢结构安装、幕墙等）
11、屋面工程（保温层、防水层、细部构造、屋面）
12、隐蔽工程验收（地基与基础、钢筋混凝土、防水、现场结构焊接、给排水、暖卫暗管道、暗配电气线路、电梯安装等）
13、智能工程（火灾自动报警、自动控水灭火系统、气体灭火系统及消防联动系统）
14、采用的新型建筑材料、新工艺、新技术、新设备施工情况
15、室外工程（道路工程、绿化工程、亮化工程及其他配套设施）
16、工程项目中重要试验、检测现场情况
17、监理对工程施工检查、监督
18、工程质量事故处理（事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果等重要活动）
19、基础、主体工程质量验收
20、单位工程竣工验收
21、党和国家、省市领导视察工程的活动
22、工程建设中重要会议、重大事宜
23、竣工后工程全貌
（二）市政工程声像档案拍摄及归档内容
1、开工前区域全景原貌（重要建筑(构筑)物、古迹、古建筑群）
2、工程项目的立项、可行性研究和方案设计审查等前期活动
3、工程地质勘察
4、初步设计及施工图设计审查
5、图纸会审、技术交底
6、工程项目中重要招商引资、签约仪式
7、拆迁、移民（包括房屋爆破场景）
8、工程奠基、开工仪式
9、路基基础施工（土方开挖、土方回填、基础处理、基础施工、桩基施工、管线工程）
10、主体结构（钢筋加工连接焊点、基槽验证、主体钢筋布局、现浇结构、预应力、混凝土浇注、桩、钢结构安装等）
11、隐蔽工程验收（地基与基础、钢筋混凝土、防水、现场结构焊接、给排水等）
12、路面施工采用的新型建筑材料、新工艺、新技术、新设备施工情况
13、绿化工程、亮化工程及其他配套设施
14、工程项目中重要试验、检测现场情况
15、监理对工程施工检查、监督
16、工程质量事故处理（事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果等重要活动）
17、主体工程质量验收
18、单位工程竣工验收
19、党和国家、省市领导视察工程的活动
20、工程建设中重要会议、重大事宜
21、竣工后工程全貌
（三）管线工程声像档案拍摄及归档内容
1、开工前区域全景原貌
2、工程项目的立项、可行性研究和方案设计审查等前期活动
3、工程地质勘察
4、初步设计及施工图设计审查
5、图纸会审、技术交底
6、工程项目中重要招商引资、签约仪式
7、拆迁、移民（包括房屋爆破场景）
8、工程奠基、开工仪式
9、每一处与其它管线相交情况：照片地点必须写明桩号、坐标和高程
10、管线施工测量、竣工测量
11、管线配套设施工程基础施工
12、管线配套设施工程安装施工
13、工程验收
14、党和国家、省市领导视察工程的活动
15、工程建设中重要会议、重大事宜
六、电子档案
具体内容参见《建筑工程电子档案归档范围》（附件四）、《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》（附件二）、《地下管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》（附件三）。
第四章 归档文件及案卷质量要求
第七条 工程文件的归档质量：
一、归档的工程文件应为原件。
二、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
三、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水、油性签字笔，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、水性签字笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等。各类原始的施工用表应印刷或打印，不得使用复印表格填报。利用计算机打印的归档文件，文件内容可以打印，但签名及结论意见应为手工填写。
四、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
1、图纸会审须有详细的图纸会审纪要并有勘察、设计、施工、监理、建设五方责任单位的签字，加盖行政公章。
2、施工组织设计（施工方案）及审批表应按规定签证和加盖企业行政公章。
3、施工技术交底应有班组长签字的文字纪要。
4、开工报告上的签章应完整（应加盖单位行政公章）。
5、工程测量资料应完整。
6、设计变更资料应完整。
