办公室跟单员的工作内容

为使样办公室能够顺利进行订货，保持高质素的样板和环境。需要办公室的工作人员做以下的工作

1. 接订单

这是主要的工作，在交谈中要有技巧及内心，详细清楚介绍样板给客人订货，促成生意交易，在订货其间，用心聆听客人的订单要求或订单需要修改注意的内容。然后整理记录好后传达到开单人。每一个客人的要求都有所不同，需要做好记录，每个客人的特性，要求及反馈的建议。无论任何时候，客人是对的，必须要面带笑容。

2. 管理样板——陈列样板

为能够吸引客人的眼光，整齐有序的样板是必不可少。样板陈列需要有技巧，例如需要按类型，按颜色，按大小，按视觉效果等进行陈列。陈列是重要的，是说服客人订货的其中一环。让客人看见产品最美的一面。从而产生购买欲

3. 管理样板——跟踪样板

样板有时有机会被客人或供应商或其他原因借出办公室。尽量在不影响接订单的前提下，才将样板暂时借出。一旦借出样板，必须进行登记，跟踪。尽快将样板跟踪回来。

4. 管理样板——客人改板

当客人要求就某个位置或某个部分进行修改而且需要确认样板时。必须将资料做好再传送到相关的人员。尽快将样板送回并在

客人要求的时间内送到客人中。答应客人的时间必须要做到。否则，不能随便答应客人的请求。

5. 管理样板——资料齐全

在办公室的样板，就是准备好一切等待客人下订单。在每一件样板的吊牌上都需要写上包括款号，颜色，尺寸，单价，等等。如果是有现货的，则需要用铅笔作注明且作及时的更改。如发觉资料有缺的，尽快补齐，以作好随时的准备。

6. 管理样板——及时更新

童装是一个有周期的产物，一段时间后。已经不再流行或过时。及时将新的样板更换及整理。另客户有新鲜感及保持样板水准。

7. 产品图片的录入

为能够管理更清晰，使资料库完整及更新。要求需要录入图片的工作。把图片存放到指定的位置

8. 保持环境整洁

要整个样办公室能够舒适，有活力。需要做到以下几点

A． 灯光充足光猛，光源要保持正常，发现有问题，及时更换

B． 洗手间保持清洁，整齐。时刻保持有卫生纸及洗手液，避

免客人尴尬。

C． 展示区保持干净，整齐，卫生。做到每日一小洁，一星期

一大洁。

9. 工作报告

每月一次的工作报告。总结该月的工作情况，工作上需要改善的

地方，对下个月的期望。对工作的建议等。

10. 与其他同事紧密联系与支持

在工作上，难免会与同事接触或交流。需要以诚相对，以礼相称。共同合作，将工作做好。

第二篇：外贸跟单员工作内容

外贸跟单员工作内容：1.客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和

单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业#5@p，装箱单等文件（应由业务

跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，#5@p等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。