华东有色电子档案管理与检索系统专题报告

项 目 类 别：        应用研究

项 目 名 称：       电子阅览室

项目 负责人：           曹睿

申 报 单 位：       地质信息中心

主 管 单 位：

                 2010 年  4 月 2 日

1、项目基本情况

1.1、项目背景

华东有色地质档案馆负责全局地质资料的接受、保管与利用；负责提供专业性、行业性地质资料的利用服务；负责建立地质资料信息综合服务体系并开展国内外地质资料现代化管理研究。华东有色地质资料馆馆藏资料丰富，这些资料为地方各有关主管部门制定规划、工作部署、为地质找矿、矿山开发、环境保护、减灾防灾、城市建设、工业基地、能源基地建设，为国防、科研、教学等社会各项事业提供了基础性地学信息。随着华东局矿权数量不断增加，矿权面积不断扩大，对地质信息的需求量也不断扩大。目前地质资料管理服务手段落后，仍停留在纸质资料存储及借阅的传统方式，不利于信息对外发布和全局共享，不利于矿产资源开发利用的需要。

20##年，国务院发布的《地质资料管理条例》将“公开利用”确定为地质资料管理三项基本制度之一；20##年初《国务院关于加强地质工作的决定》将“推进地质资料开发利用”确定为我国新时期地质工作六大主要任务之一，由此可见如何推进华东局地质资料开发利用，建立健全华东局地质资料信息共享和社会化服务体系，加快利用现代信息技术，建设华东局地质资料数据中心是摆在华东局地质资料管理工作者面前急需认真研究、急需解决的重要课题。结合华东局实际，在进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了电子档案管理与检索系统的建设。

1.2、立项意义和必要性

数字化地质档案馆利用现代信息技术，实现地质资料数字化、网络化、充分发挥地质资料在华东局经济建设中的作用，对保证地质资料的安全与长期保存，具有重要意义。数字化地质档案馆实现地质档案资源的有效利用和共享，建设数字化档案馆不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是在信息时代我局参与国际竞争的坚实文化保障系统，也是建设我局技术创新体系中信息流通渠道的一个重要组成部分。

电子档案管理与检索系统分为B/S、C/S两个子系统，基于B/S 的数字资料馆系统利用数据库技术与WEB技术实现在线形式的数据检索与应用，替代现场手动检索地质资料的繁琐过程，提高资料检索效率，减少档案资料的损坏几率，提升档案资料信息化水平；基于c/s的电子阅览室系统利用数据库技术与java多线程技术，实现物理隔离的电子资料借阅功能，进一步提高地质资料的现代化管理与统计水平，提高档案资料的使用率。

2、项目可行性分析

2.1、数字化档案馆的国内外现状和发展趋势

利用现代化技术手段辅助档案馆开发、集成和共享档案资源，为社会提供多元化服务，为各地勘单位提供辅助决策已经成为地质信息化和信息资源战略的重要内容。我国各级各类档案馆是收集、保管和提供档案利用的重要基地，80%以上的国家信息资源沉淀于全国的各级各类档案馆中，为此，数字档案馆项目纷纷启动，目的就是要接收、存储和管理信息社会不断产生的数字化档案资源，使档案工作者能够充分利用信息技术为国家、机构和社会公众提供档案信息服务。

各省（区、市）地勘单位、地质资料馆积极利用国务院出台《决定》的契机，大力加强地质资料数字化开发利用工作，把地质资料清理、数字化等工作纳入省级勘查规划。到目前为止，除西藏外，各省（区、市）都建立了地质资料管理与服务栏目（网站），全国地质资料目录电子网络服务体系基本建成。部门户网站上发布了超过22万余条地质资料目录数据，全国地质资料馆网站提供了2078份图文地质资料全文（附图除外）在线浏览和下载服务。江苏和福建也将部分公益性地质资料提供网上浏览下载服务，实现了在线地质资料服务方式从目录服务向内容服务的突破。

2.2、项目总体设计与技术路线

2.2.1系统总体框架

电子档案管理与检索系统分为华东有色数字资料馆（Web）和华东有色电子阅览室（C/S物理隔离）两个子系统。

华东有色数字资料馆(Web)提供在线档案与资料检索功能。资料借阅与阅读之前，借阅者先进行在线搜索，降低档案管理员工作复杂度，并且为高级用户开通在线阅读功能。华东有色电子阅览室(C/S物理隔离)在数字资料馆(web)在线检索的基础上，根据相关借阅规定，来访阅览室查询和阅读所需资料。图表1为本系统的总体框架。