7、原材料、成品、半成品、构配件，包括管材、阀门、电缆等都要有生产厂家的出厂合格证和产品的质量证明资料，只能提供复印件的应加盖厂家或销售部门的公章，还应提供现场抽样送检资料。所有的原材料、成品、半成品、构配件出厂合格证和产品质量证明资料（封面）应有监理的签字和盖章，并且要有材料汇总表，材料汇总表应有施工、监理单位的签章。
8、应有工程材料∕构配件∕设备报审表（施20##-16）
9、钢材的出厂证明应具备以下几要素；①加盖了厂家和经销商的章，②注明了炉号批号,③钢材进场的批量,④进场的日期，⑤使用的部位，⑥采购经办人签名，⑦监理的签章。
10、水泥应有厂家提供的三天和二十八天的出厂试验报告。
11、地下管线点成果表上的坐标要上竣工总平面图，并注明专业代码。
五、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm*210mm）。如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于A４幅面的，可折叠成A４纸大小。小于A４幅面的，应用70ｇ重的A４幅面白纸进行托裱，托裱时只需将原件的四个角粘在托表纸上，并留出装订位置，注意保持美观。
图纸应采用国家标准图幅。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠办法》（GB／10609.3－89）统一折叠成A４幅面，图标栏露在右下角（因图纸不需装订，所以折叠图纸时不需留3公分的回折线）。
六、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸应为蓝图或CAD打印出图，CAD打印出图应清晰，不得使用复印件代替打印件。
第八条 竣工图的编制要求
一、凡是在施工过程中完全按照原设计图施工的，可以在原设计图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。
二、凡是施工中对原设计只有少量变更的，可以在原设计图上直接进行修改，然后加盖“竣工图章”作为竣工图。
三、凡是在施工过程中改变设计较多的，特别是基础、结构、管线等隐蔽部位变更较多的，应重新绘制竣工图。
四、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标上方空白处。
第九条 声像档案编制要求
一、照片档案
1、照片可以使用胶片相机或数码相机拍摄，使用数码相机拍摄其影像不能进行后期加工，光学分辨率不得小于500万有效像素（其拍摄尺寸应设定为2592×1944或2560×1920以上）。用摄像机、手机拍摄的一律不能作为归档照片。
2、拍摄时要求曝光准确、画面清晰、主题鲜明准确。照片构图、场景、景物、物体镜头要有远景、中景和近景、重要工序、重要部位，隐蔽工程，要求拍摄细部特征。对同一拍摄对象要求有不同角度，不同阶段的照片（原貌、基础、主体施工必须要有远景）。
3、归档照片要求冲印规格为5寸彩色或黑白光面照片（不得冲印布纹照片），并使用规定的《照片档案》（夹）整理成册。《照片档案》由总说明、卷内目录、照片及著录卡片、备考表组成，每张照片对应一张著录卡片，著录卡片包括照片档号、照片编号、摄影者、拍摄时间、拍摄地点、照片题名、文字说明。其中，照片档号不填写，照片编号和底片编号均为大流水号，照片题名应著录详细，并及时做好备份。题名的正确书写：单位（小区名称）＋项目（栋、标段）＋部位（详细施工内容）。著录卡片要求电脑打印。
4、所有光学照片需附底片，如不能提供底片时需将照片扫描后刻录成光盘。照片扫描时分辨率要求达到600dpi（尺寸为3000×2082）。采用JPEG格式存储。
5、数码照片需附光盘，内容应与相册内容一致，照片排列顺序及编号应与《照片档案》相册相对应，每册《照片档案》对应一个光盘。
6、照片档案一般工程不少于80张，大型工程不少于160张。管线工程要求每道工序拍摄到位。
二、录像档案
1、录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。摄像机水平线不少于520线。
2、正确使用白平衡，防止发生色偏。
3、镜头画面清晰平稳无明显晃动和抖动。镜头推、拉、摇画面均匀平滑。
4、图像场景、景物、物体镜头要有远景、中景和近景。地下隐蔽、重要工序、重要部位应拍摄细部特征。
5、原始素材像带记录时间不少于120分钟，像带上要按拍摄顺序著录时间、标题、内容、地点、拍摄人、编号。
6、采用高清摄像机拍摄的素材，以硬盘形式向长沙市城建档案馆移交。每个素才片段的文件名正确书写：单位（小区名称）+项目（栋、标段）+部位（详细施工内容）。
三、专题片制作
1、专题片要配解说词、字幕、背景音乐，解说应用标准普通话、字幕、图像画面要同步准确，片长不少于10分钟。
2、介质形式：应用标准DVD格式或MPEG-2格式光盘。
3、专题片应主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。同时应简明、系统、完整的介绍工程项目所在的地理位置(原址、原貌)、前期工作、重要工序、施工特点、施工关键技术、施工过程控制、新技术推广应用、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜，要充分反映工程质量过程控制和隐蔽工程的检验情况。
4、专题片字幕应包括:工程名称、建设单位、设计单位、监理、施工单位、开工、竣工日期、拍摄日期、拍摄者等。
5、专题片应制作封面、封底和背脊。封面和背脊上注明工程名称；封底上标注：工程建设规模（房建***㎡，市政***km），开工、竣工时间，建设、施工、监理单位，工程地点，拍摄人。
6、专题片一式两张。
第十条 电子档案编制要求
一、应使用长沙市城建档案馆电子报送系统软件编制电子档案。
二、电子档案的内容、签名、结论意见、盖章以及日期等应与纸质档案完全一致。
三、电子档案应以光盘或优于光盘的其他载体向长沙市城建档案馆提交验收。
四、采用纸质档案原件扫描转换为电子档案的（包括竣工图）：分辨率应为200 DPI，类型为灰阶或者黑白，存储格式为tif，尺寸与原件尺寸相同。扫描件的名称由汉字和阿拉伯数字组成，汉字部分是该类电子档案的内容及特征的专业名称，数字部分是该类电子档案的编排顺序号（例如：施工合同-01、施工合同-02，中标通知书-01、中标通知书-02），扫描件应按类别添加到电子档案报送系统中。
五、已有电子文件的（例如施工组织设计），可以直接添加到电子档案报送系统中，转换成GDF格式加盖电子签章。（注：GDF格式为电子档案报送系统的存储格式，GDF文件不能进行修改和编辑，只能加盖电子签章）。
第十一条 工程文件的组卷
一、组卷的原则和方法：
工程文件组卷一般原则：应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，使组成的案卷便于利用和保管。
土建工程竣工文件按单位(子单位)工程组卷。道路、排水、桥梁、通道、绿化、亮化、交通设施、电力埋管等工程按单位工程分别组卷。
文字材料、图纸可分别组卷。案卷不宜过厚，文字材料厚度一般不超过30mm，图纸不超过40mm。同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷
二、卷内文件的排列：详见附件一、附件二、附件三。
同类文件按成文时间先后或按工程部位顺序排列。其中“施工原材料质量证明文件及复试试验报告”类的排列原则是将合格证、质量证明文件和复试报告一一对应，合格证、质量证明文件在前，复试报告在后，再按时间或部位排列。“工程质量验收记录”类分项工程质量验收记录应与其包含的检验批验收记录排放在一起。
第五章 竣工档案的验收、移交
第十二条 竣工档案的初步验收
竣工档案的初步验收与工程实体竣工验收同步进行。
一、自验
各施工单位按照本规范的要求对应归档的文件材料和竣工图进行自查后，送监理单位进行审查，监理单位应对竣工文件的完整性、真实性、准确性进行检查，审核设计变更内容在有关竣工图中的反映情况，对存在问题提出整改意见，督促施工单位进行整改。
二、初步验收
工程竣工验收前十五天，施工单位应填写 “建设工程竣工档案初步验收申请表”，由建设、监理单位签署审核意见，连同竣工档案提请市城建档案馆进行初步验收。档案基本合格后由城建档案馆出具《建设工程档案初验认可证》。
第十三条 竣工档案的验收、移交
工程竣工验收备案后三个月内，建设、监理、施工单位应将初步验收时未完善的资料补充完整，编制“档案移交目录册”一式两份，向市城建档案馆移交一套合格的竣工档案，交接双方在“档案移交目录册”上签字盖章，并各持一份，市城建档案馆出具《建设工程档案合格证》。
附件一：长沙市城建档案馆建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序
附件二：长沙市城建档案馆市政工程竣工档案主要内容及排列顺序
附件三：长沙市城建档案馆地下管线竣工档案主要内容及排列顺序
附件四：长沙市城建档案馆建筑工程电子档案归档范围