图表 1：系统总体框架

2.2.2系统关键技术

华东有色数字资料馆（Web）是基于WEB技术、JSF技术、以NeatBeans为开发平台，以SQL Server数据库为核心，采用B/S（浏览器/服务器）模式运行的在线网站系统。

华东有色电子阅览室系统包含服务器端和客户端，可运行于Windows 95/98/2000/XP/2003平台上。扫描后的电子地质资料以文件形式存放于文件服务器上，通过服务器端子系统的处理后提供给客户端计算机进行查阅。此外，系统还具有以下主要技术特点

1．基于Eclipse开发平台，以SQL Server数据库为核心、采用C/S（客户端/服务器端）模式运行的局域网应用系统。

2.采用了网络通讯与数据库访问应用、对象连接设置与数据库共享、JAVA多线程技术解决客户端与服务端的连接及通信，服务器与客户端计算机通过自定义的通讯命令进行通讯。

3．数据库访问机制采用了Hibernate技术对数据库进行对象持久化，由Hibernate对数据库进行各种操作。

4．系统采用审核和授权方式安全机制，同时考虑了系统数据的备份和恢复功能。

2.3、社会经济效益

该系统可促进地质资料管理水平“五大”提高：

1、方便用户检索、借阅要收集的资料，以及一份资料可供多人同时借阅，提高了用户查询利用资料的效率与地质资料的利用率；

2、多目标、多时段自动统计分析功能，极大地提高了资料借阅利用情况统计分析水平；

3、资料查阅利用与管理全过程系统实时监控记录在案，能重现“借阅历史”，提高了地质资料安全利用保障程度。

4、数字资料馆与移动OA的整合，使借阅者在单位，家里甚至野外都可以随时随地查询地质档案资料。

5、进一步完善资料汇交管理制度，各单位严格按照汇交管理制度与汇交资料格式等相关汇交管理规定及时、准确地汇交资料，保证档案库资料数据的完整性、及时性、有效性。

该系统的投入使用将促进华东局地质资料查阅利用方式向信息化、产业化方向变革，即以数字化资料查阅为主，纸质资料查阅为辅，减少了纸质资料原件的查阅磨损，有效保护了纸质资料原件。也为华东局地质资料管理新要求与新的服务理念全面落实到位，实现华东局地质资料利用管理模式由单一的按档管理提供利用，向按件直至按页管理提供利用的转变提供了技术支撑。该系统软件研发成功并投入实际应用，对华东局馆藏地质资料信息资源转化为现实生产力具有非常积极的意义。

3、项目建设目标与任务

3.1、项目目标

以电子阅览室系统为切入点推进华东局地质档案信息化建设，提高地质资料开发利用水平与管理服务能力，推进华东局地质资料开发利用和管理服务工作。继承、发扬原有的优良传统，发挥华东局在人才、技术、资源等方面优势，充分体现档案馆采用或利用信息技术的最新或最前沿成果，突破档案馆地理疆域与开放时间的局限，创建方便、舒适、对用户极为友好的环境，并坚持以人为本的原则，建设一个基于网络环境的新型数字化阅览室。

（1）实现馆藏地质资料的数字化

为实现数字图书馆服务目标，必须有充足的馆藏数字化资源，必须储备一定种类和数量的数字化资源作基础、作保障。

（2）实现数字资料阅览、检索服务

提供档案与资料的在线多角度搜索。网页形式的资料搜索与实地的资料检索与借阅相结合，不仅提升我局地质资料的社会影响力，同时加强数据安全管理。

（3）实现数字图书借阅服务

完善档案馆数字图书服务体系，发展馆内和网上借阅数字图书服务。借阅者可在馆内或在网上进行申请借阅服务或在线阅读。

（4）档案借阅情况统计和借阅备案

通过饼状图、柱状图等统计报表查看档案借阅情况，以供档案管理者对数据的借阅情况进行了解。同时服务器端保留所有的借阅记录，实现了借阅备案，极大的增强了资料的安全性。

3.2、项目任务

（1）应用系统建设

华东有色数字资料馆（Web）和华东有色电子阅览室（C/S物理隔离）系统的研发，并与移动OA进行整合，使借阅者随时随地可以查询地质档案资料。

（2）数据安全建设

进行相关的安全需求调研，并制定相应的安全策略完善系统的数据安全性和完整性，尤其是涉密档案资料的安全保护。

（3）馆藏地质数字归档建设

与地质专业人员合作，将现有的地质档案资料按照机密程度进行分门别类，根据资料机密的分类对档案区别管理。

（4）馆藏地质档案数字化等基础数据建设

由于历史原因,以前形成的地质档案大部分都是纸质的,需要进行数字化转变。目前通用的做法是先将纸质索引数字化，再将以往的纸质资料扫描入库。将档案资料按照档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描加工，扫描图像的后期处理以及质量检查。

4、项目实施进度及协调解决的问题

4.1、项目工作基础和进展情况

4.1.1工作基础

随着我局“电子政务”工程建设的推进行，我局已经完成了内部的网路建设，网络布设到了每个业务科室与事业单位，每个业务科室和事业单位人员均配备了办公电脑，且我局有专职管理人员对办公网络进行维护，具备了数字档案馆的硬件条件和网络条件。

华东有色地质资料馆馆藏资料丰富，这些资料为地方各有关主管部门制定规划、工作部署、为地质找矿、矿山开发、环境保护、减灾防灾、城市建设、工业基地、能源基地建设，为国防、科研、教学等社会各项事业提供了基础性地学信息，为馆藏地质档案的数字化提供了数据基础。

4.1.2进展情况

项目一期工程建设基本完成，实现了桌面系统及Web系统地质档案资料的在线检索与阅览，此外数据部分包括目录数据库及文件数据库还在建设进行中。

1、华东有色数字资料馆(Web) 实现的基本功能有：不同权限用户的登录；档案馆馆藏资料在线检索；系统使用帮助等功能。

图表 2：华东有色数字资料馆（Web）首页

图表 3：华东有色数字资料馆（Web）档案检索

2、华东有色电子阅览室客户端实现的基本功能有：不同权限用户登陆；馆藏资料目录查询检索；馆藏电子地质资料调阅申请和在线阅览服务；馆藏机构简介；使用帮助等基本功能。

图表 4：华东有色电子阅览室系统客户端欢迎界面

3、华东有色电子阅览室服务器端实现的基本功能有：详实的系统日志与查询，日志功能使系统保留所有的借阅记录，实现了借阅备案，极大的增强了资料的安全性；地质资料借阅利用情况多目标多时段统计与查询，统计结果通过饼状图、柱状图等统计报表显示；安全有效的管理员控制；文件数据挂接、数据库的备份与恢复；对客户端计算机实时监控、管理和服务等基本功能。

图表 5：华东有色电子阅览室系统客户端文档阅览

图表 5：华东有色电子阅览室系统服务端监控平台

4、馆藏档案数字化：截止至20##年3月19日中午，地质信息中心档案部已进行索引录入档案1057份，其中包含附表资料3915份，附件资料122份，附图资料7157份，正文资料1587份。

4.2、项目进度计划

20##年1月

（1）在江苏地质档案馆调研工作中充分收集地质资料目录、地质资料电子化等相关工作的方案设计与工作要求。

（2）在我局档案室调研工作中，充分收集我局现有资料与文件的分类信息、借阅流程信息以及文档密级信息。

（3）完成我局档案室资料、文件的目录数据库索引设计，制定目录索引数据库录入计划。

20##年2月

（1）档案室资料、文件目录索引数据库录入工作开展，主要包括索引数据库录入、数据库录入质量校验与数据库定时备份等工作。

（2）完成数字资料馆(B/S网站)总体设计、功能设计等，开展初步编码工作。

（3）完成电子阅览室 (C/S系统)界面设计、接口设计、功能设计等，开展初步编码工作。

20##年3月

（1）继续开展目录索引数据库录入相关工作，保证数据完整、安全、有效。

（2）数字资料馆(B/S网站)初步编码工作完成，开展有针对性、人性化的用户功能模块、在线阅读功能模块、界面美工设计等编码工作。

（3）电子阅览室 (C/S系统) )初步编码工作完成，开展通信模块、资料阅读模块、界面美工设计等编码工作。

4.3、需要协调解决的问题

（1）需配备专业的服务器以供电子阅览室系统运行使用，保证数据的安全性、一致性、完整性和系统的运行速度。

（2）需电子阅览室阅览场地和纸质档案数字化扫描办公场地。

（3）需各单位处室的配合，资料汇交管理制度制定后各单位严格按照汇交制度与汇交资料格式等相关汇交规定及时、准确地汇交资料，保证档案库资料数据的完整性、及时性、有效性。

5、投资预算分析

项目总投资为 92万元，其中：应用系统开发和系统支撑平台软件费用8万元，硬件设备66万元，馆藏档案数字化（目录录入和扫描）费用9万元，其他费用（日常维护、杂费）9万元，综上基本预备费用92万元。

项目资金来源：我局财政拨款。

附件：

电子阅览室经费预算表

5.1、硬件设备

5.2、系统开发

5.3、馆藏档案数字化

5.4、其他费用

第二篇：电子阅览室系统简介

电子阅览室系统

为贯彻落实《局2010工作报告》的相关要求，积极推进华东局地质资料开发利用工作，局地质信息中心在充分调研用户需求的基础上，历时3个多月，自主研发了华东有色电子档案管理与检索系统(以下简称“电子档案系统”)。电子档案系统旨在….

一、系统简介

华东有色电子档案管理与检索系统分为华东有色数字资料馆和华东有色电子阅览室两个子系统。

华东有色数字资料馆是一套基于网页的资料检索系统，可发布于互联网之上，系统通过在线资料检索替代传统现场手工资料检索的繁琐过程，提高资料检索效率。系统内置匿名用户、一般用户与高级用户三种登录模式，匿名用户只能通过档案名称进行检索，一般用户可使用多种关键字进行检索（矿产类别、行政区名、形成单位等），高级用户不但可使用所有检索方式，更可以在线阅读非涉密资料的所有内容。

华东有色电子阅览室是一套基于桌面的客户端/服务器系统，系统采用物理隔离的形式架构，仅仅发布于电子阅览室范围之内，有效的保障了资料的安全性与自主性。系统客户端可实现资料请求、资料检索、资料阅读等功能；系统服务端可实现请求回应、资料统计、数据备份等功能。同时，电子阅览室也是浏览涉密资料的唯一途径。 数字资料馆与电子阅览室是相辅相成的，我局工作人员可先通过

数字资料馆检索库存资料，再根据相关借阅规定，来访电子阅览室阅读检索到的电子资料或借阅纸制资料，这种方式极大程度降低了档案管理员工作的复杂度，提高了工作效率，保证了档案的完整性和安全性，确保档案不遗漏、不遗失。

二、 系统意义

该系统可促进地质资料管理水平“五大”提高：

1、方便用户检索、借阅要收集的资料，以及一份资料可供多人同时借阅，提高了用户查询利用资料的效率与地质资料的利用率；

2、多目标、多时段自动统计分析功能，极大地提高了资料借阅利用情况统计分析水平；

3、资料查阅利用与管理全过程系统实时监控记录在案，能重现“借阅历史”，提高了地质资料安全利用保障程度。

4、在线查询与移动OA的整合，使借阅者在任何环境下都可以随时随地查询地质档案资料。

5、进一步完善资料汇交管理制度，各单位严格按照汇交管理制度与汇交资料格式等相关汇交管理规定及时、准确地汇交资料，保证档案库资料数据的完整性、及时性、有效性。

三、系统研发进展情况

1、华东有色数字资料馆系统

（1）华东有色数字资料馆系统目前实现的主要功能有：借阅者通过华东有色数字资料馆网站，输入相关的搜索条件，可以在线检索档案馆馆藏资料；对于注册用户提供档案与资料的在线多角度、多关键字搜索功能；对于高级用户提供非涉密档案的在线阅读功能。网页形式的资料搜索与实地的资料检索与借阅相结合，大大提升我局地质资料的社会影响力。

（2）华东有色数字资料馆下一阶段实现的功能主要体现在与移动平台的整合方面。经过与江苏联通技术部门的多次沟通探讨，华东有色数字资料馆可以与移动办公平台很好的整合，使借阅者在任何环境都可以查询地质档案资料。

2、华东有色电子阅览室

华东有色电子阅览室系统包括客户端和服务端两部分：

（1）华东有色电子阅览室客户端实现的基本功能有：高级用户和初级用户登陆；馆藏资料目录查询检索；馆藏电子地质资料调阅申请和在线阅览服务；馆藏机构简介；使用帮助等基本功能。

（2）华东有色电子阅览室服务端实现的基本功能有：详实的系统日志与查询，日志功能使系统保留所有的借阅记录，实现了借阅备案，极大的增强了资料的安全性；地质资料借阅利用情况多目标多时段统计与查询，统计结果通过饼状图、柱状图等统计报表显示；安全有效的管理员控制；数据备份与恢复；对客户端计算机实时监控、管理和服务等基本功能。

电子档案系统的成功研发促进了华东局地质资料查阅利用方式

现代化变革，减少了纸质资料原件的查阅磨损，有效保护了资料原件，数字化的资料检索查阅方式也极大程度的增强了资料的复用性、便捷性与可控性，同时系统也为华东局地质资料管理新要求与新的服务理念全面落实到位提供了技术支撑，实现了华东局地质资料管理模式由单一的按档管理向按件甚至按页管理的历史性转变。该系统研发成功并投入使用，对华东局馆藏地质资料信息资源转化为现实生产力具有非常积极的意义。